Wir alle wissen, dass Patienten in Kalifornien das Recht haben, ihre Krankenakte zu überprüfen und / oder eine Kopie zu erhalten. Es ist auch keine Überraschung, dass Gesundheitsdienstleister in der Regel eine Gebühr für diesen Service erheben dürfen. Mit all den unterschiedlichen Regeln und Ausnahmen können Kopiergebühren jedoch verwirrend sein.Da die meisten, wenn nicht alle, Arztpraxen „abgedeckte Einheiten“ unter den Bundesdatenschutzgesetzen sind und daher dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) unterliegen, ist es für Ärzte und ihre Mitarbeiter wichtig, sich der Unterschiede im Landes- und Bundesrecht bewusst zu sein und zu wissen, welche zu befolgen sind.

Kopiergebühren
Wenn der Patient seine eigenen Krankenakten anfordert, erlaubt das kalifornische Gesetz (Health & Safety Code §123110) Gesundheitsdienstleistern, einem Patienten oder seinem gesetzlichen Vertreter maximal 0,25 USD pro Seite oder 0 USD in Rechnung zu stellen.50 pro Seite für Datensätze aus Mikrofilm kopiert. Eine angemessene Bürogebühr ist ebenfalls zulässig, sofern der berechnete Betrag die tatsächlichen Kosten für die Erstellung der Krankenakten nicht übersteigt.Verwirrung entsteht jedoch, weil die HIPAA-Datenschutzregel, die Bundesgesetz ist und für fast jede Arztpraxis gilt, unterschiedliche Regeln darüber hat, was ein Gesundheitsdienstleister verlangen kann, wenn ein Patient seine Krankenakten anfordert. Gemäß der Datenschutzregel finden Sie im Folgenden die Richtlinien, die Gesundheitsdienstleister befolgen müssen.

Angemessene Bürogebühr
Ärzte können eine „angemessene, kostenbasierte Gebühr“ erheben, was bedeutet, dass sie nur Folgendes berechnen können:

• Arbeit für das Kopieren der medizinischen Aufzeichnungen, ob Papier oder elektronisch;
• Verbrauchsmaterialien für das Kopieren der medizinischen Aufzeichnungen auf Papier oder den tragbaren elektronischen Medien, wenn der Patient die Aufzeichnungen in elektronischer Form anfordert (Wenn die Arztpraxis Patienteninformationen in einer elektronischen Gesundheitsakte führt, schreibt das Bundesgesetz vor, dass sie dem Patienten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, wenn der Patient diese Anfrage stellt.);
• Porto, falls zutreffend; und
• Erstellen einer Zusammenfassung der Krankenakte, wenn der Patient diesem Prozess zugestimmt hat, anstatt seine tatsächliche Krankenakte zu erhalten).

Bürogebühr nicht erlaubt
Einige Arztpraxen berechnen dem Patienten eine Gebühr für das Personal, um die Krankenakten zu finden, insbesondere wenn sich die Krankenakten außerhalb des Standorts befinden. Obwohl dies nach kalifornischem Recht zulässig ist, ist es nach Bundesrecht nicht zulässig (das, dem Sie wahrscheinlich folgen sollten). Daher ist dies nicht erlaubt.

Wenn der Patient elektronische Gesundheitsakten oder Papierkarten in elektronischer Form anfordert, erlaubt die Datenschutzregel dem Arzt nicht, mehr als die tatsächlichen Arbeitskosten in Rechnung zu stellen. Mit anderen Worten, Gebühren pro Seite sind für Papier- oder elektronische Kopien von elektronisch geführten Krankenakten nicht zulässig. Die Datenschutzregel erlaubt es auch nicht, eine Abrufgebühr für die Krankenakten zu erheben, wenn diese lokalisiert werden müssen.

Pauschalgebühr für elektronische Kopien von elektronisch geführten Krankenakten
Ein Büro kann eine Pauschalgebühr für Patienten erheben, die eine Kopie ihrer Krankenakten anfordern. Diese Gebühr darf jedoch 6,50 USD nicht überschreiten, einschließlich Porto, Arbeit und Zubehör.

Kopiergebühren nicht erlaubt
Für Ärzte und Mitarbeiter ist es genauso wichtig zu wissen, wann sie einem Patienten keine Kopie seiner Krankenakten in Rechnung stellen können. Patienten, ehemalige Patienten oder deren Vertreter haben Anspruch auf eine kostenlose Kopie des relevanten Teils der Patientenakte, der erforderlich ist, um eine Beschwerde bezüglich der Berechtigung für ein öffentliches Leistungsprogramm wie medizinische oder Sozialversicherungsleistungen zu unterstützen. Bitte beachten Sie Gesundheit & Sicherheitscode §123110 für weitere Informationen im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Krankenakten für Patienten während der Berufung einer Ablehnung eines gemeinnützigen Programms.

Beachten Sie, dass Patientenakten zum Schutz der Vertraulichkeit nur mit schriftlicher Genehmigung des Patienten (falls lebend) oder seines gesetzlichen Vertreters (falls der Patient verstorben oder inkompetent ist) freigegeben werden sollten.

Zu wissen, wann man dem richtigen Gesetz folgt, ist nicht immer einfach. Aber in dem Fall, in dem der Patient seine Krankenakten anfordert, muss fast jede medizinische Praxis das Bundesgesetz unter der Datenschutzregel befolgen. Die HIPAA-Datenschutzregel gilt nur, wenn der Patient seine Krankenakten anfordert. Es gilt nicht, wenn die Anfrage aus einer Vorladung, einer Kranken- oder Lebensversicherung, einer Anwaltsanfrage oder einer anderen Situation stammt.Klicken Sie hier für die Richtlinien der California Medical Association für zulässige Kopierkosten im Zusammenhang mit der Anfrage eines Anwalts, der Vorladung und der Anfrage von Krankenversicherern. Dieses Dokument wird vom Rechtsteam der California Medical Association (CMA) im California Physicians ‚Legal Handbook (CPLH) der CMA 2017 veröffentlicht, das unter verfügbar ist www.cmanet.org .
Geschrieben von Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Direktor des Risikomanagements, CAPAssurance