Schleichen sich Fristen an Sie heran? Nie genug Zeit? Sie haben das Gefühl, mehr Zeit in Meetings zu verbringen als außerhalb? Sie versuchen, Ihre Arbeit zu erledigen, werden aber immer wieder unterbrochen?
Ich weiß, oder? Es ist, als würde ich dich kennen.
Du bist nicht allein – mir geht es genauso. Wenn es darum geht, meine Zeit zu verwalten, Manchmal fühlt es sich an, als würde ich den Kampf verlieren, der Krieg und vielleicht sogar der Wille zu leben.
Trotzdem muss es nicht so sein.
Ich teile einige meiner Lieblings-Kalender-Management-Tipps. Sicher, Sie werden immer noch Ihre schlechten Tage haben, aber befolgen Sie auch nur eine Handvoll dieser Tipps, und ich verspreche Ihnen, dass Sie für Ihren Zeitplan verantwortlich sind, Verwalten Sie Ihre Zeit und erreichen Sie Ihre Ziele.
Überprüfung. Dann überprüfen Sie erneut.
Überprüfen Sie Ihren Kalender zu Beginn jeder Woche (am besten Sonntagabend). Sehen Sie, welche Besprechungen Sie haben, und listen Sie alle Aktionselemente und Vorbereitungen auf, um die Sie sich kümmern müssen. Wenn sie wichtig sind, blockieren Sie die Zeit in Ihrem Tagebuch, um sie zu verwirklichen.
Überprüfen Sie dann erneut. Täglich. Ich mache das als erstes am Morgen (seltsam, wie sich die Dinge über Nacht ändern können – das Geschäft schläft nie mehr, oder?). Ich habe auch einen weiteren Scan ungefähr 30 Minuten bevor ich fertig bin, um zu sehen, was ich getan habe (und was ich nicht getan habe) und einen Blick auf morgen zu werfen, damit ich einen Vorsprung habe.
Warum sich die Mühe machen?
Ich habe gelernt, dass sich unsere Meinung über das, was am Montag wichtig war, bis Mittwoch ändern kann. Es ist auch leicht, ein Meeting zu vergessen oder etwas zu übersehen, was Sie tun müssen. Dieser schnelle Check-in hat mich viele, viele Male gerettet und ich bin sicher, es wird auch für Sie.
Ein freier Tag pro Woche
Gönnen Sie sich einen freien Tag pro Woche und tun Sie Ihr Bestes, um diese Zeit um jeden Preis zu schützen. Selbst wenn der Chef sagt, dass sie sich an dem einzigen Tag, an dem Sie nichts haben, mit Ihnen treffen muss, bieten Sie eine Alternative an, wenn Sie können.
Ich muss mich auf tiefe Arbeit konzentrieren, und das tust du auch. Beschäftigt beschäftigt zu sein, bringt Ihnen am Ende des Jahres keine Gehaltserhöhung. Ihr „freier“ Tag ist also alles andere als frei.
Sie haben Zeit zum Nachdenken, tragen zu langfristigen Projekten bei, bewältigen die To-Do-Liste, zerstören E-Mails und schalten Ihren Administrator ein.
Machen Sie weiter, gönnen Sie sich etwas Zeit. Du hast es verdient.
Besprechungen SO schnell wie möglich planen
Wenn Sie wissen, dass Sie ein Meeting benötigen, nehmen Sie es so schnell wie möglich in den Kalender auf. Je länger Sie es verschieben, desto wahrscheinlicher sind Planungsprobleme oder Konflikte.Stellen Sie sicher, dass der Zweck klar ist und jeder weiß, warum das Meeting stattfindet und was er vorbereiten muss.
Ich sende meine Kalenderverfügbarkeit immer im Voraus. es kann ein langer Weg sein, um diese endlosen E-Mails zu vermeiden, die versuchen, eine Zeit herauszufinden, die funktioniert.
Tools zur Besprechungsplanung
Vielleicht ist dies eher ein Produktivitätstipp als ein Tipp zur Kalenderverwaltung, da Sie mit einem Besprechungsplaner enorm viel Zeit sparen, wenn Sie versuchen, Besprechungen zu planen.
- Wenn Sie Outlook auf einem Exchange-Server verwenden, werden Sie mit dem Outlook Scheduling Assistant nichts falsch machen. Wenn Sie Teilnehmer hinzufügen, zeigt das Frei / Gebucht-Raster die Verfügbarkeit der Teilnehmer an, sodass es einfach ist, eine Zeit zu finden, die für jeden geeignet ist.
- Outlook Mobile (Android, iOS) verfügt über eine integrierte Zeitplanung. Wenn Sie eine Zeit auswählen, die für alle funktioniert, ist das Ereignis grün. Wenn es einen Konflikt gibt, wird er rot. Sie können Ihre Verfügbarkeit auch senden, wenn Sie nach einem Meeting gefragt werden. Antworten Sie einfach auf die E-Mail, klicken Sie auf das Kalendersymbol, wählen Sie die Zeiten aus, zu denen Sie frei sind, und Outlook Mobile erledigt den Rest. Dies ist eine enorme Zeitersparnis.
- Microsoft FindTime, mit dem Sie eine neue Besprechungsumfrage senden können, um allen Teilnehmern Ihre ausgewählten Zeiten vorzuschlagen und allen die Möglichkeit zu geben, abzustimmen. Anschließend wird die Besprechungseinladung in Ihrem Namen gesendet.
- Google Kalender bietet ähnliche Tools, um eine Besprechungszeit zu finden und Personen zur Auswahl von Terminen einzuladen.
- Kalenderverwaltungstools wie Doodle und Calendly bieten großartige kostenlose Versionen für die Planung von Besprechungen und Integrationen mit Outlook, Google Mail und mehr. Sie sind eine einfache Möglichkeit für Kunden und Kollegen, Zeit mit Ihnen zu buchen. Legen Sie einfach Ihre Verfügbarkeit fest, teilen Sie Ihren Link, lassen Sie sie eine verfügbare Zeit auswählen und das Ereignis wird Ihrem Kalender hinzugefügt!
Follow-up
Wenn Sie von einem Kunden oder Kollegen aufgefordert werden, etwas zu tun, wissen wir beide, dass sie Sie nach einem Update suchen werden. Setzen Sie Erwartungen, indem Sie sofort ein Follow-up-Meeting im Kalender aller planen. Es ist ein einfacher Tipp, aber effektiv.
Es ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick über Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass Sie Versprechen pünktlich einhalten.
Erinnerungen verwenden
Weißt du, wie du manchmal auf eine Rolle kommst und plötzlich jegliches Zeitgefühl verlierst?
Eine einfache Möglichkeit, in die Realität zurückzukehren, besteht darin, einen 5-minütigen Termin für die Zeit festzulegen, an die Sie an etwas erinnert werden möchten, und zu erklären, worum es sich im Besprechungsthema handelt. Kreuzen Sie die Erinnerung an und stellen Sie sie auf null Minuten ein.
Zum Beispiel
- Zeit für ein Kundengespräch – nehmen Sie den Zug nach King Cross, dann die Victoria Line nach Oxford Circus.
- Drucken Sie Handouts für die Präsentation an diesem Nachmittag
Verwenden Sie diesen Trick sparsam. Aufgaben gehören nicht in Ihren Kalender – dafür gibt es viel bessere Tools. Sie möchten nicht, dass Ihr Kalender mit Dutzenden von 5-Minuten-Erinnerungen gefüllt ist, aber die eine oder andere hier und da kann Ihnen wirklich helfen.
Weitere Zeitzone hinzufügen
Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, ist das Hinzufügen einer zweiten Zeitzone zu Ihrem Kalender eine großartige Idee.
Dadurch werden doppelte Zeiten in Ihrem Kalender angezeigt – sehr hilfreich bei der Planung von Besprechungen. Außerdem erspart es Ihnen den Aufwand Googeln „wie spät ist es in…“ Sie können in Outlook, Google Mail und den meisten anderen E-Mail-Clients zwei Zeitzonen einrichten.
Importieren Sie alle Ihre Kalender
Wenn Sie mehrere Kalender haben, importieren Sie sie alle in Ihren primären Kalender. Es wird Ihnen viel Zeit sparen und wenn Sie Overlay-Modus haben, werden Sie in der Lage sein, alle Ihre Kalender und Termine gleichzeitig zu sehen.
Das Setup ist im Allgemeinen für die meisten Anwendungen gleich.
Hier ist, wie es in Outlook zu tun, aber wenn Sie etwas anderes verwenden, nur Google „Kalender importieren“ und Sie werden eine How-to-Guide finden.
Treffen Sie sich nur so lange, wie Sie müssen
Ein weiterer meiner Lieblingstipps zur Kalenderverwaltung: Halten Sie Besprechungen kurz.
Je kürzer, desto besser. 30 Minuten sollten für die meisten Meetings ausreichen.
Die meisten Kalender verwenden standardmäßig 30-Minuten-Intervalle. Deshalb neigen Sie dazu, zu stundenlangen Besprechungen eingeladen zu werden, wenn weniger Zeit benötigt wird. Sie können die Kalenderzeitskala in Outlook nach Belieben ändern, also denken Sie darüber nach, sie auf 15 Minuten zu ändern. Dadurch wird es einfacher, 15- oder 45-minütige Besprechungen einzurichten.
Es gibt so viele lange, langweilige Meetings in meinem Kalender, also wenn ich sie nicht ganz ablehnen kann (siehe Nummer 10), werde ich versuchen, meine Teilnahme einzuschränken, indem ich den Organisator wissen lasse, dass ich nur an einem Teil des Meetings teilnehmen kann und sie bitten, mir einen Slot zu planen.
Sie werden nicht immer damit durchkommen, aber einen Versuch wert, insbesondere für Besprechungen vom Typ Statusaktualisierung.
Sagen Sie „Nein“ zu Faktensammlungen oder Update-Meetings
Gibt es etwas Frustrierenderes, als eine Stunde in einem Meeting zu verbringen und Updates zu erhalten, die Sie in 10 Minuten gelesen haben? Betrachten Sie stattdessen Online-Zusammenarbeit, Brainstorming und Projektmanagement-Tools. Richten Sie Ihr Team auf diese ein und ermutigen Sie Kollegen, sie ebenfalls zu verwenden. Sie reduzieren E-Mails und Besprechungen erheblich, wenn sie effektiv verwendet werden, und geben Ihnen viel Zeit in Ihrem Tagebuch zurück.
Einige meiner Favoriten sind Trello, MeisterTask oder Zenkit. Kostenlos und sehr effektiv.
Es ist Zeit, das 21.Jahrhundert zu begrüßen!
In der Tat, sagen Sie einfach „Nein“
Dies ist einer meiner Lieblings-Kalender-Management-Tipps. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie an einem Meeting teilnehmen sollten und der Organisator es Ihnen auch nicht sagen kann, sagen Sie „Nein“, bis er es kann. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was Ihr Beitrag ist und welchen Wert Sie hinzufügen.
Wenn das zu hart ist, versuchen Sie zu delegieren – es könnte eine gute Entwicklungsmöglichkeit für jemanden in Ihrem Team sein.
Ein weiterer Trick besteht darin, abzulehnen, aber dem Organisator Hilfe bei der Vorbereitung von Besprechungen anzubieten, damit er sich ohne Sie wohl fühlt. Wenn Sie beispielsweise die Folien möglicherweise nicht präsentieren, können Sie sie erstellen.
Bei einem persönlichen Treffen ist der Wert manchmal einfach nicht da. Reisen 3 Stunden, wenn Sie nur zugewiesen wurden 15 Minuten auf der Tagesordnung, ist nicht effizient. Frage, ob du wirklich persönlich gebraucht wirst.
Vielleicht bieten Sie anstelle von „Nein“ an, virtuell teilzunehmen.
Starten Sie pünktlich und überspringen Sie den Appell
Warten Sie nicht auf Nachzügler. Los geht’s. Für große Meetings überspringen Sie den Appell. Jeder weiß, wer da sein sollte (checkt einfach die Teilnehmerliste auf der Einladung, wenn ihr das nicht tut.
Wer zu spät kommt, holt auf. Diejenigen, die nicht auftauchen, werden Sie entweder nicht vermissen oder sie schulden allen eine Entschuldigung.Fast jedes Meeting, an dem ich teilgenommen habe, verbringt 15 Minuten damit, auf Nachzügler zu warten und einen Appell zu machen, wer am Telefon ist, wer im Besprechungsraum ist, wer sich entschuldigt. Beachten Sie diese Regel, und Sie werden nicht nur pünktlich fertig, Sie könnten sogar einige zurückfordern!
13. Konflikte begegnen
Du kannst nicht an zwei Orten gleichzeitig sein, trotz deiner Superkräfte. Das ist kein Kalender-Management-Tipp, das ist nur Physik.
Wenn Sie einen Planungskonflikt in Ihrem Kalenderkonflikt haben, kümmern Sie sich sofort darum. Je länger Sie die beiden Besprechungen an Ort und Stelle lassen, desto mehr Angst werden Sie für sich selbst schaffen, wenn der Tag näher rückt und Sie nichts dagegen getan haben.
Es ist auch sehr unfair gegenüber dem Veranstalter, Last Minute abzulehnen.Priorisieren Sie, welche für Sie am wichtigsten ist und nicht die Einladung, die Sie zuerst angenommen haben.
Abbrechen
Manchmal muss man einfach ein Meeting absagen. Die Verwaltung Ihres Kalenders bedeutet genau das. Drücken Sie nicht, nur weil es geplant ist. Wenn der Wert einfach nicht vorhanden ist, brechen Sie das Meeting ab und schenken Sie Zeit.
Batch besprechungen in Ihrem Kalender
Wenn Sie eine Reihe von Besprechungen haben, beißen Sie in die Kugel und planen Sie alle an einem Tag und erledigen Sie dazwischen E-Mails. Das gibt dir einen größeren Block Freizeit für einen anderen Tag. Sicher, es kann brutal sein, und ich würde es mir nicht zur Gewohnheit machen, aber es kann eine gute Strategie sein, wenn Sie etwas Zeit in Ihrem Kalender beanspruchen müssen.
Was würden Sie bevorzugen?
- 3 x 1-stündige Besprechungen am Mittwoch und 2 x 1-stündige Besprechungen am Freitag
ODER
- 5 x 1-stündige Besprechungen am Mittwoch und Freitag KOSTENLOS
Ich glaube, ich kenne die Antwort.
Wenn Sie Back-to-Back-Meetings haben, verwenden Sie die Countdown-Funktion auf der Uhr Ihres Telefons, um sicherzustellen, dass Sie sich auf die pünktliche Fertigstellung konzentrieren.
Google hat einen einfachen Countdown-Timer mit Alarm.
Stellen Sie den Countdown oder Alarm auf 5 Minuten kürzer als die Besprechungsdauer ein, damit Sie wissen, dass es Zeit ist, die Dinge abzuschließen (z. B. wenn es sich um ein einstündiges Meeting handelt, stellen Sie den Countdown auf 55 Minuten ein).
Wenn es einige Zeit dauern wird, bis Sie zwischen den Meetings sind – lassen Sie einfach beide Organisatoren im Voraus wissen, dass Sie Rücken an Rücken haben, so dass Sie möglicherweise etwas früher abreisen müssen oder etwas spät ankommen.
Colour-Code Ihren Kalender
Kategorisieren und Farbcodierung ist genial. Es ist einfach, persönliche Meetings von geschäftlichen zu segmentieren und zu identifizieren und Ihren Tag zu gestalten. Auf einen Blick haben Sie einen großartigen Überblick über Ihre Verpflichtungen und eine einfache Möglichkeit, zu filtern, was Sie an einem Tag, einer Woche oder einem Monat tun.
Viele Leute (auch ich) führen ein persönliches Tagebuch und einen Arbeitskalender. Ich habe mit dieser Methode experimentiert und es hat dazu beigetragen, die Notwendigkeit für mehrere Kalender zu beseitigen.
Wenn Sie es versuchen, lassen Sie mich wissen, was Sie denken.
Planen Sie die Zeit in Ihrem Kalender für E-Mails
Dies ist vielleicht DER wichtigste Tipp zur Kalenderverwaltung.
Sie können ganz einfach jede Minute verbringen, die Gott per E-Mail sendet, wenn Sie es zulassen. Widmen Sie nur ein paar Stunden am Tag E-Mail. Normalerweise versuche ich es morgens maximal 60 bis 90 Minuten und nachmittags noch einmal und blockiere diese Zeit in meinem Kalender.
Die Zeit dazwischen ist für die eigentliche Arbeit.
In der Theorie klingt es großartig und natürlich klappt es nicht immer so, aber ich halte mich meistens an diesen Zeitplan.
Ich habe alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert. Ich habe auch das automatische Senden und Empfangen deaktiviert und das Intervall auf alle 3 Stunden geändert. Das bedeutet, wenn ich aus irgendeinem Grund in meiner E-Mail bin, werde ich nicht von etwas Neuem abgelenkt, das angekommen ist. Es hat mir auch ein paar Mal den Hals gespart, weil E-Mails 3 Stunden vor dem Senden in meinem Posteingang liegen – es gab mehr als ein paar Mal, dass ich eine E-Mail abgefangen habe, von der ich dankbar bin, dass sie nie in den Posteingängen einiger Kunden angekommen ist.
Wann ist Ihr produktiver Höhepunkt?
Wir alle haben eine optimale Tageszeit, wenn wir am produktivsten sind. Für manche ist es das erste am Morgen. Für andere bekommen sie gleich nach dem Mittagessen ihren freudigen zweiten Wind. Weißt du, wann deins ist?
Achten Sie auf Ihre Produktivitätsschübe und vermeiden Sie Besprechungen während dieser Zeit. Planen Sie diese Zeit in Ihrem Kalender für die Arbeit ein.
Wenn Sie ein Meeting akzeptieren müssen, machen Sie es zu denen, bei denen Sie sich engagieren, konzentrieren, Entscheidungen treffen und teilnehmen müssen – mit anderen Worten, … denken.
Müssen Sie sich wirklich treffen?
Bei der Kalenderverwaltung geht es nicht nur darum, Besprechungen effektiv zu planen. es geht auch darum, sie überhaupt nicht zu planen. Folgen Sie diesem Entscheidungsbaum und fragen Sie sich, ob Sie sich überhaupt treffen müssen. Sie werden überrascht sein, wie schnell Ihr Zeitplan frei wird.
Finden Sie Zeit in Ihrem Zeitplan
Wir alle möchten einige Zeit in unseren Zeitplänen beanspruchen, daher könnte keine Liste mit Kalenderverwaltungstipps ohne einige Zeiterfassungstools vollständig sein. Hier sind meine Favoriten – alle kostenlos.
RescueTime
Zeigt Ihnen, wo Sie Ihre Zeit verbringen. Es arbeitet leise im Hintergrund und überwacht, an welchen Anwendungen Sie wie lange arbeiten, und gibt Ihnen eine großartige Momentaufnahme Ihrer Aktivitäten. Siehe mein aktuelles Dashboard unten. Ich habe mehr als 30 Stunden mit E-Mails verbracht. Ich weiß. Beängstigend.
Wenn Sie Ihren Kalender durchgehen und auf den Monat zurückblicken und ihn mit Ihrem RescueTime-Dashboard überlagern, treten einige Muster auf. Sie können wirklich beginnen zu sehen, was Sie ablenkt, wann und warum.
Toggl
Toggl bietet unbegrenzte und kostenlose Zeiterfassung für Einzelpersonen. Alles, was Sie tun müssen, ist auf die Wiedergabetaste zu klicken, und die App beginnt mit der Überwachung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Anschließend können Sie die generierten wöchentlichen und monatlichen Daten zu den Gesamtarbeitsstunden durchgehen.
TimeCamp
Dieses Tool öffnet Ihnen wirklich die Augen dafür, wie Ihr Tag verbracht wird, und legt fest, was Sie tatsächlich tun und wie viel Zeit verschwendet wird (oder nicht). Es verfolgt Ihre Aktivitäten unsichtbar und automatisch im Hintergrund und verfügt über eine erstaunliche Anzahl von Integrationen, darunter ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce und mehr. Sie behaupten, Sie finden eine zusätzliche 30 Minuten produktive Zeit in Ihrem Kalender pro Tag!
Weiterführende Literatur
- Müssen Sie dieses Treffen wirklich abhalten?
„Let’s schedule a meeting“ ist die universelle Antwort auf fast jede Situation geworden. Aber ist es das richtige? - Quiz: Wie gut ist Ihr Zeitmanagement?
Wie effizient sind Sie? Nehmen Sie an diesem Quiz teil und finden Sie heraus, wie gut Ihr Zeitmanagement wirklich ist. - 27 Zeitmanagement-Tipps, um weniger zu arbeiten und mehr zu spielen
Gehen Sie mit diesen 27 Zeitmanagement-Tipps über das Kalendermanagement hinaus
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Warwick Brown
Stichworte
Kalender, Tagebuch, Meetings, Organisation, organisatorische Fähigkeiten, Planung, Produktivität, Zeit management
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