Cash Controls im Finanz- und Rechnungswesen umfassen Cash Management, interne Kontrolle und Enterprise Risk Management (ERM) Maßnahmen, wie in Best Practices Frameworks und Leitlinien des COSO-Ausschusses beschrieben, der von der Treadway Commission erstellt wurde. Die US-Bundesregierung Sarbanes-Oxley Act von 2002 erfordert SOX Cash-Kontrollen.
Was sind Bargeldkontrollen in Unternehmen?
Cash Control ist Cash Management und interne Kontrolle über Bargeld. Die Kontrolle von Bareingängen und Barauszahlungen reduziert fehlerhafte Zahlungen, Diebstahl und Betrug. Die interne Kontrolle umfasst Corporate Governance, Unternehmensrichtlinien, Aufgabentrennung, autorisierte Genehmigungen für Einkäufe, benannte Signaturbehörde mit Limits, Zahlungsabgleich und Bankkontoabgleich.
Die interne Kontrolle über das Bargeld verbessert sich mit dem Wachstum eines Unternehmens und der Größe seines Buchhaltungsteams, um eine Aufgabentrennung bei der Bargeldabwicklung und der Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen in den Buchhaltungsunterlagen zu gewährleisten.
Interne Kontrolle der Bareingänge
Bareingänge sind eingehende Barmittel aus jedem Geschäftsvorgang. Zahlungseingänge von Kunden umfassen Bargeld, das sofort für Barverkäufe, Zahlungsanweisungen, Bargeld aus Kreditkartenzahlungen und den Bareinzug von Debitorensalden für Kreditverkäufe erhalten wurde, wenn ihre Barzahlung fällig ist. Die Zahlungseingänge beziehen sich auch auf Verkäufe von Vermögenswerten, einschließlich Investitionen oder Verkäufe von Sachanlagen.
Wie können Kasseneingänge kontrolliert werden?
- Erwerb einer Mitarbeiterhaftpflichtversicherung, die Hintergrundüberprüfungen erfordert
- Festlegung einer Aufgabentrennung
- Sicherung von Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten an sicheren Orten
- Verwendung einer Lockbox zum Empfang von Barzahlungen von Kunden
- Tägliches Tätigen von Bankeinzahlungen
- Mindestens monatliche Abstimmung des Barguthabens auf Kontoauszügen mit dem Hauptbuch
- Festlegung eines Verfahrens, um sicherzustellen, dass alle Zahlungseingänge erfasst werden
- Von Vorgesetzten genehmigen lassen ungültige Transaktionen und Retouren
- Kassenprüfungen und interne Kassenprüfungen kontrollen
- Autorisierte Genehmiger für die Abschreibung von Debitorenkundenkonten
- Prüfung und Bestätigung von Debitorenkundensalden durch eine CPA-Firma
Interne Kontrolle der Barauszahlungen
Barauszahlungen werden auch als Barzahlungen bezeichnet. Interne Kontrollen für Bargeld gelten für Barauszahlungen.
Wie können Barauszahlungen kontrolliert werden?
Die interne Kontrolle der Barauszahlungen umfasst:
- Festlegung einer Aufgabentrennung
- zwischen Mitarbeitern, die Bareingänge bearbeiten und Barauszahlungen vornehmen
- zwischen Mitarbeitern, die Zahlungen leisten und Zahlungen genehmigen
- zwischen Mitarbeitern, die Ausgaben verursachen und Zahlungen genehmigen
- Einhaltung der Cash-Control-Richtlinie des Unternehmens unter Angabe von Genehmigungslimits und autorisierten Genehmigern
- mehrere Bankkonten und Scheckunterzeichner mit Limits
- Mehrere Genehmigungen erforderlich, einschließlich des CEO und des Verwaltungsrats genehmigung bedeutender Transaktionen
- Genehmigung von Barzahlungen auf Basis von Zwei-Wege- oder drei-Wege-Dokumentenabgleich von Lieferantenrechnungen, genehmigten Bestellungen (und Empfangen von Berichten)
- Verwendung sequenzieller Zahlungsnummern zur Berücksichtigung fehlender Artikel
- Rechtzeitige Abstimmung von Zahlungen
- Aufrechterhaltung eines kontrollierten und sicheren Kleingeldfonds und einer Kassenschublade in einem POS-System
- Vorbereitung mindestens monatlicher Bankabstimmungen und Kleingeldabstimmungen sowie Erstattung
- Überprüfung der Kreditorenstamm-Datei auf Richtigkeit von Kreditoren und inaktiven Kreditoren
- Online-Validierung von Kreditoren zur Reduzierung von betrug
- Mit Haushaltsbuchhaltung abweichungen von den tatsächlichen Ergebnissen
- Einrichtung angemessener IT- und Softwarekontrollen, einschließlich Kennwörtern und zweistufiger Validierung
- Vermeidung von Phishing-, Telefon- und E-Mail-Betrugsprogrammen
- Jährliche Finanzprüfung durch eine CPA-Firma
Bankeinlagen und Bankabstimmungen zur Bargeldkontrolle
Bankeinlagen und Bankkontoabstimmungen sind Beispiele für interne Kontrolle und Kassenbuchhaltung.
Einzelhandelsunternehmen mit physischen Kassensystemen müssen das Barvermögen in der Kassenschublade schützen. E-Commerce-Unternehmen müssen auch angemessene Bargeldkontrollen implementieren.
Für Filialstandorte hat jeder Kassierer eine zugewiesene Kassenschublade. Mindestens jeden Werktag muss eine Bargeldzählung die Summen des elektronischen Geldeingangs mit dem in der Kassenschublade jedes POS enthaltenen Bargeld abgleichen. Ein zweiter autorisierter Mitarbeiter muss diese Bargeldzählung und -abstimmung durchführen, um die Aufgabentrennung für die interne Kontrolle über Bargeld zu erreichen.
Kunden müssen fortlaufend nummerierte Quittungen oder einen Kassenbandbeleg erhalten, wobei eine elektronische Kopie vom Händler aufbewahrt wird. Ein internes Kontroll- (und Steuervermeidungs-) Risiko besteht darin, dass das erhaltene Bargeld niemals im POS-System oder in den Buchhaltungsunterlagen erfasst wird.
Mitarbeiter, die mit Bargeld umgehen und Bargeld erfassen, müssen durch eine Versicherungspolice gebunden sein.
Bankeinlagen, einschließlich Bareinlagen, sollten täglich überprüft werden, um die Bargeldkontrollen zu verbessern. Für erhaltene Bargeld- und Papierschecks erfordert eine ordnungsgemäße Aufgabentrennung mehr als einen Mitarbeiter. Eine Person listet den Betrag an Bargeld und Schecks auf, die nach Datum, Schecknummer und Betrag eingegangen sind, wobei der Gesamtbetrag für den Tag auf einem Bankeinzahlungsschein oder einem Geldkontrollblatt eingegangen ist. Eine zweite Person macht die Bankeinzahlung. Eine dritte Person zeichnet die Bankeinlage in den Buchhaltungsunterlagen auf.
Für alle Firmenbankkonten, stimmen Sie den Bargeldbestand pro Kontoauszug mindestens monatlich mit dem Hauptbuch-Bargeldkontostand für dieses Bankkonto ab. Viele Buchhaltungssysteme bieten automatisierte Bankabstimmungen an. Buchhaltungssoftware-Anbieter können detaillierte automatische Bankeinlagen anbieten. Vereinbaren Sie Girokonten und Sparkonten.
Verwendung der AP-Automatisierungssoftware für die interne Kontrolle von Barzahlungen
Die globale Software für Massenzahlungen und Verbindlichkeiten automatisiert und rationalisiert den gesamten Arbeitsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung und reduziert so Zeit, Fehler und Betrug erheblich. Tipalti AP Automation Software verbessert die Kontrolle über Barauszahlungen durch:
- Self-Service-Lieferanten- oder Lieferanten-Onboarding für Datengenauigkeit verwenden
- Lieferanten gegen Blacklists abgleichen für globale Compliance und Betrugsbekämpfung
- Überprüfung der Gültigkeit von Steueridentifikationsnummern von Lieferanten
- Einholen automatisierter autorisierter Genehmigungen
- Überprüfung auf doppelte Zahlungen durch Zahler
- Generieren von elektronischen Überweisungsempfehlungen mit bezahlten Rechnungsnummern
- Verwenden einer automatisierten Engine zum Überprüfen von Zahlungen mit mehr als 26.000 Regeln
- Automatische Abstimmung von Zahlungen in Echtzeit
COSO-Frameworks für Bargeld Controlling Best Practices
Das Verständnis von Cash Control erfordert ein grundlegendes Verständnis und eine allgemeine Sicht auf eine gute interne Kontrolle für das Finanz- und Geschäfts- oder Unternehmensrisikomanagement. COSO bietet interne Kontroll- und Enterprise Risk Management (ERM) -Frameworks und Anleitungen, die Best Practices beschreiben.
Was ist COSO?
COSO ist das Komitee der Trägerorganisationen der Treadway Commission. COSO-Sponsoren sind Finanz-, Buchhaltungs-, Finanz- und Wirtschaftsprüfungsorganisationen:
- American Accounting Association
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Financial Executives International (FEI)
- IMA: Die Vereinigung der Wirtschaftsprüfer und Finanzfachleute in der Wirtschaft
- Das Institut für interne Revision (IIA)
Was sind die COSO-Rahmenbedingungen für interne Kontrolle und ERM?
COSO hat zwei aktualisierte Rahmenkonzepte zur internen Kontrolle und zum Enterprise Risk Management (ERM) veröffentlicht. Der integrierte Rahmen für die interne Kontrolle wurde erstmals 1992 herausgegeben.
COSO-Frameworks mit Aktualisierungsdaten und zusammenfassenden Links sind:
- 2017 Enterprise Risk Management: Integration in Strategie und Leistung
- 2013 Internal Control–Integrated Framework
Im Juni 2018 veröffentlichte COSO eine Ergänzung zu Enterprise Risk Management – Integration in Strategie und Leistung, verfasst von CPA und Beratungsunternehmen PwC. Die Beilage, die echte Business Case Studies enthält, trägt den Titel ERM Compendium of Examples.
Im August 2020 gab der COSO-Ausschuss Leitlinien zu BlockChain und interner Kontrolle heraus: Die COSO-Perspektive. COSO weist darauf hin, dass Blockchain die Risiken erhöht und die Implementierung einiger neuer interner Kontrollen für das Risikomanagement erfordert.
Das COSO Internal Control–Integrated Framework veranschaulicht die interne Kontrolle mit einer Würfelabbildung, die drei lesbare Seiten zeigt. Die Oberseite des COSO-Würfels stellt die Ziele dar, die Seite ist Komponenten, und die dritte Seite ist Organisationsstruktur.
Was sind die 3 Ziele des COSO für die interne Kontrolle?
Die COSO-Rahmenziele der internen Kontrolle sind:
- Operations
- Reporting
- Compliance
Was sind die 5 internen Kontrollen COSO-Komponenten?
Das COSO-Framework integrierte Komponenten der internen Kontrolle sind:
- Kontrollumgebung
- Risikobewertung
- Kontrollaktivitäten
- Information & Kommunikation
- Überwachungsaktivitäten
Was sind die 4 Organisationsstrukturen der internen Kontrolle des COSO?
Der COSO-Rahmen Organisationsstrukturen der internen Kontrolle sind:
- Entitätsebene
- Abteilung
- Betriebseinheit
- Funktion
Cashflow-Management für die Cash-Kontrolle
Cash Management wird zur Steuerung des Cashflows für das Geschäftswachstum verwendet.
Cash Management ist eine wesentliche Finanzfunktion, die den Zeitpunkt der Mittelzuflüsse und -abflüsse plant und signalisiert, wann eine Finanzierung erforderlich ist, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und auszubauen. Eine effektive Bargeldkontrolle legt Kreditrichtlinien, Genehmigungen und Limits fest, beschleunigt die Erfassung von Bareingängen, nimmt Rechnungs- und Zahlungsrabatte entgegen und verkürzt den Bargeldumrechnungszyklus.
Das Cash Management umfasst Projektgenehmigungen für Investitionsausgaben und die Zuweisung von Cash Budgets auf der Grundlage des Barwerts, des ROI oder anderer von Ihrem Unternehmen ausgewählter Maßnahmen.
Die Kapitalflussrechnung ist ein Jahresabschluss, der den Beginn und das Ende des Zahlungsmittelsaldos sowie die Zu- und Abflüsse von Zahlungsmitteln nach Kategorien mit einigen zusätzlichen Angaben anzeigt. Die Kapitalflussrechnung klassifiziert den Cashflow als operative, Investitions- und Finanzierungstätigkeit.
Methoden der Bargeldkontrolle – Zusammenfassend
Unternehmen müssen Bargeldkontrollverfahren für Barguthaben, Bareinnahmen und Barauszahlungen implementieren, um die Veruntreuung wertvoller liquider Vermögenswerte zu vermeiden. Wir erklärten die Bedeutung von Cash Control, COSO Internal Control und Enterprise Risk Management (ERM) Frameworks und Funktionen, die AP Automation Software bietet, um Bargeld zu kontrollieren und Betrug und fehlerhafte Barzahlungen zu reduzieren.
