kontrole gotówkowe w finansach i księgowości przedsiębiorstw obejmują zarządzanie gotówką, kontrolę wewnętrzną i zarządzanie ryzykiem przedsiębiorstwa (ERM), zgodnie z opisem w ramach najlepszych praktyk i wytycznych Komitetu COSO, utworzonych przez Komisję Treadway. Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. wymaga kontroli gotówkowej SOX.

czym są środki pieniężne w biznesie?

Kontrola gotówki to zarządzanie gotówką i kontrola wewnętrzna nad gotówką. Kontrolowanie wpływów pieniężnych i wypłat gotówki zmniejsza liczbę błędnych płatności, kradzieży i oszustw. Kontrola wewnętrzna obejmuje ład korporacyjny, politykę firmy, segregację obowiązków, autoryzowane zgody na zakupy, wyznaczony organ podpisu z limitami, uzgadnianie płatności i uzgadnianie kont bankowych.

wewnętrzna kontrola nad gotówką poprawia się wraz z rozwojem firmy i zwiększa rozmiar zespołu księgowego, aby przypisać podział obowiązków w zakresie obsługi gotówki i rejestrowania transakcji gotówkowych w zapisach księgowych.

Kontrola wewnętrzna paragonów pieniężnych

paragony pieniężne to przychodzące środki pieniężne z każdej transakcji biznesowej. Wpływy gotówkowe od klientów obejmują gotówkę otrzymaną natychmiast za sprzedaż gotówki, przekazy pieniężne, gotówkę z płatności kartami kredytowymi oraz pobranie gotówki z sald należności za sprzedaż kredytów, gdy płatność gotówkowa jest należna. Wpływy pieniężne odnoszą się również do sprzedaży aktywów, w tym inwestycji lub sprzedaży nieruchomości i sprzętu.

W Jaki Sposób można kontrolować paragony gotówkowe?

• uzyskanie ubezpieczenia pracowniczego, wymagającego sprawdzenia przeszłości
• ustalenie podziału obowiązków
• zabezpieczenie gotówki i jej ekwiwalentów w bezpiecznych lokalizacjach
• Korzystanie z lockbox do otrzymywania płatności gotówkowych od klientów
• Dokonywanie codziennych wpłat bankowych
• uzgadnianie salda gotówkowego na wyciągach bankowych w księdze głównej co najmniej raz w miesiącu
• ustanowienie procedury w celu zapewnienia, że wszystkie wpływy gotówkowe są rejestrowane
• transakcje i zwroty
• audyty funduszu Petty Cash i Petty Cash wewnętrzne kontrole
• Wymaganie odpisów na rachunkach Klientów z tytułu należności
• badanie i potwierdzanie sald klientów z tytułu należności przez firmę CPA

wewnętrzna kontrola wypłat środków pieniężnych

wypłaty środków pieniężnych są również nazywane płatnościami gotówkowymi. Kontrole wewnętrzne dotyczące środków pieniężnych mają zastosowanie do wypłat środków pieniężnych.

W Jaki Sposób można kontrolować wypłaty gotówki?

wewnętrzna kontrola wypłat środków pieniężnych obejmuje:

• ustalanie podziału obowiązków
  • między pracownikami obsługującymi wpływy pieniężne i dokonującymi wypłat środków pieniężnych
  • między pracownikami dokonującymi płatności i zatwierdzającymi płatności
  • między pracownikami ponoszącymi wydatki i zatwierdzającymi płatności
• przestrzeganie polityki kontroli gotówki firmy określającej limity zatwierdzania i upoważnionych zatwierdzających
• wiele kont bankowych i podpisów czekowych z limitami
• wymagających wielu zgód, w tym zatwierdzenia przez prezesa i zarząd transakcje
• zatwierdzanie płatności gotówkowych w oparciu o dwukierunkowe lub trójstronne dopasowanie dokumentów faktur dostawcy, zatwierdzonych zleceń zakupu, (i otrzymywania raportów)
• Korzystanie z sekwencyjnych numerów płatności w celu uwzględnienia brakujących pozycji
• terminowe uzgadnianie płatności
• utrzymywanie kontrolowanego i bezpiecznego funduszu drobnych środków pieniężnych oraz szuflady kasowej w systemie POS
• przygotowywanie co najmniej miesięcznych uzgodnień bankowych i uzgodnień drobnych środków pieniężnych oraz zwrotów
• przeglądanie głównego pliku dostawcy pod kątem dokładności dostawców i nieaktywnych dostawców
• sprawdzanie poprawności sprzedawcy online w celu ograniczenia oszustw
• wykorzystując Rachunkowość budżetową kontrole i badanie rozbieżności w stosunku do rzeczywistych wyników
• ustanowienie odpowiednich kontroli IT i oprogramowania, w tym haseł i dwuetapowej walidacji
• unikanie wyłudzania informacji, oszustw telefonicznych i pocztowych
• Przeprowadzanie rocznego audytu finansowego przez firmę CPA

depozyty bankowe i uzgadnianie rachunków bankowych w celu kontroli gotówki

depozyty bankowe i uzgadnianie rachunków bankowych są przykładami kontroli wewnętrznej i księgowości gotówkowej.

firmy detaliczne posiadające fizyczne kasy fiskalne muszą zabezpieczyć środki pieniężne w szufladzie kasowej. Firmy Ecommerce muszą również wdrożyć odpowiednie kontrole gotówki.

w przypadku lokalizacji sklepów każdy kasjer ma przypisaną szufladę kasową. Co najmniej każdego dnia roboczego licznik gotówki musi pogodzić sumy elektronicznych paragonów pieniężnych z gotówką zawartą w szufladzie kasowej każdego POS. Drugi upoważniony pracownik musi wykonać tę liczbę gotówki i pojednanie, aby osiągnąć segregację obowiązków kontroli wewnętrznej nad gotówką.

klienci muszą otrzymać kolejno ponumerowane paragony lub paragon kasowy z elektroniczną kopią przechowywaną przez Sprzedawcę. Jednym z zagrożeń kontroli wewnętrznej (i unikania opodatkowania) jest to, że otrzymane środki pieniężne nigdy nie są rejestrowane w systemie POS ani w ewidencji księgowej.

pracownicy, którzy obsługują gotówkę i rejestrują gotówkę, muszą być związani polisą ubezpieczeniową.

depozyty bankowe, w tym depozyty gotówkowe, powinny być codziennie, aby poprawić kontrolę gotówki. W przypadku otrzymanych czeków gotówkowych i papierowych właściwa segregacja obowiązków wymaga więcej niż jednego pracownika. Jedna osoba wymienia kwotę gotówki i czeków otrzymanych według daty, numeru czeku i kwoty, z całkowitą kwotą otrzymaną na dany dzień na potwierdzeniu depozytu bankowego lub arkuszu kontroli gotówki. Druga osoba dokonuje depozytu bankowego. Trzecia osoba zapisuje depozyt bankowy w ewidencji księgowej.

dla wszystkich kont bankowych firmy, należy uzgadniać saldo gotówkowe na wyciągu bankowym co najmniej raz w miesiącu z saldem gotówkowym księgi głównej dla tego rachunku bankowego. Wiele systemów księgowych oferuje automatyczne uzgadnianie banków. Dostawcy oprogramowania księgowego mogą oferować szczegółowe automatyczne depozyty bankowe. Pogodzenie kont kontrolnych i kont oszczędnościowych.

Korzystanie z oprogramowania AP Automation do wewnętrznej kontroli płatności gotówkowych

Globalne oprogramowanie do płatności masowych i zobowiązań automatyzuje i usprawnia całe obciążenie zobowiązań, znacznie skracając czas, błędy i oszustwa. Oprogramowanie do automatyzacji Tipalti AP poprawia kontrolę nad wypłatami gotówki poprzez:

• Korzystanie z samoobsługowego onboardingu dostawcy lub dostawcy w celu zapewnienia dokładności danych
• usuwanie dostawców z czarnych list w celu zapewnienia globalnej zgodności i redukcji oszustw
• sprawdzanie ważności numerów identyfikacji podatkowej dostawcy
• uzyskiwanie automatycznych autoryzowanych zatwierdzeń
• sprawdzanie duplikatów płatności przez płatników
• generowanie porad dotyczących przekazów elektronicznych z opłaconymi numerami faktur
• Korzystanie z automatycznego silnika kontroli płatności z ponad 26 000 reguł
• Automatyczne uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym

Coso framework for cash Najlepsze praktyki controllingu

zrozumienie kontroli gotówki wymaga podstawowej wiedzy i wysokiego poziomu dobrej kontroli wewnętrznej w zarządzaniu ryzykiem finansowym i biznesowym lub korporacyjnym. COSO zapewnia ramy kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem przedsiębiorstwa (ERM) oraz wytyczne opisujące najlepsze praktyki.

co to jest COSO?

COSO jest Komitetem organizacji sponsorujących Komisję. Sponsorzy COSO są wybitnymi organizacjami księgowymi, finansowymi i audytorskimi:

1. American Accounting Association
2. American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
3. Financial Executives International (FEI)
4. IMA: the Association of Accountants and Financial Professionals in Business
5. The Institute of Internal Auditors (IIA)

jakie są ramy COSO dla kontroli wewnętrznej i ERM?

COSO opublikowało dwie zaktualizowane ramy dotyczące kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie (ERM). Zintegrowane ramy kontroli wewnętrznej zostały pierwotnie wydane w 1992 roku.

ramy COSO z datami aktualizacji i linkami Podsumowującymi są następujące:

1. 2017 Enterprise Risk Management: Integrating with Strategy and Performance
2. 2013 Internal Control–Integrated Framework

w czerwcu 2018 roku COSO wydało suplement do Enterprise Risk Management – Integrating with Strategy and Performance, którego autorem jest CPA i firma konsultingowa PwC. Dodatek, który zawiera prawdziwe business case studies, nosi tytuł ERM Kompendium przykładów.

w sierpniu 2020, Komitet COSO wydał wytyczne dotyczące BlockChain i kontroli wewnętrznej: Perspektywa COSO. COSO wskazuje, że blockchain zwiększa ryzyko i wymaga wdrożenia nowych kontroli wewnętrznych w zakresie zarządzania ryzykiem.

rama zintegrowana z kontrolą wewnętrzną COSO ilustruje kontrolę wewnętrzną za pomocą sześcianu przedstawiającego trzy czytelne strony. Górna część sześcianu COSO reprezentuje cele, strona to Komponenty, a trzecia strona to struktura organizacyjna.

jakie są 3 Cele kontroli wewnętrznej COSO?

cele ramowe COSO kontroli wewnętrznej to:

1. operacje
2. raportowanie
3. Zgodność

jakie są 5 elementów kontroli wewnętrznej COSO?

zintegrowane komponenty systemu kontroli wewnętrznej COSO framework to:

1. środowisko kontroli
2. ocena ryzyka
3. działania kontrolne
4. Informacje& komunikacja
5. działania monitorujące

jakie są 4 struktury organizacyjne kontroli wewnętrznej COSO?

ramowe struktury organizacyjne kontroli wewnętrznej COSO to:

1. poziom podmiotu
2. podział
3. jednostka operacyjna
4. funkcja

zarządzanie przepływami pieniężnymi w celu kontroli środków pieniężnych

zarządzanie środkami pieniężnymi służy do kontrolowania przepływów pieniężnych w celu rozwoju firmy.

Zarządzanie gotówką jest istotną funkcją finansową, która planuje czas napływu i odpływu gotówki oraz sygnalizuje, gdy finansowanie jest potrzebne do utrzymania i rozwoju działalności gospodarczej. Skuteczna kontrola gotówki ustanawia zasady kredytowe, zatwierdzenia i limity, przyspiesza zbieranie paragonów gotówkowych, pobiera rabaty na faktury i skraca cykl konwersji gotówki.

Zarządzanie gotówką obejmuje zatwierdzanie projektów wydatków inwestycyjnych i alokację środków pieniężnych w oparciu o aktualną wartość netto, zwrot z inwestycji lub inne środki wybrane przez Twoją firmę.

sprawozdanie z przepływów pieniężnych to sprawozdanie finansowe, które pokazuje początkowe i końcowe saldo środków pieniężnych oraz wpływy i wypływy środków pieniężnych według kategorii, z pewnymi dodatkowymi ujawnieniami. Rachunek przepływów pieniężnych klasyfikuje przepływy pieniężne jako działalność operacyjną, inwestycyjną i finansową.

metody kontroli środków pieniężnych – Podsumowując

firmy muszą wdrożyć procedury kontroli środków pieniężnych dla sald środków pieniężnych, wpływów pieniężnych i wypłat środków pieniężnych, aby uniknąć sprzeniewierzenia cennych aktywów płynnych. Wyjaśniliśmy znaczenie kontroli gotówki, kontroli wewnętrznej COSO i zarządzania ryzykiem przedsiębiorstwa (ERM) oraz funkcji, które oprogramowanie AP automation zapewnia do kontroli gotówki i zmniejszenia oszustw i błędnych płatności gotówkowych.