Ahh forms formulaires de demande de chèque, cet outil omniprésent utilisé pour demander des paiements pour toutes sortes de choses. Théoriquement une solution – en facilitant la demande de paiement lorsqu’une facture est manquante. En réalité, cependant, cela peut créer de nombreux maux de tête pour les organisations qui les utilisent, sans parler de provoquer des paiements en double par le chargement. Voici un aperçu de certains des problèmes entourant les formulaires de demande de chèque et quelques suggestions pour les éviter.
Contexte
Les formulaires de demande de chèque sont utilisés dans la plupart des organisations pour demander un paiement lorsqu’une facture n’est pas disponible ou n’a jamais été fournie. Idéalement, il devrait y avoir une documentation de sauvegarde pour compléter la demande de chèque et fournir des détails concernant le montant du paiement, le bénéficiaire et la raison du paiement. Étant donné que la plupart des paiements effectués sur les formulaires de demande de chèque ne passeront pas par le tri rigoureux dans les comptes fournisseurs (A / P), la documentation à l’appui de la demande de chèque est de la plus haute importance.
La seule exception à cela est lorsque les organisations exigent une demande de chèque pour chaque paiement. Bien que cela ne soit pas considéré comme une pratique exemplaire, certaines organisations ayant des exigences sectorielles ou réglementaires uniques estiment qu’il est nécessaire de suivre cette voie.
Lorsque les demandes de vérification posent des problèmes
Les formulaires de demande de vérification sont souvent utilisés pour répondre aux demandes de vérification urgente. Il s’agit de paiements uniques effectués à des fournisseurs en dehors du processus normal de soumission des factures. Cela se produit généralement lorsqu’un paiement est en retard et qu’un fournisseur contrarié menace de mettre l’organisation en attente de crédit.
Que le formulaire de demande de chèque soit utilisé pour un chèque urgent ou simplement parce que la facture a été égarée – si la documentation appropriée n’est pas jointe — les chances d’un paiement en double montent en flèche.
Sans la facture pour effectuer le match à trois, le bon de commande et le destinataire (POR) restent souvent ouverts dans les livres de l’organisation. Cela peut se traduire par trois types de problèmes:
- Le plus évident est un paiement en double effectué lorsque la facture apparaît finalement et est payée en A /P.
- La question la moins évidente est ce qui arrive aux destinataires ouverts et aux bons de commande lorsque les états financiers sont préparés. Il est possible que les États puissent considérer les récepteurs ouverts comme des biens non réclamés.
- Le dernier problème concerne la fraude. Hélas, un grand nombre de paiements frauduleux — plus que ce que nous aimerions penser — sont émis sur des demandes de chèques. Comment est-ce possible? La réponse la plus évidente est qu’un employé tordu remplit le formulaire de demande de chèque et convainc un signataire autorisé de le signer ou forge lui-même la signature.
Une fraude peut également survenir en réponse à un fournisseur furieux qui réclame un non-paiement. Certains fournisseurs ont appris que s’ils téléphonent et sont généralement abusifs avec le personnel A / P menaçant les retenues de crédit, ils peuvent parfois demander à un contrôleur harcelé de signer un formulaire de demande de chèque autorisant le paiement. Dans l’un des exemples les plus flagrants de ce type de fraude, un fournisseur a fait un coup de gueule tous les mois pendant 18 mois — obtenant un double paiement pour chacun. Avec une documentation trouble jointe à chaque formulaire, il était difficile de trouver les doublons jusqu’à ce que le dossier complet du fournisseur soit extrait et examiné.
Les meilleures pratiques de formulaire de demande de contrôle
Nécessitent une documentation pour chaque formulaire de demande de contrôle. Si une facture ou une copie d’une facture n’est pas disponible, joignez une copie du contrat, un courriel détaillant les exigences ou tout ce qui est disponible. Un grand soin doit être pris pour éviter d’envoyer le formulaire sans aucune pièce justificative.
Dans les cas extrêmes où aucune documentation n’est disponible, vous devez exiger une signature supplémentaire d’un cadre de très haut niveau au sein de l’organisation, peut-être le contrôleur ou le directeur financier. La personne qui fait la demande doit être prête avec une très bonne explication des raisons pour lesquelles le chèque doit être émis sans documentation. Les demandes sans documentation devraient être peu nombreuses et réduites au minimum. S’il y a des bons de commande (PDv) et des destinataires en attente liés à ces demandes, ces informations doivent être incluses sur le formulaire afin que A / P puisse les éteindre lorsque le paiement est effectué.
Si une facture est jointe au formulaire de demande de chèque, effectuez la correspondance à trois voies normale en éteignant à la fois le bon de commande et le récepteur ouvert.
Conclusion
Les formulaires de demande de chèque sont un mal nécessaire dans le monde actuel des comptes fournisseurs. Si les dirigeants financiers travaillent dur pour mettre en œuvre les meilleures pratiques, les problèmes qu’ils causent seront réduits au minimum.
