ett företags redovisningssystem bygger på ett ramverk av konton som håller intäkter, kostnader och annan data organiserad och redo att sätta i ett bokslut.
denna ram, kallad kontoplanen, fungerar som ett index för alla företagets finansiella konton. Revisorer använder detta kontoplan för att identifiera transaktioner när de registrerar dem i företagets huvudbok.
ställa in kontoplanen
När du startar ett nytt företag ställer du in ditt kontoplan som ett första steg i upprättandet av ditt företags redovisningssystem. Småföretag har inte alla samma kontoplan. De konton du inkluderar beror på vilken typ av verksamhet. Om du till exempel har ett serviceföretag har du inte ett lagerkonto.
När du ställer in ditt kontoplan, tänk på framtiden. Tänk inte bara på de konton du behöver för ditt lilla företag nu. Tänk på de konton du kan behöva 5 eller 10 år senare och inkludera dem i ditt diagram. Du kanske inte har anställda nu, men om några år kan du lägga till anställda i ditt företag, så planera för det med ditt diagram. Du kan fortfarande behöva lägga till konton i ditt diagram när du går.
Du bör skapa ett numreringssystem för ditt kontoplan. Om du ska använda ett datoriserat bokföringssystem, använd ett fyrsiffrigt numreringssystem. Ett nummerblock tilldelas vanligtvis var och en av de kategorier som utgör kontoplanen och tomma nummer lämnas i slutet för att ytterligare konton ska läggas till i framtiden.
som en del av redovisningscykeln används kontoplanen i journaltransaktioner och det finns fem kategorier i kontoplanen:
- tillgångar
- skulder
- ägarens eget kapital
- intäkter
- kostnader
tillgångar
tillgångskategorin är där du håller reda på vad ditt företag äger. Du kanske vill att din tillgångskategori ska börja med numret 1000. Det är vanligtvis det nummer som datoriserade bokföringsprogram använder. Nummer varje tillgångskonto i en sekvens som 1000, 1010, 1020 och så vidare, börjar med omsättningstillgångar och går vidare till anläggningstillgångar.
omsättningstillgångar kommer att innehålla konton för kontanter till hands, till exempel kontanter i dina kontroll-och sparkonton. Du kan ha kunder till vilka du förlänger kredit, så du behöver kundfordringskonto. Om du säljer produkter behöver du ett lagerkonto.
Efter ditt anläggningstillgångskonto, sätt in ett konto för ackumulerade avskrivningar. Det är alltid ett negativt tal på balansen och är direkt relaterat till dina anläggningstillgångar eftersom det är vad du avskriver. Lämna inte utrymme för andra konton mellan anläggningstillgångar och ackumulerade avskrivningar. Du kan ha ackumulerat avskrivningar för mer än en anläggningstillgång. Du kan avskriva dina byggnader, fordon, affärsutrustning och så vidare.
skulder
skuldkategorin är där du håller reda på ditt företags skuldförpliktelser eller vad ditt företag är skyldigt eller kan vara skyldigt i framtiden. Du kanske vill börja numrera skuldsektionen med 2000. Precis som med tillgångskategorin vill du följa den traditionella formen av balansräkningen när du utvecklar skuldavsnittet i kontoplanen. Du kommer att ha en kortfristig skuldsektion och en långfristig skuldsektion.
avsnittet kortfristiga skulder kommer att innehålla kortfristiga skuldkonton som leverantörsskulder, kontot där du registrerar vad du är skyldig dina leverantörer. Det kommer också att inkludera dina periodiserade konton, som inkluderar vad du är skyldig i löneskatter och försäljningsskatter. Du kommer också att ha ett konto för upplupna löner. Du kan också ha ett löpande skuldkonto för kreditkort som ska betalas och kortfristiga lån som ska betalas.
i framtiden kan du drabbas av en långfristig skuld som en inteckning. Du bör inkludera utrymme i ditt kontoplan för andra långfristiga skuldkonton.
ägarens eget kapital
ägarens eget kapital konton inkluderar din investering i verksamheten. Om du bestämmer dig för att ta på andra investerare någonstans längs linjen, bör du inkludera konton för stamaktier och kanske föredraget lager. Du kommer att ha ett konto för balanserade vinstmedel för eventuella vinster du plöja tillbaka till företaget. Du startar vanligtvis ägarens eget kapital konton med 3000.
intäkter
försäljningsintäkter är det första kontot i kontoplanen relaterade till resultaträkningen. Försäljningsintäkter är den primära inkomstkällan för ditt företag, och det här avsnittet i kontoplanen börjar vanligtvis med 4000. Tillsammans med sales revenue-kontot kanske du vill inkludera ett konto för försäljningsrabatter och försäljningsavkastningar och utsläppsrätter. Du kommer också att vilja inkludera ett konto för ränteintäkter för alla inkomster du tjänar på ditt företags investeringar.
försäljningskostnader eller kostnader för sålda varor är vanligtvis nästa typ av konto att överväga. Även serviceföretag måste överväga försäljningskostnader. Du inkluderar också konton för rabatter från leverantörer, fraktkostnader och diverse försäljningskostnader.
kostnader
den sista kategorin som anges i kontoplanen är utgiftskategorin, som vanligtvis är numrerad 5000. Ett praktiskt sätt att lista utgifter i kontoplanen är att titta på IRS skatteformulär Schema C och följa hur utgifterna listas på det formuläret. Det gör det enkelt för dig och din revisor när skattetiden kommer. Utveckla ett konto för var och en av de utgifter som anges i Schema C plus andra utgifter som är specifika för ditt företag. Lämna flera tomma konton tillgängliga om du behöver dem i framtiden. Tilldela ett nummer i intervallet 5000-5999 till varje.
