Le système comptable d’une entreprise repose sur un cadre de comptes qui organise les revenus, les dépenses et d’autres données et les prépare à être intégrés dans un état financier.
Ce cadre, appelé plan comptable, sert d’indice de tous les comptes financiers de l’entreprise. Les comptables utilisent ce plan comptable pour identifier les transactions au fur et à mesure qu’ils les enregistrent dans le grand livre général de la société.
Mise en place du Plan comptable
Lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, vous configurez votre plan comptable comme première étape dans l’établissement du système comptable de votre entreprise. Les petites entreprises n’ont pas toutes le même plan comptable. Les comptes que vous incluez dépendent du type d’entreprise. Par exemple, si vous avez une entreprise de services, vous n’aurez pas de compte d’inventaire.
Lorsque vous établissez votre plan comptable, pensez à l’avenir. Ne pensez pas seulement aux comptes dont vous avez besoin pour votre petite entreprise maintenant. Pensez aux comptes dont vous pourriez avoir besoin sur 5 ou 10 ans et incluez-les dans votre graphique. Vous n’avez peut-être pas d’employés maintenant, mais dans quelques années, vous pouvez ajouter des employés à votre entreprise, alors planifiez cela avec votre tableau. Vous devrez peut-être encore ajouter des comptes à votre graphique au fur et à mesure.
Vous devez créer un système de numérotation pour votre plan comptable. Si vous allez utiliser un système de comptabilité informatisé, utilisez un système de numérotation à quatre chiffres. Un bloc de numéros est généralement attribué à chacune des catégories qui composent le plan comptable, et des numéros vides sont laissés à la fin pour que des comptes supplémentaires soient ajoutés à l’avenir.
Dans le cadre du cycle comptable, le plan comptable est utilisé dans les transactions journalières, et il y a cinq catégories sur le plan comptable:
- Actifs
- Passifs
- Capitaux propres du propriétaire
- Revenus
- Dépenses
Actifs
La catégorie d’actifs est l’endroit où vous gardez une trace de ce que possède votre entreprise. Vous voudrez peut-être que votre catégorie d’actifs commence par le nombre 1000. C’est généralement le nombre utilisé par les programmes de comptabilité informatisés. Numéroter chaque compte d’actif dans une séquence telle que 1000, 1010, 1020, etc., en commençant par les actifs courants et en passant aux immobilisations.
Les actifs courants comprennent les comptes de trésorerie, tels que les liquidités de vos comptes chèques et d’épargne. Vous pouvez avoir des clients à qui vous accordez un crédit, vous aurez donc besoin d’un compte débiteur. Si vous vendez des produits, vous aurez besoin d’un compte d’inventaire.
Après votre compte d’immobilisation, placez un compte pour l’amortissement accumulé. C’est toujours un nombre négatif sur le solde et est directement lié à vos immobilisations puisque c’est ce que vous dépréciez. Ne laissez aucun espace pour d’autres comptes entre les immobilisations et l’amortissement accumulé. Vous avez peut-être accumulé des amortissements pour plus d’une immobilisation. Vous pouvez déprécier vos bâtiments, véhicules, équipements professionnels, etc.
Passifs
La catégorie des passifs est l’endroit où vous gardez une trace des dettes de votre entreprise ou de ce que votre entreprise doit ou pourrait devoir à l’avenir. Vous voudrez peut-être commencer à numéroter la section des passifs avec 2000. Tout comme pour la catégorie des actifs, vous souhaitez suivre la forme traditionnelle du bilan lors de l’élaboration de la section passifs du plan comptable. Vous aurez une section passifs courants et une section passifs à long terme.
La section passifs courants comprendra les comptes de dette à court terme comme les comptes créditeurs, le compte où vous enregistrerez ce que vous devez à vos fournisseurs. Il inclura également vos comptes de comptabilité d’exercice, qui incluent ce que vous devez en charges sociales et en taxes de vente. Vous aurez également un compte pour les salaires accumulés. Vous pourriez également avoir un compte de passif à court terme pour les cartes de crédit à payer et les prêts à court terme à payer.
À l’avenir, vous pourriez contracter une dette à long terme, telle qu’une hypothèque. Vous devez inclure de l’espace dans votre plan comptable pour les autres comptes de dette à long terme.
Capitaux propres du propriétaire
Les comptes de capitaux propres du propriétaire incluent votre investissement dans l’entreprise. Si vous décidez de prendre d’autres investisseurs quelque part le long de la ligne, vous devez inclure des comptes pour les actions ordinaires et, peut-être, les actions privilégiées. Vous voudrez un compte pour les bénéfices non répartis pour tous les bénéfices que vous rapportez à l’entreprise. Vous démarrez généralement les comptes de capitaux propres du propriétaire avec 3000.
Revenus
Le chiffre d’affaires est le premier compte du plan comptable lié au compte de résultat. Les revenus des ventes sont la principale source de revenus de votre entreprise, et cette section du plan comptable commence généralement par 4000. Avec le compte de revenus des ventes, vous pouvez inclure un compte pour les remises sur les ventes et les retours et allocations sur les ventes. Vous voudrez également inclure un compte pour les revenus d’intérêts pour tout revenu que vous gagnez sur les investissements de votre entreprise.
Les coûts de vente ou les coûts des marchandises vendues sont généralement le prochain type de compte à considérer. Même les entreprises de services doivent tenir compte des coûts de vente. Vous incluez également des comptes pour les remises des fournisseurs, les frais d’expédition et les frais de vente divers.
Dépenses
La dernière catégorie figurant sur le plan comptable est la catégorie de dépenses, qui porte généralement le numéro 5000. Un moyen pratique d’énumérer les dépenses dans le plan comptable consiste à consulter l’annexe C du formulaire d’imposition IRS et à suivre la façon dont les dépenses sont répertoriées sur ce formulaire. Cela vous facilite la tâche, ainsi qu’à votre comptable, au moment des impôts. Établissez un compte pour chacune des dépenses énumérées à l’annexe C ainsi que pour toutes les autres dépenses propres à votre entreprise. Laissez plusieurs comptes vierges disponibles au cas où vous en auriez besoin à l’avenir. Attribuez un numéro dans la plage 5000-5999 à chacun.
