Una delle caratteristiche più importanti del VoIP è la capacità di indicare la presenza ad altri abbonati della rete.

In un contesto aziendale, presence information è un potente strumento che consente ai dipendenti di trasferire le chiamate tra reparti / gruppi senza interrompere le chiamate vocali in corso o sapere quando colleghi o capi sono occupati al telefono e rispondere di conseguenza.

Che cos’è il campo lampada occupato (BLF)?

Informazioni di presenza è emerso agli utenti utilizzando pulsanti dedicati sui telefoni IP chiamati campi lampada occupato. Non tutti i telefoni hanno questi pulsanti, quindi un’organizzazione deve decidere se questa funzione è importante per loro prima di acquistare hardware appropriato.

Sebbene la combinazione di colori esatta differisca tra i diversi OEM, in generale verde, rosso e arancione vengono utilizzati per indicare rispettivamente gli stati disponibili, occupati e di errore.

Come funziona?

I telefoni che supportano BLF devono essere configurati prima di poter mostrare le informazioni sulla presenza, di solito attraverso l’interfaccia di gestione presente nella dashboard online.

Quando configurato, il telefono invia una richiesta al PBX IP chiedendo di essere informato sullo stato di un’estensione in un particolare elenco di risorse. Il server autenticherà l’abbonato (il telefono che effettua la richiesta) e inizierà a monitorare l’estensione.

Il PBX IP invierà un messaggio SIP notificando al telefono lo stato corrente dell’estensione che deve essere riconosciuto dal dispositivo. Da quel momento in poi, il server monitorerà l’estensione / l’elenco delle estensioni richieste e invierà messaggi quando lo stato cambia.

In base alle regole organizzative, BLF può essere limitato a team di progetto, singoli reparti o posizioni particolari. I singoli membri possono anche scegliere di non trasmettere le informazioni sulla presenza, a condizione che abbiano l’autorizzazione a farlo.

Come è utile?

Le informazioni sulla presenza come esemplificate dal campo Lampada occupato possono essere molto preziose in molte circostanze. Ad esempio, il BLF sul telefono di una segretaria potrebbe essere configurato per mostrare i dati di presenza dalla linea del capo.

Consentirà al segretario di sapere (senza chiedere o confermare) quando il capo è impegnato in un’altra chiamata, se mettere in attesa il chiamante corrente o lasciarli passare altrimenti.

I dati di presenza possono anche essere utili per i team che lavorano su un particolare progetto. I supervisori potrebbero monitorare l’estensione dei membri del team e viceversa in modo che tutti siano tenuti aggiornati sullo stato attuale dell’altro.

Garantisce che i chiamanti esterni (fornitori, partner o clienti) non debbano essere messi in attesa a causa di un’altra chiamata originata internamente (di solito da supervisori, colleghi ecc.)

Un altro uso per BLF è per call center e gruppi di assistenza clienti. I dipendenti possono sapere quando i loro colleghi sono disponibili a prendere una chiamata di supporto o se il supervisore è occupato e non può essere con un altro cliente al momento.

BLF può anche essere configurato in modo che altri dipendenti possano rispondere alle chiamate destinate a una particolare estensione se quel collega non è in grado di rispondere o lontano dalla propria scrivania.

Come possiamo vedere, le informazioni sulla presenza sono un concetto semplice che trasmette informazioni complesse che possono essere incredibilmente potenti in contesti diversi. Poiché più organizzazioni stanno integrando il VoIP nei sistemi di comunicazione unificata, le informazioni sulla presenza continueranno ad occupare un ruolo centrale.