Que se passerait-il si vous étiez heurté par un bus alors que vous vous rendiez au travail?
Eh bien, à part l’évidence morbide, et le temps et l’argent dépensés pour embaucher et intégrer leur remplaçant
C’est la ligne de pensée derrière le tristement célèbre « facteur bus » – le nombre minimum de personnes qui, si elles ne fonctionnaient pas, provoqueraient l’effondrement de vos opérations.
« 46% des entreprises britanniques seraient obligées de cesser immédiatement leurs activités si une personne clé décédait ou était incapable de continuer à travailler en raison d’une maladie ou d’une blessure »– Conseiller en argent en ligne, Key Man Insurance:A Definitive Guide to Key Person Insurance
Ce n’est peut-être pas idéal, mais c’est une dure réalité à laquelle chaque équipe doit faire face; que ce soit temporairement ou en permanence, vos collègues ne sont pas toujours en mesure de se rendre au travail.
Nous, ici à Process Street, avons eu plus que notre part de retards de projet (et même d’échecs) en raison d’un faible facteur de bus, c’est pourquoi ce post a été écrit. Aujourd’hui, vous apprendrez à identifier les projets risqués en utilisant le facteur bus et à atténuer ces problèmes aussi rapidement (et à moindre coût) que possible.
Nous couvrirons :
- Quel est le facteur bus ?
- Comment calculer le facteur de bus
- Éléments du facteur de bus
- Comment augmenter votre facteur de bus
- Les limites de l’augmentation du facteur de bus
Commençons.
Quel est le facteur bus ?
Le « facteur bus » est le nombre minimum de personnes qui, en cas d’incapacité, provoqueraient une défaillance critique du système. Ceci est traditionnellement appliqué aux projets logiciels, mais la théorie est applicable à presque toutes les disciplines.
Le concept de « facteur bus » est lié à l’assurance des personnes clés. Il s’agit d’une politique que les entreprises adoptent généralement pour couvrir le risque qu’une personne clé (par exemple, le PDG) tombe gravement malade ou même décède.
C’est un sujet morbide, mais qui est quelque peu nécessaire pour toute sorte de planification d’urgence (à long terme).
Disons que les travailleurs d’une certaine équipe sont, un à un, mis hors de combat (par maladie, retards via la circulation, un bus, un truch, ou autre).
Combien de personnes, du plus au moins important, faudrait-il pour que le travail s’arrête ?
En d’autres termes, dans quelle mesure votre projet est-il flexible face à des problèmes humains tels que la disponibilité ou l’absence de disponibilité?
C’est ce qu’est le facteur bus.
Bien que cela soit principalement utilisé en relation avec des projets de développement, c’est une figure utile à savoir pour comprendre à quel point un projet est vulnérable à l’arrêt. De plus, avec l’essor continu de l’industrie de la technologie et l’utilisation généralisée de la technologie en général, il est loin d’être exagéré de dire que regarder ce qui fait fonctionner l’industrie actuellement peut sauver un énorme casse-tête lorsqu’il s’agit de l’intégrer dans une entreprise existante.
Il convient également de noter que le facteur bus ne doit pas s’appliquer uniquement aux membres de l’équipe qui sont mis hors de combat.
Disons que vous êtes un manager et que, en tant que tel, vous avez très peu de temps à consacrer à chaque projet que votre équipe réalise. Si vous savez qu’un projet a un facteur de bus de 1 alors que d’autres ont un facteur de bus plus élevé, vous savez qu’il sera payant de consacrer plus de temps limité à s’assurer que le projet fonctionne correctement.
Comment calculer le facteur de bus
L’explication simple pour calculer le facteur de bus d’un projet ou d’une équipe est de dire:
« Quel est le nombre minimum de personnes qui, en cas d’absence, empêcherait le travail de continuer? »
Si un projet ne peut pas continuer parce qu’une personne spécifique n’est pas disponible, vous avez un facteur de bus de 1.
En d’autres termes, il est préférable d’avoir un facteur de bus plus élevé car cela signifie que votre équipe peut continuer à travailler sans dépendre de personnes spécifiques pour la contribution.
À la base, il s’agit d’une question sur la distribution de l’information dans votre organisation. La documentation des processus et la réduction de la complexité des flux de travail peuvent aider à augmenter le facteur bus.
Par exemple, lorsque l’équipe de Process Street était beaucoup plus petite, nous avons intentionnellement structuré le travail de manière flexible. Lorsque nous avons commencé, nous n’avions pas les ressources nécessaires pour avoir des graphistes, des éditeurs, des rédacteurs, des gestionnaires de bases de connaissances, etc. dédiés.
Ainsi, les membres de notre équipe ont été très diversifiés dans leur formation. Je pourrais gérer le support client pendant une journée si notre représentant était absent, par exemple. Mais je ferais aussi des critiques de contenu et des modifications, en plus des tâches d’écriture typiques.
Cela signifiait que les processus pouvaient continuer à fonctionner correctement si quelqu’un n’était pas disponible.
Bien sûr, nous avions un « éditeur » fixe pour superviser et organiser, mais le travail quotidien d’édition et de révision pouvait également être effectué par nos rédacteurs typiques, en raison des processus détaillés que nous avions construits et documentés.
Éléments de facteur de bus
Vous savez ce qu’est le facteur de bus et comment le calculer. Très bien!
Cependant, avant de vous dire comment améliorer votre facteur bus et augmenter le taux de réussite de vos projets, vous devez savoir quels facteurs contribuent à votre facteur bus.
Ces éléments de facteur de bus sont :
- Complexité du projet
- Spécificité du sujet
- Transparence de l’équipe
- Expérience des employés
Éléments de facteur de bus: Complexité du projet
Disons que vous avez deux projets à terminer. L’une consiste à promouvoir un nouvel article dans 30 newsletters dans votre créneau. L’autre consiste à créer 5 nouvelles vidéos pour expliquer les différentes fonctionnalités de votre produit.
Selon vous, Lequel serait immobilisé par un seul membre clé de l’équipe hors de combat?
C’est ainsi que la complexité du projet joue un rôle dans la détermination de votre facteur de bus. Plus votre projet est complexe, plus votre facteur bus sera faible.
Suivant notre exemple, envoyer 30 newsletters par e-mail n’est pas une tâche très complexe (surtout par rapport à d’autres projets promotionnels potentiels). En fait, toute la tâche pourrait être effectuée par une seule personne avec peu ou pas de formation – tout ce qu’ils ont à faire est d’envoyer des e-mails aux newsletters pertinentes et de suivre au fur et à mesure.
5 nouvelles vidéos, cependant, sont une bouilloire de poisson différente.
Vous devez d’abord créer le script, ce qui nécessitera plusieurs itérations et éventuellement un examen et une approbation par un gestionnaire pour vous assurer que toutes les informations sont correctes. Vous ne voulez pas publier une vidéo explicative qui donne tort aux faits sur votre produit après tout.
Ensuite, vous aurez besoin de quelqu’un avec une bonne configuration audio pour enregistrer la VO. Cela ajoute d’autres exigences aux personnes disponibles pour effectuer cette tâche – si une seule personne de votre équipe dispose d’un microphone suffisamment bon pour enregistrer un son clair, votre facteur de bus est déjà à 1.
Cela ne mentionne même pas les enregistrements d’écran potentiels (qui nécessitent un logiciel approprié), les animations personnalisées, le montage vidéo, la musique, etc.
Fondamentalement, plus il y a de points dans le processus de réalisation de votre projet, plus votre facteur de bus sera mauvais. Plus de pièces signifient qu’il y a plus d’opportunités pour que les choses tournent mal.
Éléments du facteur de bus: Spécificité du sujet
La complexité d’un projet n’est pas nécessairement le plus gros problème contribuant à votre facteur de bus; cet honneur douteux va à la spécificité du sujet.
Plus votre sujet est spécifique, plus votre facteur de bus sera mauvais.
Plus précisément, si tous les autres facteurs restent constants, votre facteur de bus diminuera proportionnellement à la quantité d’expertise spécifique requise pour effectuer votre travail.
Pour en revenir à notre exemple de campagne de sensibilisation à la newsletter par rapport à la création de vidéos, la campagne ne nécessite pratiquement aucune expérience à mener. Cela signifie que, en cas d’incapacité, la personne responsable de l’envoi et de la mise en ligne des réponses aux e-mails peut être modifiée avec relativement peu de problèmes.
On ne peut pas en dire autant de la création de vidéos. S’il est vrai que quelqu’un pourrait apprendre les bases de la création vidéo et produire une vidéo approximative en temps voulu, il est beaucoup plus difficile de trouver un remplaçant rapide pour un animateur, un doubleur, un scénariste ou un éditeur vidéo.
Éléments de facteur de bus: Transparence de l’équipe
Pour moi, c’est la grande. Tant de problèmes et d’absences soudaines dans notre équipe ici à Process Street ont été résolus parce que nous travaillons à haute voix.
Plus votre équipe est transparente dans son travail et plus elle communique, meilleur sera votre facteur bus.
En 2019, l’un des principaux membres de notre équipe marketing est parti, mais, alors que nous étions tristes de le voir partir, nous avons pu rattraper le retard qu’il avait laissé en répartissant ses tâches entre les membres de l’équipe existante.
La seule raison pour laquelle nous avons pu le faire était que nous avions tous documenté nos processus et que nous nous étions réunis deux fois par semaine pendant des années pour des réunions approfondies afin de discuter des tâches de chacun. Nous avons eu notre gestion des processus vers le bas pat.
Tout le monde sait sur quoi travaillent les autres, peut accéder à leurs fichiers via des disques partagés et peut voir exactement comment le travail est effectué grâce à nos modèles de processus documentés.
Éléments du facteur bus: Expérience des employés
La gestion des processus métier (BPM) n’est cependant pas tout.
Bien qu’il y ait un peu de chevauchement avec la spécificité du sujet, il est également important de noter le niveau d’expérience individuel de votre équipe lorsque vous pensez à votre facteur de bus.
Les rockstars du travail sont toutes bonnes, mais votre équipe ne devrait pas compter sur une seule personne pour tirer leurs résultats et mener à bien leurs projets. Tout le monde doit avoir la formation et l’expérience appropriées pour gérer tout ce que vous leur lancez.
S’ils n’ont pas encore cette expérience, prenez le temps de la leur donner. Il y a de fortes chances qu’ils apprécient le changement de rythme, et à tout le moins vous fournissez un renfort si le bus redouté frappe.
Disons que votre Responsable des communications ou vos représentants du support client tombent malades. Avez-vous quelqu’un qui a l’expérience nécessaire pour les remplacer pendant qu’ils sont malades?
Incidemment, c’est là que de nombreuses startups ont un avantage significatif.
Tout comme notre équipe, de nombreuses startups sont obligées de faire porter plusieurs chapeaux à leurs employés en même temps en raison de la taille limitée de l’équipe. Cela permet naturellement une formation croisée pour vos différentes équipes; nos rédacteurs de contenu peuvent facilement gérer le service d’assistance, et tous nos responsables ont de l’expérience dans la gestion de nos campagnes d’e-mail marketing.
Cela ne veut pas dire que votre choix de sauvegarde doit être aussi bon que votre premier choix. Rappelez–vous que le facteur bus mesure le nombre de personnes qu’il faut avant qu’un projet ne puisse être poursuivi – si une tragédie survient, il suffit parfois de faire avancer les choses.
Comment augmenter votre facteur de bus
Les moyens les plus simples d’augmenter votre facteur bus et de rendre vos projets plus fiables dans leur réalisation sont d’inverser les facteurs qui contribuent à votre facteur bus:
- Simplifiez vos projets
- Rendez le sujet moins spécifique
- Augmentez la transparence de l’équipe
- Augmentez la formation des employés
Trois d’entre eux les solutions sont utiles, bien que pas entièrement pratiques. Il n’est pas toujours possible de simplifier vos projets ou de les rendre moins spécifiques sans aller à l’encontre de l’objectif initial.
De même, augmenter la formation des employés est plutôt un objectif à long terme qui peut prendre des mois (surtout si vous l’avez négligé jusqu’à présent).
Augmenter la transparence, cependant, est facile. Tout ce que vous avez à faire est de travailler à haute voix et de documenter vos processus.
La documentation de vos procédures opérationnelles normalisées (SOP) vous permet de définir des instructions sur la manière exacte dont les tâches doivent être exécutées. Si une tâche doit être effectuée plus d’une fois, il est avantageux d’écrire un processus pour la terminer.
Cela ne doit pas nécessairement être un processus parfait dès le début – l’important est que votre méthode pour faire avancer les choses soit enregistrée. Ensuite, si la personne qui effectue habituellement cette tâche n’est pas disponible, vous pouvez simplement demander à quelqu’un d’autre de suivre son processus pour obtenir le même résultat.
En d’autres termes, si votre documentation est suffisante, votre facteur bus ne devrait plus être un problème pour les tâches récurrentes!
Pour vous aider à documenter vos processus, vous pouvez vous inscrire gratuitement à Process Street dès aujourd’hui! Notre logiciel de flux de travail de pointe vous permet d’enregistrer facilement vos processus et de les suivre en action sous forme de listes de contrôle exploitables.
Cliquez ici pour obtenir de l’aide pour démarrer avec Process Street!
Les autres éléments du travail à haute voix sont exactement cela; travailler d’une manière qui permet à tout le monde de savoir (et, si nécessaire, d’accéder) sur quoi vous travaillez.
Cela peut être réalisé en utilisant un service de stockage cloud partagé (comme Google Drive) pour héberger vos fichiers de projet, un logiciel de gestion de projet d’équipe comme Airtable et des services qui permettent à plusieurs membres de l’équipe de collaborer sur le même document en même temps, tels que Google Docs.
Des outils distants comme ceux-ci sont un excellent moyen de mettre à jour rapidement votre infrastructure pour être plus transparent et encourager votre équipe à travailler ensemble sur leurs projets.
Les limites de l’augmentation du facteur de bus
Pour compléter, il convient de rappeler que certains projets auront intrinsèquement un facteur de bus faible.
Peu importe à quel point vous documentez vos processus de manière détaillée, vous ne pouvez pas toujours vous substituer à l’expertise requise de la personne responsable. Même si quelqu’un est capable d’effectuer les mêmes étapes que le travailleur visé, il n’aura pas la même intuition en ce qui concerne les décisions ouvertes et nécessitera probablement une supervision ou des étapes d’examen supplémentaires pour s’assurer que son travail est correct.
Il existe également des projets qui contiennent des informations sensibles pour lesquelles vous ne souhaitez pas nécessairement augmenter le facteur bus. Par exemple, si un membre de la haute direction est mis hors service pendant un certain temps, il n’est pas nécessairement approprié de transférer ses fonctions à quelqu’un d’autre (surtout s’il vient d’un grade plus subalterne).
Dans ces cas, vous avez deux options pour augmenter le facteur bus; des programmes de formation pour donner à plus de personnes un plus large éventail d’expérience, et élargir votre équipe pour avoir plus de personnes à chaque rang d’ancienneté de la hiérarchie de votre entreprise.
Il n’est pas facile, bon marché ou rapide d’augmenter votre facteur de bus dans ces circonstances, mais c’est quand même mieux que d’arrêter vos opérations.
