Tips och Tricks för hyresvärdar och fastighetsförvaltare

hyresfastighetsredovisning

korrekt hantering av dina hyresintäkter och kostnader, inklusive korrekt redovisning av och spårning av dina medel, är en viktig del av hyreshanteringen.

både hyresvärdar och fastighetsförvaltare måste skapa ett väldefinierat redovisningssystem för att hjälpa dem att hålla sig organiserade. Fastighetsförvaltare har dessutom till uppgift att följa riktlinjer för förtroendekonto och korrekt hantering av ägarfonder.

för nybörjare investerare, hyresfastigheter redovisning kan verka så enkelt som att spåra hyresbetalningar (inkomst) och fastighetsunderhåll och skatter (kostnader). Men den erfarna investeraren, hyresvärden och fastighetsförvaltaren kan berätta att det finns några fler områden att uppmärksamma när det gäller god bokföring och redovisning.

Tips för redovisning av hyresfastigheter

Nedan följer en lista över de bästa tipsen för redovisning av hyresfastigheter som hjälper dig att hålla ordning och hålla dina finansiella register och rapporter väl underhållna.

Vill du ha några ytterligare redovisningstips? Kolla in detta gratis pedagogiska webinar!

allmänt Bokföringsflöde

Datum: Onsdag, Aug. 26 @ 11am
Detaljer: dina Ledger transaktioner är ryggraden för alla dina finansiella rapporter. Gå Janell som hon delar hur liggare i ditt konto används separat och i samband med varandra för att spåra dina inkomster och utgifter.
Titta på inspelningen: General Ledger Accounting Flow / Rentec Direct Webinar

förstå transaktionstyper relaterade till dina hyror

det finns olika typer av inkomst-och kostnadstransaktioner, och varje transaktion kan knytas till en hyresgäst, en fastighet eller ditt företag. Att förstå hur varje transaktion relaterar till olika delar av ditt företag hjälper dig att behålla dina bokföringsregister korrekt.

Hyresgästinkomst kan inkludera: hyresgästhyra betalningar, hyresgäst sena avgifter, hyresgäst insättningar, hyresgäst parkeringsavgift.
Hyresgästkostnader kan inkludera: en fastighetskostnad som orsakas av en hyresgäst som de är ansvariga för att ersätta, till exempel ett trasigt fönster eller igensatt toalett.
fastighetsinkomst kan inkludera: reservfond, ansökningsavgifter, mottagen hyresgästhyra och andra avgifter som samlas in.
fastighetskostnader kan inkludera: underhålls-eller leverantörskostnader, fastighetsbetalningar, fastighetsförvaltningsavgifter etc.
företagsinkomst kan inkludera: hyresgästens sena avgifter, förvaltningsavgifter etc.
affärskostnader kan omfatta: fastighetsförvaltning programvara betalningar, juridiska avgifter, kontor hyra avgifter, reklam, etc.

Du kanske märker att vissa avgifter kan klassificeras på flera sätt och visas på flera ledgers, till exempel kan en hyresbetalning vara både hyresgästinkomst och kapitalinkomst.

separata personliga och företagskonton

Även om du bara äger en fastighet, bör du öppna ett separat företagskontroll-och sparkonto för din uthyrningsverksamhet. Detta är det enklaste sättet att hålla dina pengar åtskilda från dina personliga konton tills du är redo att betala dig själv. Det är också det enklaste sättet att hålla ordning och förenkla dina avstämningsuppgifter.

vissa hyresvärdar kan till och med välja att öppna ett separat konto för varje fastighet. Detta är lämpligt för flerfamiljshus, där du hanterar flera betalningar och kostnader för varje enhet, men kanske inte är nödvändigt för varje enfamiljshus du äger.

om du är fastighetsförvaltare är det viktigt att du har ett separat bankkonto för ditt företag och är bekant med hur du hanterar förtroendekonton. Att blanda pengar är olagligt och du måste hålla dina ägares tillgångar åtskilda från dina egna.

skapa ett konsekvent system för registrering av transaktioner

skapa en process eller ett system för när, varför och hur du konsekvent kommer att posta transaktioner relaterade till dina hyror. Du bör ha en tydlig förståelse för vem transaktionen är relaterad till. Du bör också ha en process för att rutinmässigt registrera dina transaktioner. På måndagar kan du till exempel ägna en timme åt att se till att alla transaktioner registreras korrekt.

ha en Avstämningsplan

lika viktigt att konsekvent registrera transaktioner, är att förena dina konton för att säkerställa att pengar redovisas korrekt.

avstämning betyder helt enkelt avtal; vilket betyder att dina bokföringsbokförare överensstämmer med vad som hände i verkligheten; aka ditt kontoutdrag. Återigen är metoden (oavsett om du använder papper och penna eller ett avstämningsverktyg) bara lika användbart som datainmatningens noggrannhet.

din avstämningsplan bör innehålla avsättning av ostörd tid till processen. Ju mer komplexa din fastighetsportfölj och förvaltningsverksamhet, desto mer tid bör ägnas åt. Att förena sig är en månatlig uppgift men det rekommenderas att lägga till minst en veckovis jämförelse mellan förbud och huvudbok.

ett sätt att uppnå den jämförelsen är att använda ett banksynkroniseringsverktyg om det finns tillgängligt i din programvara. Det är en tidsbesparing för att se till att transaktioner matchar båda platserna före en korrekt avstämning. En banksynkronisering matchar och jämför transaktionerna från banken till de i programvaran som låter dig uppdatera transaktioner som saknar detaljer och lokalisera fel och utelämnanden. Programvaran markerar sedan transaktioner till en cleared-status som bekräftar att finansinstitutet har behandlat transaktionen.

när datuminmatningen har slutförts och verifierats minst en gång i veckan, bör din månatliga avstämning vara en lätt uppgift. De flesta program kommer att lista kostnader ena sidan och intäkter på den andra med en kryssruta bredvid varje transaktion. Din uppgift är att klicka på kryssrutan bredvid varje objekt som matchar kontoutdraget. När de kontrolleras är målet att den totala inkomsterna, de totala utgifterna betalas och slutbalansen matchar ditt kontoutdrag exakt.

slutligen bör din avstämningsplan inkludera att spara dessa data för statlig rapporteringsöverensstämmelse, att ha till hands för din revisor eller vid en revision och för någon annan framtida referens.

utnyttja programvara för att hålla ordning

bra redovisningsprocesser är tack och lov lätt att åstadkomma med rätt verktyg. Och med den tidsbesparande fördelen med att skapa ett sömlöst redovisningssystem kommer dessa verktyg enkelt att passa in i ditt företags driftskostnader, från bara $35/mth.

Property management software är speciellt utformad för att hjälpa hyresvärdar, investerare och fastighetsförvaltare korrekt och effektivt slutföra sina redovisnings-och bokföringsuppgifter.

du får tillgång till fullständig huvudbok för fastigheter, hyresgäster och ägare. Och har befogenhet att granska, redigera och skriva ut liggare för varje fastighet, hyresgäst, ägare, och bankkonto som används för att hantera dina egenskaper. Traditionella bokföringssystem är inte utformade för fastighetsförvaltning och kräver dubbel eller till och med trippel inmatning av transaktioner för att upprätthålla korrekta och granskningsbara register.

Du kan välja att använda QuickBooks för hyresfastighetsredovisning men kan bli fascinerad av de extra funktionerna som hyres programvara erbjuder utöver bara bokföringsverktyg. Du kommer att upptäcka att fastighetsförvaltning programvara kommer med en hel rad funktioner som kommer att göra varje uppgift för din uthyrningsverksamhet enklare. Från online hyra samling till ledig reklam, allt ingår i din hyra programvara.

användningen av programvara kommer att visa sig vara nödvändig om du någonsin stöter på en revision där du måste bevisa att du har följt kraven på förtroendekonto och har hanterat ditt företags medel korrekt.

Förbered dig för skattesäsongen

att hålla koll på din hyresredovisning under hela året är det bästa sättet att göra skattesäsongen så enkel som möjligt. Du kommer att kunna komma åt alla data du behöver för att lämna in dina skatter, ge leverantörer med 1099-MISC-formulär och ge ägarna viktiga rapporter för deras skattebehov.

skatt säsongen är en annan tid som du hittar fastighetsförvaltning programvara till hjälp, så många ger hjälp skatteverktyg och online arkivering alternativ integreras i systemet.

hänvisa till en professionell

var inte rädd för att be om hjälp när du behöver det. Oavsett om du har en betrodd CPA du vill arbeta med eller en fastighetsförvaltningsmentor du litar på för råd, är det alltid bra att söka en andra åsikt.

i vissa fall kan du upptäcka att du behöver anställa en revisor eller en juridisk rådgivare för att hjälpa dig, i båda fallen kommer de att vara tacksamma för att du har följt tipsen ovan för att skapa ett lätt att följa redovisningsspår.

slutliga tankar

Du behöver inte vara revisor för att ha bra bokföringsförmåga. Ta dig bara tid att förstå dina redovisningsprocesser, skapa ett konsekvent redovisningssystem och använd branschverktyg och resurser för att hjälpa dig att hålla dig organiserad.