Consejos y Trucos de Contabilidad de Propiedades de alquiler para Propietarios y Administradores de Propiedades

contabilidad de propiedades de alquiler

El manejo adecuado de sus ingresos y gastos de alquiler, incluida la contabilidad y el seguimiento precisos de sus fondos, es una parte esencial de la gestión de alquileres.

Tanto los propietarios como los administradores de propiedades necesitan crear un sistema de contabilidad bien definido para ayudarlos a mantenerse organizados. Los administradores de propiedades también tienen la tarea de cumplir con las directrices de la cuenta de fideicomiso y manejar adecuadamente los fondos de los propietarios.

Para el inversor novato, la contabilidad de la propiedad de alquiler puede parecer tan simple como el seguimiento de los pagos de alquiler (ingresos) y el mantenimiento de la propiedad y los impuestos (gastos). Pero el inversor experimentado, el propietario y el administrador de propiedades pueden decirle que hay algunas áreas más a las que prestar atención cuando se trata de una buena contabilidad y contabilidad.

Consejos para la Contabilidad de propiedades de alquiler

A continuación se muestra una lista de los mejores consejos para la contabilidad de propiedades de alquiler para ayudarlo a mantenerse organizado y mantener sus registros e informes financieros bien mantenidos.

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Flujo Contable del Libro Mayor

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Comprenda los tipos de Transacciones Relacionados con sus Alquileres

Hay diferentes tipos de transacciones de ingresos y gastos, y cada transacción puede vincularse a un inquilino, una propiedad o su negocio. Comprender cómo se relaciona cada transacción con diferentes áreas de su negocio le ayudará a mantener adecuadamente sus registros contables.

Los ingresos del inquilino pueden incluir: pagos de alquiler del inquilino, cargos por demora del inquilino, depósitos del inquilino, cargos por estacionamiento del inquilino.
Los gastos del inquilino pueden incluir: un gasto de propiedad causado por un inquilino que es responsable de reembolsar, como una ventana rota o un inodoro obstruido.
Los ingresos de la propiedad pueden incluir: el fondo de reserva, las tarifas de solicitud, el alquiler recibido por el inquilino y otras tarifas recaudadas.
Los gastos de la propiedad pueden incluir: gastos de mantenimiento o de proveedores, pagos de servicios públicos de la propiedad, honorarios de administración de la propiedad, etc.
Los ingresos comerciales pueden incluir: cargos por demora del inquilino, cargos de administración, etc.
Los gastos comerciales pueden incluir: pagos de software de administración de propiedades, honorarios legales,tarifas de alquiler de espacio de oficina, publicidad, etc.

Puede notar que algunos cargos se pueden clasificar de varias maneras y aparecer en varios libros de contabilidad, por ejemplo, un pago de alquiler puede ser tanto ingresos del inquilino como ingresos de la propiedad.

Cuentas personales y Comerciales separadas

Incluso si solo posee una propiedad, debe abrir una cuenta de cheques y ahorros comercial separada para su negocio de alquiler. Esta es la forma más fácil de mantener sus fondos separados de sus cuentas personales hasta que esté listo para pagarse a sí mismo. También es la forma más fácil de mantenerse organizado y simplificar sus tareas de reconciliación.

Algunos propietarios incluso pueden optar por abrir una cuenta separada para cada propiedad. Esto es recomendable para propiedades multifamiliares, donde maneja múltiples pagos y gastos por cada unidad, pero puede que no sea necesario para cada casa de alquiler unifamiliar que posee.

Si usted es un administrador de propiedades, es vital que tenga una cuenta bancaria separada para su negocio y esté familiarizado con cómo manejar las cuentas fiduciarias. Mezclar fondos es ilegal y debe mantener los activos de sus propietarios separados de los suyos.

Cree un Sistema consistente para Registrar Transacciones

Cree un proceso o sistema para cuándo, por qué y cómo publicará de manera consistente las transacciones relacionadas con sus alquileres. Debe tener una comprensión clara de a quién está relacionada la transacción. También debe tener un proceso para registrar rutinariamente sus transacciones. Por ejemplo, los lunes, puede dedicar una hora a asegurarse de que todas las transacciones se registren correctamente.

Tener un Plan de conciliación

Igualmente importante para registrar transacciones de manera consistente, es conciliar sus cuentas para garantizar que el dinero se contabilice con precisión.

La reconciliación simplemente significa acuerdo; lo que significa que sus libros contables concuerdan con lo que sucedió en la vida real; también conocido como su estado de cuenta bancario. Una vez más, el método (ya sea utilizando papel y lápiz o una herramienta de conciliación) es tan útil como la precisión de la entrada de datos.

Su plan de conciliación debe incluir reservar tiempo sin interrupciones para el proceso. Cuanto más compleja sea su cartera de propiedades y su negocio de administración, más tiempo se debe dedicar. La conciliación en sí es una tarea mensual, pero se recomienda agregar al menos una comparación semanal de ban-to-ledger.

Una forma de lograr esa comparación es mediante el uso de una herramienta de sincronización bancaria, si está disponible en su software. Es un ahorro de tiempo para asegurarse de que las transacciones coincidan con ambas ubicaciones antes de una reconciliación adecuada. Una sincronización bancaria coincide y compara las transacciones del banco con las del software, lo que le permite actualizar los detalles de las transacciones que faltan y localizar errores y omisiones. El software marca las transacciones con un estado de «compensación» que confirma que la institución financiera ha procesado la transacción.

Una vez que la entrada de fecha se haya completado y verificado al menos semanalmente, su conciliación mensual debería ser una tarea fácil. La mayoría de los programas enumerarán los gastos de un lado y los ingresos del otro con una casilla de verificación al lado de cada transacción. Su tarea es hacer clic en la casilla de verificación junto a cada elemento que coincida con el estado de cuenta bancario. Cuando se comprueban, el objetivo es que el total de ingresos recibidos, el total de gastos pagados y el saldo final coincidan exactamente con los totales de su estado de cuenta bancario.

Por último, su plan de conciliación debe incluir guardar esos datos para el cumplimiento de los informes estatales, para tenerlos a mano para su contador o en caso de una auditoría, y para cualquier otra referencia futura.

Utilice Software para mantenerse organizado

Los buenos procesos de contabilidad son afortunadamente fáciles de lograr con las herramientas adecuadas. Y con la ventaja de ahorrar tiempo de crear un sistema de contabilidad transparente, estas herramientas se adaptarán fácilmente a los gastos operativos de su empresa, a partir de solo 3 35/mth.

El software de administración de propiedades está diseñado específicamente para ayudar a los propietarios, inversores y administradores de propiedades a completar de manera precisa y eficiente sus tareas de contabilidad y teneduría de libros.

Obtiene acceso a la contabilidad completa del libro mayor de propiedades, inquilinos y propietarios. Y tener el poder de revisar, editar e imprimir libros de contabilidad para cada propiedad, inquilino, propietario y cuenta bancaria utilizada para administrar sus propiedades. Los sistemas de contabilidad tradicionales no están diseñados para la administración de propiedades y requieren la entrada doble o incluso triple de transacciones para mantener registros precisos y auditables.

Puede optar por usar QuickBooks para la contabilidad de propiedades de alquiler, pero puede estar intrigado por las características adicionales que ofrece el software de alquiler más allá de las herramientas de contabilidad. Encontrará que el software de administración de propiedades viene con una amplia gama de características que harán que cada tarea de su negocio de alquiler sea más fácil. Desde la recolección de alquileres en línea hasta la publicidad de vacantes, todo está incluido en su software de alquiler.

El uso de software resultará esencial si alguna vez se encuentra con una auditoría en la que deberá demostrar que ha cumplido con los requisitos de la cuenta fiduciaria y ha manejado adecuadamente los fondos de su negocio.

Prepárese para la Temporada de impuestos

Mantenerse al tanto de su contabilidad de alquiler durante todo el año es la mejor manera de hacer que la temporada de impuestos sea lo más sencilla posible. Podrá acceder a todos los datos que necesita para presentar sus impuestos, proporcionar a los proveedores formularios 1099-MISC y entregar a los propietarios informes importantes para sus necesidades tributarias.

La temporada de impuestos es otro momento en el que encontrará que el software de administración de propiedades es útil, ya que muchos ofrecen herramientas de impuestos útiles y opciones de presentación en línea integradas en el sistema.

Consulte a un Profesional

no tenga miedo de pedir ayuda cuando la necesite. Ya sea que tenga un CPA de confianza con el que desee trabajar o un mentor de administración de propiedades en el que confíe para obtener asesoramiento, siempre es útil buscar una segunda opinión.

En algunos casos, puede encontrar que necesita contratar a un contador o un asesor legal para ayudarlo, en cualquier caso, le agradecerán que haya seguido los consejos anteriores para crear un rastro contable fácil de seguir.

Pensamientos finales

No es necesario ser contador para tener buenas habilidades de contabilidad. Simplemente tómese el tiempo para comprender sus procesos contables, crear un sistema de contabilidad coherente y usar herramientas y recursos de la industria para ayudarlo a mantenerse organizado.