Eine Führungskraft ist in jeder Gruppe, jedem Projekt oder jeder Organisation unerlässlich. Dies soll sicherstellen, dass jeder auf dem richtigen Weg bleibt, um das Ziel oder die Ziele der Gruppe zu erreichen. Das Gleiche gilt für Besprechungen, es gibt auch einen Leiter, der den Ablauf der Tagesordnung steuert. In einer Sitzung wird diese Person als „Vorsitzender“ oder einfach als „Vorsitzender“ bezeichnet.
Hier sind die Hauptaufgaben eines Vorsitzenden:
- Stellt sicher, dass der Sitzungsablauf sich an die Tagesordnung hält
- Mitglieder respektieren einander
- Die Regeln des Treffens werden eingehalten
- Fördert die Entscheidungsfindung
- Beaufsichtigen oder Vorbereiten von Mitteilungen, Tagesordnung, Berichten, Sitzungen und Follow-ups
Tipps
Jede Gruppe, jedes Team und jede Organisation ist einzigartig. Jeder kann einen anderen Ansatz in Bezug auf den Vorsitz von Sitzungen erfordern. Allerdings gibt es einige Probleme, die von allen Boards geteilt werden.
Wenn es um gemeinsame Probleme geht, gibt es immer gemeinsame Lösungen. In diesem Artikel haben wir grundlegende Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Meetings effektiv leiten können, um sicherzustellen, dass das beste positive Ergebnis erzielt wird.
Ziele setzen
Bevor das Meeting beginnt, ist es wichtig zu bestimmen, was das Ziel des Meetings ist. Möchten Sie in der Besprechung ein Problem mit dem Unternehmen skizzieren? Möchten Sie sich hauptsächlich auf eine bevorstehende Veranstaltung konzentrieren, die geplant ist? Ohne ein festgelegtes Ziel kann ein Meeting zu einem abgestandenen Gespräch über nichts Wichtiges werden.
Das ist besonders wichtig, wenn Sie verstehen möchten, welche Ergebnisse oder Entscheidungen während des Meetings vereinbart werden sollten. So etwas kann dann als Metrik verwendet werden, um die Effektivität und Effizienz des Meetings zu messen.
Hinweise
Es ist wichtig, dass die Mitglieder vorab über relevante Sitzungsinformationen informiert werden. Mitteilungen helfen den Mitgliedern zu verstehen, was vor, während und nach den Sitzungen von ihnen verlangt wird.
Der Hinweis sollte Folgendes enthalten:
- Tagesordnung
- Projekt- /Tagesordnungspunktleiter
- Zeit des Treffens
- Ort des Treffens
- Relevante Dokumente
- Protokoll des vorangegangenen Treffens, falls zutreffend
Zeitmessung
Eine gute Möglichkeit, während des Treffens sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg bleiben, besteht darin, einen Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt festzulegen. Die Rolle des Lehrstuhls besteht darin, sicherzustellen, dass der Zeitrahmen eingehalten wird.
- Wenn möglich, stellen Sie den Timer auf einen Bildschirm, den jeder sehen kann
- Geben Sie jedem ein Zeitlimit beim Sprechen
- Machen Sie kurze Pausen, um die Mitglieder zu erfrischen
Ermutigen und verwalten Sie die Teilnehmer
Wenn das Wort zur Diskussion steht, beobachten Sie, wer zu viel redet und wer nicht. Wenn es einen Konflikt zwischen den Mitgliedern gibt, treten Sie ein, indem Sie sie an das Ziel des Treffens erinnern und zwischen den Mitgliedern verhandeln, um zu einer Entscheidung zu gelangen.
Ein weiteres Beispiel ist ein Mitglied, das während des Meetings zu viel redet. Indem Sie sie höflich unterbrechen und sie bitten, eine Weile still zu bleiben, kann dies helfen, den Boden zu öffnen. Dies ermutigt auch diejenigen, die ruhig bleiben, ihren Input hinzuzufügen.
Evaluieren
Sobald die Besprechung abgeschlossen ist, sollten Sie ein Bewertungsblatt verwenden, um die Meinungen und Vorschläge der Mitglieder zu sammeln, um die nächste Besprechung zu erleichtern. Dies gibt den Mitgliedern die Möglichkeit, sowohl positive als auch negative Teile des Meetings hervorzuheben.
Mit dem Blatt können Sie dann Bereiche verbessern, die das Meeting effektiv machen, und diejenigen vermeiden, die den Fortschritt des Meetings verlangsamen.
Mehr Tipps?
Natürlich gibt es noch viele, viele weitere Tipps rund um den Vorsitz und die Durchführung von Meetings. Wir glauben, dass das Starten mit diesen 5 Ihnen helfen wird, den Ball ins Rollen zu bringen. Hoffentlich führen Sie zu erfolgreichen und erfüllenden Meetings.
