Cash controls in business finance and accounting include cash management, internal control and enterprise risk management (ERM) measures, som beskrivs i best practices frameworks and guidance från COSO committee, skapad av Treadway Commission. Den amerikanska federala regeringens Sarbanes-Oxley Act från 2002 kräver SOX cash controls.
Vad är kontantkontroller i affärer?
Kontantkontroll är kontanthantering och intern kontroll över kontanter. Kontroll av kontantinkomster och kontantutbetalningar minskar felaktiga betalningar, stöld och bedrägeri. Intern kontroll omfattar bolagsstyrning, företagspolicy, segregering av uppgifter, auktoriserade godkännanden för inköp, utsedd signaturmyndighet med gränser, betalningsavstämning och bankkontoavstämning.
intern kontroll över kontanter förbättras när ett företag växer och ökar sitt bokföringsteams storlek för att tilldela åtskillnad av uppgifter vid kontanthantering och registrering av kontanttransaktioner i bokföringen.
intern kontroll av kvitton
kvitton är inkommande kontanter från alla affärstransaktioner. Kassaflöden från kunder inkluderar kontanter som mottas omedelbart för kontantförsäljning, postanvisningar, kontanter från kreditkortsbetalningar och kontantinsamling av kundfordringar för kreditförsäljning när deras kontantbetalning förfaller. Kassakvitton avser också försäljning av tillgångar, inklusive investeringar eller försäljning av fastigheter och utrustning.
hur kan kvitton kontrolleras?
- att få anställd bindning försäkring, som kräver bakgrundskontroller
- upprättande av segregering av tullar
- skydda likvida medel på säkra platser
- använda en lockbox för att ta emot kontantbetalningar från kunder
- göra dagliga bankinsättningar
- förena kontantbalansen på kontoutdrag till huvudboken minst en gång i månaden
- upprätta ett förfarande för att säkerställa att alla kontantinkomster registreras
- med handledare godkänna annullerade transaktioner och returer
- petty cash Fund revisioner och petty cash interna kontroller
- kräver auktoriserade godkännare för Kundreskontra kundkontoavskrivningar
- revision och bekräftelse av Kundreskontra kundbalanser av ett CPA-företag
intern kontroll av kontantutbetalningar
kontantutbetalningar kallas också kontantbetalningar. Interna kontroller för kontanter gäller för kontantutbetalningar.
hur kan kontantutbetalningar kontrolleras?
intern kontroll över kontantutbetalningar inkluderar:
- upprättande av åtskillnad av arbetsuppgifter
- mellan anställd som hanterar kontantinkomster och gör kontantutbetalningar
- mellan anställd som gör betalningar och godkänner betalningar
- mellan anställd som ådrar sig kostnader och godkänner betalningar
- efter företagets kontantkontrollpolicy som anger godkännandegränser och auktoriserade godkännare
- flera bankkonto och kontrollera undertecknare med gränser
- kräver flera godkännanden, inklusive VD och styrelse godkännande för betydande transaktioner
- godkännande av kontantbetalningar baserade på tvåvägs-eller trevägs dokument matchning av leverantörsfakturor, godkända inköpsorder, (och ta emot rapporter)
- använda sekventiella betalningsnummer för att redogöra för saknade objekt
- avstämning av betalningar i rätt tid
- upprätthålla en kontrollerad och säker petty cash fond och kassalåda i ett POS-system
- förbereda minst månatliga bank avstämningar och petty cash avstämningar och ersättning
- granska leverantören master file för riktigheten av leverantörer och inaktiva leverantörer
- validera leverantörer på nätet för att minska kostnaderna bedrägeri
- med budgetredovisning kontroller och utreda avvikelser från faktiska resultat
- upprätta adekvata IT-och programvarukontroller, inklusive lösenord och tvåstegsvalidering
- undvika nätfiske, telefon-och postbedrägerier
- att ha en årlig finansiell revision av ett CPA-företag
bankinlåning och bankavstämningar för Kontantkontroll
bankinlåning och bankkontoavstämningar är exempel på intern kontroll och kontantredovisning.
detaljhandelsföretag med fysiska kassaregister måste skydda likvida tillgångar i kassalådan. E-handelsföretag måste också genomföra tillräckliga kontantkontroller.
för butiksplatser har varje kassör en tilldelad kassalåda. Minst varje arbetsdag måste ett kontanträkning förena elektroniska kassakvittobelopp med kontanter i kassalådan för varje POS. En andra auktoriserad anställd måste göra detta kontanträkning och avstämning för att uppnå segregering av uppgifter för intern kontroll över kontanter.
kunder måste få sekventiellt numrerade kvitton eller ett kassakvitto, med en elektronisk kopia som behålls av handlaren. En risk för intern kontroll (och skatteflykt) är att mottagna kontanter aldrig registreras i POS-systemet eller bokföringen.
anställda som hanterar kontanter och registrerar kontanter måste vara bundna av en försäkring.
bankinlåning, inklusive kontantinlåning, bör vara dagligen för att förbättra kontantkontrollerna. För mottagna kontanter och papperskontroller kräver korrekt segregering av uppgifter mer än en anställd. En person listar mängden kontanter och checkar som mottagits efter datum, checknummer och belopp, med det totala beloppet som mottagits för dagen på en bankinsättningsavgift eller kontantkontrollblad. En andra person gör bankinsättningen. En tredje person registrerar bankdepositionen i bokföringen.
för alla företagsbankkonton, förena kontantsaldot per kontoutdraget minst en gång i månaden med huvudbokskontosaldot för det bankkontot. Många bokföringssystem erbjuder automatiserade bankavstämningar. Bokföringsprogramleverantörer kan erbjuda detaljerade automatiska bankinsättningar. Förena kontrollkonton och sparkonton.
använda AP Automation programvara för intern kontroll av kontantbetalningar
Global mass betalningar och skulder programvara automatiserar och effektiviserar hela leverantörsskulder arbetsbelastning, avsevärt minska tid, fel och bedrägeri. Tipalti AP automation Software förbättrar kontrollen över kontantutbetalningar genom:
- använda självbetjäningsleverantör eller leverantör ombord för data noggrannhet
- skrubba leverantörer mot svarta listor för global efterlevnad och bedrägeri minskning
- kontrollera giltigheten av leverantör skatt identifikationsnummer
- erhålla automatiserade auktoriserade godkännanden
- kontrollera för dubbla betalningar av betalare
- generera elektronisk remittans råd med betalda fakturanummer
- använda en automatiserad motor för screening betalningar med 26.000+ regler
- automatiskt avstämning av betalningar i realtid
Coso-ramar för kontanter Kontroll av bästa praxis
förstå cash control kräver en grundläggande förståelse och hög nivå syn på god intern kontroll för finansiell och affärs-eller företagsriskhantering. COSO tillhandahåller ramverk för intern kontroll och enterprise risk management (ERM) och vägledning som beskriver bästa praxis.
vad är COSO?
COSO är Utskottet för sponsringsorganisationer för Treadway Commission. Coso sponsorer är framstående, redovisning, finansiell, och revisionsorganisationer:
- American Accounting Association
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Financial Executives International (FEI)
- ima: Association of Accountants and Financial Professionals in Business
- Institutet för interna revisorer (IIA)
vilka är COSO-ramarna för intern kontroll och ERM?
COSO har publicerat två uppdaterade ramverk för intern kontroll och enterprise risk management (ERM). Den interna Kontrollintegrerade ramen utfärdades ursprungligen 1992.
Coso-ramverk med uppdateringsdatum och Sammanfattningslänkar är:
- 2017 Enterprise Risk Management: integrering med strategi och prestanda
- 2013 Internal Control–Integrated Framework
i juni 2018 släppte COSO ett tillägg till Enterprise Risk Management – integrering med strategi och prestanda, författat av CPA och konsultföretaget PwC. Tillägget, som innehåller verkliga fallstudier, heter ERM kompendium av exempel.
i augusti 2020 utfärdade COSO-Utskottet vägledning om BlockChain och intern kontroll: COSO perspektiv. COSO indikerar att blockchain ökar riskerna och kräver implementering av några nya interna kontroller för riskhantering.
Coso Internal Control–Integrated Framework illustrerar intern kontroll med en kubillustration som visar tre läsbara sidor. Överst på COSO-kuben representerar målen, sidan är komponenter och den tredje sidan är organisationsstruktur.
vilka är de 3 interna kontroll Coso mål?
Coso-ramens mål för intern kontroll är:
- operationer
- rapportering
- efterlevnad
vilka är de 5 interna kontrollerna COSO-komponenter?
Coso-ramverket integrerade komponenter för intern kontroll är:
- kontrollmiljö
- riskbedömning
- kontrollaktiviteter
- Information & kommunikation
- övervakningsaktiviteter
vilka är de 4 Coso-interna Kontrollorganisationsstrukturerna?
Coso-ramens organisatoriska strukturer för intern kontroll är:
- enhetsnivå
- Division
- operativ enhet
- funktion
kassaflödeshantering för Kontantkontroll
Cash management används för att kontrollera kassaflödet för företagens tillväxt.
Cash management är en viktig finansiell funktion som planerar tidpunkten för kassaflöden och utflöden och signalerar när finansiering behövs för att upprätthålla och växa affärsverksamheten. Effektiv kontantkontroll fastställer kreditpolicyer, godkännanden och gränser, snabbar upp insamlingen av kvitton, tar faktura snabba betalningsrabatter och förkortar kontantomvandlingscykeln.
kontanthantering inkluderar godkännanden av investeringsprojekt och kontantbudgetanslag baserat på nuvärde, ROI eller andra åtgärder som valts av ditt företag.
kassaflödesanalysen är en finansiell rapport som visar början och slutet av kassaflödet och inflödet och utflödet av kontanter per kategori, med några extra upplysningar. Kassaflödesanalysen klassificerar kassaflödet som rörelse -, investerings-och finansieringsverksamhet.
Cash Control Methods-Sammanfattningsvis
företag måste genomföra cash control-förfaranden för kontanta saldon, kontantinkomster och kontantutbetalningar för att undvika en värdefull likvid tillgångs förskingring. Vi förklarade vikten av cash control, Coso internal control och enterprise risk management (ERM) ramverk, och funktioner som AP automation software tillhandahåller för att kontrollera kontanter och minska bedrägerier och felaktiga kontantbetalningar.
