Par Grantham University 17 mai 2019

Une entreprise qui veut réussir dans l’économie d’aujourd’hui devra comprendre les ressources qu’elle utilise, comment elles fonctionnent dans son modèle d’affaires et comment en tirer le meilleur parti. Ce guide initiera les chefs d’entreprise et les propriétaires au concept de ressources économiques, discutera de certains des défis qu’ils présentent et exposera des stratégies que tout professionnel des affaires devrait comprendre pour gérer et évaluer les ressources. En étudiant l’administration des affaires, les gestionnaires et les propriétaires peuvent mettre leur entreprise et eux-mêmes sur la voie du succès.

Qu’est-ce qu’une Ressource ?

Dans le contexte des affaires et de l’économie, une ressource est tout facteur nécessaire à la réalisation d’un objectif ou à la réalisation d’une activité. En bref, ce sont les composants dont une entreprise a besoin pour faire des affaires. Les ressources comprennent souvent les employés, l’espace de travail, l’équipement ou le capital. Comprendre précisément ce que votre entreprise utilise est essentiel pour vous assurer de tirer le meilleur parti des ressources disponibles et de ne manquer aucun trou dans votre modèle d’affaires.

Types de ressources

Les ressources d’une entreprise peuvent être divisées en plusieurs types différents. Parmi les plus couramment utilisés, citons:

• Travail: Presque toutes les entreprises ont besoin de main-d’œuvre humaine pour passer une journée de travail. Le travail comprend toutes les personnes qui travaillent pour vous et les emplois qu’elles font.
• Gestion: Sans une main directrice, de nombreuses entreprises finiraient par réaliser très peu de choses. C’est pourquoi les compétences managériales et l’exécution sont une ressource essentielle pour de nombreuses entreprises.
• Expertise: Pour vraiment aider une entreprise à exceller, le travail et la gestion doivent être exécutés avec expertise. La connaissance de votre domaine et des pratiques qui vous aident à réussir est cruciale.
• Équipement: La plupart des entreprises ont besoin d’outils spécialisés pour effectuer leur travail, qu’il s’agisse de matériel spécial, d’un logiciel unique ou d’une machine conçue pour effectuer une certaine tâche.
• Finances : Les finances d’une entreprise lui permettent d’utiliser bon nombre de ses autres ressources. Cela peut inclure: le paiement des salaires, l’achat d’équipement ou la location d’un espace de travail.
• Énergie: Au 21e siècle, il est difficile de gérer une entreprise sans puiser dans l’énergie, qu’elle se présente sous forme d’essence pour alimenter une flotte de camions ou d’électricité pour maintenir un bureau rempli d’ordinateurs opérationnels.
• Terre : La terre est une ressource exceptionnelle dans la mesure où elle n’a pas besoin d’être produite. Au lieu de cela, il peut être affiné pour répondre aux besoins d’une entreprise particulière.
• Temps: Puisqu’aucune entreprise ne peut atteindre ses fins instantanément, chaque entreprise doit traiter le temps comme une ressource. Étant donné que le coût du temps est mesuré en termes d’une autre ressource, le temps doit souvent être considéré aux côtés de ressources telles que la main-d’œuvre, l’énergie et la terre.

Ce ne sont là que quelques-unes des ressources que de nombreuses entreprises utilisent chaque jour; ce n’est pas une liste exhaustive de ressources, car chaque entreprise a ses propres besoins uniques. Lorsque vous réfléchissez aux ressources utilisées par votre propre entreprise, essayez de prendre en compte les éléments dont elle a besoin pour continuer, à la fois à l’échelle quotidienne et à long terme.

Qu’Est-Ce Que La Gestion Des Ressources ?

Les ressources utilisées par une entreprise peuvent être divisées en différents types. La gestion des ressources est le processus d’allocation des ressources afin qu’une entreprise puisse terminer son travail de la manière la plus efficace possible. Ce processus est souvent effectué par des personnes ayant une formation en gestion de projet qui ont l’expertise et l’expérience nécessaires pour faire ce genre d’appels de jugement au nom d’une entreprise.

En tant que chef d’entreprise ou propriétaire, c’est à vous de décider de la meilleure façon d’utiliser les ressources dont vous disposez, de déterminer les ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin et de déterminer où les ressources sont gaspillées dans votre modèle d’entreprise. La gestion des ressources est une nécessité pour toute entreprise qui souhaite rester compétitive face à ses concurrents.

Termes clés de gestion des ressources

Certains termes clés souvent utilisés dans les discussions sur la gestion des ressources comprennent:

• Allocation des ressources interfonctionnelles: Le processus d’allocation des ressources entre différentes équipes fonctionnelles au sein d’une organisation, où chaque équipe se concentre sur le même objectif ultime.
• Allocation des ressources fonctionnelles : Processus d’allocation des ressources au sein d’une seule équipe fonctionnelle.
• Équipe fonctionnelle : Une équipe qui vise à satisfaire une seule fonction de projet. Quelques exemples d’équipes fonctionnelles différentes au sein d’une même organisation peuvent inclure l’équipe de rédaction, l’équipe de rédaction et l’équipe de publication.
• Gestion organisationnelle: Le processus de gestion et d’allocation des ressources dans l’organisation.
• Allocation des ressources: Le processus d’affectation des ressources aux tâches et aux projets dans le but de les répartir efficacement.
• Matrice d’affectation des ressources : Terme associé à la gestion des ressources humaines. Les personnes dans une matrice d’affectation de ressources sont déterminées à avoir une certaine relation avec une tâche donnée, qu’il s’agisse d’être responsable, de rendre des comptes, d’être consultées ou d’être informées.
• Plan de ressources: Un plan complet de toutes les ressources nécessaires pour accomplir une certaine tâche.
• Structure de répartition des ressources : Dans un plan de ressources, la structure de répartition des ressources détermine la hiérarchie entre les ressources, en particulier les ressources humaines.
• Dépendance aux ressources: Le phénomène dans lequel une organisation dépend trop d’une seule ressource, créant un goulot d’étranglement pour tous ses projets. Par exemple, si vous avez quatre licences logicielles, mais huit départements qui ont besoin de leur propre licence, vous avez un problème de dépendance aux ressources.
• Histogramme des ressources : Représentation visuelle de toutes les ressources impliquées dans un projet et de leurs relations les unes avec les autres.
• Surallocation de ressources : Une ressource associée à un trop grand nombre de tâches. Par exemple, un employé surmené.
• Planification stratégique: Une activité de gestion organisationnelle impliquant l’établissement de priorités, l’allocation de ressources et l’établissement d’objectifs communs.
• Taux d’utilisation : Taux d’utilisation d’une ressource. Souvent utilisé en ce qui concerne le temps d’un employé et la quantité qu’il consacre à une tâche donnée par rapport au montant total alloué.

Avantages de la gestion des ressources

Une bonne gestion des ressources peut permettre à une entreprise d’exceller dans son domaine. Parmi les avantages d’une gestion efficace des ressources, citons :

• Moins de conflits en milieu de travail. Lorsque les ressources de l’entreprise sont bien gérées, les équipes et les individus peuvent avoir plus souvent l’impression d’avoir ce dont ils ont besoin. Lorsqu’ils ont ce dont ils ont besoin, il peut y avoir moins de conflits sur le lieu de travail pour des ressources limitées. Une structure solide de répartition des ressources crée également le mécanisme de résolution des conflits au sein de l’entreprise, en identifiant les ressources et les besoins les uns par rapport aux autres dans toute l’organisation.
• Réduction des frais généraux. Une bonne gestion des ressources implique une allocation efficace des ressources. Lorsque cela est bien fait, il y a moins besoin de microgestion de projet. Si vous allouez bien les ressources au sein de votre entreprise, vous pouvez économiser de l’argent sur vos coûts administratifs à long terme.
• Productivité accrue. Une grande efficacité dans la gestion de vos ressources s’étend à tous les domaines de votre entreprise. Si vous êtes plus efficace dans la façon dont vous répartissez les ressources de votre entreprise, l’ensemble de votre entreprise pourra fonctionner plus efficacement. Cela signifie que les projets sont réalisés rapidement et avec moins de ressources dans l’ensemble.
• De meilleurs profits. Lorsque vous pouvez effectuer votre travail avec des frais généraux moins élevés et que vos équipes sont plus productives dans un délai donné, vous aurez le potentiel d’améliorer les bénéfices de votre entreprise.
• Améliorer la qualité des projets et des produits. N’oubliez pas que l’expertise est également une ressource. En vous assurant que votre entreprise possède beaucoup d’expertise, vous pouvez également vous assurer que vous êtes en mesure de livrer les types de produits de haute qualité qui attirent l’attention des clients.
• Taux d’épuisement réduit. La gestion intelligente des ressources peut vous aider à obtenir beaucoup de travail de haute qualité de la part de vos employés sans les pousser trop loin. Lorsque les employés ne souffrent pas d’épuisement professionnel, il est plus facile de les garder autour de eux, en développant une expertise grâce à l’expérience.

En fin de compte, les entreprises qui pratiquent une bonne gestion des ressources sont en mesure de produire un travail de meilleure qualité plus rapidement et avec moins de frais généraux. Il est clair que chaque entreprise doit examiner sérieusement ses propres pratiques pour trouver les systèmes d’allocation des ressources les plus efficaces.

Défis de la gestion des ressources

La gestion des ressources peut être une aubaine pour votre entreprise, mais cela ne signifie pas que cela sera facile. Une gestion efficace des ressources peut être difficile pour plusieurs raisons :

• Surprises dans le flux de travail. Il n’y a pas deux projets identiques, donc aucun projet ne peut fonctionner avec exactement le même plan. Une bonne gestion des ressources est parfois rendue difficile par des développements inattendus dans un projet, auxquels les gestionnaires devront s’adapter afin de s’assurer que les équipes fonctionnelles continuent à fonctionner efficacement.
• Gestion des ressources humaines. Les personnes constituent un grand nombre des ressources d’une entreprise donnée, y compris la main-d’œuvre, l’expertise et la gestion. Cependant, les gens sont compliqués et ne fonctionnent pas tous de la même manière. De plus, les personnes peuvent souffrir d’épuisement professionnel si elles sont victimes d’une surallocation des ressources. Les bons gestionnaires de ressources doivent comprendre les forces et les faiblesses de leurs employés afin de les allouer efficacement, et sans les surcharger de travail.
• Pas assez de ressources. En fin de compte, les ressources sont limitées. L’un des plus grands défis de la gestion des ressources est de savoir où placer des ressources limitées lorsque vous n’en avez pas assez pour tout faire en même temps.

Une bonne gestion des ressources peut avoir un énorme avantage pour votre entreprise, mais il peut également être très difficile de le faire de manière fiable. Les personnes formées à l’amélioration de la performance sont mieux placées pour identifier et corriger les inefficacités dans le plan de gestion des ressources d’une entreprise.

Stratégies et techniques de gestion des ressources

La gestion des ressources comporte certains défis, mais il existe également des techniques et des stratégies qui peuvent vous aider à surmonter ces difficultés et vous conduire vers une allocation efficace des ressources. Pour les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise qui ne savent pas comment utiliser les stratégies de gestion des ressources, la poursuite d’un MBA peut vous aider à apprendre à utiliser efficacement ces stratégies et à savoir quelle technique est la mieux adaptée à votre situation.

Planification des ressources

La gestion des ressources, en tant que terme, fait référence à l’idée globale de prendre des décisions éclairées sur l’endroit où placer les ressources afin que votre modèle d’affaires fonctionne efficacement. La planification des ressources, cependant, fait référence à une stratégie particulière qui peut rendre votre gestion des ressources plus efficace.

La planification des ressources consiste à identifier toutes les ressources qui devront être utilisées pour mener à bien un projet. En tant que stratégie, la planification des ressources est souvent mieux faite lorsque vous écoutez les commentaires des employés. Parlez aux personnes qui vont travailler sur votre projet et découvrez exactement ce dont elles ont besoin pour réussir. En faisant cela avant de commencer un projet, vous pouvez vous assurer que vos équipes disposent de tout ce dont elles auront besoin avant le début du travail. Cela peut réduire le hoquet dans l’exécution du projet et aider vos équipes à devenir plus efficaces.

Gestion des risques

Les événements inattendus qui surviennent pendant l’exécution d’un projet sont parmi les défis les plus sérieux associés à la gestion des ressources. Cependant, en comptabilisant les risques possibles avant le début d’un projet, en tenant compte de la probabilité de chaque risque individuel et en élaborant un plan de gestion des risques, il est possible de lisser certains des obstacles que les surprises peuvent causer.

Considérez certains des risques auxquels les entreprises sont souvent confrontées dans leurs opérations quotidiennes. Ceux-ci peuvent inclure des éléments tels que:

• Une panne de courant au bureau;
• Des employés qui appellent malades;
• Les délais du projet manqués;
• Les entreprises associées font faillite;
• Erreur humaine.

La gestion des risques consiste à identifier les types de risques auxquels un projet peut faire face et à permettre une allocation flexible des ressources au besoin, afin d’empêcher ces risques de faire dérailler complètement un projet.

L’estimation et la prévision

Une allocation efficace des ressources nécessite souvent que les gestionnaires et les propriétaires comprennent exactement la quantité d’une ressource donnée dont un projet aura besoin. Cependant, ce type de connaissances n’est disponible qu’une fois le projet terminé.

C’est là que l’estimation et la prévision entrent en jeu. Des estimations précises des besoins en ressources d’un projet ou d’une tâche particulière peuvent aider une entreprise à orienter sa stratégie de gestion des ressources. Les estimations sont rarement exactes à 100%. Cependant, en évaluant les estimations passées par rapport aux besoins réels en ressources et en demandant aux employés de documenter leur utilisation des ressources de manière approfondie, il est possible d’affiner votre processus de prévision et de mieux comprendre vos besoins en ressources.

Nivellement des ressources

Le nivellement des ressources, également appelé lissage des ressources, est le processus de réaffectation des ressources pour éviter la sous-utilisation et prévenir l’épuisement professionnel. Par exemple, si une équipe termine son projet plus tôt que prévu, tandis qu’une autre est en retard et devient stressée, le nivellement des ressources impliquerait de transférer une partie du travail de l’équipe sous-travaillée vers le projet retardé. En faisant cela, vous pouvez vous assurer que votre travail est utilisé efficacement tout en évitant la surallocation des ressources.

Gestion de projet agile

Comme nous l’avons noté ci-dessus, les prévisions d’allocation de ressources parfaites sont extrêmement rares, voire impossibles. Cependant, la gestion de projet agile peut aider à atténuer les effets des imperfections dans le processus de prévision. La gestion de projet agile consiste à aborder un projet avec une vision large, plutôt qu’un objectif unique et bien défini. Au lieu d’établir un plan de projet rigide, la gestion de projet agile nécessite d’apporter de petites corrections de trajectoire en cours de route. Le résultat final est que les équipes qui opèrent sous gestion de projet agile sont capables de s’adapter aux conditions changeantes et de gérer les surprises sans être liées à une allocation de ressources fixe depuis le début.

Liste des outils de gestion des ressources

Si vous êtes propriétaire ou gestionnaire d’entreprise, la gestion des ressources n’est pas quelque chose que vous devez faire seul. Il existe une grande variété d’outils qui peuvent vous aider à allouer les ressources plus efficacement. De plus, bien qu’il soit utile d’avoir des outils, un diplôme en intelligence d’affaires peut vous fournir l’expérience, la formation et les compétences dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées en matière d’allocation des ressources. Néanmoins, vous trouverez ci—dessous quelques outils de gestion des ressources populaires pour vous aider à assurer le bon fonctionnement des projets:

• 10,000 ft – 10,000 ft est un logiciel doté de fonctionnalités de gestion des ressources. Il est particulièrement utile pour aider les gestionnaires à allouer les bonnes compétences pour une tâche donnée. Il comprend le suivi du temps et du suivi des dépenses pour les projets individuels, ce qui permet aux gestionnaires de suivre les besoins en ressources passés et de planifier une allocation plus efficace des ressources à l’avenir.
• Asana – Asana est une application de calendrier populaire qui peut vous aider à assigner et à suivre les tâches de vos employés. Les tâches peuvent être triées en projets spécifiques, transmises entre employés et équipes et recevoir des balises personnalisées en fonction de leur statut. Asana peut aider à faciliter l’allocation, car les gestionnaires créent et attribuent des tâches aux employés, tandis que les progrès sont visibles tout au long de la vie d’une tâche.
• Epicflow – Epicflow est destiné à aider les gestionnaires à allouer les ressources plus efficacement. Il est particulièrement remarquable pour l’intégration de la gestion des ressources dans un certain nombre de projets différents, tous issus du même pool de ressources. Il peut également calculer automatiquement la priorité des tâches, en attribuant efficacement des ressources aux tâches qui en ont le plus besoin.
• Teamdeck – Teamdeck est un logiciel utile pour gérer vos ressources humaines. Ses fonctionnalités incluent le calendrier, le suivi du temps et la gestion des congés, le tout dans la même vue, ce qui peut vous permettre de prendre des décisions éclairées sur la façon dont vous allouez votre travail.