Nous savons tous que les patients en Californie ont le droit de consulter leur dossier médical et/ou d’en obtenir une copie. Il n’est pas surprenant non plus que les fournisseurs de soins de santé soient généralement autorisés à facturer des frais pour ce service. Cependant, avec toutes les règles et exceptions différentes, les frais de copie peuvent prêter à confusion.

Étant donné que la plupart, sinon la totalité, des cabinets médicaux sont des « entités couvertes » en vertu des lois fédérales sur la protection de la vie privée et sont donc soumis à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), il est important que les médecins et leur personnel soient conscients des différences entre la loi fédérale et la loi fédérale et sachent laquelle suivre.

Frais de copie
Lorsque le patient demande son propre dossier médical, la loi californienne (Health&Code de sécurité § 123110) permet aux fournisseurs de soins de santé de facturer à un patient ou à son représentant légal un maximum de 0,25 $ par page ou 0 $.50 par page pour les documents copiés à partir de microfilms. Des frais de bureau raisonnables sont également autorisés, tant que le montant facturé ne dépasse pas les coûts réels de préparation des dossiers médicaux.

Cependant, la confusion se produit parce que la règle de confidentialité HIPAA, qui est une loi fédérale et s’applique à presque tous les cabinets médicaux, a des règles différentes concernant ce qu’un fournisseur de soins de santé peut facturer lorsqu’un patient demande son dossier médical. Selon la Règle de confidentialité, vous trouverez ci-dessous les directives que les fournisseurs de soins de santé doivent suivre.

Frais de bureau raisonnables
Les médecins peuvent facturer des « frais raisonnables basés sur les coûts », ce qui signifie qu’ils ne peuvent facturer que:

• Travail pour la copie des dossiers médicaux, qu’ils soient papier ou électroniques;
• Fournitures pour la copie du dossier médical sur papier ou sur support électronique portable, si le patient demande que les dossiers soient fournis en format électronique (Si le cabinet médical conserve les informations du patient dans un dossier de santé électronique, la loi fédérale exige qu’elles soient fournies au patient en format électronique si le patient en fait la demande.);
• Frais de port, le cas échéant; et
• Préparer un résumé du dossier médical, si le patient a accepté ce processus au lieu d’obtenir son dossier médical réel).

Les frais de bureau ne sont pas autorisés
Certains cabinets médicaux facturent au patient des frais pour le personnel chargé de localiser les dossiers médicaux, en particulier si les dossiers médicaux sont hors site. Bien que cela soit autorisé par la loi californienne, cela n’est pas autorisé par la loi fédérale (celle que vous devriez probablement suivre). Par conséquent, cela n’est pas autorisé.

Lorsque le patient demande des dossiers de santé électroniques ou des cartes papier conservées en format électronique, la Règle de confidentialité ne permet pas au médecin de facturer plus que les coûts réels de la main-d’œuvre. En d’autres termes, les frais par page ne sont pas autorisés pour les copies papier ou électroniques des dossiers médicaux conservés électroniquement. La Règle de confidentialité ne permet pas non plus de facturer des frais de récupération des dossiers médicaux s’ils doivent être localisés.

Frais fixes pour les Copies électroniques des Dossiers médicaux Conservés électroniquement
Un bureau peut facturer des frais fixes pour les patients qui demandent une copie de leurs dossiers médicaux. Cependant, ces frais ne peuvent pas dépasser 6,50 $, y compris les frais de port, la main-d’œuvre et les fournitures.

Les frais de copie ne sont pas autorisés
Il est tout aussi important pour les médecins et le personnel de savoir quand ils ne peuvent pas facturer à un patient une copie de son dossier médical. Les patients, les anciens patients ou leurs représentants ont droit à une copie gratuite de la partie pertinente du dossier du patient nécessaire pour soutenir un appel concernant l’éligibilité à un programme d’utilité publique, tel que les prestations d’invalidité médicales ou de sécurité sociale. Veuillez vous référer au Code de sécurité de la santé & §123110 pour plus d’informations sur la fourniture de dossiers médicaux aux patients lors de l’appel d’un refus de programme d’intérêt public.

Gardez à l’esprit que pour protéger la confidentialité des patients, les dossiers médicaux ne doivent être publiés qu’avec une autorisation écrite du patient (s’il est vivant) ou de son représentant légal (si le patient est décédé ou incompétent).

Savoir quand suivre la bonne loi n’est pas toujours facile. Mais dans le cas où le patient demande son dossier médical, presque toutes les pratiques médicales devront suivre la loi fédérale en vertu de la règle de confidentialité. La règle de confidentialité HIPAA s’applique uniquement lorsque le patient demande son dossier médical. Elle ne s’applique pas lorsque la demande provient d’une citation à comparaître, d’un régime d’assurance maladie ou vie, d’une demande d’avocat ou de toute autre situation.

Cliquez ici pour les directives fournies par l’Association médicale de Californie pour les coûts de copie admissibles liés à la demande d’un avocat, à une assignation et à une demande des assureurs maladie. Ce document est publié par l’équipe juridique de l’Association médicale de Californie (AMC) dans le California Physicians’ Legal Handbook (CPLH) 2017 de l’AMC disponible à l’adresse suivante : www.cmanet.org .
Écrit par Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Directeur de la Gestion des risques, CAPAssurance