Was würde passieren, wenn Sie auf dem Weg zur Arbeit von einem Bus angefahren würden?

Nun, abgesehen von dem krankhaft Offensichtlichen und der Zeit und dem Geld, die für die Einstellung und das Onboarding ihres Ersatzes aufgewendet wurden …

Dies ist die Denkweise hinter dem berüchtigten „Bus–Faktor“ – der minimalen Anzahl von Personen, die, wenn sie außer Gefecht gesetzt würden, Ihren Betrieb zum Zusammenbruch bringen würden.

„46% der britischen Unternehmen wären gezwungen, den Handel sofort einzustellen, wenn eine Schlüsselperson stirbt oder aufgrund von Krankheit oder Verletzung nicht mehr weiterarbeiten kann“ – Online Money Advisor, Key Man Insurance: A Definitive Guide to Key Person Insurance

Es ist vielleicht nicht ideal, aber es ist eine harte Realität, der sich jedes Team stellen muss; ob vorübergehend oder dauerhaft, Ihre kollegen schaffen es nicht immer in die Arbeit.

Wir hier bei Process Street hatten mehr als unseren Anteil an Projektverzögerungen (und sogar Ausfällen) aufgrund eines niedrigen Busfaktors, weshalb dieser Beitrag geschrieben wurde. Heute erfahren Sie, wie Sie mithilfe des Bus-Faktors riskante Projekte identifizieren und diese Probleme so schnell (und kostengünstig) wie möglich beheben können.

Wir behandeln:

• Was ist der Busfaktor?
• So berechnen Sie den Busfaktor
• Busfaktorelemente
• So erhöhen Sie Ihren Busfaktor
• Die Grenzen der Erhöhung des Busfaktors

Fangen wir an.

Was ist der Busfaktor?

Der „Busfaktor“ ist die minimale Anzahl von Personen, die, wenn sie arbeitsunfähig wären, einen kritischen Systemausfall verursachen würden. Dies wird traditionell auf Softwareprojekte angewendet, aber die Theorie ist in fast jeder Disziplin anwendbar.

Das Konzept des „Busfaktors“ bezieht sich auf die Schlüsselpersonenversicherung. Dies ist eine Richtlinie, die Unternehmen häufig abschließen, um das Potenzial für eine Schlüsselperson (z. B. den CEO) abzudecken, schwer krank zu werden oder sogar zu sterben.

Es ist ein morbides Thema, aber eines, das für jede Art von Notfallplanung (langfristige Zukunftssicherheit) notwendig ist.

Nehmen wir an, dass Arbeiter eines bestimmten Teams nacheinander außer Gefecht gesetzt werden (durch Krankheit, Verspätungen durch den Verkehr, einen Bus, einen Lastwagen oder was auch immer).

Wie viele Menschen, von den meisten bis zu den unwichtigsten, würde es dauern, bis die Arbeit zum Stillstand kommt?

Mit anderen Worten, wie flexibel ist Ihr Projekt auf menschliche Probleme wie Verfügbarkeit oder deren Fehlen?

Das ist der Busfaktor.

Während dies hauptsächlich in Bezug auf Entwicklungsprojekte verwendet wird, ist es eine nützliche Zahl zu wissen, um herauszufinden, wie anfällig ein Projekt ist, gestoppt zu werden. Angesichts des anhaltenden Aufstiegs der Technologiebranche und der weit verbreiteten Nutzung von Technologie im Allgemeinen ist es alles andere als einfach zu sagen, dass ein Blick darauf, was die Branche derzeit zum Laufen bringt, massive Kopfschmerzen bei der Integration in ein bestehendes Unternehmen ersparen kann.

Es ist auch erwähnenswert, dass der Busfaktor nicht nur für Teammitglieder gelten muss, die außer Gefecht gesetzt werden.

Nehmen wir an, Sie sind Manager und haben daher nur sehr wenig Zeit für jedes Projekt, das Ihr Team durchführt. Wenn Sie wissen, dass ein Projekt einen Busfaktor von 1 hat, während andere einen höheren Busfaktor haben, wissen Sie, dass es sich auszahlt, mehr von Ihrer begrenzten Zeit damit zu verbringen, sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos läuft.

Berechnung des Busfaktors

Die einfache Erklärung für die Berechnung des Busfaktors eines Projekts oder Teams lautet:

„Was ist die Mindestanzahl von Personen, die bei Abwesenheit die Fortsetzung der Arbeit verhindern würden?“

Wenn ein Projekt nicht fortgesetzt werden kann, weil eine bestimmte Person nicht verfügbar ist, haben Sie einen Busfaktor von 1.Mit anderen Worten, es ist besser, einen höheren Busfaktor zu haben, da dies bedeutet, dass Ihr Team weiterarbeiten kann, ohne von bestimmten Personen abhängig zu sein.

Im Kern geht es darum, wie gut Informationen in Ihrer Organisation verteilt sind. Die Prozessdokumentation und die Reduzierung der Komplexität von Workflows können dazu beitragen, Ihren Erfolgsfaktor zu erhöhen.

Als das Team hier bei Process Street zum Beispiel viel kleiner war, haben wir die Arbeit bewusst flexibel strukturiert. Als wir anfingen, hatten wir nicht die Ressourcen, um engagierte Grafikdesigner, Redakteure, Autoren, Wissensdatenbank-Manager und so weiter zu haben.

Unsere Teammitglieder waren also in ihrer Ausbildung sehr vielfältig. Ich könnte einen Tag lang den Kundensupport übernehmen, wenn unser Vertreter zum Beispiel nicht da wäre. Aber ich würde auch Content-Reviews machen, und Bearbeiten, neben typischen Schreibaufgaben.

Das bedeutete, dass Prozesse reibungslos weiterarbeiten konnten, wenn jemand nicht verfügbar war. Sicher, wir hatten einen festen Editor, den wir überwachen und organisieren mussten, aber die tägliche Bearbeitungs- und Überprüfungsarbeit konnte aufgrund der detaillierten Prozesse, die wir erstellt und dokumentiert hatten, auch von unseren typischen Autoren durchgeführt werden.

Busfaktorelemente

Sie wissen, was der Busfaktor ist und wie er berechnet wird. Großartig!

Bevor ich Ihnen jedoch erzähle, wie Sie Ihren Busfaktor verbessern und die Erfolgsquote Ihrer Projekte steigern können, müssen Sie wissen, welche Faktoren zu Ihrem Busfaktor beitragen.

Diese Busfaktorelemente sind:

• Projektkomplexität
• Fachspezifität
• Teamtransparenz
• Mitarbeitererfahrung

Busfaktorelemente: Projektkomplexität

Angenommen, Sie müssen zwei Projekte abschließen. Einer ist, einen neuen Artikel zu 30 Newslettern in Ihrer Nische zu fördern. Die andere besteht darin, 5 neue Videos zu erstellen, um verschiedene Funktionen Ihres Produkts zu erklären.

Was denkst du, würde durch ein einzelnes wichtiges Teammitglied außer Gefecht gesetzt werden?

Auf diese Weise spielt die Projektkomplexität eine Rolle bei der Bestimmung Ihres Busfaktors. Je komplexer Ihr Projekt ist, desto niedriger ist Ihr Erfolgsfaktor.

Nach unserem Beispiel ist das Versenden von 30 Newslettern per E-Mail keine sehr komplexe Aufgabe (insbesondere im Vergleich zu anderen potenziellen Werbeprojekten). Tatsächlich könnte die gesamte Aufgabe von einer einzigen Person mit wenig bis gar keiner Schulung ausgeführt werden – alles, was sie tun müssen, ist E-Mails an die relevanten Newsletter zu senden und nach Bedarf nachzuverfolgen.

5 neue Videos sind jedoch ein anderer Fischkessel.

Zuerst müssen Sie das Skript erstellen, das mehrere Iterationen und eine eventuelle Überprüfung und Genehmigung durch einen Manager erfordert, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Sie möchten kein Erklärvideo veröffentlichen, in dem die Fakten zu Ihrem Produkt falsch dargestellt werden.

Als nächstes benötigen Sie jemanden mit einem guten Audio-Setup, um die VO aufzunehmen. Dies fügt weitere Anforderungen an die Personen hinzu, die für diese Aufgabe zur Verfügung stehen – wenn nur eine Person in Ihrem Team über ein Mikrofon verfügt, das gut genug ist, um klares Audio aufzunehmen, Ihr Busfaktor ist bereits bei 1.

Das erwähnt nicht einmal die möglichen Bildschirmaufnahmen (die entsprechende Software erfordern), benutzerdefinierte Animationen, Videobearbeitung, Musik und so weiter.

Grundsätzlich gilt, je mehr Punkte im Prozess der Fertigstellung Ihres Projekts, desto schlechter wird Ihr Bus-Faktor sein. Mehr Teile bedeuten, dass es mehr Möglichkeiten gibt, dass etwas schief geht.

Busfaktorelemente: Fachspezifität

Die Komplexität eines Projekts ist nicht unbedingt das größte Problem, das zu Ihrem Busfaktor beiträgt.

Je spezifischer Ihr Thema ist, desto schlechter wird Ihr Erfolgsfaktor.Genauer gesagt, wenn alle anderen Faktoren konstant bleiben, verringert sich Ihr Busfaktor proportional dazu, wie viel spezifisches Fachwissen für die Ausführung Ihrer Arbeit erforderlich ist.

Um auf unser Beispiel einer Newsletter-Outreach-Kampagne im Vergleich zur Erstellung von Videos zurückzukommen, erfordert die Kampagne so gut wie keine Erfahrung. Dies bedeutet, dass, wenn arbeitsunfähig, Die Person, die für das Senden und Auffangen von Antworten auf die E-Mails verantwortlich ist, mit relativ geringem Problem geändert werden kann.

Das gleiche gilt nicht für das Erstellen von Videos. Es stimmt zwar, dass jemand die Grundlagen der Videoerstellung erlernen und zu gegebener Zeit ein grobes Video produzieren kann, aber es ist viel schwieriger, einen schnellen Ersatz für einen Animator, Synchronsprecher, Drehbuchautor oder Videoeditor zu finden.

Busfaktor-Elemente: Team Transparenz

Für mich ist das der große. So viele Probleme und plötzliche Abwesenheiten in unserem Team hier bei Process Street wurden gelöst, weil wir laut arbeiten.

Je transparenter Ihr Team arbeitet und je mehr es kommuniziert, desto besser wird Ihr Erfolgsfaktor.

Im Jahr 2019 verließ eines unserer Kern-Marketing-Teammitglieder, aber obwohl wir traurig waren, ihn gehen zu sehen, konnten wir die Lücke schließen, die er hinterlassen hatte, indem wir seine Aufgaben auf bestehende Teammitglieder aufteilten.

Der einzige Grund, warum wir das tun konnten, war, dass wir alle unsere Prozesse dokumentiert hatten und uns jahrelang zweimal pro Woche zu ausführlichen Besprechungen getroffen hatten, um die Pflichten aller zu besprechen. Wir hatten unser Prozessmanagement pat.

Jeder weiß, woran alle anderen arbeiten, kann über freigegebene Laufwerke auf seine Dateien zugreifen und anhand unserer dokumentierten Prozessvorlagen genau sehen, wie die Arbeit ausgeführt wird.

Business Factor elements: Employee Experience

Business Process Management (BPM) ist aber nicht alles.

Es gibt zwar eine kleine Überschneidung mit der Fachspezifität, aber es ist auch wichtig, das individuelle Erfahrungsniveau Ihres Teams zu beachten, wenn Sie über Ihren persönlichen Faktor nachdenken.

Arbeit Rockstars sind alle schön und gut, aber Ihr Team sollte sich nicht auf eine einzige Person verlassen, um ihre Ergebnisse zu erzielen und Projekte abzuschließen. Jeder muss über die entsprechende Ausbildung und Erfahrung verfügen, um mit allem umzugehen, was Sie auf ihn werfen.

Wenn sie diese Erfahrung noch nicht haben, nehmen Sie sich Zeit, sie ihnen zu geben. Die Chancen stehen gut, dass sie die Änderung des Tempos zu schätzen wissen, und zumindest bieten Sie ein Backup für den Fall, dass der gefürchtete Bus streikt.

Nehmen wir an, Ihr Kommunikationsmanager oder Kundendienstmitarbeiter werden krank. Haben Sie jemanden, der die notwendige Erfahrung hat, um für sie zu füllen, während sie krank sind?

Hier haben übrigens viele Startups einen deutlichen Vorteil.

Genau wie unser Team sind viele Startups aufgrund der begrenzten Teamgröße gezwungen, dass ihre Mitarbeiter mehrere Hüte gleichzeitig tragen. Dies bietet natürlich Cross-Training für Ihre verschiedenen Teams; unsere Content-Autoren können problemlos mit Support-Aufgaben umgehen, und alle unsere Manager haben Erfahrung im Umgang mit unseren Marketing-E-Mail-Kampagnen.

Das heißt nicht, dass Ihre Backup-Wahl genauso gut sein muss wie Ihre erste Wahl. Denken Sie daran, dass dieser Faktor misst, wie viele Personen benötigt werden, bevor ein Projekt nicht fortgesetzt werden kann – wenn eine Tragödie eintritt, reicht es manchmal aus, nur Dinge zu erledigen.

So erhöhen Sie Ihren Busfaktor

Die einfachsten Möglichkeiten, Ihren Busfaktor zu erhöhen und Ihre Projekte zuverlässiger in ihrer Fertigstellung zu machen, sind, die Faktoren umzukehren, die zu Ihrem Busfaktor beitragen:

• Vereinfachen Sie Ihre Projekte
• Machen Sie das Thema weniger spezifisch
• Erhöhen Sie die Transparenz des Teams
• Erhöhen Sie die Mitarbeiterschulung

Drei dieser Lösungen sind nützlich, wenn auch nicht ganz praktisch. Es ist nicht immer möglich, Ihre Projekte zu vereinfachen oder den Fokus von ihnen weniger spezifisch zu machen, ohne das ursprüngliche Ziel zu vereiteln.In ähnlicher Weise ist die Erhöhung der Mitarbeiterschulung eher ein langfristiges Ziel, das Monate dauern kann (insbesondere wenn Sie es bis zu diesem Zeitpunkt vernachlässigt haben).

Die Transparenz zu erhöhen, ist jedoch einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist laut zu arbeiten und Ihre Prozesse zu dokumentieren.

Wenn Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs)dokumentieren, können Sie Anweisungen geben, wie Aufgaben genau ausgeführt werden sollen. Wenn eine Aufgabe mehr als einmal ausgeführt werden muss, lohnt es sich, einen Prozess zu schreiben, um sie abzuschließen.

Es muss nicht von Anfang an ein perfekter Prozess sein – wichtig ist, dass Ihre Methode, Dinge zu erledigen, aufgezeichnet wird. Wenn dann die Person, die diese Aufgabe normalerweise ausführt, nicht verfügbar ist, können Sie einfach eine andere Person durch ihren Prozess arbeiten lassen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.Mit anderen Worten, wenn Ihre Dokumentation gut genug ist, sollte Ihr Busfaktor kein Problem mehr für wiederkehrende Aufgaben sein!

Um Ihnen bei der Dokumentation Ihrer Prozesse zu helfen, können Sie sich noch heute kostenlos bei Process Street anmelden! Mit unserer führenden Workflow-Software können Sie Ihre Prozesse einfach aufzeichnen und in Aktion als umsetzbare Checklisten verfolgen.

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Die anderen Elemente von working out loud sind genau das: so zu arbeiten, dass jeder weiß (und wenn nötig darauf zugreifen kann), woran Sie arbeiten.Dies kann erreicht werden, indem Sie einen gemeinsam genutzten Cloud-Speicherdienst (wie Google Drive) für Ihre Projektdateien, Team-Projektmanagement-Software wie Airtable und Dienste verwenden, mit denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig an demselben Dokument zusammenarbeiten können, z. B. Google Text & Tabellen.Remote-Tools wie diese sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Infrastruktur schnell zu aktualisieren, um transparenter zu sein und Ihr Team zu ermutigen, an ihren Projekten zusammenzuarbeiten.

Die Grenzen des Boosting-Busfaktors

Zur Abrundung sei daran erinnert, dass bestimmte Projekte von Natur aus einen niedrigen Busfaktor haben.

Egal wie detailliert Sie Ihre Prozesse dokumentieren, Sie können nicht immer die erforderliche Expertise des Verantwortlichen ersetzen. Selbst wenn jemand in der Lage ist, die gleichen Schritte wie der beabsichtigte Mitarbeiter auszuführen, hat er nicht die gleiche Intuition, wenn es um unbefristete Entscheidungen geht, und erfordert wahrscheinlich eine Überwachung oder zusätzliche Überprüfungsschritte, um sicherzustellen, dass seine Arbeit korrekt ist.

Es gibt auch Projekte, die sensible Informationen enthalten, für die Sie nicht unbedingt den Busfaktor erhöhen möchten. Wenn beispielsweise eine Führungskraft für eine Weile außer Gefecht gesetzt wird, ist es nicht unbedingt angemessen, ihre Aufgaben auf eine andere Person zu verlagern (insbesondere wenn sie aus einem jüngeren Rang stammt).

In diesen Fällen haben Sie zwei Möglichkeiten, den Erfolgsfaktor zu steigern: Trainingsprogramme, um mehr Menschen ein breiteres Erfahrungsspektrum zu bieten, und die Erweiterung Ihres Teams, um mehr Menschen in jedem Senioritätsrang Ihrer Unternehmenshierarchie zu haben.

Es ist unter diesen Umständen nicht einfach, billig oder schnell, Ihren Busfaktor zu erhöhen, aber es ist immer noch besser, als Ihren Betrieb zum Stillstand zu bringen.