Eine der wichtigsten Funktionen von VoIP ist die Möglichkeit, anderen Teilnehmern des Netzwerks die Anwesenheit anzuzeigen.Im Unternehmenskontext sind Anwesenheitsinformationen ein leistungsstarkes Tool, mit dem Mitarbeiter Anrufe zwischen Abteilungen / Gruppen weiterleiten können, ohne laufende Sprachanrufe zu unterbrechen, oder wissen, wann Kollegen oder Vorgesetzte am Telefon beschäftigt sind, und entsprechend reagieren können.
Was ist das Busy Lamp Field (BLF)?
Anwesenheitsinformationen werden den Benutzern über spezielle Tasten auf IP-Telefonen angezeigt, die als Besetztlampenfelder bezeichnet werden. Nicht alle Telefone verfügen über diese Tasten, daher muss eine Organisation entscheiden, ob diese Funktion für sie wichtig ist, bevor sie geeignete Hardware kaufen.
Obwohl sich das genaue Farbschema zwischen verschiedenen OEMs unterscheidet, werden im Allgemeinen Grün, Rot und Orange verwendet, um verfügbare, belegte und Fehlerzustände anzuzeigen.
Wie funktioniert es?
Telefone, die BLF unterstützen, müssen konfiguriert werden, bevor sie Anwesenheitsinformationen anzeigen können, normalerweise über die Verwaltungsoberfläche im Online-Dashboard.
Wenn das Telefon konfiguriert ist, sendet es eine Anfrage an die IP-Telefonanlage, in der es darum geht, über den Status einer Nebenstelle in einer bestimmten Ressourcenliste informiert zu werden. Der Server authentifiziert den Teilnehmer (das Telefon, das die Anfrage stellt) und beginnt mit der Überwachung der Nebenstelle.
Die IP-Telefonanlage sendet eine SIP-Nachricht, die das Telefon über den aktuellen Zustand der Nebenstelle informiert und vom Gerät bestätigt werden muss. Von da an überwacht der Server die Erweiterung / Liste der angeforderten Erweiterungen und sendet Nachrichten, wenn sich der Status ändert.
Basierend auf den Organisationsregeln kann BLF auf Projektteams, einzelne Abteilungen oder bestimmte Standorte beschränkt werden. Einzelne Mitglieder können auch die Übertragung der Anwesenheitsinformationen ablehnen, sofern sie dazu berechtigt sind.
Wie ist es sinnvoll?
Anwesenheitsinformationen, wie sie durch das Besetztlampenfeld veranschaulicht werden, können unter vielen Umständen sehr wertvoll sein. Zum Beispiel könnte die BLF auf dem Telefon einer Sekretärin so konfiguriert werden, dass Anwesenheitsdaten von der Leitung des Chefs angezeigt werden.
Dadurch kann die Sekretärin (ohne zu fragen oder zu bestätigen) wissen, wann der Chef mit einem anderen Anruf beschäftigt ist, ob der aktuelle Anrufer in die Warteschleife genommen oder anderweitig durchgelassen werden soll.
Anwesenheitsdaten können auch für Teams nützlich sein, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Vorgesetzte könnten die Erweiterung der Teammitglieder überwachen und umgekehrt, so dass jeder über den aktuellen Status des anderen auf dem Laufenden gehalten wird.
Es stellt sicher, dass externe Anrufer (Lieferanten, Partner oder Kunden) nicht wegen eines anderen Anrufs, der intern (in der Regel von Vorgesetzten, Kollegen usw.) stammt, auf Eis gelegt werden müssen.)
Eine andere Verwendung für BLF ist für Callcenter und Kundensupportgruppen. Mitarbeiter können wissen, wann ihre Kollegen für einen Supportanruf zur Verfügung stehen oder ob der Vorgesetzte beschäftigt ist und derzeit nicht bei einem anderen Kunden sein kann.BLF kann auch so konfiguriert werden, dass andere Mitarbeiter Anrufe entgegennehmen können, die für eine bestimmte Nebenstelle bestimmt sind, wenn dieser Kollege nicht antworten kann oder nicht am Schreibtisch ist.Wie wir sehen können, sind Anwesenheitsinformationen ein einfaches Konzept, das komplexe Informationen vermittelt, die in verschiedenen Kontexten unglaublich mächtig sein können. Da immer mehr Unternehmen VoIP in Unified Communication-Systeme integrieren, werden Präsenzinformationen weiterhin eine zentrale Rolle einnehmen.
