Les délais se faufilent-ils sur vous? Jamais assez de temps? Vous avez l’impression de passer plus de temps dans les réunions qu’en dehors d’elles? Vous essayez de travailler mais continuez à vous interrompre?

Je sais, non? C’est comme si je te connaissais.

Vous n’êtes pas seul – je ressens exactement la même chose. Quand il s’agit de gérer mon temps, j’ai parfois l’impression de perdre la bataille, la guerre et peut-être même la volonté de vivre.

Pourtant, cela n’a pas besoin d’être comme ça.

Je partage quelques-uns de mes conseils de gestion de calendrier préférés. Bien sûr, vous aurez toujours vos mauvais jours, mais suivez même une poignée de ces conseils et je vous promets que vous serez en charge de votre emploi du temps, de gérer votre temps et d’atteindre vos objectifs.

Examen. Puis revoir à nouveau.

Passez en revue votre calendrier au début de chaque semaine (le dimanche soir est le meilleur). Voyez quelles réunions vous avez et énumérez les éléments d’action et la préparation dont vous devez vous occuper. S’ils sont importants, bloquez le temps dans votre journal pour qu’ils se produisent.

Revoyez ensuite. Quotidien. Je fais cette première chose le matin (bizarre comment les choses peuvent changer du jour au lendemain – les affaires ne dorment plus, n’est-ce pas?). J’ai également un autre scan environ 30 minutes avant la fin pour voir ce que j’ai fait (et ce que je n’ai pas fait) et jeter un coup d’œil à demain afin que je puisse prendre une longueur d’avance.

Pourquoi s’embêter ?

J’ai appris que notre opinion sur ce qui était important lundi peut changer d’ici mercredi. Il est également facile d’oublier une réunion ou de négliger quelque chose que vous devez faire. Cet enregistrement rapide m’a sauvé de nombreuses fois et je suis sûr que cela le sera aussi pour vous.

Un jour d’événement gratuit par semaine

Accordez-vous une journée de réunion gratuite par semaine et faites de votre mieux pour protéger ce temps à tout prix. Même si le patron dit qu’elle doit vous rencontrer le seul jour où vous n’avez rien, offrez une alternative si vous le pouvez.

Je dois me concentrer sur un travail en profondeur, et vous aussi. Occupé être occupé ne vous procure pas d’augmentation de salaire à la fin de l’année. Votre journée « gratuite » est donc loin d’être gratuite.

Cela vous donnera le temps de réfléchir, de contribuer à des projets à long terme, de vous attaquer à la liste de choses à faire, de démolir les e-mails et d’alimenter votre administrateur.

Continuez, donnez-vous du temps de qualité. Tu le mérites.

Planifiez des réunions DÈS que POSSIBLE

Si vous savez que vous avez besoin d’une réunion, inscrivez-la au calendrier dès que possible. Plus vous le retardez longtemps, plus vous risquez d’avoir des problèmes de planification ou des conflits.

Assurez-vous que le but est clair et que chacun sait pourquoi la réunion est en place et ce qu’il doit préparer.

J’envoie toujours ma disponibilité de calendrier à l’avance. cela peut aider à éviter ces courriels sans fin en essayant de trouver un moment qui fonctionne.

Outils de planification de réunion

C’est peut-être plus une astuce de productivité qu’une astuce de gestion de calendrier, car l’utilisation d’un planificateur de réunion vous fera gagner énormément de temps lorsque vous tenterez de planifier des réunions.

• Si vous utilisez Outlook sur un serveur Exchange, vous ne vous tromperez pas avec l’assistant de planification humble. Lors de l’ajout de participants, la grille libre / occupée affiche la disponibilité des participants, il est donc simple de trouver un moment qui convient à tout le monde.
• Outlook Mobile (Android, iOS) a une planification intégrée. Lorsque vous choisissez un moment qui convient à tout le monde, l’événement est vert. Quand il y a un conflit, il devient rouge. Vous pouvez également envoyer vos disponibilités lorsqu’on vous demande une réunion. Répondez simplement à l’e-mail, cliquez sur l’icône du calendrier, sélectionnez les heures où vous êtes libre, et Outlook Mobile fait le reste. C’est un gain de temps énorme.
• FindTime de Microsoft qui vous permet d’envoyer un nouveau sondage de réunion pour proposer vos horaires sélectionnés à tous les participants et permettre à tout le monde de voter. Il envoie ensuite l’invitation à la réunion en votre nom.
• Google Agenda propose des outils similaires pour trouver une heure de réunion et inviter les gens à sélectionner des créneaux de rendez-vous.
• Les outils de gestion de calendrier tels que Doodle et Calendly offrent d’excellentes versions gratuites pour planifier des réunions et des intégrations avec Outlook, Gmail et plus encore. Ils sont un moyen facile pour les clients et les collègues de réserver du temps avec vous. Il vous suffit de définir votre disponibilité, de partager votre lien, de les laisser sélectionner une heure disponible et l’événement est ajouté à votre calendrier!

Suivi

Si un client ou un collègue vous demande de faire quelque chose, nous savons tous les deux qu’ils vont vous poursuivre pour une mise à jour. Définissez vos attentes en planifiant immédiatement une réunion de suivi dans le calendrier de chacun. C’est un conseil simple mais efficace.

C’est un excellent moyen de rester au courant des tâches et de vous assurer de tenir vos promesses à temps.

Utilisez des rappels

Vous savez comment parfois vous vous mettez sur un rouleau et soudainement vous perdez tout sens du temps?

Un moyen simple et facile de revenir à la réalité est de fixer un rendez-vous de 5 minutes pour le temps que vous souhaitez qu’on vous rappelle quelque chose et d’expliquer ce que c’est dans le sujet de la réunion. Cochez le rappel et réglez-le sur zéro minute.

Par exemple

• Il est temps de partir pour la réunion du client – prenez le train pour King Cross puis Victoria line pour Oxford Circus.
• Imprimer les documents pour la présentation de cet après-midi

Utilisez cette astuce avec parcimonie. Les tâches n’appartiennent pas à votre calendrier – il existe de bien meilleurs outils pour cela. Vous ne voulez pas que votre calendrier soit rempli de dizaines de rappels de 5 minutes, mais l’étrange ici et là peut vraiment vous aider.

Ajouter un autre fuseau horaire

Si vous travaillez avec des collègues ou des clients du monde entier, l’ajout d’un deuxième fuseau horaire à votre calendrier est une excellente idée.

Cela affichera deux heures sur votre calendrier – très utile lors de la planification de réunions. De plus, cela vous évite les tracas de Googler « quelle heure est-il… »Vous pouvez configurer des fuseaux horaires doubles sur Outlook et sur Gmail et la plupart des autres clients de messagerie.

Importez tous vos calendriers

Si vous avez plusieurs calendriers, importez-les tous dans votre calendrier principal. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et si vous avez le mode superposition, vous pourrez voir tous vos calendriers et rendez-vous simultanément.

La configuration est généralement la même pour la plupart des applications.

Voici comment le faire dans Outlook, mais si vous utilisez autre chose, il suffit de Google « importer le calendrier » et vous trouverez un guide pratique.

Ne vous rencontrez que le temps nécessaire

Un autre de mes conseils de gestion de calendrier préférés: tenez les réunions brèves.

Plus c’est court, mieux c’est en fait. 30 minutes devraient suffire pour la plupart des réunions.

La plupart des calendriers utilisent par défaut des intervalles de 30 minutes. C’est pourquoi vous avez tendance à être invité à des réunions d’une heure lorsqu’il vous faut moins de temps. Vous pouvez modifier l’échelle de temps du calendrier dans Outlook à ce que vous voulez, alors pensez à la modifier à 15 minutes. Cela facilitera la configuration de réunions de 15 ou 45 minutes.

Il y a tellement de réunions longues et ennuyeuses dans mon calendrier, donc si je ne peux pas les refuser complètement (voir le numéro 10), je vais essayer de limiter ma participation en informant l’organisateur que je ne peux participer qu’à une partie de la réunion et leur demander de me programmer un créneau.

Vous ne vous en tirerez pas toujours, mais cela en vaut la peine, en particulier pour les réunions de type mise à jour de statut.

Dites « Non » à la collecte de faits ou aux réunions de mise à jour

Y a-t-il quelque chose de plus frustrant que de passer une heure dans une réunion à obtenir des mises à jour que vous lisez en 10 minutes? Envisagez plutôt la collaboration en ligne, le brainstorming et les outils de gestion de projet. Configurez votre équipe et encouragez vos collègues à les utiliser également. Ils réduiront considérablement les e-mails et les réunions s’ils sont utilisés efficacement et vous donneront beaucoup de temps dans votre agenda.

Certains de mes favoris sont Trello, MeisterTask ou Zenkit. Gratuit et très efficace.

Il est temps de dire bonjour au 21ème siècle!

En fait, dites simplement « Non »

C’est l’un de mes conseils de gestion de calendrier préférés de tous les temps. Si vous ne savez pas pourquoi vous devriez être à une réunion et que l’organisateur ne peut pas vous le dire non plus, dites « Non » jusqu’à ce qu’il le puisse. Vous devez être clair sur votre contribution et la valeur que vous ajoutez.

Si c’est trop dur, essayez de déléguer – cela pourrait être une bonne opportunité de développement pour quelqu’un de votre équipe.

Une autre astuce consiste à refuser, mais à offrir de l’aide à l’organisateur avec une préparation de réunion pour qu’il se sente à l’aise d’accueillir sans vous. Par exemple, alors que vous ne présentez peut-être pas les diapositives, vous pouvez les créer.

Pour une réunion en face à face, parfois la valeur n’est tout simplement pas là. Voyager 3 heures alors qu’on ne vous a alloué que 15 minutes à l’ordre du jour n’est pas efficace. Question si vous êtes vraiment nécessaire en personne.

Peut-être qu’au lieu de « non », vous proposez d’y assister virtuellement.

Commencez à l’heure et sautez l’appel nominal

N’attendez pas les retardataires. Commencez. Pour les grandes réunions, évitez l’appel nominal. Tout le monde sait qui devrait être là (il suffit de vérifier la liste des participants sur l’invitation si vous ne le faites pas.

Ceux qui arrivent en retard se rattraperont. Ceux qui ne se présentent pas, soit vous ne les manquerez pas, soit ils doivent des excuses à tout le monde.

À peu près toutes les réunions auxquelles j’ai assisté passent 15 minutes à attendre les retardataires et à appeler ceux qui sont au téléphone, ceux qui sont dans la salle de réunion, ceux qui envoient leurs excuses. Observez cette règle, et vous finirez non seulement à temps, mais vous pourriez même en réclamer!

13. Conflits de rencontre

Vous ne pouvez pas être à deux endroits à la fois, malgré vos super-pouvoirs. Ce n’est pas un conseil de gestion de calendrier, c’est juste de la physique.

Si vous avez un conflit de planification dans votre conflit de calendrier, prenez-en soin immédiatement. Plus vous quittez les deux réunions en place, plus vous créerez d’anxiété à mesure que la journée approche et que vous n’y avez rien fait.

Il est également très injuste pour l’organisateur de refuser à la dernière minute.

Priorisez laquelle est la plus importante pour vous et non l’invitation que vous avez acceptée en premier.

Annulez-le

Parfois, il vous suffit d’annuler une réunion. La gestion de votre calendrier signifie exactement cela. N’appuyez pas simplement parce que c’est prévu. Si la valeur n’est tout simplement pas là, annulez la réunion et offrez du temps.

Réunions par lots sur votre calendrier

Si vous avez un tas de réunions, mordez la balle et programmez-les toutes en une journée et faites des e-mails entre les deux. Cela vous donnera un plus grand bloc de temps libre pour un autre jour. Bien sûr, cela peut être brutal, et je n’en prendrais pas l’habitude, mais cela peut être une bonne stratégie si vous devez réclamer du temps dans votre calendrier.

Que préférez-vous ?

• 3 réunions de 1 heure le mercredi et 2 réunions de 1 heure le vendredi

OU

• 5 réunions de 1 heure le mercredi et le vendredi GRATUITES

Je pense connaître la réponse.

Si vous avez des réunions consécutives, utilisez la fonction de compte à rebours sur l’horloge de votre téléphone pour vous assurer de rester concentré sur la finition à l’heure.

Google a un compte à rebours simple avec alarme.

Réglez le compte à rebours ou l’alarme pendant 5 minutes de moins que la durée de la réunion afin que vous sachiez qu’il est temps de boucler les choses (par exemple, s’il s’agit d’une réunion d’une heure, réglez le compte à rebours sur 55 minutes).

Si cela vous prend du temps entre les réunions– informez les deux organisateurs à l’avance que vous êtes dos à dos, vous devrez peut-être partir un peu tôt ou arriver un peu tard.

Code couleur votre calendrier

Catégoriser et coder les couleurs est génial. Il est facile de segmenter et d’identifier les réunions personnelles des réunions d’affaires et d’organiser votre journée. En un coup d’œil, vous avez un excellent aperçu de vos engagements et un moyen facile de filtrer ce que vous faites sur une journée, une semaine, un mois.

Beaucoup de gens (y compris moi-même) tiennent un journal intime et un calendrier de travail. J’ai expérimenté cette méthode et cela a permis d’éliminer le besoin de plusieurs calendriers.

Si vous essayez, faites-moi savoir ce que vous en pensez.

Planifiez l’heure dans votre calendrier pour l’e-mail

C’est peut-être l’astuce de gestion de calendrier la plus importante.

Vous pouvez facilement passer chaque minute que Dieu envoie par e-mail si vous le permettez. Consacrez seulement quelques heures par jour à l’e-mail. J’essaie généralement de 60 à 90 minutes maximum le matin et de nouveau l’après-midi et je bloque cette heure sur mon calendrier.

Le temps entre les deux est pour le travail réel.

Cela sonne bien en théorie et bien sûr, cela ne fonctionne pas toujours comme ça, mais je m’en tiens à cet horaire le plus souvent.

J’ai désactivé toutes les notifications par e-mail. J’ai également désactivé l’envoi-réception automatique et changé l’intervalle à toutes les 3 heures. Cela signifie que si, pour une raison quelconque, je suis dans mon e-mail, je ne suis pas distrait par quelque chose de nouveau qui est arrivé. Cela m’a également sauvé le cou à quelques reprises car les e-mails restent dans ma boîte de réception pendant 3 heures avant l’envoi – il y a eu plusieurs fois que j’ai intercepté un e-mail dont je suis reconnaissant de ne jamais être arrivé dans les boîtes de réception de certains clients.

Quand est votre pic de production?

Nous avons tous un moment optimal de la journée où nous sommes les plus productifs. Pour certains, c’est la première chose le matin. Pour d’autres, ils ont leur deuxième souffle joyeux juste après le déjeuner. Savez-vous quand le vôtre l’est?

Faites attention à vos poussées de productivité et évitez les réunions pendant cette période. Planifiez cette heure sur votre calendrier pour faire du travail.

Si vous devez accepter une réunion, faites-en celles où vous devez vous engager, vous concentrer, prendre des décisions et participer – en d’autres termes,… penser.

Avez-vous vraiment besoin de vous rencontrer?

La gestion du calendrier ne consiste pas seulement à planifier efficacement des réunions. il s’agit également d’éviter de les programmer en premier lieu. Suivez cet arbre de décision et demandez-vous si vous avez même besoin de vous rencontrer. Vous serez surpris de la rapidité avec laquelle votre emploi du temps se libère.

Trouvez du temps dans votre emploi du temps

Nous voulons tous récupérer du temps dans nos horaires, donc aucune liste de conseils de gestion de calendrier ne pourrait être complète sans des outils de suivi du temps. Voici mes favoris – qui sont tous gratuits.

RescueTime
Vous montre où vous passez votre temps. Il fonctionne silencieusement en arrière-plan en surveillant les applications sur lesquelles vous travaillez et pendant combien de temps et vous donne un excellent aperçu de vos activités. Voir mon tableau de bord récent ci-dessous. J’ai passé plus de 30 heures sur les e-mails. Je sais. Effrayant.

Lorsque vous parcourez votre calendrier et que vous revenez sur le mois et le superposez à votre tableau de bord RescueTime, certains modèles commencent à émerger. Vous pouvez vraiment commencer à voir ce qui vous distrait, quand et pourquoi.

Toggl
Toggl offre un suivi du temps illimité et gratuit pour les particuliers. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton de lecture et l’application commencera à surveiller les heures de travail de vos employés. Ensuite, vous pouvez parcourir les données hebdomadaires et mensuelles générées sur le nombre total d’heures de travail passées.

TimeCamp
Cet outil vous ouvre vraiment les yeux sur la façon dont votre journée est passée et identifie ce que vous faites réellement et combien de temps est (ou n’est pas) gaspillé. Il suit votre activité de manière invisible et automatique en arrière-plan et dispose également d’un nombre incroyable d’intégrations, notamment ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce et plus encore. Ils prétendent vous trouver 30 minutes supplémentaires de temps productif dans votre calendrier par jour!

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  « Planifions une réunion » est devenu la réponse universelle à presque toutes les situations. Mais est-ce le bon?
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