Cependant, il est également impératif de définir clairement le problème pour découvrir la bonne solution. La définition devrait inclure tout, de ses causes profondes aux façons dont elle affecte l’entreprise. Il existe de nombreux outils qui permettent aux entrepreneurs de cibler une solution spécifique à tout problème commercial.

L’un de ces outils est la Méthode ou Diagramme d’Analyse de cause à effet (CEA). Cette méthode particulière permet aux hommes d’affaires d’explorer et de définir pleinement un problème avant de commencer à chercher ses solutions et, par conséquent, c’est un excellent outil pour éviter des complications similaires à l’avenir.

PROBLÈMES LIÉS AUX MÉTHODES TRADITIONNELLES DE RÉSOLUTION DE PROBLÈMES

Avant de discuter en détail de la Méthode d’analyse de cause à effet, il convient de discuter de certaines des raisons pour lesquelles les techniques traditionnelles de résolution de problèmes dans les entreprises ne produisent pas les résultats souhaités. À cet égard:

• La plupart de ces méthodesrésoudre partiellement les problèmes.
• Ou, ils résolvent le problème sans identifier les causes profondes et les raisons pour lesquelles il s’est produit en premier lieu.
• Ils résolvent temporairement le problème. Dans la plupart des cas, les problèmes se reproduisent et nuisent considérablement à votre entreprise.
• Parfois, vous finissez par identifier les raisons qui ne causent pas les problèmes pour lesquels vous trouvez des solutions.
• La plupart des entrepreneurs ne voient pas le processus de résolution de problèmes comme un processus d’amélioration de l’entreprise. Par conséquent, ils ne prêtent normalement pas beaucoup d’attention aux problèmes critiques qui nuisent à leur entreprise et les laissent à d’autres.

COMMENT LA MÉTHODE D’ANALYSE DE CAUSE À EFFET PEUT-ELLE AIDER?

Comment empêcher votre entreprise de subir un destin horrible? Vous pouvez éviter la catastrophe grâce à des analyses appropriées de la situation, en identifiant les principales causes du problème et en empêchant qu’elles ne se reproduisent, et c’est ce que l’Analyse des causes et des effets fait pour vous.

Le professeur japonais Kaoru Ishikawa a d’abord proposé l’idée de l’analyse de cause à effet dans son livre « Introduction au contrôle de la qualité », publié pour la première fois en 1990. Le professeur Ishikawa est également le pionnier dans le domaine de la gestion de la qualité. Il existe de nombreux autres noms de l’ACE, tels que le Diagramme d’Ishikawa, le Diagramme en arête de poisson et le Diagramme en Arête de poisson, car le diagramme final dessiné dans l’Analyse de cause à effet ressemble exactement à un squelette de poisson.

À l’origine, le professeur Ishikawa a introduit des diagrammes en arêtes de poisson uniquement à des fins de contrôle de la qualité. Cependant, les hommes d’affaires ont commencé à l’utiliser comme un outil pour analyser divers processus métier, en particulier l’identification des goulots d’étranglement dans le processus de production et la résolution de problèmes.

Le diagramme en arête de poisson vous permet non seulement d’identifier les causes de tout problème et la manière dont il entrave la croissance de l’entreprise, mais également de prendre des mesures préventives pour éviter de tels événements à l’avenir.

L’analyse de cause à effet est en fait un processus en deux étapes. Premièrement, vous regardez dans le passé et analysez ce qui a mal tourné et deuxièmement, vous planifiez les choses à venir en regardant vers l’avenir.

• Regarder en arrière dans le passé. Cette étape consiste à identifier tous les domaines dans lesquels vous avez commis des erreurs. Vous regardez réellement dans le passé, analysez vos erreurs et essayez de trouver toutes les causes possibles. En identifiant les zones les plus problématiques, vous prenez en fait les mesures nécessaires pour éviter les erreurs et les problèmes à l’avenir. De même, si un domaine de votre entreprise a brillamment performé, vous pouvez être en mesure de reproduire la performance à l’avenir en appliquant l’ACE.
• Regarder vers l’avenir. Cette étape consiste à anticiper les scénarios futurs et à les planifier longtemps à l’avance. Dans cette étape, vous réfléchissez aux problèmes futurs et trouvez leurs solutions réalisables. De même, vous planifiez également la façon de tirer parti de votre succès commercial possible dans les années à venir. En fait, vous planifiez ce qu’il faut faire dans le présent et déterminez les résultats futurs de votre entreprise en fonction des mesures que vous allez prendre.

IMPORTANCE DE L’ANALYSE DE CAUSE À EFFET

L’analyse de cause à effet est l’un des outils les plus populaires et les plus puissants pour trouver les causes profondes des problèmes et leurs solutions.

À cet égard, une cause est root si sa suppression empêche le problème de se reproduire à tout moment dans le futur. De même, le problème devient occasionnel s’il n’affecte que le résultat d’un processus ou d’un événement. Par conséquent, l’élimination de la cause occasionnelle améliore un processus métier, mais n’empêche pas qu’un problème se reproduise.

La plupart des entreprises utilisent l’analyse de cause à effet pour améliorer leurs activités opérationnelles. Cependant, il n’y a aucune raison pour que cet outil extrêmement utile ne puisse pas être utilisé pour identifier et résoudre les problèmes dans les projets. En fait, le chef de projet peut détecter avec succès la cause profonde d’un problème qui affecte négativement le projet et finalement l’éliminer s’il parvient à utiliser efficacement la méthode d’analyse de cause à effet. Contrairement à d’autres outils populaires, vous pouvez utiliser CEA encore et encore car il vise l’amélioration continue des processus métier.

Comme le CEA vous aide à comprendre les causes sous-jacentes d’une défaillance ou d’un problème, il peut également vous permettre de développer un système ou des actions pour soutenir la correction. De même, les diagrammes en arête de poisson ne peuvent pas seulement vous aider à détecter les problèmes, mais ils classent également ces causes en groupes utiles pour référence future.

De même, le CEA est unique en ce sens qu’il garantit que vous ne déviez pas du bon chemin et que vous cherchez toujours des solutions aux problèmes réels et à leurs causes.

QU’EST-CE QU’UN DIAGRAMME EN ARÊTE DE POISSON ?

Un diagramme en arête de poisson est le résultat final de toute analyse de cause à effet effectuée pour déterminer les causes et trouver des solutions à un problème. En fait, c’est un moyen d’examiner visuellement toutes ces causes et leurs effets sur les affaires. Les diagrammes en arête de poisson nous permettent de réfléchir plus facilement et plus efficacement aux causes d’une erreur ou d’un problème par rapport à d’autres outils tels que les leçons apprises. Il s’agit d’une approche plus structurée pour accomplir cette tâche importante. Le plus souvent, il est utilisé conjointement avec l’analyse 5 Pourquoi, une autre approche pour réaliser l’ACE.

La tête du poisson affiche le problème ou l’erreur en cours de discussion. Ensuite, il y a des os plus petits qui énumèrent toutes les causes contributives possibles dans diverses catégories. Le côté droit du « poisson » énumère en fait tous les problèmes tandis que le côté gauche dénomme les causes profondes possibles. De plus, vous pouvez regrouper ces causes en quatre catégories distinctes que sont les personnes, les machines, les matériaux et les méthodes. Ces catégories peuvent également comporter de nombreuses autres sous-catégories.

Maintenant, nous discutons de chacune de ces catégories en détail.

Personnes

Toutes les causes créées par les actions humaines entrent dans cette catégorie. Cette catégorie détermine si les employés sont suffisamment expérimentés et formés? Sont-ils bons pour communiquer leurs besoins et leurs problèmes? Comprennent-ils leurs tâches et leurs affectations?

Machines

Cette catégorie est liée aux problèmes causés par des problèmes avec des ordinateurs, des machines, des installations et des outils, etc. À cette étape, vous déterminez si les travailleurs ont utilisé les bons outils ou machines? Les machines répondent-elles aux exigences minimales pour effectuer une tâche ? Sont-ils assez sûrs? Y a-t-il un problème avec l’installation des machines? Sont-ils fiables ou non?

Matériel

Le matériel que vous utilisez pour développer vos produits peut également causer beaucoup de problèmes à votre entreprise. Vous devez déterminer si le matériau que vous avez utilisé était de qualité raisonnable ou non? Avez-vous utilisé des matériaux de qualité inférieure qui ont entraîné la défaillance du produit final? Y a-t-il eu un problème avec les produits semi-finis et les consommables?

De même, vous pouvez également trouver des réponses aux questions telles que la durée de vie d’un matériau ou sa résistance suffisante aux éléments étrangers.

Méthodes

Cette catégorie examine si les méthodes de travail sont responsables du problème ou non?Vous devez vérifier comment vos départements et vos employés communiquaient entre eux? Les processus opérationnels ou les méthodes de travail étaient-ils suffisamment adéquats et capables de mener à bien une tâche spéciale?

Ces catégories sont communément appelées 4M. Cependant, il n’est pas obligatoire d’utiliser uniquement ces quatre catégories ou zones dans votre diagramme. De nombreuses autres options s’offrent à vous, telles que:

De même, de nombreuses organisations créent leurs propres catégories ou zones dans le diagramme en arête de poisson en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs.

Les diagrammes en arête de poisson différencient distinctement les causes et leurs effets. Voici l’un des exemples d’un diagramme en arête de poisson.

COMMENT FAIRE UNE ANALYSE DE CAUSE À EFFET?

Après avoir expliqué en détail les diagrammes en arêtes de poisson, il est maintenant temps de discuter de la façon de les utiliser pour effectuer une Analyse de cause à effet. L’objectif du diagramme en arête de poisson en général et de l’ACE en particulier est d’analyser tous les résultats ensemble et de déterminer les facteurs les plus importants pour résoudre un problème ou atteindre un objectif.

Il y a généralement quatre étapes dans l’analyse de cause à effet qui sont l’identification du problème, le remue-méninges ou l’identification des principaux facteurs qui font partie du problème, la détermination des causes profondes et enfin, l’élaboration d’un plan d’action pour résoudre ces problèmes.

Étape 1: Identifier le problème

Plusieurs causes peuvent conduire à un seul problème. Par conséquent, il est de votre devoir d’identifier clairement et de résoudre le problème à ce stade si vous souhaitez trouver les bonnes solutions.

Par souci d’explication, nous prenons l’exemple d’un studio de design. Dans la première étape du CEA, ils ont déterminé qu’ils ne faisaient pas beaucoup d’affaires en raison du manque de créativité de leurs concepteurs.

Par conséquent, le problème principal est le manque de créativité qui sera affiché sur la tête du diagramme en arête de poisson comme indiqué dans la figure suivante.

Étape 2: Identification des principaux facteurs

Après avoir déterminé le problème principal, la deuxième étape consiste à identifier les principales causes du manque de créativité des concepteurs. Dans cet exemple particulier, les quatre causes principales sont les personnes, les machines, les matériaux et manpower.In dans cet exemple, nous utilisons la méthode des 4 M pour catégoriser les causes.

Vous pouvez faire glisser une ligne du côté cause sur la gauche pour chacune des quatre catégories pour les connecter à l’effet ou au problème sur le côté droit.

Étape 3: Recherche des causes

La troisième étape consiste à déterminer et à étudier toutes les causes responsables du manque de créativité. Vous devez explorer en profondeur vos processus métier. De même, vous devez effectuer une vérification du système de tout votre équipement et trouver s’il y a un défaut.

Les ordinateurs que vous avez fournis à vos concepteurs sont-ils capables d’exécuter les derniers logiciels de conception? Offrez-vous à vos employés un excellent environnement de travail? Les employés sont-ils satisfaits de leur travail et de leur rôle? Reçoivent-ils une compensation suffisante pour leurs services? Comprennent-ils vraiment le processus de conception? Vos chefs de projet les informent-ils des projets ?

De même, d’autres causes incluent l’embauche de personnes ayant de mauvaises compétences, des horaires de travail fixes, le manque de formation nécessaire, le manque de motivation ou de compétences et des performances sous-estimées ou sous-évaluées, etc. Ce sont peut-être certaines des raisons pour lesquelles les concepteurs ne font pas preuve de beaucoup de créativité dans leur travail. À ce stade, le diagramme en arête de poisson ressemblera à celui ci-dessous.

Étape 4: Analyser

Une fois que vous avez organisé toutes les causes dans leurs catégories respectives et que le diagramme est terminé, vous devez analyser et discuter de chacun des problèmes ci-dessus avec vos gestionnaires et concepteurs. C’est encore mieux si vous classez davantage les problèmes en fonction du niveau de leur influence sur le problème et de leur priorité.

Vous devrez peut-être également utiliser diverses méthodes de recherche telles que des enquêtes, des groupes de discussion et des entrevues pour comprendre différentes causes. Par exemple, vous pouvez interviewer chaque concepteur pour apprendre à quel point il comprend les processus de conception. Par la suite, vous pouvez utiliser les résultats pour développer des programmes de formation ou des cours pertinents pour vos employés afin de résoudre le problème de l’insuffisance des connaissances.

Dans notre exemple, l’analyse de cause à effet permettra aux managers et aux concepteurs de trouver le problème réel lié au manque de créativité dans l’équipe et de trouver les bonnes solutions. Le CEA étudie en fait la relation entre les causes possibles d’un problème et son effet sur l’entreprise. Vous comprenez mieux comment chaque cause contribue au problème final. De même, vous êtes en mesure de résoudre chaque problème en fonction de sa priorité. C’est exactement ce que vous devez faire en tant que propriétaire de votre entreprise de design pour promouvoir la créativité au sein de votre équipe de designers.

C’est également dans cette étape que vous élaborez un plan d’action clair pour l’avenir. Le plan d’action devrait contenir des priorités, des buts et des objectifs clairs et être mis en œuvre dès que possible. De même, le plan doit décrire en détail comment vous allez résoudre tous les problèmes et sous-problèmes pour de bon. Vous devez également suivre vigoureusement votre plan pour qu’il soit efficace.

Vous pouvez également convertir une sous-cause telle que le manque de motivation en un plan d’action à part entière, dont le but est de promouvoir la motivation du personnel à travers diverses incitations. En conséquence, l’engagement et la productivité du personnel s’amélioreront et, en fin de compte, la rentabilité s’améliorera.

LES 5 POURQUOI ?

Vous pouvez également utiliser un autre outil extrêmement utile qui est le 5 Pourquoi en conjonction avec le diagramme en arête de poisson pour réaliser l’ACE. Comme le titre l’indique, vous pouvez poser 5 questions différentes ou « Pourquoi » pour déterminer la cause profonde de tout problème. Voici un exemple d’utilisation de cette technique particulière.

• Pourquoi n’avons-nous pas beaucoup d’affaires ces derniers temps?
  • Parce qu’il y a un manque de créativité dans notre équipe de conception.
• Pourquoi manque-t-il de créativité dans notre équipe ?
  • Parce qu’il y a un manque de motivation.
• Pourquoi manque-t-il de motivation ?
  • Parce qu’ils n’ont pas les équipements les plus récents comme le font les concepteurs de certaines autres entreprises.
• Pourquoi n’ont-ils pas les derniers équipements?
  • Parce que le chef de projet n’a pas jugé nécessaire d’acheter des ordinateurs portables sophistiqués pour exécuter des logiciels de conception modernes.
• Pourquoi a-t-il pris la décision de ne pas acheter d’équipement dernier cri ?
  • Parce qu’il n’a pas assez de connaissance du processus de conception et de ses exigences. Il s’agit en fait d’un gestionnaire de comptes qui a été nommé chef de projet global en raison de sa loyauté envers l’organisation. Tout ce qu’il fait est de trouver les moyens d’économiser de l’argent.

Vous pouvez atteindre la cause racine de chaque problème auquel vous êtes confronté en demandant 5 Pourquoi. De plus, la technique des 5 pourquoi vous aide également à trouver assez facilement des problèmes plus petits et leurs causes et sous-causes.

QUELQUES CONSEILS POUR UTILISER EFFICACEMENT LA MÉTHODE D’ANALYSE DE CAUSE À EFFET

Il existe de très bons conseils pour utiliser efficacement le CEA pour trouver des problèmes commerciaux et leurs causes exactes. Certains de ces conseils comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants.

• Encouragez tous les membres de votre équipe à participer.
• Appliquez toutes les règles du brainstorming car il s’agit essentiellement d’une session de brainstorming.
• Ne discutez qu’une seule idée à la fois. Cela encouragera les membres de votre équipe à proposer des idées plus créatives.
• La personne discutant de l’idée doit également mentionner à quel os du poisson il appartient.
• Épinglez une seule idée à plusieurs os si possible. Par exemple, le manque de motivation dans l’exemple ci-dessus peut concerner à la fois les os de la machine et de la main-d’œuvre.
• Ne commencez pas à analyser les problèmes et les causes pendant que vous dessinez un diagramme. De même, ne critiquez jamais personne pendant qu’il présente ses idées. Cela inclut également les critiques non verbales telles que quitter la réunion ou secouer la tête.
• Essayez de trouver de nouvelles idées à partir de toute idée discutée.
• Vous devez toujours utiliser les os principaux pour trouver les sous-causes du problème. Par exemple, réfléchissez à la façon dont vos méthodes et procédures commerciales peuvent causer le problème en discussion.
• Revenez à chaque idée et cause qui a déjà été discutée. Essayez de développer des os ou des branches plus petits en posant des questions comme « Pourquoi cela arrive-t-il? » ou  » Comment cela se passe-t-il? »
• Soyez toujours honnête et ouvert. Vous devriez avoir le courage d’énoncer la cause ou l’idée dont personne d’autre ne veut discuter ouvertement.

QUELQUES AVANTAGES DE LA MÉTHODE D’ANALYSE DE CAUSE À EFFET

Nous avons déjà discuté de nombreux inconvénients du CEA. Quelques autres avantages de la méthode sont comme ci-dessous.

• Il vous aide à définir la relation entre les problèmes et leurs causes.
• La méthode fonctionne sur le principe des séances de remue-méninges conjointes.
• Le CEA vous empêche d’adopter des méthodes de pensée traditionnelles qui vous distraient des problèmes réels. D’un autre côté, le brainstorming vous oriente vers la réalisation de votre objectif réel.
• Vous parvenez finalement à la cause première de chaque problème en remue-méninges et en demandant 5 Pourquoi à plusieurs reprises.
• Un diagramme en arête de poisson vous aide à identifier à la fois la racine et les causes occasionnelles du problème. Par la suite, vous pouvez hiérarchiser les causes et les gérer en conséquence.

QUELQUES INCONVÉNIENTS DE DEA

Il y a certains démérites de tout et DEA ne fait pas exception. À cet égard, voici quelques-uns des inconvénients de la DEA.

• Le brainstorming peut entraîner une perte de temps et d’énergie.
• Le brainstorming conduit parfois à des causes de problèmes non pertinentes.
• Le brainstorming ne prend pas en compte les faits et les preuves et n’est qu’un tas d’opinions différentes.
• Si vous avez des problèmes complexes, vous devrez dessiner un très grand diagramme avec beaucoup de branches et de petits os. Cela peut prendre beaucoup de temps, d’énergie et d’espace.
• Il est difficile de montrer des interrelations complexes de causes et de facteurs multiples sur le diagramme.

CONCLUSION

La méthode d’analyse de cause à effet est un excellent outil pour résoudre des problèmes commerciaux simples et complexes. Il est facile à comprendre et simple à mettre en œuvre.

Dans la plupart des cas, il vous aide à trouver la cause exacte du problème, vous permettant ainsi de trouver les bonnes solutions durables.