Pour cet épisode de nos CHARTER EDtalks, Ryan Eldridge, l’un des conseillers des écoles à charte de Charter School Capital, a eu l’honneur de s’asseoir avec Tom Tafoya, Directeur des opérations de Visions in Education, car il partage trois clés pour augmenter les inscriptions dans les écoles à charte.
Visions in Education est une école à charte publique sans frais de scolarité qui soutient l’apprentissage personnalisé dans l’éducation publique. Elles desservent maintenant plus de 6 400 élèves dans une zone de service de neuf comtés, ce qui fait de nous l’une des écoles à charte les plus grandes et les plus stables de la région de la vallée de Sacramento.
Pour connaître les conseils et les stratégies que Tom Tafoya a si généreusement partagés avec nous, veuillez regarder la vidéo ou lire la transcription ci-dessous pour obtenir l’histoire complète.
Ryan Eldridge: Merci. Et bienvenue dans cet épisode de CHARTER EDTalks. Je suis Ryan Eldridge, Conseiller scolaire à charte pour Charter School Capital. Et je suis honoré d’être rejoint par Tom Tofoya, Directeur de l’exploitation de Visions in Education. Et nous sommes ici pour discuter du marketing des inscriptions et de la façon d’augmenter le nombre d’inscriptions, point final.
Tom, merci de nous rejoindre. Et selon vous, quelles sont les trois clés principales pour augmenter les inscriptions aux écoles à charte?
Avoir un plan marketing multi-facettes
Tom Tafoya: Donc pour nous, nous nous sommes vraiment concentrés sur le marketing, en nous assurant que votre site Web est vraiment efficace pour informer les gens, puis à quoi ressemblent vos processus et systèmes internes pour supporter tout cela. Au fil des ans, nous avons enregistré en moyenne un taux de croissance d’environ 10 % par an et refusé des centaines d’enfants chaque année. Et c’est vraiment le résultat de notre capacité à attirer des gens avec notre marketing, que ce soit les médias sociaux, le paiement au clic, la presse écrite, la radio, il existe différentes stratégies pour différentes communautés. Nous les essayons tous pour vraiment amener les gens sur notre site Web.
Avoir un site web efficace
Tafoya: Et donc deux choses sont vraiment importantes, que votre site Web soit vraiment informatif mais bref et vraiment facile à lire.
J’ai vu tellement de sites Web, de districts scolaires et d’autres écoles à charte où c’est un vomi d’informations et parce que chaque département veut dire à tout le monde ce qu’il fait. Et pourtant, ce site Web a pour seul but d’informer les étudiants potentiels de votre école. Et les gens d’aujourd’hui sont, ils sont paresseux, ils veulent que ce soit simple et facile à lire et ils veulent un service similaire à Amazon et une technologie similaire à Amazon.
Et donc votre site Web doit être vraiment facile à suivre, informatif et il doit pouvoir être bien lu sur un téléphone. Tout est mobile. Nous savons à partir de nos données internes que 70% du trafic arrivant sur notre site Web se fait par téléphone. Nous nous efforçons donc continuellement de nous assurer que notre site Web est activé pour les téléphones et autres appareils mobiles.
Ayez les processus et le personnel en place afin que vous puissiez être réactif
Tafoya: Et ensuite, chaque personne qui entre peut être traitée très rapidement. Et c’est vraiment grâce à l’utilisation de ce que nous appelons un formulaire de contact, dans lequel nous collectons des informations de base, leur donnons un petit kit d’informations. Et cela nous permet de capturer certaines informations à leur sujet et de répondre essentiellement à leur demande de plus d’informations.
Parce que nous ne voulons pas simplement faire du marketing en bombardant les gens sans raison. C’est eux qui disent, je veux plus d’informations sur votre école. Nous utilisons donc ce formulaire de contact pour permettre la saisie de ces informations. Et puis nous avons des systèmes et des personnes en place pour assurer le suivi de ceux-ci, ce que nous appelons des contacts.
Et ensuite, nous mettons un point d’honneur à nous assurer de les rappeler dans la journée. Nous nous engageons avec eux, répondons à toutes leurs questions et les transmettons tout au long du processus d’information et d’apprentissage. Et puis l’application jusqu’au processus d’inscription.
Et je pense que si vous avez ces trois choses en place et que vous les faites toujours bien, je pense que vous ne pouvez pas vous empêcher d’augmenter les inscriptions. Ce serait donc les trois choses principales. Marketing, un bon site Web et de bonnes personnes et processus pour gérer toutes ces demandes et les applications afin de vous assurer que vous êtes en mesure de faire passer les gens rapidement et sans douleur que possible.
En raison du processus de demande en ligne, vous devez produire beaucoup de documents, vous devez remplir beaucoup de formulaires, et cetera. Donc, vous voulez rendre cela aussi facile que possible pour vos clients, car ils iront simplement ailleurs si vous compliquez la tâche ou si vous ne faites pas de suivi, vous ne les rappelez pas, ils iront simplement ailleurs. Il est donc très important d’être « Johnny sur place » avec ces demandes et de les aider tout au long du processus. S’assurer que vous avez du personnel disponible pour le faire est très important.
Sur la définition de délais gérables d’inscription dans les écoles à charte
Eldridge: Oui. Alors, quel est le délai moyen de quelqu’un depuis le premier contact avec la famille, qu’il est réellement pleinement inscrit à l’école, d’après votre expérience au moins?
Tafoya : C’est donc saisonnier. Il y a donc certaines périodes de l’année où une enquête peut arriver le lundi et le vendredi, nous les avons déjà inscrites.
Eldridge: Wow.
Tafoya: Et c’est avec eux qu’ils soumettent une candidature en ligne. Donc, vous feriez mieux d’avoir une demande en ligne et ensuite vous devez collecter tous les formulaires et la paperasse. Et beaucoup de familles veulent venir chez nous. Donc, ils ont la paperasse prête à partir et s’ils sont capables de le faire et que nous avons la bande passante et les ouvertures, nous les ferons entrer immédiatement.
Mais en général, je dirais qu’entre le moment où ils remplissent un formulaire sur le site Web et le moment où ils sont inscrits, c’est deux à trois semaines. Nous avons affaire à des centaines de contacts par semaine. Et puis encore quelques centaines d’applications pendant les périodes de pointe. Juillet et août ont tendance à être une très grande saison d’inscription. Cela prend donc probablement trois semaines autour de cette plage.
Mais s’ils remplissent un formulaire sur notre site Web, nous leur répondrons en un jour, un jour ouvrable. C’est notre objectif.
Eldridge : Oui. Et vous êtes dans une école de plus de 6 000 enfants. Donc je veux dire qu’il y a beaucoup de chartes qui sont beaucoup plus petites que 6 000, mais je dirais que vous devez avoir plusieurs personnes dans le personnel pour gérer tous les appels.
Tafoya: Nous avons une équipe de personnes. Notre équipe d’inscription est là pour les aider tout au long du processus et tout le monde, une équipe d’environ six à huit personnes le fait. Mais vous en avez besoin pour collecter les documents, les vaccinations, obtenir les rendez-vous d’inscription, signer le contrat-cadre. Toutes ces pièces du puzzle doivent être faites. Et pour que cette équipe fasse tout. Ils sont incroyables. Ils restent concentrés et ils y arrivent vraiment.
Eldridge : Oui, c’est une excellente information. Et je suis sûr que beaucoup de gens l’apprécient, surtout de par la taille de l’organisation que vous êtes. Donc, cela termine pour cet épisode de CHARTER EDtalks. Encore une fois, Tom, je vous remercie de vous joindre à nous et j’espère que cela vous a plu là-bas. Merci.
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