Conseils et astuces de comptabilité des biens locatifs pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers

Comptabilité des biens locatifs

La gestion correcte de vos revenus et dépenses locatifs, y compris la comptabilité et le suivi exacts de vos fonds, est une partie essentielle de la gestion locative.

Les propriétaires et les gestionnaires immobiliers doivent créer un système comptable bien défini pour les aider à rester organisés. Les gestionnaires immobiliers sont en outre chargés de respecter les directives relatives aux comptes en fiducie et de gérer correctement les fonds des propriétaires.

Pour l’investisseur novice, la comptabilité des biens locatifs peut sembler aussi simple que le suivi des paiements de loyer (revenus) et de l’entretien de la propriété et des taxes (dépenses). Mais l’investisseur, le propriétaire et le gestionnaire immobilier chevronnés peuvent vous dire qu’il y a encore quelques domaines auxquels il faut prêter attention en matière de bonne tenue de livres et de comptabilité.

Conseils sur la comptabilité des biens locatifs

Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs conseils pour la comptabilité des biens locatifs afin de vous aider à rester organisé et à bien tenir vos dossiers et rapports financiers.

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Flux comptable du Grand Livre général

Date: Mercredi, août. 26 @ 11h
Détails: Vos transactions du Grand Livre sont l’épine dorsale de tous vos rapports financiers. Joignez-vous à Janell alors qu’elle explique comment les registres de votre compte sont utilisés séparément et les uns avec les autres pour suivre vos revenus et vos dépenses.
Regardez l’enregistrement: Flux de comptabilité du Grand Livre général / Webinaire direct Rentec

Comprendre les types de transactions Liées à vos locations

Il existe différents types de transactions de revenus et de dépenses, et chaque transaction peut être liée à un locataire, à une propriété ou à votre entreprise. Comprendre comment chaque transaction se rapporte aux différents secteurs de votre entreprise vous aidera à tenir correctement vos registres comptables.

Les revenus des locataires peuvent inclure: les paiements de loyer des locataires, les frais de retard des locataires, les dépôts des locataires, les frais de stationnement des locataires.
Les dépenses du locataire peuvent inclure: une dépense immobilière causée par un locataire qu’il est responsable de rembourser, telle qu’une fenêtre cassée ou des toilettes bouchées.
Les revenus fonciers peuvent inclure: le fonds de réserve, les frais de demande, le loyer du locataire reçu et d’autres frais perçus.
Les frais de propriété peuvent inclure: les frais d’entretien ou de fournisseur, les paiements de services publics, les frais de gestion immobilière, etc.
Les revenus d’entreprise peuvent inclure : les frais de retard du locataire, les frais de gestion, etc.
Les dépenses commerciales peuvent inclure: les paiements de logiciels de gestion immobilière, les frais juridiques, les frais de location d’espaces de bureaux, la publicité, etc.

Vous remarquerez peut-être que certaines charges peuvent être classées de plusieurs manières et apparaître sur plusieurs registres, par exemple, un paiement de loyer peut être à la fois un revenu de locataire et un revenu de propriété.

Comptes personnels et Comptes professionnels distincts

Même si vous ne possédez qu’une seule propriété, vous devez ouvrir un compte de chèques et d’épargne d’entreprise distinct pour votre entreprise de location. C’est le moyen le plus simple de séparer vos fonds de vos comptes personnels jusqu’à ce que vous soyez prêt à payer vous-même. C’est aussi le moyen le plus simple de rester organisé et de simplifier vos tâches de rapprochement.

Certains propriétaires peuvent même choisir d’ouvrir un compte distinct pour chaque propriété. Ceci est conseillé pour les propriétés multifamiliales, où vous gérez plusieurs paiements et dépenses pour chaque unité, mais peut ne pas être nécessaire pour chaque maison de location unifamiliale que vous possédez.

Si vous êtes un gestionnaire immobilier, il est essentiel que vous ayez un compte bancaire distinct pour votre entreprise et que vous sachiez comment gérer les comptes en fiducie. Le mélange de fonds est illégal et vous devez séparer les actifs de vos propriétaires des vôtres.

Créez un Système cohérent d’enregistrement des transactions

Créez un processus ou un système pour savoir quand, pourquoi et comment vous publierez de manière cohérente les transactions liées à vos locations. Vous devez bien comprendre à qui la transaction est liée. Vous devriez également avoir un processus pour enregistrer régulièrement vos transactions. Par exemple, le lundi, vous pouvez consacrer une heure à vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées.

Avoir un plan de rapprochement

Tout aussi important pour enregistrer les transactions de manière cohérente, est de rapprocher vos comptes pour vous assurer que l’argent est comptabilisé avec précision.

La réconciliation signifie simplement un accord; ce qui signifie que vos livres comptables sont-ils d’accord avec ce qui s’est passé dans la vie réelle, c’est-à-dire votre relevé bancaire. Encore une fois, la méthode (qu’elle utilise du papier et un crayon ou un outil de rapprochement) n’est aussi utile que l’exactitude de la saisie des données.

Votre plan de rapprochement doit inclure la mise de côté du temps libre au processus. Plus votre portefeuille immobilier et votre entreprise de gestion sont complexes, plus le temps doit être consacré. Se réconcilier est une tâche mensuelle, mais il est recommandé d’ajouter au moins une comparaison hebdomadaire de ban-to-ledger.

Une façon d’effectuer cette comparaison est d’utiliser un outil de synchronisation bancaire si disponible dans votre logiciel. C’est un gain de temps pour s’assurer que les transactions correspondent aux deux emplacements avant un rapprochement approprié. Une synchronisation bancaire correspond et compare les transactions de la banque à celles du logiciel, ce qui vous permet de mettre à jour les détails manquants des transactions et de localiser les erreurs et les omissions. Le logiciel marque ensuite les transactions sur un statut « compensé » qui confirme que l’institution financière a traité la transaction.

Une fois la saisie de la date terminée et vérifiée au moins une fois par semaine, votre rapprochement mensuel devrait être une tâche facile. La plupart des programmes répertorient les dépenses d’un côté et les revenus de l’autre avec une case à cocher à côté de chaque transaction. Votre tâche consiste à cocher la case à côté de chaque élément correspondant au relevé bancaire. Lorsque ceux-ci sont vérifiés, l’objectif est que le total des revenus reçus, le total des dépenses payées et le solde de fin correspondent exactement aux totaux de votre relevé bancaire.

Enfin, votre plan de rapprochement devrait inclure la sauvegarde de ces données pour la conformité aux rapports de l’État, pour les avoir à portée de main pour votre comptable ou en cas d’audit, et pour toute autre référence future.

Utiliser un logiciel pour rester organisé

Les bons processus comptables sont heureusement faciles à réaliser avec les bons outils. Et avec l’avantage de gagner du temps de créer un système comptable transparent, ces outils s’intégreront facilement dans les dépenses d’exploitation de votre entreprise, à partir de seulement 35 $ / mois.

Le logiciel de gestion immobilière est spécialement conçu pour aider les propriétaires, les investisseurs et les gestionnaires immobiliers à accomplir avec précision et efficacité leurs tâches de comptabilité et de tenue de livres.

Vous avez accès à la comptabilité générale complète des propriétés, des locataires et des propriétaires. Et ayez le pouvoir d’examiner, de modifier et d’imprimer des registres pour chaque propriété, locataire, propriétaire et compte bancaire utilisé pour gérer vos propriétés. Les systèmes comptables traditionnels ne sont pas conçus pour la gestion immobilière et nécessitent une double ou même une triple saisie des transactions pour maintenir des registres exacts et vérifiables.

Vous pouvez choisir d’utiliser QuickBooks pour la comptabilité des biens locatifs, mais vous pourriez être intrigué par les fonctionnalités supplémentaires offertes par le logiciel de location au-delà des outils de comptabilité. Vous constaterez que le logiciel de gestion immobilière est livré avec toute une gamme de fonctionnalités qui faciliteront chaque tâche de votre entreprise de location. De la collecte des loyers en ligne à la publicité pour les offres d’emploi, tout est inclus dans votre logiciel de location.

L’utilisation du logiciel s’avérera essentielle si jamais vous rencontrez un audit où vous devrez prouver que vous avez respecté les exigences des comptes en fiducie et que vous avez correctement géré les fonds de votre entreprise.

Préparez-vous à la saison des impôts

Rester au courant de votre comptabilité locative tout au long de l’année est le meilleur moyen de rendre la saison des impôts aussi simple que possible. Vous pourrez accéder à toutes les données dont vous avez besoin pour déclarer vos impôts, fournir aux fournisseurs des formulaires 1099-DIVERS et fournir aux propriétaires des rapports importants pour leurs besoins fiscaux.

La saison des impôts est une autre période où vous trouverez des logiciels de gestion immobilière utiles, car beaucoup fournissent des outils fiscaux utiles et des options de déclaration en ligne intégrées au système.

Référez-vous à un professionnel

N’ayez pas peur de demander de l’aide quand vous en avez besoin. Que vous ayez un CPA de confiance avec lequel vous souhaitez travailler ou un mentor en gestion immobilière sur lequel vous comptez pour obtenir des conseils, il est toujours utile de demander un deuxième avis.

Dans certains cas, vous devrez peut-être embaucher un comptable ou un conseiller juridique pour vous aider, dans les deux cas, ils vous seront reconnaissants d’avoir suivi les conseils ci-dessus pour créer une piste comptable facile à suivre.

Réflexions finales

Vous n’avez pas besoin d’être comptable pour avoir de bonnes compétences en comptabilité. Prenez simplement le temps de comprendre vos processus comptables, de créer un système comptable cohérent et d’utiliser les outils et les ressources de l’industrie pour vous aider à rester organisé.