Los controles de efectivo en finanzas y contabilidad de negocios incluyen medidas de administración de efectivo, control interno y gestión de riesgos empresariales (ERM), como se describe en marcos de mejores prácticas y orientación del comité COSO, creado por la Comisión Treadway. La Ley Sarbanes-Oxley del gobierno federal de los Estados Unidos de 2002 requiere controles de efectivo de SOX.
¿Qué son los Controles de Efectivo en los Negocios?
El control de efectivo es la gestión del efectivo y el control interno del efectivo. Controlar los recibos de efectivo y los desembolsos de efectivo reduce los pagos erróneos, el robo y el fraude. El control interno incluye el gobierno corporativo, las políticas de la empresa, la segregación de funciones, las aprobaciones autorizadas para compras, la autoridad de firma designada con límites, la conciliación de pagos y la conciliación de cuentas bancarias.
El control interno sobre el efectivo mejora a medida que una empresa crece y aumenta el tamaño de su equipo de contabilidad para asignar la separación de funciones en el manejo de efectivo y el registro de las transacciones en efectivo en los registros contables.
Control interno de los recibos de efectivo
Los recibos de efectivo son el efectivo entrante de cualquier transacción comercial. Los recibos de efectivo de los clientes incluyen efectivo recibido inmediatamente por ventas en efectivo, giros postales, efectivo de pagos con tarjeta de crédito y el cobro en efectivo de saldos de cuentas por cobrar para ventas a crédito cuando venza su pago en efectivo. Los recibos de efectivo también se refieren a ventas de activos, incluidas inversiones o ventas de bienes y equipo.
¿Cómo se pueden controlar los recibos de efectivo?
- Obtener un seguro de fianzas para empleados, requerir verificaciones de antecedentes
- Establecer segregación de funciones
- Salvaguardar el efectivo y los equivalentes de efectivo en ubicaciones seguras
- Usar una caja de seguridad para recibir pagos en efectivo de los clientes
- Hacer depósitos bancarios diarios
- Conciliar el saldo de efectivo en los estados de cuenta bancarios con el libro mayor al menos mensualmente
- Establecer un procedimiento para garantizar que se registren todos los recibos de efectivo
- transacciones y devoluciones
- Auditorías de fondos de caja chica y caja chica interna controles
- Requerir aprobadores autorizados para el paso a pérdidas y ganancias de cuentas por cobrar de clientes
- Auditar y confirmar los saldos de cuentas por cobrar de clientes por una empresa de CPA
El Control Interno de los desembolsos de efectivo
Los desembolsos de efectivo también se denominan pagos en efectivo. Los controles internos del efectivo se aplican a los desembolsos en efectivo.
¿Cómo se pueden controlar los desembolsos en efectivo?
El control interno de los desembolsos en efectivo incluye:
- Establecer segregación de funciones
- entre el empleado que maneja recibos de efectivo y realiza desembolsos de efectivo
- entre el empleado que realiza pagos y aprueba pagos
- entre el empleado que incurre en gastos y aprueba pagos
- Seguir la política de control de efectivo de la empresa que establece límites de aprobación y aprobadores autorizados
- Aprobación de pagos en efectivo basados en pagos bidireccionales o cotejo de documentos de tres vías de facturas de proveedores, órdenes de compra aprobadas (e informes de recepción)
- Utilizando números de pago secuenciales para contabilizar los artículos faltantes
- Conciliación de pagos a tiempo
- Mantener un fondo de caja chica controlado y seguro y un cajón de efectivo en un sistema de punto de venta
- Preparar al menos conciliaciones bancarias mensuales y conciliaciones y reembolsos de caja chica
- fraude
- Utilizando la contabilidad presupuestaria controles e investigación de variaciones de los resultados reales
- Establecer controles informáticos y de software adecuados, incluidas contraseñas y validación en dos pasos
- Evitar esquemas de fraude por phishing, teléfono y correo
- Realizar una auditoría financiera anual por una empresa de CPA
Depósitos Bancarios y Conciliaciones Bancarias para el Control de efectivo
Los depósitos bancarios y las conciliaciones de cuentas bancarias son ejemplos de control interno y contabilidad de caja.
Las empresas minoristas con cajas registradoras físicas en el punto de venta necesitan proteger los activos en efectivo en el cajón de efectivo. Las empresas de comercio electrónico también deben implementar controles de efectivo adecuados.
Para ubicaciones de tiendas, cada cajero tiene un cajón de efectivo asignado. Al menos todos los días hábiles, un recuento de efectivo debe conciliar los totales de recibos de efectivo electrónicos con el efectivo contenido en el cajón de efectivo de cada punto de venta. Un segundo empleado autorizado debe hacer este recuento y conciliación de efectivo para lograr la separación de funciones para el control interno del efectivo.
Los clientes deben recibir recibos numerados secuencialmente o un recibo en cinta de la caja registradora, con una copia electrónica retenida por el comerciante. Un riesgo de control interno (y evasión de impuestos) es que el efectivo recibido nunca se registra en el sistema POS o en los registros contables.
Los empleados que manejan efectivo y registran efectivo deben estar asegurados por una póliza de seguro.
Los depósitos bancarios, incluidos los depósitos en efectivo, deben ser diarios para mejorar los controles de efectivo. Para los cheques en efectivo y en papel recibidos, la separación adecuada de funciones requiere más de un empleado. Una persona enumera la cantidad de efectivo y cheques recibidos por fecha, número de cheque y cantidad, con la cantidad total recibida por el día en un comprobante de depósito bancario o hoja de control de efectivo. Una segunda persona hace el depósito bancario. Una tercera persona registra el depósito bancario en los registros contables.
Para todas las cuentas bancarias de la empresa, concilie el saldo de efectivo por el estado de cuenta bancario al menos mensualmente con el saldo de la cuenta de efectivo del libro mayor para esa cuenta bancaria. Muchos sistemas de contabilidad ofrecen conciliaciones bancarias automatizadas. Los proveedores de software de contabilidad pueden ofrecer depósitos bancarios automáticos detallados. Concilie las cuentas corrientes y las cuentas de ahorros.
El uso del Software de Automatización de AP para el Control Interno de Pagos en Efectivo
El software global de pagos masivos y cuentas por pagar automatiza y agiliza toda la carga de trabajo de las cuentas por pagar, reduciendo sustancialmente el tiempo, los errores y el fraude. El software de automatización Tipalti AP mejora el control de los desembolsos de efectivo al:
- Uso de proveedores de autoservicio o incorporación de proveedores para precisión de datos
- Cotejar proveedores con listas negras para el cumplimiento global y la reducción del fraude
- Comprobación de la validez de los números de identificación fiscal del proveedor
- Obtención de aprobaciones autorizadas automatizadas
- Comprobación de pagos duplicados por parte de los pagadores
- Generación de remesa de pago electrónica con números de factura pagados
- Conciliación automática de pagos en tiempo real
Marcos COSO para efectivo Controlar las mejores prácticas
Comprender el control de efectivo requiere una comprensión básica y una visión de alto nivel de un buen control interno para la gestión de riesgos financieros y empresariales o empresariales. COSO proporciona marcos de control interno y gestión del riesgo institucional (ERM) y orientación que describen las mejores prácticas.
¿Qué es COSO?
COSO es el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway. Los patrocinadores de COSO son organizaciones prominentes de contabilidad, finanzas y auditoría:
- Asociación Americana de Contabilidad
- Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)
- Financial Executives International (FEI)
- IMA: La Asociación de Contadores y Profesionales Financieros en los Negocios
- El Instituto de Auditores Internos (IIA)
¿Cuáles son los Marcos COSO para el Control Interno y la ERM?
COSO ha publicado dos marcos actualizados sobre control interno y gestión del riesgo institucional (GRI). El Marco Integrado de Control Interno se publicó inicialmente en 1992.
Los marcos COSO con fechas de actualización y enlaces de resumen ejecutivo son:
- 2017 Gestión de Riesgos Empresariales: Integración con Estrategia y Rendimiento
- 2013 Marco Integrado de Control Interno
En junio de 2018, COSO lanzó un suplemento de Gestión de Riesgos Empresariales: Integración con Estrategia y Rendimiento, escrito por CPA y la firma de consultoría PwC. El suplemento, que incluye estudios de casos de negocios reales, se titula Compendio de ejemplos de ERM.
En agosto de 2020, el comité COSO emitió una guía sobre BlockChain y Control Interno: La perspectiva COSO. COSO indica que blockchain aumenta los riesgos y requiere la implementación de algunos nuevos controles internos para la gestión de riesgos.
El Marco Integrado de Control Interno COSO ilustra el control interno con una ilustración de cubo que muestra tres lados legibles. La parte superior del cubo COSO representa los Objetivos, el lado son los Componentes y el tercer lado es la Estructura Organizativa.
¿Cuáles son los 3 Objetivos de COSO de Control Interno?
Los objetivos del marco COSO de control interno son:
- Operaciones
- Informes
- Cumplimiento
¿Cuáles son los 5 Componentes de Controles Internos COSO?
Los componentes integrados del marco COSO de control interno son:
- Entorno de control
- Evaluación de riesgos
- Actividades de control
- Información & comunicación
- Actividades de monitoreo
¿Cuáles son las 4 Estructuras Organizativas de Control Interno COSO?
Las estructuras organizativas del marco COSO de control interno son:
- Nivel de entidad
- División
- Unidad operativa
- Función
Gestión de Flujo de Efectivo para Control de Efectivo
La gestión de efectivo se utiliza para controlar el flujo de efectivo para el crecimiento del negocio.
La gestión del efectivo es una función financiera esencial que planifica el calendario de entradas y salidas de efectivo y señala cuándo se necesita financiación para mantener y hacer crecer las operaciones comerciales. El control efectivo del efectivo establece políticas, aprobaciones y límites de crédito, acelera el cobro de recibos de efectivo, acepta descuentos por pronto pago de facturas y acorta el ciclo de conversión de efectivo.
La administración de efectivo incluye aprobaciones de proyectos de gastos de capital y asignaciones presupuestarias de efectivo basadas en el valor actual neto, el retorno de la inversión u otras medidas seleccionadas por su empresa.
El Estado de Flujos de efectivo es un estado financiero que muestra el saldo de efectivo inicial y final y las entradas y salidas de efectivo por categoría, con información adicional. El Estado de Flujo de efectivo clasifica el flujo de efectivo como actividades operativas, de inversión y de financiación.
Métodos de control de efectivo: En resumen
Las empresas deben implementar procedimientos de control de efectivo para saldos de efectivo, recibos de efectivo y desembolsos de efectivo para evitar la apropiación indebida de un activo líquido valioso. Explicamos la importancia de los marcos de control de efectivo, control interno de COSO y gestión de riesgos empresariales (ERM), y las características que el software de automatización de AP proporciona para controlar el efectivo y reducir el fraude y los pagos en efectivo erróneos.
