Ahh … Check-Request-Formulare, das allgegenwärtige Tool, mit dem Zahlungen für alle möglichen Dinge angefordert werden. Theoretisch eine Lösung – indem Sie es einfach machen, eine Zahlung anzufordern, wenn eine Rechnung fehlt. In der Realität kann dies jedoch zu zahlreichen Kopfschmerzen für Organisationen führen, die sie verwenden, ganz zu schweigen von doppelten Zahlungen durch die Bootsladung. Hier sehen Sie einige der Probleme im Zusammenhang mit Check-Request-Formularen und einige Vorschläge zu deren Vermeidung.

Hintergrund

Check-Request-Formulare werden in den meisten Organisationen verwendet, um eine Zahlung anzufordern, wenn eine Rechnung nicht verfügbar ist oder nie bereitgestellt wurde. Idealerweise sollte es eine Sicherungsdokumentation geben, die die Scheckanforderung ergänzt und Details zum Zahlungsbetrag, zum Zahlungsempfänger und zum Grund der Zahlung enthält. Da die meisten Zahlungen auf Scheckantragsformularen nicht die strenge Drei-Wege-Übereinstimmung in der Kreditorenbuchhaltung (A / P) durchlaufen, ist die Dokumentation, die die Scheckanforderung unterstützt, von größter Bedeutung.

Die einzige Ausnahme ist, wenn Organisationen für jede einzelne Zahlung eine Scheckanforderung benötigen. Obwohl dies nicht als Best Practice angesehen wird, halten es einige Organisationen mit einzigartigen branchen- oder behördlichen Anforderungen für notwendig, diesen Weg zu gehen.

Wo Check Requests Probleme verursachen

Check-Requests-Formulare werden häufig verwendet, um Rush-Check-Anfragen zu bearbeiten. Hierbei handelt es sich um einmalige Zahlungen an Lieferanten außerhalb des normalen Rechnungseinreichungsprozesses. In der Regel geschieht dies, wenn eine Zahlung verspätet ist und ein verärgerter Verkäufer droht, die Organisation auf Kredit zu setzen.

Egal, ob das Check-Request—Formular für einen Eilscheck verwendet wird oder einfach nur, weil die Rechnung verlegt wurde — wenn die richtigen Unterlagen nicht beigefügt sind – die Chancen für eine doppelte Zahlung explodieren.

Ohne die Rechnung, um die Drei-Wege-Übereinstimmung durchzuführen, bleiben die Bestellung und der Empfänger (POR) oft in den Büchern der Organisation offen. Dies kann zu drei Arten von Problemen führen:

1. Das offensichtlichste ist eine doppelte Zahlung, wenn die Rechnung schließlich angezeigt und in A / P bezahlt wird.
2. Das weniger offensichtliche Problem ist, was mit den offenen Empfängern und Bestellungen passiert, wenn der Jahresabschluss erstellt wird. Es besteht die Möglichkeit, dass Staaten offene Empfänger als nicht beanspruchtes Eigentum anzeigen können.
3. Das letzte Problem betrifft den Betrug. Leider wird eine große Anzahl betrügerischer Zahlungen — mehr als wir denken möchten — auf Scheckanfragen ausgestellt. Wie ist das möglich? Die naheliegendste Antwort ist, dass ein krummer Mitarbeiter das Scheckanforderungsformular ausfüllt und entweder einen autorisierten Unterzeichner davon überzeugt, es zu unterschreiben, oder die Unterschrift selbst fälscht.

Betrug kann auch als Reaktion auf einen wütenden Verkäufer auftreten, der Nichtzahlung behauptet. Einige Anbieter haben gelernt, wenn sie telefonieren und im Allgemeinen missbräuchlich mit A / P-Mitarbeitern umgehen, die Kreditkarten bedrohen, können sie manchmal einen eiligen Controller dazu bringen, sich auf einem Scheckanforderungsformular abzumelden, das die Zahlung autorisiert. In einem der ungeheuerlichsten Beispiele für diese Art von Betrug, zog ein Anbieter einen schreienden Stunt jeden Monat für 18 Monate — immer doppelte Zahlung für jeden. Da jedem Formular eine trübe Dokumentation beigefügt war, war es schwierig, die Duplikate zu finden, bis die gesamte Lieferantendatei abgerufen und überprüft wurde.

Best Check Request Form Practices

Für jedes Check-Request-Formular ist eine Dokumentation erforderlich. Wenn keine Rechnung oder Rechnungskopie verfügbar ist, fügen Sie eine Kopie des Vertrags, eine E-Mail mit den Anforderungen oder was auch immer verfügbar ist, bei. Es sollte sehr darauf geachtet werden, das Formular nicht ohne Belege einzusenden.

In extremen Fällen, in denen keine Dokumentation verfügbar ist, sollten Sie eine zusätzliche Unterschrift einer sehr hochrangigen Führungskraft innerhalb der Organisation verlangen, möglicherweise des Controllers oder des CFO. Die Person, die die Anfrage stellt, sollte eine wirklich gute Erklärung dafür haben, warum der Scheck ohne Dokumentation ausgestellt werden sollte. Anfragen ohne Dokumentation sollten gering und auf ein Minimum beschränkt sein. Wenn es ausstehende Bestellungen (POs) und Empfänger im Zusammenhang mit diesen Anfragen gibt, sollten diese Informationen in das Formular aufgenommen werden, damit A / P sie löschen kann, wenn die Zahlung erfolgt.

Wenn dem Check-Request-Formular eine Rechnung beigefügt ist, führen Sie den normalen Drei-Wege-Abgleich durch, indem Sie sowohl die Bestellung als auch den offenen Empfänger löschen.

Fazit

Scheckanforderungsformulare sind ein notwendiges Übel in der heutigen Welt der Kreditorenbuchhaltung. Wenn Finanzmanager hart daran arbeiten, Best Practices umzusetzen, werden die von ihnen verursachten Probleme auf ein Minimum reduziert.