Rental Property Accounting Tips and Tricks for Landlords and Property Managers

rental property accounting

Gestire correttamente le entrate e le spese da locazione, inclusa la contabilità accurata e il monitoraggio dei fondi, è una parte essenziale della gestione del noleggio.

Sia i proprietari che i gestori di proprietà devono creare un sistema di contabilità ben definito, per aiutarli a rimanere organizzati. I gestori di proprietà hanno inoltre il compito di aderire alle linee guida del conto fiduciario e gestire correttamente i fondi del proprietario.

Per l’investitore alle prime armi, la contabilità di proprietà in affitto potrebbe sembrare semplice come il monitoraggio dei pagamenti di affitto (reddito) e della manutenzione della proprietà e delle tasse (spese). Ma l’investitore esperto, padrone di casa, e gestore di proprietà può dirvi che ci sono un paio di aree a prestare attenzione quando si tratta di buona contabilità e contabilità.

Affitto Property Accounting Tips

Di seguito è riportato un elenco dei migliori consigli per affitto property accounting per aiutarvi a rimanere organizzato e mantenere i vostri record finanziari e rapporti ben mantenuto.

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Flusso di contabilità generale

Data: mercoledì, agosto. 26 @ 11am
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Comprendi i tipi di transazione relativi ai tuoi affitti

Esistono diversi tipi di transazioni di entrate e uscite e ogni transazione può essere legata a un inquilino, una proprietà o la tua attività. Capire come ogni transazione si riferisce a diverse aree della vostra attività vi aiuterà a mantenere correttamente i record contabili.

Reddito inquilino può includere: pagamenti affitto inquilino, tasse inquilino in ritardo, depositi inquilino, tassa di parcheggio inquilino.
Le spese degli inquilini possono includere: una spesa di proprietà causata da un inquilino che sono responsabili di rimborsare come una finestra rotta o servizi igienici intasati.
I redditi da capitale possono includere: fondo di riserva, tasse di iscrizione, affitto inquilino ricevuto e altre tasse raccolte.
Le spese di proprietà possono includere: spese di manutenzione o fornitore, pagamenti di utilità di proprietà,spese di gestione della proprietà, ecc.
Il reddito aziendale può includere: tasse di ritardo dell’inquilino,spese di gestione, ecc.
Le spese aziendali possono includere: pagamenti di software di gestione immobiliare, spese legali, spese di affitto di spazi per uffici, pubblicità, ecc.

Si può notare che alcune spese possono essere classificati in più modi e mostrare su più registri, per esempio, un pagamento di affitto può essere sia reddito inquilino e reddito da proprietà.

Conti personali e aziendali separati

Anche se possiedi solo una proprietà, dovresti aprire un conto di controllo e risparmio aziendale separato per la tua attività di noleggio. Questo è il modo più semplice per mantenere i fondi separati dai vostri conti personali fino a quando si è pronti a pagare da soli. È anche il modo più semplice per rimanere organizzati e semplificare le attività di riconciliazione.

Alcuni proprietari possono anche scegliere di aprire un conto separato per ogni proprietà. Questo è consigliabile per le proprietà multifamiliari, dove si gestiscono più pagamenti e spese per ogni unità, ma potrebbe non essere necessario per ogni casa in affitto unifamiliare che possiedi.

Se sei un gestore di proprietà, è fondamentale che si dispone di un conto bancario separato per il vostro business e hanno familiarità con il modo di gestire i conti fiduciari. La commistione dei fondi è illegale e devi tenere separati i beni dei tuoi proprietari dai tuoi.

Crea un sistema coerente per la registrazione delle transazioni

Crea un processo o un sistema per quando, perché e come pubblicherai costantemente le transazioni relative ai tuoi affitti. Dovresti avere una chiara comprensione di chi è correlato alla transazione. Dovresti anche avere un processo per registrare regolarmente le tue transazioni. Ad esempio, il lunedì, è possibile dedicare un’ora per garantire che tutte le transazioni siano registrate correttamente.

Avere un piano di riconciliazione

Altrettanto importante per registrare costantemente le transazioni, sta riconciliando i tuoi conti per garantire che il denaro sia contabilizzato con precisione.

Riconciliazione significa semplicemente accordo; significato i tuoi libri contabili sono d’accordo con quello che è successo nella vita reale; aka il tuo estratto conto bancario. Anche in questo caso, il metodo (sia che si utilizzi carta e matita o uno strumento di riconciliazione) è utile solo quanto la precisione dell’inserimento dei dati.

Il tuo piano di riconciliazione dovrebbe includere l’impostazione del tempo indisturbato per il processo. Il più complesso il vostro portafoglio di proprietà e gestione aziendale, più tempo dovrebbe essere dedicato. La riconciliazione stessa è un’attività mensile, ma si consiglia di aggiungere almeno un confronto settimanale tra ban-to-ledger.

Un modo per realizzare tale confronto è quello di utilizzare uno strumento di sincronizzazione banca, se disponibile nel software. È un risparmio di tempo nel fare in modo che le transazioni corrispondano a entrambe le posizioni prima di una riconciliazione corretta. Una sincronizzazione bancaria corrisponde e confronta le transazioni dalla banca a quelle nel software che consente di aggiornare le transazioni mancanti dettagli e individuare errori ed omissioni. Il software contrassegna quindi le transazioni in uno stato “eliminato” che conferma che l’istituto finanziario ha elaborato la transazione.

Una volta che la data di inserimento è stata completata e verificata almeno settimanalmente, la riconciliazione mensile dovrebbe essere un compito facile. La maggior parte dei programmi elencherà le spese da un lato e il reddito dall’altro con una casella di controllo accanto a ogni transazione. Il tuo compito è fare clic sulla casella di controllo accanto a ciascun elemento che corrisponde all’estratto conto bancario. Quando questi sono controllati, l’obiettivo è per il reddito totale ricevuto, le spese totali pagate e il saldo finale per abbinare esattamente i totali dell’estratto conto bancario.

Infine, il piano di riconciliazione dovrebbe includere il salvataggio dei dati per la conformità alla segnalazione dello stato, per avere a portata di mano per il tuo contabile o in caso di audit e per qualsiasi altro riferimento futuro.

Utilizzare il software per rimanere organizzato

I buoni processi contabili sono per fortuna facili da realizzare con gli strumenti giusti. E con il vantaggio di risparmiare tempo di creare un sistema di contabilità senza soluzione di continuità, questi strumenti si adatteranno facilmente alle spese operative della tua azienda, a partire da soli $35/mese.

Software di gestione immobiliare è specificamente progettato per aiutare i proprietari, investitori e gestori di proprietà in modo accurato ed efficiente completare le loro attività di contabilità e contabilità.

È possibile accedere alla contabilità generale completa per proprietà, inquilini e proprietari. E avere il potere di rivedere, modificare e stampare i registri per ogni proprietà, inquilino, proprietario e conto bancario utilizzato per gestire le proprietà. I sistemi contabili tradizionali non sono progettati per la gestione della proprietà e richiedono l’inserimento doppio o addirittura triplo delle transazioni per mantenere registrazioni accurate e verificabili.

Si può scegliere di utilizzare QuickBooks per la contabilità di proprietà in affitto, ma potrebbe essere incuriosito dalle caratteristiche aggiuntive noleggio software offre al di là solo strumenti di contabilità. Troverete che il software di gestione della proprietà è dotato di tutta una serie di caratteristiche che renderanno ogni compito della vostra attività di noleggio più facile. Dalla raccolta di affitti online alla pubblicità di posti vacanti, è tutto incluso nel tuo software di noleggio.

L’uso del software si rivelerà essenziale se dovessi mai incontrare un audit in cui dovrai dimostrare di aver rispettato i requisiti del conto fiduciario e di aver gestito correttamente i fondi della tua azienda.

Preparati per la stagione fiscale

Rimanere in cima alla tua contabilità di noleggio per tutto l’anno è il modo migliore per rendere la stagione fiscale il più semplice possibile. Sarete in grado di accedere a tutti i dati necessari per archiviare le tasse, fornire ai fornitori moduli 1099-MISC e fornire ai proprietari rapporti importanti per le loro esigenze fiscali.

Stagione fiscale è un’altra volta che troverete software di gestione immobiliare utile, come molti forniscono strumenti fiscali utili e opzioni di archiviazione on-line integrati nel sistema.

Fai riferimento a un professionista

Non aver paura di chiedere aiuto quando ne hai bisogno. Se hai un CPA fidato con cui vuoi lavorare o un mentore di gestione della proprietà su cui ti affidi per un consiglio, è sempre utile cercare un secondo parere.

In alcuni casi è possibile che è necessario assumere un commercialista o un consulente legale per aiutarvi, in entrambi i casi, saranno grati di aver seguito i suggerimenti di cui sopra per la creazione di un facile da seguire sentiero contabile.

Considerazioni finali

Non è necessario essere un contabile per avere buone capacità di contabilità. Basta prendere il tempo per capire i processi di contabilità, creare un sistema di contabilità coerente, e utilizzare strumenti di settore, e le risorse per aiutarti a rimanere organizzato.