I controlli del contante in finanza aziendale e contabilità includono misure di gestione del contante, controllo interno e gestione del rischio aziendale (ERM), come descritto nei quadri di best practice e nelle linee guida del comitato COSO, creato dalla Treadway Commission. Il Sarbanes-Oxley Act del governo federale degli Stati Uniti del 2002 richiede controlli di cassa SOX.
Quali sono i controlli di cassa negli affari?
Il controllo del contante è la gestione del contante e il controllo interno sul contante. Controllare le ricevute di cassa e gli esborsi di cassa riduce i pagamenti errati, il furto e la frode. Il controllo interno include il governo societario, le politiche aziendali, la separazione dei doveri, le approvazioni autorizzate per gli acquisti, l’autorità di firma designata con limiti, la riconciliazione dei pagamenti e la riconciliazione del conto bancario.
Il controllo interno sul contante migliora man mano che un’azienda cresce e aumenta le dimensioni del suo team contabile per assegnare la separazione dei compiti nella gestione del contante e nella registrazione delle transazioni in contanti nei registri contabili.
Controllo interno delle ricevute di cassa
Le ricevute di cassa sono contanti in entrata da qualsiasi transazione commerciale. Le ricevute di cassa da parte dei clienti includono contanti ricevuti immediatamente per le vendite in contanti, vaglia, contanti da pagamenti con carta di credito, e la raccolta di cassa dei saldi crediti per le vendite di credito quando il loro pagamento in contanti è dovuto. Le entrate di cassa si riferiscono anche alle vendite di attività, inclusi investimenti o vendite di beni e attrezzature.
Come si possono controllare le ricevute di cassa?
- Ottenere l’dipendente incollaggio di assicurazione, che necessitano di controlli in background
- Stabilire la separazione delle funzioni
- la Salvaguardia cassa e altre disponibilità liquide equivalenti in luoghi protetti
- l’Utilizzo di un archivio protetto di ricevere pagamenti in contanti da parte di clienti
- ogni caso, i depositi bancari
- Conciliare il saldo di cassa in banca dichiarazioni di contabilità generale di almeno mensile
- creazione di una procedura per garantire che tutte le entrate di cassa sono registrati
- autorità di vigilanza approva transazioni annullate e restituisce
- cassa fondo di audit e la cassa interna controlli
- Che richiedono approvatori autorizzati per i conti clienti crediti write-off
- Revisione e conferma conti clienti crediti saldi da una ditta CPA
Controllo interno delle erogazioni in contanti
Le erogazioni in contanti sono anche chiamati pagamenti in contanti. I controlli interni per il contante si applicano alle erogazioni in contanti.
Come si possono controllare le erogazioni in contanti?
Il controllo interno sugli esborsi di cassa include:
- Stabilire la separazione delle funzioni
- tra impiegato gestione incassi e fare esborsi di cassa
- tra dipendente di effettuare i pagamenti e approvazione dei pagamenti
- tra dipendente incorrere in spese e approvazione dei pagamenti
- Seguente azienda in contanti politica di controllo che indica approvazione limiti e autorizzato approvatori
- più conto in banca e controllare i firmatari con limiti
- Posto più approvazioni, tra cui l’amministratore delegato e il consiglio di amministrazione di approvazione per le operazioni rilevanti
- Approvazione di cassa pagamenti in base a due vie o a tre vie documento corrispondenza delle fatture dei fornitori, gli ordini di acquisto approvati, (e la ricezione di report)
- Utilizzo sequenziale di pagamento numeri di conto per gli elementi mancanti
- Conciliare i pagamenti tempestivamente
- Mantenere un ambiente controllato e sicuro, la cassa, del fondo di e il cassetto di contanti in un sistema POS
- la Preparazione di almeno mensili, riconciliazioni bancarie e di cassa riconciliazioni e rimborso
- Revisione del fornitore master file per l’accuratezza di fornitori e inattivi fornitori
- la Convalida di fornitori online per ridurre le frodi
- Utilizzo di bilancio e contabilità controlli e indagando scostamenti dai risultati effettivi
- Stabilire adeguate e software di controllo, tra cui le password e le due fasi di validazione
- Evitare di phishing, telefono, e mail schemi di frode
- finanziaria annuale di audit da parte di un CPA, studio
i Depositi Bancari e Riconciliazioni Bancarie, per Cassa e di Controllo
i depositi Bancari e riconciliazioni conto in banca sono esempi di controllo interno e per la contabilità di cassa.
Le aziende al dettaglio con registratori di cassa fisici del punto vendita devono salvaguardare le attività di cassa nel cassetto. Le aziende di e-commerce devono anche implementare adeguati controlli di cassa.
Per le posizioni dei negozi, ogni cassiere ha un cassetto assegnato. Almeno ogni giorno lavorativo, un conteggio di cassa ha bisogno di conciliare i totali di ricevuta di cassa elettronica per contanti contenuti nel cassetto di cassa di ogni POS. Un secondo dipendente autorizzato deve fare questo conteggio in contanti e riconciliazione per ottenere la segregazione dei doveri per il controllo interno sul contante.
I clienti devono ricevere ricevute numerate in sequenza o una ricevuta a nastro del registratore di cassa, con una copia elettronica conservata dal commerciante. Un rischio di controllo interno (e di elusione fiscale) è che il denaro ricevuto non viene mai registrato nel sistema POS o nei registri contabili.
I dipendenti che gestiscono i contanti e registrano i contanti devono essere vincolati da una polizza assicurativa.
I depositi bancari, compresi i depositi in contanti, dovrebbero essere giornalieri per migliorare i controlli di cassa. Per gli assegni in contanti e cartacei ricevuti, la corretta segregazione delle funzioni richiede più di un dipendente. Una persona elenca la quantità di contanti e assegni ricevuti per data, numero di controllo e importo, con l’importo totale ricevuto per il giorno su una ricevuta di deposito bancario o un foglio di controllo di cassa. Una seconda persona effettua il deposito bancario. Una terza persona registra il deposito bancario nei registri contabili.
Per tutti i conti bancari aziendali, riconciliare il saldo di cassa per l’estratto conto bancario almeno mensilmente con il saldo del conto di cassa contabilità generale per quel conto bancario. Molti sistemi di contabilità offrono riconciliazioni bancarie automatizzate. I fornitori di software di contabilità possono offrire depositi bancari automatici dettagliati. Riconciliare conti correnti e conti di risparmio.
Utilizzando il software AP Automation per il controllo interno dei pagamenti in contanti
Il software Global mass payments and payables automatizza e semplifica l’intero carico di lavoro dei conti da pagare, riducendo sostanzialmente tempi, errori e frodi. Il software di automazione Tipalti AP migliora il controllo sugli esborsi di cassa:
- Utilizzo self-service fornitore di attivazione per l’accuratezza dei dati
- Strofinare fornitori contro blacklist per la conformità globale e la riduzione delle frodi
- Controllare la validità di un fornitore di identificazione fiscale, numeri
- Ottenere automatizzato autorizzato le approvazioni
- Controllo per duplicare i pagamenti da parte dei pagatori
- la Generazione di elettronica di avviso di rimessa con fattura pagata numeri
- Utilizzando un sistema automatizzato motore di screening per i pagamenti con 26.000+ regole
- Automaticamente conciliare i pagamenti in tempo reale
COSO Framework per Contanti Controllo delle best practice
Comprendere il controllo del contante richiede una conoscenza di base e una visione di alto livello di un buon controllo interno per la gestione del rischio finanziario e aziendale o aziendale. COSO fornisce framework e linee guida per il controllo interno e la gestione del rischio aziendale (ERM) che descrivono le best practice.
Che cos’è COSO?
COSO è il Comitato delle Organizzazioni sponsor della Commissione Treadway. Gli sponsor di COSO sono organizzazioni di spicco, contabili, finanziarie e di revisione:
- American Accounting Association
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- i Dirigenti Finanziari Internazionali (FEI)
- IMA: Associazione dei dottori Commercialisti e Professionisti del settore Finanziario nel commercio
- L’Institute of Internal Auditors (IIA)
Quali sono le COSO Framework per il Controllo Interno e ERM?
COSO ha pubblicato due framework aggiornati su controllo interno e Enterprise risk management (ERM). Il Quadro integrato di controllo interno è stato inizialmente pubblicato nel 1992.
I framework COSO con date di aggiornamento e link di sintesi esecutiva sono:
- 2017 Enterprise Risk Management: Integrating with Strategy and Performance
- 2013 Internal Control–Integrated Framework
Nel giugno 2018, COSO ha rilasciato un supplemento a Enterprise Risk Management – Integrating with Strategy and Performance, scritto da CPA e società di consulenza, PwC. Il supplemento, che include studi di casi aziendali reali, è intitolato ERM Compendio di esempi.
Ad agosto 2020, il comitato COSO ha pubblicato una guida su BlockChain e controllo interno: La prospettiva COSO. COSO indica che blockchain aumenta i rischi e richiede l’implementazione di alcuni nuovi controlli interni per la gestione del rischio.
Il COSO Internal Control–Integrated Framework illustra il controllo interno con un’illustrazione cubica che mostra tre lati leggibili. La parte superiore del cubo COSO rappresenta gli obiettivi, il lato è Componenti e il terzo lato è Struttura organizzativa.
Quali sono i 3 obiettivi di Controllo interno COSO?
Gli obiettivi del quadro COSO del controllo interno sono:
- Operations
- Reporting
- Compliance
Quali sono i 5 Componenti COSO dei controlli interni?
Il COSO framework di componenti integrati di controllo interno sono:
- Controllo
- la valutazione del Rischio
- attività di Controllo
- Informazioni & comunicazione
- attività di Monitoraggio
Quali sono i 4 COSO di Controllo Interno di Strutture Organizzative?
Le strutture organizzative del COSO framework di controllo interno sono:
- Livello di entità
- Divisione
- Unità operativa
- Funzione
Gestione del flusso di cassa per il controllo del contante
La gestione del contante viene utilizzata per controllare il flusso di cassa per la crescita aziendale.
La gestione della liquidità è una funzione finanziaria essenziale che pianifica la tempistica degli afflussi e dei deflussi di liquidità e segnala quando è necessario un finanziamento per sostenere e far crescere le operazioni aziendali. Efficace controllo di cassa stabilisce politiche di credito, approvazioni, e limiti, accelera la raccolta di ricevute di cassa, prende fattura pronta sconti di pagamento, e accorcia il ciclo di conversione di cassa.
La gestione della liquidità include le approvazioni di progetti di spesa in conto capitale e le allocazioni di budget di cassa in base al valore attuale netto, al ROI o ad altre misure selezionate dalla tua azienda.
Il rendiconto finanziario è un rendiconto finanziario che mostra il saldo di cassa iniziale e finale e gli afflussi e i deflussi di cassa per categoria, con alcune informazioni aggiuntive. Il rendiconto finanziario classifica il flusso di cassa come attività operative, di investimento e di finanziamento.
Metodi di controllo della liquidità – In sintesi
Le aziende devono implementare procedure di controllo della liquidità per i saldi di cassa, gli incassi e gli esborsi di cassa per evitare l’appropriazione indebita di un’attività liquida di valore. Abbiamo spiegato l’importanza dei framework cash control, COSO Internal Control e Enterprise Risk management (ERM) e delle funzionalità fornite dal software AP automation per controllare il contante e ridurre le frodi e i pagamenti in contanti errati.
