vi vet alla att patienter i Kalifornien har rätt att granska sina journaler och/eller få en kopia. Det är inte heller någon överraskning att vårdgivare vanligtvis får ta ut en avgift för denna tjänst. Men med alla olika regler och undantag kan kopieringsavgifter vara förvirrande.eftersom de flesta, om inte alla, medicinska kontor är” täckta enheter ” enligt federal privacy laws och därför omfattas av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), är det viktigt för läkare och deras personal att vara medvetna om skillnaderna i statlig och federal lag och vet vilka de ska följa.

Kopieringsavgifter
när patienten begär sina egna journaler tillåter kalifornisk lag (Health& säkerhetskod 123110) att vårdgivare debiterar en patient eller deras juridiska ombud högst $0,25 per sida eller $0.50 Per sida för poster kopierade från mikrofilm. En rimlig kontorsavgift är också tillåten, så länge det debiterade beloppet inte överstiger de faktiska kostnaderna för att förbereda journalerna.

emellertid uppstår förvirring eftersom HIPAA-sekretessregeln, som är federal lag och gäller för nästan alla medicinska kontor, har olika regler om vad en vårdgivare kan ta ut när en patient begär sina journaler. Enligt sekretessregeln är nedan de riktlinjer som vårdgivare måste följa.

rimlig kontorsavgift
läkare kan ta ut en ”rimlig, kostnadsbaserad avgift” vilket innebär att de bara kan ta betalt för:

• arbete för att kopiera journalerna, oavsett om de är papper eller elektroniska;
• leveranser för att kopiera journalen på papper eller bärbara elektroniska medier, om patienten begär att journalerna ska tillhandahållas i elektroniskt format (om läkarkontoret upprätthåller patientinformation i en elektronisk hälsojournal, kräver federal lag att den ska tillhandahållas patienten i elektroniskt format om patienterna gör den begäran.);
• Porto, om tillämpligt; och
• förbereda en sammanfattning av journalen, om patienten gick med på den processen i stället för att få sin faktiska journalen).

kontorsavgift inte tillåtet
vissa medicinska kontor debiterar patienten en avgift för personalen att lokalisera journalerna, särskilt om journalerna är utanför platsen. Även om detta är tillåtet enligt kalifornisk lag, är det inte tillåtet enligt federal lag (den du troligen borde följa). Därför är detta inte tillåtet.

när patienten begär elektroniska patientjournaler eller pappersscheman som underhålls i elektroniskt format tillåter sekretessregeln inte läkaren att ta ut mer än de faktiska kostnaderna för arbetskraft. Med andra ord är avgifter per sida inte tillåtna för papper eller elektroniska kopior av journaler som upprätthålls elektroniskt. Sekretessregeln tillåter inte heller att ta ut en hämtningsavgift för journalerna om de måste vara placerade.

fast avgift för elektroniska kopior av journaler som upprätthålls elektroniskt
ett kontor kan ta ut en fast avgift för patienter som begär en kopia av sina journaler. Denna avgift kan dock inte överstiga $ 6.50, inklusive porto, arbetskraft och leveranser.

kopiera avgifter inte tillåtet
det är lika viktigt för läkare och personal att veta när de inte kan ta ut en patient för en kopia av sina journaler. Patienter, tidigare patienter eller deras företrädare har rätt till en gratis kopia av den relevanta delen av patientens register som är nödvändig för att stödja ett överklagande om berättigande till ett allmännyttigt program, såsom Medi-Cal eller socialförsäkringsförmåner. Se Hälsa & säkerhetskod 123110 för ytterligare information relaterad till att tillhandahålla journaler till patienter under överklagandet av ett avslag på allmännyttiga program.

tänk på att för att skydda patientens konfidentialitet bör journaler endast släppas med ett skriftligt tillstånd från patienten (om den bor) eller deras juridiska ombud (om patienten är avliden eller inkompetent).

att veta när man ska följa rätt lag är inte alltid lätt. Men i de fall där patienten begär sina journaler, nästan varje medicinsk praxis kommer att behöva följa federal lag enligt sekretessregeln. HIPAA-sekretessregeln gäller endast när patienten begär sina journaler. Det gäller inte när begäran kommer från en stämning, en hälso-eller livförsäkringsplan, en advokatförfrågan eller någon annan situation.

Klicka här för riktlinjerna från California Medical Association för tillåtna kopieringskostnader relaterade till en advokats begäran, stämning och Begäran från sjukförsäkringsbolag. Detta dokument publiceras av California Medical Association ’s (CMA) juridiska team i CMA: s 2017 California Physicians’ Legal Handbook (CPLH) tillgänglig på www.cmanet.org.
författad av Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
direktör för riskhantering, CAPAssurance