Un chef de file est essentielle dans tout groupe, d’un projet ou d’une organisation. Il s’agit de s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie pour atteindre la cible ou les objectifs du groupe. Il en va de même pour les réunions, il y a aussi un leader pour guider le déroulement de l’ordre du jour. Lors d’une réunion, cette personne est appelée le » président » ou simplement le » président « .
Voici les principales responsabilités d’un président:
- S’assure que le déroulement de la réunion respecte l’ordre du jour
- Les membres se respectent les uns les autres
- Le règlement de la réunion est respecté
- Encourage la prise de décision
- Superviser ou préparer les avis, l’ordre du jour, les rapports, les réunions et les suivis
Conseils
Chaque groupe, équipe et organisation est unique. Chacune peut nécessiter une approche différente en termes de présidence des réunions. Cela étant dit, certains problèmes sont partagés entre tous les conseils d’administration.
Quand il s’agit de problèmes communs, ce sont toujours des solutions communes. Dans cet article, nous avons décrit des moyens de base pour présider efficacement les réunions afin de garantir le meilleur résultat positif possible.
Fixer des objectifs
Avant le début de la réunion, il est important de déterminer quel est l’objectif de la réunion. Voulez-vous à la réunion pour décrire le problème avec l’entreprise? Voulez-vous vous concentrer principalement sur un événement à venir qui est en préparation? Sans objectif fixé, une réunion peut devenir une conversation périmée sur un rien d’important.
Il est particulièrement important que vous souhaitiez comprendre quels résultats ou décisions devraient être convenus au cours de la réunion. Quelque chose comme ceci peut ensuite être utilisé comme mesure pour mesurer l’efficacité et l’efficacité de la réunion.
Avis
Il est important de communiquer aux membres des avis préalables concernant les informations pertinentes relatives à la réunion. Les avis aideront les membres à comprendre ce qui est exigé d’eux avant, pendant et après les réunions.
L’avis doit inclure les éléments suivants:
- Ordre du jour
- Chef de projet / point de l’ordre du jour
- Heure de la réunion
- Lieu de la réunion
- Documents pertinents
- Procès-verbal de la réunion précédente, le cas échéant
Maintien de l’heure
Pendant la réunion, un bon moyen de s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie est de fixer un calendrier par point de l’ordre du jour. Le rôle du président est de s’assurer que le délai est respecté.
- Si possible, placez le minuteur sur un écran pour que tout le monde puisse le voir
- Donnez à chacun une limite de temps lors de la prise de parole
- Faites de courtes pauses pour rafraîchir les membres
Encouragez et gérez les participants
Si la parole est ouverte à la discussion,observez qui parlent trop et ceux qui ne le sont pas. En cas de conflit entre les membres, intervenez en leur rappelant l’objectif de la réunion et négociez entre les membres afin de prendre une décision.
Un autre exemple étant un membre qui parle trop pendant la réunion. En les interrompant poliment et en leur demandant de rester silencieux pendant un moment, cela peut aider à ouvrir le sol. Cela encourage également ceux qui restent silencieux à ajouter leurs commentaires.
Evaluer
Une fois la réunion terminée, vous devez utiliser une fiche d’évaluation pour recueillir les opinions et suggestions des membres en termes de facilitation de la prochaine réunion. Cela donnera aux membres l’occasion de mettre en évidence les parties positives et négatives de la réunion.
En utilisant la feuille, vous pouvez ensuite améliorer les zones qui rendent la réunion efficace et éviter celles qui ralentissent la progression de la réunion.
Plus de conseils?
Bien sûr, il y a beaucoup, beaucoup plus de conseils pour présider et organiser des réunions. Nous pensons que commencer par ces 5 vous aidera à lancer le bal. Nous espérons vous conduire à organiser des réunions réussies et enrichissantes.
