Les contrôles de trésorerie dans la finance et la comptabilité des entreprises comprennent des mesures de gestion de la trésorerie, de contrôle interne et de gestion des risques d’entreprise (GRE), telles que décrites dans les cadres de meilleures pratiques et les orientations du comité COSO, créé par la Commission Treadway. La loi Sarbanes-Oxley de 2002 du gouvernement fédéral américain exige des contrôles de trésorerie SOX.
Que sont les Contrôles de trésorerie en entreprise ?
Le contrôle de trésorerie est la gestion de la trésorerie et le contrôle interne de la trésorerie. Le contrôle des encaissements et des décaissements réduit les paiements erronés, le vol et la fraude. Le contrôle interne comprend la gouvernance d’entreprise, les politiques de l’entreprise, la séparation des tâches, les approbations autorisées pour les achats, l’autorité de signature désignée avec limites, le rapprochement des paiements et le rapprochement des comptes bancaires.
Le contrôle interne de la trésorerie s’améliore à mesure qu’une entreprise se développe et augmente la taille de son équipe comptable pour attribuer une séparation des tâches de gestion de la trésorerie et d’enregistrement des transactions en espèces dans les registres comptables.
Contrôle interne des encaissements
Les encaissements sont des encaissements provenant de toute transaction commerciale. Les encaissements des clients comprennent l’argent reçu immédiatement pour les ventes au comptant, les mandats, l’argent provenant des paiements par carte de crédit et la collecte en espèces des soldes des comptes débiteurs pour les ventes à crédit lorsque leur paiement en espèces est dû. Les rentrées de fonds se rapportent également aux ventes d’actifs, y compris les investissements ou les ventes d’immobilisations corporelles.
Comment contrôler les encaissements ?
- Obtenir une assurance de cautionnement des employés, nécessitant des vérifications des antécédents
- Établir une séparation des tâches
- Protéger la trésorerie et les équivalents de trésorerie dans des endroits sécurisés
- Utiliser une boîte verrouillée pour recevoir des paiements en espèces des clients
- Effectuer des dépôts bancaires quotidiens
- Rapprocher le solde de trésorerie sur les relevés bancaires du grand livre au moins une fois par mois
- Établir une procédure pour s’assurer que toutes les rentrées de fonds sont enregistrées
- Faire approuver l’annulation par les superviseurs opérations et déclarations
- Vérifications de la petite caisse et de la petite caisse interne contrôles
- Exiger des approbateurs autorisés pour les radiations des comptes clients débiteurs
- Vérification et confirmation des soldes des comptes clients débiteurs par un cabinet de CPA
Contrôle interne des décaissements en espèces
Les décaissements en espèces sont également appelés paiements en espèces. Les contrôles internes de la trésorerie s’appliquent aux décaissements en espèces.
Comment contrôler les décaissements ?
Le contrôle interne des décaissements comprend:
- Établir une séparation des tâches
- entre l’employé traitant les encaissements et effectuant les décaissements en espèces
- entre l’employé effectuant les paiements et approuvant les paiements
- entre l’employé engageant des dépenses et approuvant les paiements
- Suivant la politique de contrôle de la trésorerie de l’entreprise indiquant les limites d’approbation et les approbateurs autorisés
- plusieurs comptes bancaires et signataires de chèques avec des limites
- Nécessitant plusieurs approbations, y compris l’approbation du PDG et du conseil d’administration pour les transactions importantes
- Approuvant les paiements en espèces sur la base correspondance tripartite des factures fournisseurs, des bons de commande approuvés (et des rapports de réception)
- Utilisation de numéros de paiement séquentiels pour comptabiliser les articles manquants
- Rapprochement des paiements en temps opportun
- Maintien d’un fonds de petite caisse contrôlé et sécurisé et d’un tiroir-caisse dans un système de point de vente
- Préparation au moins mensuelle de rapprochements bancaires et de rapprochements de petite caisse et de remboursements
- Examen du fichier maître des fournisseurs pour l’exactitude des fournisseurs et des fournisseurs inactifs
- Validation des fournisseurs en ligne pour réduire la fraude
- Grâce à la comptabilité budgétaire contrôles et enquêtes sur les écarts par rapport aux résultats réels
- Établir des contrôles informatiques et logiciels adéquats, y compris des mots de passe et une validation en deux étapes
- Éviter l’hameçonnage, les systèmes de fraude par téléphone et par courrier
- Effectuer un audit financier annuel par un cabinet de CPA
Les dépôts bancaires et les rapprochements bancaires pour le contrôle de trésorerie
Les dépôts bancaires et les rapprochements de comptes bancaires sont des exemples de contrôle interne et de comptabilité de trésorerie.
Les entreprises de vente au détail disposant de caisses enregistreuses physiques au point de vente doivent protéger les liquidités dans le tiroir-caisse. Les entreprises de commerce électronique doivent également mettre en œuvre des contrôles de trésorerie adéquats.
Pour les emplacements de magasin, chaque caissier a un tiroir-caisse attribué. Au moins tous les jours ouvrables, un compte de trésorerie doit rapprocher les totaux des reçus électroniques de caisse des espèces contenues dans le tiroir-caisse de chaque point de vente. Un deuxième employé autorisé doit effectuer ce décompte et ce rapprochement des espèces pour obtenir la séparation des tâches pour le contrôle interne des espèces.
Les clients doivent recevoir des reçus numérotés séquentiellement ou un reçu de caisse enregistreuse, avec une copie électronique conservée par le commerçant. Un risque de contrôle interne (et d’évasion fiscale) est que les espèces reçues ne sont jamais enregistrées dans le système de point de vente ou les registres comptables.
Les employés qui manipulent des espèces et enregistrent des espèces doivent être cautionnés par une police d’assurance.
Les dépôts bancaires, y compris les dépôts en espèces, devraient être quotidiens pour améliorer les contrôles de trésorerie. Pour les chèques en espèces et les chèques papier reçus, une séparation appropriée des tâches nécessite plus d’un employé. Une personne indique le montant des espèces et des chèques reçus par date, numéro de chèque et montant, avec le montant total reçu pour la journée sur un bordereau de dépôt bancaire ou une feuille de contrôle de trésorerie. Une deuxième personne effectue le dépôt bancaire. Une tierce personne enregistre le dépôt bancaire dans les registres comptables.
Pour tous les comptes bancaires de l’entreprise, rapprochez le solde de trésorerie par relevé bancaire au moins une fois par mois avec le solde du compte de trésorerie du grand livre pour ce compte bancaire. De nombreux systèmes comptables offrent des rapprochements bancaires automatisés. Les fournisseurs de logiciels de comptabilité peuvent proposer des dépôts bancaires automatiques détaillés. Réconcilier les comptes chèques et les comptes d’épargne.
L’utilisation d’un logiciel d’automatisation AP pour le contrôle interne des paiements en espèces
Le logiciel Global mass payments and payables automatise et rationalise l’ensemble de la charge de travail des comptes fournisseurs, réduisant considérablement le temps, les erreurs et la fraude. Le logiciel d’automatisation Tipalti AP améliore le contrôle des décaissements de trésorerie en:
- Utilisation du fournisseur en libre-service ou de l’intégration des fournisseurs pour l’exactitude des données
- Nettoyage des fournisseurs contre les listes noires pour la conformité mondiale et la réduction de la fraude
- Vérification de la validité des numéros d’identification fiscale des fournisseurs
- Obtention d’approbations autorisées automatisées
- Vérification des paiements en double par les payeurs
- Génération d’avis de versement électronique avec des numéros de facture payés
- Utilisation d’un moteur automatisé pour filtrer les paiements avec plus de 26 000 règles
- Rapprochement automatique des paiements en temps réel
Cadres COSO pour les espèces Maîtriser les meilleures pratiques
Comprendre le contrôle de trésorerie nécessite une compréhension de base et une vision de haut niveau d’un bon contrôle interne pour la gestion des risques financiers et commerciaux ou d’entreprise. Le COSO fournit des cadres de contrôle interne et de gestion des risques d’entreprise (GRE) et des directives décrivant les meilleures pratiques.
Qu’est-ce que le COSO ?
Le COSO est le Comité des Organisations de parrainage de la Commission Treadway. Les commanditaires des COSO sont des organisations importantes, comptables, financières et d’audit:
- American Accounting Association
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Financial Executives International (FEI)
- IMA: L’Association des Comptables et des Professionnels de la Finance en Entreprise
- L’Institut des Auditeurs Internes (IIA)
Quels sont les Cadres COSO pour le Contrôle Interne et la GRE?
Le COSO a publié deux cadres actualisés sur le contrôle interne et la gestion des risques d’entreprise (GRE). Le Cadre intégré de contrôle interne a été initialement publié en 1992.
Les cadres COSO avec les dates de mise à jour et les liens de synthèse sont les suivants :
- 2017 Gestion des risques d’entreprise : Intégration à la Stratégie et à la Performance
- 2013 Cadre intégré de Contrôle interne
En juin 2018, COSO a publié un supplément à Gestion des Risques d’entreprise – Intégration à la Stratégie et à la Performance, rédigé par le CPA et le cabinet de conseil PwC. Le supplément, qui comprend des études de cas réelles, est intitulé Recueil d’exemples de GRE.
En août 2020, le comité COSO a publié des directives sur la BlockChain et le contrôle interne: La perspective COSO. COSO indique que la blockchain augmente les risques et nécessite la mise en œuvre de nouveaux contrôles internes pour la gestion des risques.
Le cadre intégré de contrôle interne COSO illustre le contrôle interne avec une illustration en cube montrant trois côtés lisibles. Le haut du cube COSO représente les objectifs, le côté est les composants et le troisième côté est la Structure organisationnelle.
Quels sont les 3 Objectifs du COSO de Contrôle Interne ?
Les objectifs du cadre de contrôle interne du COSO sont les suivants:
- Opérations
- Rapports
- Conformité
Quels sont les 5 Composants COSO des contrôles internes ?
Les composantes intégrées du contrôle interne du cadre COSO sont les suivantes :
- Environnement de contrôle
- Évaluation des risques
- Activités de contrôle
- Information&communication
- Activités de surveillance
Quelles sont les 4 Structures organisationnelles de contrôle interne du COSO?
Les structures organisationnelles du contrôle interne du cadre COSO sont les suivantes:
- Niveau de l’entité
- Division
- Unité opérationnelle
- Fonction
Gestion des flux de trésorerie pour le contrôle de la trésorerie
La gestion de trésorerie est utilisée pour contrôler les flux de trésorerie pour la croissance de l’entreprise.
La gestion de la trésorerie est une fonction financière essentielle qui planifie le moment des entrées et des sorties de trésorerie et signale le moment où un financement est nécessaire pour soutenir et développer les activités commerciales. Un contrôle efficace de la trésorerie établit des politiques de crédit, des approbations et des limites, accélère la collecte des reçus de caisse, prend des remises sur les paiements rapides des factures et raccourcit le cycle de conversion de la trésorerie.
La gestion de la trésorerie comprend les approbations de projets de dépenses en capital et les allocations budgétaires de trésorerie basées sur la valeur actualisée nette, le retour sur investissement ou d’autres mesures sélectionnées par votre entreprise.
L’État des flux de trésorerie est un état financier qui montre le solde de trésorerie de début et de fin et les entrées et sorties de trésorerie par catégorie, avec quelques informations supplémentaires. Le tableau des flux de trésorerie classe les flux de trésorerie comme activités d’exploitation, d’investissement et de financement.
Méthodes de contrôle de la trésorerie – En résumé
Les entreprises doivent mettre en œuvre des procédures de contrôle de la trésorerie pour les soldes de trésorerie, les rentrées de fonds et les décaissements de trésorerie afin d’éviter le détournement d’un actif liquide de valeur. Nous avons expliqué l’importance du contrôle de la trésorerie, du contrôle interne COSO et des cadres de gestion des risques d’entreprise (GRE), ainsi que des fonctionnalités fournies par le logiciel d’automatisation des AP pour contrôler la trésorerie et réduire la fraude et les paiements en espèces erronés.
