Ratet mal, wie viele E-Mails der durchschnittliche Büroangestellte täglich erhält? 121.
Und diese Zahl wird voraussichtlich bis 2018 auf 140 steigen.
Fühlen Sie sich nervös und in Panik geraten, wenn Sie nur daran denken? Du bist nicht allein. Diese Flut von E—Mails ermutigt viele Fachleute, den ganzen Tag über ständig — fast obsessiv – nach E-Mails zu suchen, egal ob sie auf dem Weg zur Arbeit sind, mitten in einem Meeting oder sogar mit einem Kollegen zu Mittag essen. Diese Gewohnheit, Ihren Posteingang zu überprüfen und erneut zu überprüfen, kann wie eine Sucht sein.Was das noch schlimmer macht, ist, dass neue Forschungsergebnisse, die die Herzfrequenz von E-Mail-Benutzern überwachten, beweisen, dass E-Mail sehr stressig ist. Stress erhöht den Cortisolspiegel, der unter anderem die Verdauung und das Immunsystem Ihres Körpers beeinträchtigt. Das heißt, wenn Sie gestresst sind, sinkt Ihre Energie, Ihr Fokus wird gestreut und Ihre Produktivität sinkt.
Unterm Strich? Das obsessive Überprüfen Ihrer E-Mails ist stressig. Stress ist schlecht für Ihre Gesundheit und Ihre Produktivität. Es ist ein beunruhigender Zyklus. Und es muss aufhören.
Aber wie?
Beginnen Sie mit den Grundlagen
Während es sehr verlockend ist, Ihrem Posteingang nur eine weitere Aktualisierung zu geben (und dann noch eine und noch eine), ist es wichtig für Ihre Produktivität und Konzentration, sich neu zu schulen, um eine gesündere Beziehung zu E-Mails zu haben. (Einige Psychologen könnten dies als „Brechen einer Sucht“ bezeichnen.“ Ich würde in den meisten Fällen nicht ganz so weit gehen, also bleiben wir bei“Gewohnheit ändern.“)
Um zu beginnen, nehmen Sie kleine Anpassungen in Ihrer täglichen Routine vor, die Ihnen helfen, diesen ständigen Fokus von Ihrer E-Mail zu nehmen:
- Entfernen Sie die Push-Benachrichtigungen von Ihrem Telefon, damit Sie nicht jedes Mal benachrichtigt werden, wenn Sie eine E-Mail erhalten
- Lassen Sie Ihre E-Mail nicht offen, wenn Sie etwas anderes auf Ihrem Computer tun. Es ist in der Tat hilfreich, nur einen Tab offen zu halten.
- Vereinbaren Sie mit sich selbst, Ihren Posteingang nur eine bestimmte Anzahl von Malen pro Stunde oder pro Tag zu überprüfen. Dies kann für jeden unterschiedlich sein – für einige kann es bedeuten, E-Mails alle 15 Minuten zu überprüfen; Für andere kann es bedeuten, einmal, zweimal oder fünfmal am Tag zu überprüfen. Es geht darum, eine tägliche E-Mail-Routine einzurichten, die Ihre Produktivität und Ihr Erfolgserlebnis steigert.
- Wenn Sie sich wirklich konzentrieren müssen und nicht gestört werden möchten, blockieren Sie vorübergehend, dass neue Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt werden (Posteingangspause funktioniert bei mir!).
Solche logistischen Anpassungen können kurzfristig sehr hilfreich sein – es sind kleine Schritte, die Sie sofort umsetzen können. Produktivitäts-Hacks und Apps werden jedoch keine dauerhafte Veränderung bewirken, bis Sie auch die zugrunde liegenden emotionalen Faktoren ansprechen, die Ihre E-Mail-Besessenheit antreiben.
Gehen Sie dem Problem auf den Grund
Wenn Sie eine negative Angewohnheit dauerhaft ändern möchten, ist der erste — und wichtigste — Schritt, anzuerkennen, warum und wie diese Gewohnheit überhaupt entstanden ist.
Um das herauszufinden, stellen Sie sich das nächste Mal, wenn Sie den Drang verspüren, Ihre E-Mails zu lesen, die folgenden vier Fragen:
- Was fühle ich gerade?
- Warum möchte ich jetzt meine E-Mails abrufen?
- Habe ich das Gefühl, dass ich jetzt meine E-Mails checken muss?
- Muss ich jetzt wirklich meine E-Mails checken?
Basierend auf Ihren Antworten, was sind Ihre wirklichen Motivationen, um zu überprüfen, zu überprüfen und erneut zu überprüfen?
Häufige Motivationen, die meine Kunden oft beschreiben, sind:
- Angst, etwas zu verpassen: „Ich muss den ganzen Tag über ständig meine E—Mails abrufen, sonst antworte ich möglicherweise nicht rechtzeitig auf etwas – was dazu führen kann, dass ich eine Gelegenheit verpasse.“
- Sich Gedanken darüber machen, was andere denken werden: „Wenn ich nicht sofort antworte, denkt mein Chef vielleicht, dass ich nicht gewissenhaft bin, dass ich meine Arbeit nicht im Griff habe oder dass ich den ganzen Tag nur herumalbere.“
- Eine Ablenkung von Langeweile oder Stress wollen: „Ich bin gelangweilt, überwältigt oder gesättigt von dem, was ich tue. E-Mail gibt mir eine Auszeit von dem, was ich tun soll.“
- Eine emotionale Lücke füllen wollen oder eine menschliche Verbindung suchen: „Ich fühle mich ein bisschen einsam. Es fühlt sich gut an zu wissen, dass mir jemand eine Nachricht geschickt hat.“
Sobald Sie die zugrunde liegende Motivation entdeckt haben, die Sie dazu bringt, Ihren Posteingang obsessiv zu überprüfen, haben Sie einige leistungsstarke Informationen, die Ihnen helfen können, Ihre Gewohnheiten zu ändern.
Treffen Sie neue Entscheidungen
Mit diesen Informationen können Sie neue Entscheidungen treffen und Ihre emotionalen Bedürfnisse auf neue Weise erfüllen — ohne sich auf E-Mails als Krücke zu verlassen.
Sehnen Sie sich zum Beispiel nach dieser menschlichen Verbindung? Stehen Sie einfach in der Mittagspause auf, gehen Sie zum Schreibtisch eines freundlichen Mitarbeiters und sagen Sie: „Hallo, wie läuft Ihr Tag?“
Wenn Sie sich gestresst fühlen und eine Ablenkung brauchen, machen Sie eine fünfminütige Pause, um einen interessanten Artikel zu lesen, und machen Sie sich dann wieder an die Arbeit.
Haben Sie Angst, etwas zu verpassen? Denken Sie daran: „Ich konzentriere mich auf meine Arbeit. Wenn etwas wirklich wichtig ist, wird es immer noch da sein und in ein oder zwei Stunden auf mich warten. Ich muss mein aktuelles Projekt jetzt nicht unterbrechen.“
Wenn Sie befürchten, dass Ihr Chef denkt, dass Sie nachlassen, wenn Sie nicht sofort auf E-Mails antworten, beruhigen Sie sich: „Mein Chef weiß, dass ich gewissenhaft und fleißig bin. Wenn ich nicht sofort auf eine E—Mail antworte, geht mein Chef davon aus, dass ich mit anderen wichtigen Arbeiten beschäftigt bin – und das ist gut so.“
E-Mail ist nicht von Natur aus gut oder schlecht; es ist nur ein Werkzeug. Investieren Sie etwas Zeit in Selbstreflexion und stellen Sie sicher, dass Sie dieses Tool auf eine Weise verwenden, die Ihre Gesundheit, Produktivität und Karriere unterstützt – anstatt es zu sabotieren.
Egal, ob Sie Ihren Posteingang heute ein, zwei oder 60 Mal überprüfen, tun Sie dies aus den richtigen Gründen.
