controalele numerarului în finanțele și contabilitatea afacerilor includ măsuri de gestionare a numerarului, control intern și managementul riscului întreprinderii (ERM), așa cum sunt descrise în cadrele de bune practici și îndrumările Comitetului COSO, creat de Comisia Treadway. Legea Sarbanes-Oxley a guvernului federal al SUA din 2002 necesită controale de numerar SOX.
ce sunt controalele de numerar în afaceri?
controlul numerarului este gestionarea numerarului și controlul intern asupra numerarului. Controlul încasărilor de numerar și al plăților în numerar reduce plățile eronate, furtul și frauda. Controlul intern include guvernanța corporativă, politicile companiei, separarea sarcinilor, aprobările autorizate pentru achiziții, Autoritatea de semnătură desemnată cu limite, reconcilierea plăților și reconcilierea contului bancar.
controlul intern asupra numerarului se îmbunătățește pe măsură ce o afacere crește și crește dimensiunea echipei sale de contabilitate pentru a atribui separarea sarcinilor în gestionarea numerarului și înregistrarea tranzacțiilor cu numerar în evidențele contabile.
controlul intern al încasărilor în numerar
încasările în numerar sunt Numerar primit din orice tranzacție comercială. Încasările în numerar de la clienți includ numerarul primit imediat pentru vânzările în numerar, ordinele de plată, numerarul din plățile cu cardul de credit și colectarea în numerar a conturilor de încasat solduri pentru vânzările de credit atunci când plata lor în numerar este scadentă. Încasările în numerar se referă, de asemenea, la vânzările de active, inclusiv investițiile sau vânzările de proprietăți și echipamente.
cum pot fi controlate încasările în numerar?
- obținerea unei asigurări de legare a angajaților, care necesită verificări de fond
- stabilirea segregării sarcinilor
- protejarea numerarului și a echivalentelor de numerar în locații sigure
- utilizarea unei cutii de blocare pentru a primi plăți în numerar de la clienți
- efectuarea depozitelor bancare zilnice
- reconcilierea soldului de numerar de pe extrasele bancare cu registrul general cel puțin lunar
- stabilirea unei proceduri pentru a tranzacții și returnări anulate
- audituri ale fondului de numerar mic și numerar mic intern controale
- solicitarea aprobatorilor autorizați pentru conturile de încasat debursări ale contului Clientului
- auditarea și confirmarea conturilor de încasat soldurile clienților de către o firmă CPA
controlul intern al plăților în numerar
plățile în numerar se mai numesc plăți în numerar. Controalele interne pentru numerar se aplică plăților în numerar.
cum pot fi controlate plățile în numerar?
controlul intern asupra plăților în numerar include:
- stabilirea segregării îndatoririlor
- între angajații care gestionează încasările în numerar și efectuează plăți în numerar
- între angajații care efectuează plăți și aprobă plăți
- între angajații care suportă cheltuieli și aprobă plăți
- În urma politicii de control al numerarului companiei care precizează limitele de aprobare și aprobatorii autorizați
- semnatarii de conturi bancare multiple și cecuri cu limite
- care necesită tranzacții
- Aprobarea plăților în numerar bazate pe trei căi de potrivire document de facturi furnizor, ordinele de cumpărare aprobate, (și primirea de rapoarte)
- folosind numere de plată secvențiale pentru a ține cont de elementele lipsă
- reconcilierea plăților în timp util
- menținerea unui fond de numerar mic controlate și sigure, și sertar de numerar într-un sistem POS
- pregătirea cel puțin lunar reconcilieri bancare și reconcilieri de numerar mici și rambursare
- revizuirea fișierul maestru furnizor pentru acuratețea de furnizori și furnizori inactivi
- frauda
- utilizarea contabilității bugetare stabilirea unor controale IT și software adecvate, inclusiv parole și validare în doi pași evitarea schemelor de fraudă prin phishing, telefon și poștă
- efectuarea unui audit financiar anual de către o firmă CPA
depozite bancare și reconcilieri bancare pentru controlul numerarului
depozitele bancare și reconcilierile conturilor bancare sunt exemple de control intern și contabilitate de numerar.
companiile cu amănuntul cu case de marcat fizice la punctul de vânzare trebuie să protejeze activele de numerar din sertarul de numerar. Companiile de comerț electronic trebuie, de asemenea, să implementeze controale adecvate de numerar.
pentru locațiile magazinelor, fiecare casier are un sertar de bani alocat. Cel puțin în fiecare zi lucrătoare, un număr de numerar trebuie să reconcilieze totalurile electronice de primire a numerarului cu numerarul conținut în sertarul de numerar al fiecărui POS. Un al doilea angajat autorizat trebuie să facă acest număr de numerar și reconciliere pentru a realiza separarea sarcinilor de control intern asupra numerarului.
clienții trebuie să primească chitanțe numerotate secvențial sau o chitanță cu bandă de casă, cu o copie electronică păstrată de comerciant. Un risc de control intern (și de evitare a obligațiilor fiscale) este acela că numerarul primit nu este niciodată înregistrat în sistemul POS sau în evidențele contabile.
angajații care gestionează numerar și înregistrează numerar trebuie să fie legați printr-o poliță de asigurare.
depozitele bancare, inclusiv depozitele în numerar, ar trebui să fie zilnice pentru a îmbunătăți controlul numerarului. Pentru cecurile de numerar și de hârtie primite, segregarea adecvată a sarcinilor necesită mai mult de un angajat. O persoană listează suma de numerar și cecuri primite după dată, numărul cecului și suma, cu suma totală primită pentru ziua respectivă pe un bon de depozit bancar sau o fișă de control în numerar. O a doua persoană face depozitul bancar. O a treia persoană înregistrează depozitul bancar în evidențele contabile.
pentru toate conturile bancare ale companiei, reconciliați soldul de numerar pe extrasul bancar cel puțin lunar cu soldul contului de numerar general pentru contul bancar respectiv. Multe sisteme de contabilitate oferă reconcilieri bancare automate. Furnizorii de software de contabilitate pot oferi depozite bancare automate detaliate. Reconciliați conturile de verificare și conturile de economii.
Utilizarea Software-ului de automatizare AP pentru controlul intern al plăților în numerar
global mass payments and payables software automatizează și eficientizează întregul volum de muncă al conturilor plătibile, reducând substanțial timpul, erorile și frauda. Tipalti ap automation software îmbunătățește controlul asupra plăților de numerar prin:
- utilizarea self-service furnizor sau furnizor onboarding pentru acuratețea datelor
- spălarea furnizorilor împotriva listelor negre pentru conformitatea globală și reducerea fraudei
- verificarea valabilității numerelor de identificare fiscală ale furnizorului
- obținerea aprobărilor automate autorizate
- verificarea plăților duplicate de către plătitori
- generarea de sfaturi electronice de remitere cu numere de factură plătite
- utilizarea unui motor automat pentru verificarea plăților cu 26.000+ reguli
- reconcilierea automată a plăților în timp real
cadre COSO pentru numerar Controlul celor mai bune practici
înțelegerea controlului numerarului necesită o înțelegere de bază și o viziune la nivel înalt a unui bun control intern pentru gestionarea riscurilor financiare și de afaceri sau de întreprindere. COSO oferă cadre de control intern și managementul riscului întreprinderii (ERM) și îndrumări care descriu cele mai bune practici.
ce este COSO?
COSO este Comitetul organizațiilor Sponsorizante ale Comisiei Treadway. Sponsorii COSO sunt organizații proeminente, contabile, financiare și de audit:
- Asociația Americană de contabilitate
- Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (AICPA)
- directori financiari internaționali (FEI)
- IMA: Asociația contabililor și profesioniștilor financiari în afaceri
- Institutul Auditorilor Interni (IIA)
care sunt cadrele COSO pentru Control intern și ERM?
COSO a publicat două cadre actualizate privind controlul intern și managementul riscului întreprinderii (ERM). Cadrul integrat de Control intern a fost emis inițial în 1992.
cadrele COSO cu date de actualizare și link–uri de rezumat executiv sunt:
- 2017 Enterprise Risk Management: Integrating with Strategy and Performance
- 2013 Internal Control – Integrated Framework
în iunie 2018, COSO a lansat un supliment la Enterprise Risk Management-Integrating with Strategy and Performance, scris de CPA și firma de consultanță, PwC. Suplimentul, care include studii de caz reale de afaceri, este intitulat ERM Compendiu de exemple.
în August 2020, Comitetul COSO a emis orientări privind BlockChain și controlul intern: Perspectiva COSO. COSO indică faptul că blockchain crește riscurile și necesită implementarea unor noi controale interne pentru gestionarea riscurilor.
cadrul integrat de control intern COSO ilustrează controlul intern cu o ilustrație cub care prezintă trei laturi lizibile. Partea de sus a cubului COSO reprezintă obiectivele, partea este Componente, iar a treia parte este structura organizațională.
care sunt cele 3 obiective COSO de Control Intern?
obiectivele-cadru ale COSO ale controlului intern sunt:
- operațiuni
- raportare
- conformitate
care sunt cele 5 componente COSO pentru controale interne?
cadrul COSO componentele integrate ale controlului intern sunt:
- mediul de Control
- evaluarea riscurilor
- activități de Control
- informații & comunicare
- activități de monitorizare
care sunt cele 4 structuri organizaționale de Control intern ale COSO?
structurile organizaționale cadru COSO de control intern sunt:
- nivelul entității
- Divizia
- unitatea de Operare
- funcția
gestionarea fluxului de numerar pentru controlul numerarului
gestionarea numerarului este utilizată pentru controlul fluxului de numerar pentru creșterea afacerii. gestionarea numerarului este o funcție financiară esențială care planifică calendarul intrărilor și ieșirilor de numerar și semnalele atunci când este necesară finanțarea pentru a susține și a dezvolta operațiunile de afaceri. Controlul eficient al numerarului stabilește Politici de credit, aprobări și limite, accelerează colectarea încasărilor în numerar, Ia reduceri de plată prompte pe factură și scurtează ciclul de conversie a numerarului.
Managementul numerarului include aprobările proiectelor de cheltuieli de capital și alocările bugetare în numerar bazate pe valoarea actuală netă, ROI sau alte măsuri selectate de afacerea dvs.
situația fluxurilor de numerar este o situație financiară care arată soldul de numerar de la început și sfârșit și intrările și ieșirile de numerar pe categorii, cu unele informații suplimentare. Situația fluxurilor de numerar clasifică fluxul de numerar ca activități de operare, investiții și finanțare.
metode de control al numerarului – pe scurt
întreprinderile trebuie să implementeze proceduri de control al numerarului pentru soldurile de numerar, încasările de numerar și plățile de numerar pentru a evita deturnarea unui activ lichid valoros. Am explicat importanța controlului numerarului, a cadrelor COSO internal control și enterprise risk management (ERM) și a caracteristicilor pe care software-ul de automatizare AP le oferă pentru a controla numerarul și a reduce frauda și plățile eronate în numerar.
