« Mettez l’esprit au point et le rend alerte afin qu’il puisse immédiatement comprendre la vérité, qui est partout. « -Bruce Lee
Nous vivons dans une société distraite. Avoir la concentration est une monnaie rare. Sans surprise, les distractions nuisent à la productivité sur le lieu de travail. Dès 2004, certaines recherches évaluaient le coût de « ne pas prêter attention » à 588 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis.
Lorsque l’esprit de votre équipe est ailleurs, la collaboration et la productivité en souffrent.
Les réunions sont un mal nécessaire. Les équipes résolvent des problèmes, améliorent leur jeu et innovent lorsqu’elles travaillent ensemble. Cependant, la plupart des cadres passent trop de temps en réunion — jusqu’à 23 heures par semaine — à faire vagabonder leur esprit plutôt que d’être présents et concentrés.
La conscience de soi récupère le rôle qu’elle mérite sur le lieu de travail. Les recherches de Tasha Eurich, auteur d’Insight, montrent que la conscience de soi est la méta-compétence du 21e siècle — les personnes conscientes de soi réussissent mieux, ont plus confiance en elles, établissent de meilleures relations et sont des leaders plus efficaces.
L’enregistrement avant une réunion aidera votre équipe à éliminer les distractions et à retrouver sa concentration. Permettez-moi d’expliquer le « pourquoi » et le « comment » le faire.
Avantages d’un check-in mindset
« La façon dont vous entrez dans un espace et comment vous en sortez est aussi importante que ce qui se passe dans l’espace. » – Emily M. Axelrod
L’enregistrement est une pratique intentionnelle pour une équipe d’ouvrir une réunion ou une session. Chaque participant partage ce (état d’esprit) qu’il apporte à la table avant le début de la conversation de travail — un à la fois. Lorsque tout le monde peut éliminer ses distractions personnelles, il est plus facile de se concentrer sur le travail. Un enregistrement de l’état d’esprit concerne l’état de votre esprit, pas celui du projet.
L’enregistrement augmente la conscience de soi et clarifie la position de chacun. Il rappelle intentionnellement aux membres de l’équipe l’engagement de travailler ensemble.
L’enregistrement permet aux gens d’être présents: S’inquiéter de ce qui s’est passé avant la réunion ou de ce qui se passera après garde l’esprit occupé. Le but de permettre aux participants de partager tout ce qui les préoccupe est de se connecter au présent et à l’ici. Lorsque vous réalisez ce qui vous distrait, il est plus facile de mettre ces choses de côté et d’amener votre esprit dans la réunion.
L’enregistrement favorise la compréhension: Le rituel de l’enregistrement stimule à la fois la conscience de soi et la conscience collective. Savoir où se trouve l’esprit de chacun conduit à la clarté. Vous pouvez ajuster la façon dont vous facilitez la réunion ou être plus tolérant si quelqu’un agit sur la défensive ou est plus silencieux que d’habitude. Lorsque vous comprenez l’état d’esprit de quelqu’un d’autre, vous devenez moins critique de la façon dont il se comporte.
Le check-in donne la parole à tout le monde : Les équipes bénéficient de la diversité de la pensée. L’aptitude culturelle est la capacité d’un groupe à élargir sa perspective en encourageant la diversité des idées et des points de vue. Malheureusement, les introvertis, les étrangers ou les employés subalternes – pour n’en nommer que quelques—uns — se sentent intimidés de parler. Ils craignent d’être jugés. L’opportunité de partager où en est leur esprit encourage un espace pour que chacun puisse s’exprimer librement.
L’enregistrement renforce la confiance: Lorsque vous avez une relation incassable avec quelqu’un, il est plus facile de partager vos angles morts ou vos faiblesses. Cependant, qui vient en premier? Brené Brown a déclaré: « La vulnérabilité n’est pas une faiblesse. C’est la mesure la plus précise du courage. » Partager ce qui occupe votre esprit est la première étape. Amener votre moi vulnérable à une réunion encouragera les autres à le faire aussi.
L’enregistrement nous rappelle que nous sommes humains: Nous avons été élevés pour penser que le travail et la vie personnelle ne devraient pas se mélanger. Cependant, la construction d’un mur entre les deux a créé tout sauf un équilibre. Nous sommes une seule entité; ce qui se passe au travail ne reste pas au travail.
Il est temps de ramener votre âme au travail, comme je l’ai écrit ici. Notre atout professionnel le plus puissant est notre humanité. Vos croyances personnelles, vos mentalités et vos émotions influencent votre façon de jouer au travail. Et l’inverse.
Mon expérience avec les check-ins
« Le manque de direction, pas le manque de temps, est le problème. Nous avons tous des journées de vingt-quatre heures. »- Zig Ziglar
J’ai utilisé des check-ins tout au long de ma carrière, mais pas systématiquement. Ce n’est qu’il y a environ trois ans que j’ai récupéré la valeur de cet acte simple et que j’ai commencé à mettre en œuvre une approche plus structurée et plus ciblée.
Lors de mon précédent emploi, j’ai fait appel à un cabinet de conseil pour nous aider à mettre en œuvre une réorganisation. Au cours de ce voyage, nous avons (re)découvert le check-in. Cependant, la réaction initiale était tout sauf positive. La plupart des gens estimaient que c’était inutile ou trop délicat. D’autres, paradoxalement, pensaient que c’était une distraction.
Adopter un nouveau processus dans le monde de l’entreprise est plus stressant que de changer son apparence personnelle. Les gens ont tendance à rejeter et à juger tout nouveau processus qui s’écarte du statu quo. Surtout celui qui expose les émotions et met les cadres mal à l’aise. Au fil du temps, cependant, l’enregistrement est devenu une partie essentielle de nos réunions.
Mon parcours personnel m’a aidé à devenir plus empathique lorsque j’entraîne des équipes à expérimenter ce processus.
Enregistrement: Un processus étape par étape
Lorsque — Au début de chaque réunion. N’oubliez pas de l’inclure à l’ordre du jour. Je vous recommande de commencer à petites doses. Commencez par une ou deux équipes. Il vaut mieux aller plus loin avec un couple plutôt que d’essayer de changer tout le monde en même temps sans gagner de profondeur ni de traction.
Durée – L’enregistrement ne devrait pas prendre trop de temps. En règle générale, visez cinq minutes maximum pour une réunion de 8 à 10 participants. Au départ, les participants ne partageront pas beaucoup et passeront ensuite à l’autre extrême. Il faut un certain temps pour trouver le point d’équilibre entre les personnes qui restent silencieuses ou qui partagent trop.
Rôles – Désignez un facilitateur pour gérer l’enregistrement de manière ciblée et en temps opportun. Ce rôle devrait être partagé entre les membres de l’équipe. La préparation est essentielle. Tout le monde dans la salle participe indépendamment des rôles (les animateurs et les patrons s’enregistrent également). Certaines personnes se sentent mal à l’aise de « partager » devant leur patron. Je comprends que c’est difficile, mais le gain — confiance exponentielle et franchise — en vaut la peine.
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Nouveau rapport: L’avenir de la gestion des effectifs contingents
Le rituel – L’animateur pose des questions d’enregistrement (voir les exemples ci-dessous). Chaque membre prend un tour pour répondre. Cela peut être dans le sens des aiguilles d’une montre ou dans le style pop-corn (n’importe qui sonne quand il est prêt). Le modérateur dit « merci » ou laisse simplement la personne suivante s’enregistrer. Il n’y a pas de place pour d’autres questions ou commentaires. Les gens ont simplement besoin d’écouter et d’être présents. Le langage corporel peut rapidement vous gêner. Ce qui occupe l’esprit de vos collègues pourrait être inattendu. Évitez de faire des visages étranges ou de croiser les bras lorsque quelqu’un d’autre s’ouvre; cela peut facilement se retourner contre vous.
Gardez cela à l’esprit: les check-ins sont destinés à fournir un espace où les gens sont écoutés. Apprenez à marcher à leur place.
Questions d’enregistrement
« Jugez un homme par ses questions plutôt que par ses réponses. »-Voltaire
Il y a autant de questions d’enregistrement que d’équipes sur terre. En voici quelques-uns qui se sont révélés très efficaces dans mon expérience personnelle:
Qu’est-ce qui a retenu votre attention? — Cette question permet aux gens de se concentrer sur ce que leur esprit fait. Êtes-vous distrait par un problème personnel, une autre réunion ou une réflexion sur le match de baseball qui se déroule en ce moment? Cette question donne aux gens la possibilité de décider à quel point ils veulent aller personnellement ou non.
Qu’apportez-vous à cette réunion ? – Cette question invite les participants à réfléchir à la façon dont chacun contribue à l’équipe. Vous apportez votre état mental, vos problématiques et solutions à un projet particulier. Vous avez des superpouvoirs et de la kryptonite qui affectent la façon dont vous interagissez avec les autres membres de l’équipe. Les gens peuvent s’appuyer sur l’un de ces domaines spécifiques pour répondre à la question.
Quel genre de journée avez-vous eu jusqu’à présent aujourd’hui? — Cette question est similaire à la précédente mais se concentre sur le jour plutôt que sur la personne. C’est plus sûr, mais cela crée également un détachement qui peut limiter la prise de conscience en profondeur.
Je préfère la deuxième question. Je crois que la vulnérabilité rend les équipes plus puissantes: Aborder les problèmes de la manière la plus directe possible accélère la confiance. Mais toutes les organisations ne sont pas identiques. Essayez différentes approches, voyez ce qui fonctionne pour votre équipe.
L’esprit derrière l’enregistrement est ce qui compte le plus. Vous voulez augmenter la conscience de vous-même et de l’équipe. Peu importe, si l’approche est ludique, intellectualisée ou émotionnelle, tout le monde a besoin de jouer (avec les mêmes règles).
Essayez-le pour les réunions client
Incluez l’enregistrement dans les réunions client. J’ai coaché certaines équipes pour le faire et c’est puissant. Lorsque les clients jouent avec les mêmes règles, ils font partie de votre équipe. De plus, les tensions avec les entreprises clientes sont parfois motivées par des malentendus. Quand une cliente vous dit qu’elle vient de se disputer avec son mari, cela fait une différence. Non seulement vous devenez plus compréhensif, mais cela renforce la confiance et les relations.
Ajoutez des rondes de clôture à vos réunions. Terminez avec le même esprit que la session a commencé. Il apporte des éclaircissements sur les accords et les prochaines étapes. L’une des raisons pour lesquelles la plupart des réunions sont une perte de temps est que les gens quittent la salle sans clarté. La ronde de clôture devrait aborder l’état d’esprit de chacun sur le déroulement de la réunion.
Comportement du modèle. Les gens se sentiront d’abord mal à l’aise. En tant que leader, vous devez faire le saut et plonger plus profondément que quiconque. Votre équipe testera votre véritable engagement pour le changement. Soyez patient. Si vous voulez que votre équipe prenne l’enregistrement au sérieux, vous devez vous exposer. Pas seulement partager ce qui vous distrait, mais le « pourquoi. »
Rappelez-vous, les check-ins sont tout sauf une distraction. L’augmentation de la conscience de soi fait passer votre équipe de ne pas prêter attention à la concentration. Comprendre l’état d’esprit que chacun apporte à la table rend les réunions plus productives.
Qu’est-ce qui a retenu votre attention ? Partagez vos pensées.
