gissa hur många e-postmeddelanden Den genomsnittliga kontorsarbetaren får varje dag? 121.
och det antalet förväntas stiga till 140 av 2018.
känner du dig nervös och panik bara tänker på det? Du är inte ensam. Den översvämningen av e-post uppmuntrar många yrkesverksamma att ständigt-nästan obsessivt-kolla efter e-postmeddelanden hela dagen, oavsett om de är på väg till jobbet, mitt i ett möte eller till och med äta lunch med en kollega. Denna vana att kontrollera och kontrollera din inkorg igen kan vara som ett beroende.
vad som gör det värre är att ny forskning som övervakade e-postanvändarnas hjärtfrekvens visar att e-post är mycket stressande. Stress höjer kortisolnivåerna, vilket bland annat stör kroppens matsmältning och immunsystem. Det betyder att när du är stressad sjunker din energi, ditt fokus sprids och din produktivitet sjunker.
nedre raden? Obsessivt kontrollera din e-post är stressande. Stress är dåligt för din hälsa och din produktivitet. Det är en oroande cykel. Och det måste sluta.
men hur?
börja med grunderna
även om det är mycket frestande att ge din inkorg bara en uppdatering (och sedan en annan och en annan), är det viktigt för din produktivitet och fokus att träna dig själv för att få en hälsosammare relation med e-post. (Vissa psykologer kan kalla detta ” bryta ett beroende.”Jag skulle inte gå så långt, i de flesta fall, så låt oss hålla fast vid ”ändra en vana.”)
för att börja, gör små justeringar i din dagliga rutin som hjälper dig att ta det ständiga fokuset från din e-post:
- ta bort push-aviseringarna från din telefon så att du inte får ett meddelande varje gång du får ett e-postmeddelande
- lämna inte e-postmeddelandet öppet när du gör något annat på din dator. Det är faktiskt bra att sträva efter att bara hålla en flik öppen.
- gör ett avtal med dig själv om att bara kontrollera din inkorg ett visst antal gånger per timme eller per dag. Detta kan skilja sig åt för alla – för vissa kan det innebära att kontrollera e-post varje 15 minuter; för andra, det kan innebära kontroll en gång, två gånger, eller fem gånger om dagen. Poängen är att skapa en daglig e-postrutin som ökar din produktivitet och känsla av prestation.
- när du verkligen behöver fokusera och inte vill bli störd, försök tillfälligt blockera nya meddelanden från att visas i din inkorg (Inbox Pause fungerar för mig!).
att göra dessa typer av logistiska justeringar kan verkligen hjälpa på kort sikt—de är små steg som du kan implementera omedelbart. Produktivitetshackar och appar skapar dock inte varaktig förändring förrän du också tar itu med de underliggande känslomässiga faktorerna som driver din e-postbesatthet.
gå till roten till problemet
Om du vill ändra en negativ vana permanent är det första och viktigaste steget att erkänna varför och hur den vanan bildades i första hand.
för att räkna ut det, nästa gång du känner att du vill kolla din e-post, fråga dig själv följande fyra frågor:
- Vad känner jag just nu?
- Varför vill jag kolla min e-post just nu?
- känner jag att jag måste kolla min e-post just nu?
- behöver jag verkligen kolla min e-post just nu?
baserat på dina svar, Vilka är dina verkliga motiv för att vilja kontrollera, kontrollera och kontrollera igen?
vanliga motiv som mina kunder ofta beskriver är:
- rädsla för att missa: ”jag måste ständigt kolla min e—post hela dagen, eller jag kanske inte svarar på något i tid-vilket kan få mig att missa en möjlighet.”
- oroa dig för vad andra kommer att tänka: ”om jag inte svarar direkt kanske min chef tror att jag inte är samvetsgrann, att jag inte är på toppen av mitt arbete eller att jag bara går av hela dagen.”
- vill ha en distraktion från tristess eller stress: ”jag är uttråkad, överväldigad eller mättad med vad jag gör. E-post ger mig en time-out från vad jag ska göra.”
- vill fylla ett känslomässigt tomrum eller söka mänsklig koppling: ”jag känner mig lite ensam. Det känns bra att veta att någon har skickat mig ett meddelande.”
När du upptäcker den underliggande motivationen som driver dig att obsessivt kontrollera din inkorg, har du kraftfull information som kan hjälpa dig att ändra dina vanor.
börja göra nya val
med den informationen kan du börja göra nya val och uppfylla dina känslomässiga behov på nya sätt—utan att förlita dig på e-post som en krycka.
är du till exempel Sugen på den mänskliga anslutningen? Stå bara upp under din lunchpaus, gå över till en vänlig medarbetares skrivbord och säg, ”Hej, hur går din dag?”
om du känner dig stressad och behöver en distraktion, ta en fem minuters paus för att läsa en intressant artikel och sedan komma tillbaka till jobbet.
orolig för att missa? Påminn dig själv: ”Jag är fokuserad på mitt arbete. Om något verkligen är viktigt kommer det fortfarande att vara där och vänta på mig, en eller två timmar från och med nu. Jag behöver inte störa mitt nuvarande projekt just nu.”
om du är orolig för att din chef kommer att tro att du slackar om du inte svarar på e-postmeddelanden direkt, försäkra dig själv: ”min chef vet att jag är samvetsgrann och flitig. Om jag inte svarar på ett e—postmeddelande direkt antar min chef att jag är upptagen med annat viktigt arbete-och det är bra.”
e-post är inte i sig bra eller dåligt; det är bara ett verktyg. Investera lite tid i självreflektion och se till att du använder det här verktyget på ett sätt som stöder din hälsa, produktivitet och karriär—snarare än att sabotera det.
oavsett om du kontrollerar din inkorg en, två eller 60 gånger idag, gör det av rätt skäl.
