Das Buchhaltungssystem eines Unternehmens basiert auf einem Kontenrahmen, der Einnahmen, Ausgaben und andere Daten organisiert und bereithält, um sie in einen Jahresabschluss aufzunehmen.
Dieser Rahmen, der als Kontenplan bezeichnet wird, dient als Index aller Finanzkonten des Unternehmens. Buchhalter verwenden diesen Kontenplan, um Transaktionen zu identifizieren, während sie sie im Hauptbuch des Unternehmens erfassen.
Einrichten des Kontenplans
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, richten Sie Ihren Kontenplan als ersten Schritt zur Einrichtung des Buchhaltungssystems Ihres Unternehmens ein. Kleine Unternehmen haben nicht alle den gleichen Kontenplan. Welche Konten Sie einschließen, hängt von der Art des Geschäfts ab. Wenn Sie beispielsweise ein Dienstleistungsunternehmen haben, haben Sie kein Bestandskonto.
Wenn Sie Ihren Kontenplan einrichten, denken Sie an die Zukunft. Denken Sie nicht nur an die Konten, die Sie jetzt für Ihr kleines Unternehmen benötigen. Denken Sie an die Konten, die Sie möglicherweise 5 oder 10 Jahre später benötigen, und fügen Sie diese in Ihr Diagramm ein. Sie haben jetzt vielleicht keine Mitarbeiter, aber in ein paar Jahren können Sie Ihrem Unternehmen Mitarbeiter hinzufügen. Möglicherweise müssen Sie Ihrem Diagramm im weiteren Verlauf noch Konten hinzufügen.
Sie sollten ein Nummerierungssystem für Ihren Kontenplan erstellen. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden, verwenden Sie ein vierstelliges Nummerierungssystem. Normalerweise wird jeder der Kategorien, aus denen der Kontenplan besteht, ein Nummernblock zugewiesen, und am Ende bleiben leere Nummern übrig, damit in Zukunft weitere Konten hinzugefügt werden können.
Als Teil des Rechnungslegungszyklus wird der Kontenplan in Journalbuchungen verwendet, und es gibt fünf Kategorien im Kontenplan:
- Vermögenswerte
- Verbindlichkeiten
- Eigenkapital
- Einnahmen
- Ausgaben
Vermögenswerte
In der Vermögenskategorie verfolgen Sie, was Ihr Unternehmen besitzt. Möglicherweise möchten Sie, dass Ihre Asset-Kategorie mit der Nummer 1000 beginnt. Dies ist normalerweise die Anzahl, die computergestützte Buchhaltungsprogramme verwenden. Nummerieren Sie jedes Vermögenskonto in einer Reihenfolge wie 1000, 1010, 1020 usw., beginnend mit dem Umlaufvermögen und weiter zum Anlagevermögen.
Das Umlaufvermögen umfasst Konten für Bargeld, z. B. Bargeld auf Ihren Giro- und Sparkonten. Möglicherweise haben Sie Kunden, denen Sie Kredite gewähren, sodass Sie ein Debitorenkonto benötigen. Wenn Sie Produkte verkaufen, benötigen Sie ein Inventarkonto.
Legen Sie nach Ihrem Anlagekonto ein Konto für die kumulierten Abschreibungen an. Es ist immer eine negative Zahl in der Bilanz und steht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Anlagevermögen, da Sie dies abschreiben. Lassen Sie keinen Platz für andere Konten zwischen dem Anlagevermögen und den kumulierten Abschreibungen. Möglicherweise haben Sie Abschreibungen für mehr als ein Anlagevermögen angesammelt. Sie können Ihre Gebäude, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung usw. abschreiben.
Verbindlichkeiten
In der Kategorie Verbindlichkeiten behalten Sie den Überblick über die Schuldenverpflichtungen Ihres Unternehmens oder darüber, was Ihr Unternehmen schuldet oder in Zukunft schulden könnte. Möglicherweise möchten Sie den Abschnitt Verbindlichkeiten mit 2000 nummerieren. Genau wie bei der Kategorie Vermögenswerte möchten Sie bei der Entwicklung des Abschnitts Verbindlichkeiten des Kontenplans der traditionellen Form der Bilanz folgen. Sie haben einen Abschnitt mit kurzfristigen Verbindlichkeiten und einen Abschnitt mit langfristigen Verbindlichkeiten.
Der Abschnitt kurzfristige Verbindlichkeiten enthält kurzfristige Schuldenkonten wie Kreditoren, das Konto, auf dem Sie aufzeichnen, was Sie Ihren Lieferanten schulden. Es wird auch Ihre Periodenabgrenzungskonten enthalten, die enthalten, was Sie in Lohnsteuern und Umsatzsteuern schulden. Sie haben auch ein Konto für aufgelaufene Löhne. Möglicherweise haben Sie auch ein Girokonto für zahlbare Kreditkarten und kurzfristige Kredite.
In Zukunft können Sie einige langfristige Schulden wie eine Hypothek eingehen. Sie sollten Platz in Ihrem Kontenplan für andere langfristige Schuldenkonten einschließen.
Eigenkapital des Eigentümers
Die Eigenkapitalkonten des Eigentümers enthalten Ihre Investition in das Unternehmen. Falls Sie sich entscheiden, auf andere Investoren irgendwo entlang der Linie zu nehmen, sollten Sie Konten für Stammaktien und vielleicht Vorzugsaktien enthalten. Sie möchten ein Konto für Gewinnrücklagen für alle Gewinne, die Sie in das Unternehmen zurückpflügen. Sie beginnen normalerweise die Eigenkapitalkonten des Eigentümers mit 3000.
Umsatz
Der Umsatz ist das erste Konto im Kontenplan, das sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung bezieht. Umsatzerlöse sind die Haupteinnahmequelle für Ihr Unternehmen, und dieser Abschnitt des Kontenplans beginnt normalerweise mit 4000. Zusammen mit dem Umsatzkonto möchten Sie möglicherweise ein Konto für Verkaufsrabatte sowie Verkaufsrenditen und -zulagen hinzufügen. Sie möchten auch ein Konto für Zinserträge für alle Einnahmen, die Sie mit den Investitionen Ihres Unternehmens erzielen, erstellen.
Verkaufskosten oder Kosten für verkaufte Waren sind normalerweise der nächste zu berücksichtigende Kontotyp. Auch Dienstleistungsunternehmen müssen die Vertriebskosten berücksichtigen. Sie enthalten auch Konten für Rabatte von Lieferanten, Versandkosten und sonstige Verkaufskosten.
Ausgaben
Die letzte im Kontenplan aufgeführte Kategorie ist die Ausgabenkategorie, die normalerweise die Nummer 5000 hat. Eine praktische Möglichkeit, Ausgaben im Kontenplan aufzulisten, besteht darin, sich das IRS-Steuerformular Schedule C anzusehen und der Art und Weise zu folgen, wie Ausgaben in diesem Formular aufgeführt sind. Das macht es Ihnen und Ihrem Steuerberater leicht, wenn die Steuerzeit kommt. Erstellen Sie ein Konto für jede der in Anhang C aufgeführten Ausgaben sowie für alle anderen für Ihr Unternehmen spezifischen Ausgaben. Lassen Sie mehrere leere Konten verfügbar, falls Sie sie in Zukunft benötigen. Weisen Sie jedem eine Nummer im Bereich von 5000-5999 zu.
