Dans mon autre article « Comment envoyer un e-mail à Un Agent de réservation de Célébrités », je couvre la bonne façon d’envoyer un e-mail à un agent de célébrités, mais ce n’est qu’une partie du processus de réservation. Dans ce guide, je voulais approfondir le processus de réservation et fournir les étapes pour réussir à réserver un artiste ou une célébrité pour votre événement. Si vous n’avez pas lu mon article sur l’envoi d’un e-mail à un agent de réservation de célébrités, vous devriez le lire après ce guide car il vous aidera dans le processus de réservation.
En théorie, réserver une célébrité pour votre événement est une méthode idéale pour un marketing réussi et une participation écrasante, mais le processus de réservation ne se déroule pas toujours sans accroc.
L’industrie du divertissement n’est pas la plus facile à pénétrer si vous n’êtes pas bien connecté. Le manque de transparence peut être assez intimidant, décourageant ceux qui ne connaissent pas le processus de tenter de poursuivre le processus de réservation.
Du début à la fin, il faut beaucoup de temps pour planifier et coordonner le divertissement des célébrités. Des événements réussis nécessitent des mois de planification. Cependant, si vous prenez les bonnes mesures, la réservation de célébrités ne doit pas être difficile.
Ce guide est conçu pour vous éviter d’exaspérer un temps et une énergie précieux tout en déchiffrant les choses à faire et à ne pas faire du processus de réservation. C’est pour vous montrer comment réserver une célébrité pour votre événement. Avec ce conseil à l’esprit, réserver votre célébrité sera aussi simple que 1-2-3.

Le dollar tout puissant règne en maître dans tous les aspects des affaires. Malheureusement, sécuriser le divertissement des célébrités peut coûter très cher. Il y a beaucoup de facteurs à considérer avant de soumettre une offre.

a.)Quel est Votre budget?

Tout ce que vous êtes prêt à dépenser pour celebrity booking détermine les types d’actes que vous pourrez atterrir. Des gens comme Prince, Shakira, Lady Gaga et Jay-Z dépassent tous la fourchette de 1 million de dollars. Facilement. Donc, si vous avez à cœur de vous donner quelques grands noms, vous devriez avoir accès à un budget tout aussi important.
Afin de créer un plan d’action réussi, il est préférable de commencer par un budget puis de déterminer la célébrité que vous voulez en fonction de cette ligne directrice. Si vous essayez de terminer le processus en sens inverse et de choisir votre célébrité en premier, vous risquez de planifier autour d’une célébrité que vous ne pouvez pas vous permettre ou de faire exploser votre budget.
Si vous n’êtes pas sûr du montant à allouer à votre budget, vous pouvez parler à un agent pour obtenir une estimation. Chaque fois que vous vérifiez les tarifs actuels, soyez clair sur ce que couvrent les frais énumérés. Par exemple, certains chanteurs et autres artistes facturent des frais distincts pour les apparitions, les rencontres et les salutations, les séances d’autographes, les conférences et les performances réelles.
Ensuite, il y a des célébrités comme Tom Cruise et Ashton Kutcher qui ne se présenteront pas à votre événement, peu importe combien vous leur offrez. Certains A-listers ne supportent tout simplement pas le concept de « payez-moi pour faire le tour ».
Avec tout cela à l’esprit, assurez-vous d’avoir au moins 50% de votre budget à portée de main avant même de commencer à faire des offres. (Cela pourrait être plus, selon la plate-forme que vous utilisez pour contacter la célébrité. Mais nous y reviendrons un peu plus tard.)

• b.) La Célébrité Est-Elle Sous Les Feux De La Rampe ?

Si la célébrité sort actuellement une chanson à succès, un film ou une émission de télévision, vous pouvez vous attendre à aller plus loin dans vos poches pour les amener à se produire lors de votre événement. Plus ils sont populaires en ce moment, plus leur temps en vaut la peine.
Inversement, si vous réservez des célébrités qui ne se prélassent pas actuellement dans leurs 15 minutes de gloire, vous pourrez peut-être ajouter du divertissement de qualité à votre événement sans vous ruiner. Ce n’est pas parce que la célébrité n’est pas actuellement sous les projecteurs qu’ils n’ont pas encore une ligue de fans et d’adeptes dévoués qui attendent l’occasion de les voir en personne. Parfois, les noms chevronnés peuvent arriver à un taux considérablement moindre tout en générant un retour sur investissement important.

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  c.) Sont-Ils Prévus Dans La Zone?

Il est avantageux de faire des recherches sur la célébrité avant de soumettre votre offre. Si vous êtes en mesure de planifier votre événement à un moment où leur visite doit s’arrêter à proximité, vous pourrez peut-être négocier un meilleur tarif.
Si votre célébrité de choix n’est pas actuellement en tournée, vous pouvez toujours créer une offre attrayante qui peut ouvrir la porte à des économies supplémentaires. Planifiez votre offre des mois à l’avance pour donner à l’agent de la célébrité suffisamment de temps pour lui trouver des événements supplémentaires à assister. Cela vous donnera la possibilité de payer moins cher pour le divertissement de votre événement.
Bien qu’il soit agréable de pouvoir présenter une célébrité à votre public, vous voulez que l’investissement soit rentable. Lorsque vous envisagez un retour sur investissement, il est important de considérer l’avenir du budget de divertissement de votre entreprise. Si le montant en dollars que vous avez convenu est censé couvrir des événements tout au long de l’année, il n’est peut-être pas sage de faire des folies sur un grand nom pour un événement unique. Dans ce cas, vous devrez prendre un certain temps pour envisager un équilibre qualité / quantité qui fonctionne pour votre entreprise.
Au lieu de réserver un numéro majeur pour une courte apparition, vous pouvez envisager de donner à votre public un B-lister talentueux pour une performance complète et d’organiser un autre événement dans quelques mois. Cela produira un plus grand retour, rendant l’événement beaucoup plus rentable.

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  d.)Les spécificités du lieu

La taille, le type et les allocations font toutes une énorme différence lors de la négociation d’un tarif pour l’apparence de votre célébrité. Demander leur présence dans une grande salle va vous coûter un joli centime, mais, selon la célébrité, les petites salles peuvent être plus faciles à refuser faute de capacité à réaliser des bénéfices sur des marchandises promotionnelles.
Dites que vous avez pu payer les frais de réservation de 1 million de dollars de Jay Z. (Attention, ce n’est qu’une base, je vais vous expliquer comment ce nombre peut augmenter au cours du processus de négociation.) Si vous décidez de réserver une salle plus petite pouvant accueillir environ 500 personnes, à 75 per le billet, cette offre ne vous rapporterait que 37 500 $. Ça ne nuit pas à ses frais de comparution. Les billets de 100 make ne rapporteraient que 50 000 $. Si vous vouliez atteindre le seuil de rentabilité, sans même tenir compte du prix du lieu, du marketing et des autres modules complémentaires, vous devrez facturer 2 000 $ par personne. Assurez-vous donc de passer un peu de temps supplémentaire à croquer les chiffres.

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  e.)Événements publics ou privés

Les célébrités facturent plus d’argent pour assister à des événements privés. Cependant, si vous avez le cœur sur un grand nom qui n’accepte normalement pas de faire des performances et des apparitions, un événement privé peut être un moyen de les convaincre de faire une exception. Il n’est pas rare que des familles et des entreprises riches réservent certaines célébrités pour des réunions de famille, des mariages et des célébrations intimes. Jennifer Lopez a reçu au moins 1 million de dollars pour une performance de trois chansons et un « Joyeux anniversaire » personnalisé pour le président du Turkménistan, Gurbanguly Berdimuhamedow.
Les événements publics sont plus facilement acceptés en raison de la capacité de la célébrité à se faire quelques dollars en même temps. Quel que soit le type d’événement que vous organisez, des noms comme Rihanna, Paul McCartney et Taylor Swift demanderont toujours plus de 750 000 $. S’il est hébergé à l’international, le prix augmente considérablement.
D’autres noms comme Arnold Schwarzenegger et Tony Blair veulent un peu moins à l’avant, quelque part autour de 200 000 $, mais ils ne voleront pas commercial, vous devrez donc également faire des folies sur un jet privé pour leurs voyages.
Parfois, il est utile d’avoir un agent de talent intermédiaire expérimenté pour servir de liaison. Cela peut augmenter vos chances de voir votre offre acceptée en raison de vos antécédents personnels avec votre célébrité. Ils peuvent également organiser votre pitch pour être plus attrayant pour la célébrité. Par exemple, un agent intermédiaire d’expérience saurait que Paula Abdul souhaite participer à des événements qui lui permettent de promouvoir sa ligne de bijoux et Teresa Giudice, de Celebrity Apprentice et des Real Housewives of New Jersey, aime promouvoir son livre de recettes.
Cependant, l’aide d’un agent peut être tout aussi coûteuse. Des noms comme Executive Visions ne prennent que des clients avec des budgets de plus de 100 000 budgets et demandent une retenue immédiate de 10 000 $ pour leurs services ainsi que 50% des frais de la célébrité. Nous allons plus en détail sur les agents intermédiaires plus tard dans l’article.

• f.) Lisez Le Cavalier

Rappelez-vous ces frais supplémentaires que j’ai mentionnés plus tôt, le cavalier est l’endroit où vous en trouverez la majeure partie. Plus la célébrité est grande, plus leurs exigences personnelles deviennent « intéressantes ». Van Halen est tristement connu pour avoir demandé que toutes les Ms brunes M& soient retirées des collations pré-apparition du groupe. Bien que cela puisse être un peu lourd, le prix de jeter quelques morceaux de bonbons se compare au besoin de J. Lo d’une remorque séparée ornée uniquement d’un décor blanc. Mariah Carey n’est pas très différente, en plus d’un drapé élégant et d’un mobilier blanc, Mme Carey a besoin d’une bouteille de cabernet sauvignon à 200 $, de deux douzaines de roses blanches et sa température ambiante doit rester à 75 degrés. Beyonce a demandé des pailles en titane (une valeur estimée à 900 $), des boules de glace sculptées à la main et du papier toilette rouge.
N’ayez pas peur. Certaines célébrités n’ont besoin que d’une boîte de céréales Captain Crunch pour être heureuses. Pour être sûr que vous êtes prêt à vous conformer aux exigences de votre célébrité, assurez-vous de lire le cavalier.

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  g.) Un Goût pour la Célébrité

Certaines célébrités vous donneront un rabais compte tenu du temps écoulé depuis qu’elles sont sous les projecteurs. D’autres capitaliseront sur leur manque d’invitations publiques et demanderont une prime pour faire une apparition. Carlos Mencia n’est pas le prénom qui vous vient à l’esprit lorsque vous pensez « comédien », mais cela ne l’a pas dissuadé de demander 75 000 à 100 000 for pour une apparition. Adam Lambert, un ancien candidat d’American Idol, demande entre 150 000 et 250 000 to pour montrer son visage. Ironiquement, ses honoraires sont les mêmes que ceux de grands noms comme AC / DC. D’autres groupes comme les Black Eyed Peas et Les Backstreet Boys ont vu leurs jours passer, mais ils demandent toujours plus de 1 000 000 $ pour faire un spectacle. Cela résume la probabilité de devoir payer une prime pour réserver des célébrités dont les spectacles sont rares.
Gardez toutes ces choses à l’esprit lorsque vous soumettez votre offre à l’agent de réservation de la célébrité. Rappelez-vous, tout peut être négocié. Si vous n’êtes pas sûr de la meilleure façon de faire une offre satisfaisante, il vous suffit de fournir à l’agent les détails de votre événement. Si la célébrité est intéressée, elle répondra avec une plage de départ pour l’apparence de son client.
En plus des frais de la célébrité, vous devez être clair sur tous les équipements ou services supplémentaires dont elle pourrait avoir besoin. Par exemple, Jay Z voudra peut-être être escorté à des événements dans un Maybach modèle noir tardif. D’autres demandes scandaleuses pour une sécurité excessive et des assistants personnels (Katy Perry veut que quelqu’un lave et coupe ses fruits pour elle) peuvent facilement engloutir votre budget.
Vous devez considérer votre capacité à vous permettre l’artiste et tout ce qui vient avec eux. Si vous devez avoir une célébrité en particulier mais que tous leurs extras risquent de ronger votre réserve, cherchez des moyens de réduire les coûts dans d’autres domaines. Vous pourrez peut-être renégocier les conditions de leur apparence ou éliminer certains ajouts inutiles de votre site ou de votre plan marketing. Les bars, la restauration, les valets et les actes d’ouverture sont tous des domaines où vous pouvez trouver de l’argent supplémentaire.
Après avoir payé votre dépôt de 50%, le reste des frais de la célébrité est dû à l’événement. Il est préférable de négocier un tarif « Tout compris » qui inclura les coûts du billet d’avion, du transport et de l’hébergement à l’hôtel. Cela empêchera la célébrité de vous présenter des taux surprises lorsqu’il sera temps pour vous de payer le solde.
Rappelez-vous, les célébrités ne voyagent pas seules. Vous pouvez également être responsable du billet d’avion et du séjour à l’hôtel de leur entourage. C’est certainement quelque chose qui mérite d’être considéré après avoir reçu une réponse de l’agent de la célébrité.

Date et lieu

Avant de contacter votre célébrité, vous devez avoir votre lieu et votre date réservés et sous contrat. Le type de lieu, l’emplacement et les politiques sont un facteur majeur dans la détermination des frais de la célébrité. Lors de la sélection de votre lieu, tenez compte de ces éléments pour déterminer son efficacité:

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  a.) A-t-il une Backroom?

La plupart des artistes ne toléreront pas de rester dans un couloir en attendant leur tour sur scène. Ils auront besoin d’un vestiaire confortable et d’un certain type d’espace pour leur entourage. Si vous essayez de réserver Mariah Carey, vous devrez vous assurer que la zone n’a pas d’impressions occupées sur les murs. Elle a également besoin de l’entrée pour s’ouvrir sur un salon, pas directement dans le dressing. Nicki Minaj aime une zone pour allumer des bougies parfumées qui sentent les produits de boulangerie.
Rihanna veut un tapis imprimé animal en peluche pour pouvoir se promener pieds nus. Justin Bieber a besoin d’un endroit pour passer du temps avec ses amis et des paquets de t-shirts blancs tout en buvant du Red Bull. S’il n’y a pas de zone désignée, vous devrez déterminer si vous pourrez vous permettre une remorque séparée pour qu’ils s’habillent et s’il y a ou non de l’espace dans le terrain du lieu pour accueillir en toute sécurité un tel ajout.

• b.) Les ventes de billets

Certains sites permettent uniquement de gérer les ventes via leur propre billetterie. Vous pourrez peut-être demander qu’un tiers tel que Ticketmaster ou Live Nation soit autorisé à faciliter la vente de billets. Dans d’autres cas, le lieu ne vous dérangera pas de vous laisser la liberté de gérer les ventes de billets comme vous le souhaitez.
Si le lieu choisit de gérer la vente de billets, cela prendra une partie de vos recettes en raison de la nécessité pour le lieu de couvrir les taxes et les frais d’impression, de vente et de distribution des billets. D’un autre côté, des services tels que Ticketmaster assumeront également leurs propres frais et frais. La seule façon de voir le profit maximum sans facturer à votre public une série de frais gonflés est de vendre les billets vous-même. Même encore, vous devrez vous demander si le temps et les efforts supplémentaires valent l’argent supplémentaire. Parfois, il est payant d’avoir quelqu’un d’autre qui s’occupe de certaines tâches pour vous.

• c.) Le Lieu Correspond-Il À Votre Célébrité?

Ce lieu sera-t-il en mesure de répondre aux exigences de la célébrité en matière de son, d’effets, d’éclairage, de connectivité et d’espacement? Les comédiens peuvent ne pas demander beaucoup d’effets spéciaux, mais les performances musicales vont avoir besoin d’espace et d’un équipement de qualité. Peut-être que vous organiserez un événement pour une figure sportive. Les camps de football, les matchs de boxe et autres reconstitutions nécessiteront suffisamment d’espace et tout l’équipement nécessaire. Il est peu probable que la célébrité apporte tous les éléments essentiels avec elle, alors choisissez un lieu qui contient la plupart de ce dont vous avez besoin et vous permettra d’apporter le reste.
Certains événements ne permettent pas certaines configurations pour des raisons structurelles ou juridiques. S’ils ne sont pas capables de supporter des équipements suspendus au plafond, des scènes ou certaines demandes spéciales, vous devriez probablement envisager d’autres options.

Options de réservation

J’ai un peu gratté dessus mais passons en revue vos options un peu plus en détail. Après avoir déterminé votre budget et les coûts prévus, réservé votre salle et déterminé exactement ce que vous voulez que la célébrité fasse, il est temps de les contacter. Quelle est la meilleure façon de le faire?
L' »Agent responsable », ou RA, est le principal point de contact de la célébrité. Ce sont eux qui sont officiellement responsables de la réservation des événements de la célébrité. Normalement, l’AR travaille avec une agence plus importante, ce qui augmente la capacité du public à joindre son client. The Creative Artists Agency (CAA), International Creative Management (ICM), William Morris Entertainment (WME), The Agency Group et Paradigm sont quelques exemples d’agences qui gèrent de grands noms de la célébrité.
Au sein de ces grandes entreprises, les RAS gèrent des clients célèbres à divers titres. Comme mentionné, les célébrités ont des frais différents pour divers engagements et elles ont un agent pour les représenter dans chaque territoire. Si vous recherchez une apparence personnelle, vous devrez contacter l’agent régissant cette catégorie. Il en va de même pour les conférences, les performances, les rencontres et les salutations, etc.
Lorsque vous êtes prêt à réserver la célébrité, votre première option est de contacter directement leur RA. Si vous avez du mal à trouver leurs coordonnées, vous pouvez choisir d’embaucher une « Agence intermédiaire » ou parfois simplement appeler un acheteur de talents pour contacter l’AR en votre nom. L’agence intermédiaire sert de liaison entre vous et la RA. Les agences réputées savent négocier les meilleurs tarifs pour votre événement. Regardez l’agence intermédiaire comme l’agent de l’acheteur pour l’industrie du divertissement. De la même manière que les agents de l’acheteur sont utilisés dans l’immobilier, l’agence intermédiaire écoute ce que vous recherchez, contacte l’AR et gère la négociation de votre tarif. Quand tout est dit et fait, vous êtes censé repartir avec une meilleure affaire. Eh bien, c’est le but. D’autres fois, les agences intermédiaires peuvent rendre considérablement plus coûteux de réserver des talents. Selon l’agence que vous choisissez d’embaucher pour vous représenter, vous pouvez vous attendre à payer entre 5 et 20% en plus du taux de la célébrité.
Donc, si vous marquez Bob Dylan pour son minimum de 250 000 minimum, à 5%, vous regarderez un autre 12 500 fees en frais d’agence intermédiaire. Si vous n’avez pas un budget énorme, ne vous découragez pas, vous pouvez toujours réserver une célébrité pour divertir vos invités. Les artistes émergents vont bien sûr être à un prix avantageux (généralement). Vous pouvez même obtenir un groupe de stars de la réalité et de stars des médias sociaux très bon marché, généralement à partir de 1000 $ + (sans compter les billets d’avion et les voyages).

Conclusion