vad skulle hända om du drabbades av en buss när du gick till jobbet?

Tja, annat än det sjukligt uppenbara, och den tid och pengar som spenderas på att anställa och ombord på deras ersättare…

det här är tanken bakom den ökända ”bussfaktorn” – det minsta antalet personer som, om de inte fungerar, skulle få din verksamhet att kollapsa.

”46% av brittiska företag skulle tvingas upphöra med handeln omedelbart om en nyckelperson dog eller inte kunde fortsätta arbeta genom sjukdom eller skada” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: A Definitive Guide to Key Person Insurance

det kanske inte är idealiskt, men det är en hård verklighet som varje lag måste möta; oavsett om det är tillfälligt eller permanent kan dina kollegor inte alltid göra det till jobbet.

vi, här på Process Street, har haft mer än vår andel av projektförseningar (och till och med misslyckanden) på grund av en låg bussfaktor, varför detta inlägg har skrivits. Idag lär du dig att identifiera riskabla projekt med hjälp av bussfaktorn och hur man mildrar dessa problem så snabbt (och billigt) som möjligt.

Vi kommer att täcka:

• Vad är bussfaktorn?
• hur man beräknar bussfaktorn
• Bussfaktorelement
• hur man ökar din bussfaktor
• gränserna för att öka bussfaktorn

Låt oss komma igång.

vad är bussfaktorn?

”bussfaktorn” är det minsta antalet personer som, om de är oförmögna, skulle orsaka kritiskt systemfel. Detta tillämpas traditionellt på mjukvaruprojekt, men teorin är tillämplig inom nästan vilken disciplin som helst.

begreppet ”bussfaktor” är relaterat till nyckelpersonsförsäkring. Detta är en policy som företag vanligtvis tar ut för att täcka potentialen för en nyckelperson (t.ex. VD) att bli allvarligt sjuk eller till och med dö.

det är ett morbid ämne, men en som är något nödvändig för någon form av beredskapsplanering (långsiktig framtidssäkring).

låt oss säga att arbetare i ett visst lag, en efter en, sätts ur funktion (av sjukdom, förseningar via trafik, en buss, en truch eller vad som helst).

hur många människor, från de flesta till minst viktiga, skulle det ta för arbete att mala till ett stopp?

med andra ord, hur flexibelt är ditt projekt för mänskliga problem som tillgänglighet eller brist på det?

det är vad bussfaktorn är.

även om detta oftast används i samband med utvecklingsprojekt, är det en användbar siffra att veta för att ta reda på hur sårbart ett projekt är att stoppas. Plus, med den fortsatta ökningen av teknikindustrin och den utbredda användningen av teknik i allmänhet är det långt ifrån en sträcka att säga att titta på vad som gör branschens arbete för närvarande kan spara en massiv huvudvärk när det gäller att integrera den i en befintlig verksamhet.

det är också värt att notera att bussfaktorn inte bara behöver gälla för teammedlemmar som sätts ur funktion.

låt oss säga att du är chef och som sådan har mycket begränsad tid att spendera på varje projekt som ditt team utför. Om du vet att ett projekt har en bussfaktor på 1 medan andra har en högre bussfaktor, vet du att det kommer att löna sig att spendera mer av din begränsade tid och se till att projektet går smidigt.

hur man beräknar bussfaktorn

den enkla förklaringen för att beräkna ett projekt eller lags bussfaktor är att säga:

”vad är det minsta antalet personer som, om de saknas, skulle förhindra att arbetet fortsätter?”

om ett projekt inte kan fortsätta eftersom en viss person inte är tillgänglig har du en bussfaktor på 1.

med andra ord är det bättre att ha en högre bussfaktor eftersom det betyder att ditt team kan fortsätta arbeta utan att vara beroende av specifika personer för inmatning.

kärnan är en fråga om hur väl information distribueras i din organisation. Processdokumentation och minskad komplexitet i arbetsflöden kan bidra till att höja din bussfaktor.

till exempel, när teamet här på Process Street var mycket mindre, strukturerade vi avsiktligt arbetet flexibelt. När vi började hade vi inte resurser att ha dedikerade grafiska designers, redaktörer, författare, kunskapsbaschefer och så vidare.

så våra teammedlemmar var mycket diversifierade i sin utbildning. Jag kunde hantera kundsupport för en dag om vår rep var ute, till exempel. Men jag skulle också göra innehållsrecensioner och redigera, tillsammans med typiska skrivuppgifter.

det innebar att processer kunde fortsätta fungera smidigt om någon inte var tillgänglig.

Visst, vi hade en fast ’redaktör’ för att övervaka och organisera, men det dagliga redigerings-och granskningsarbetet kunde också utföras av våra typiska författare på grund av de detaljerade processer vi hade byggt och dokumenterat.

Bussfaktorelement

du vet vilken bussfaktor som är och hur man beräknar den. Toppen!

men innan jag berättar hur du kan förbättra din bussfaktor och öka framgångsgraden för dina projekt måste du veta vilka faktorer som bidrar till din bussfaktor.

dessa bussfaktorelement är:

• projektkomplexitet
• Ämnesspecificitet
• teamtransparens
• medarbetarupplevelse

Bussfaktorelement: Projektkomplexitet

låt oss säga att du har två projekt att slutföra. En är att marknadsföra en ny artikel till 30 nyhetsbrev i din nisch. Den andra är att skapa 5 nya videor för att förklara olika funktioner i din produkt.

vilken tror du skulle immobiliseras av att en enda nyckelmedlem är ute av handling?

Så här spelar projektkomplexitet en roll för att bestämma din bussfaktor. Ju mer komplexa ditt projekt desto lägre blir din bussfaktor.

Efter vårt exempel är e-post 30 nyhetsbrev inte en mycket komplex uppgift (särskilt jämfört med andra potentiella kampanjprojekt). Faktum är att hela uppgiften kan utföras av en enda person med liten eller ingen utbildning – allt de behöver göra är att skicka e-post till relevanta nyhetsbrev och följa upp när och när.

5 nya videor är dock en annan vattenkokare.

först måste du skapa skriptet, vilket kräver flera iterationer och eventuell granskning och godkännande av en chef för att se till att all information är korrekt. Du vill inte publicera en förklaringsvideo som trots allt får fakta om din produkt fel.

nästa behöver du någon med en bra ljudinställning för att spela in VO. Detta lägger till ytterligare krav på de personer som är tillgängliga för att utföra denna uppgift – om bara en person i ditt team har en mikrofon som är tillräckligt bra för att spela in klart ljud, din bussfaktor är redan vid 1.

det nämner inte ens de potentiella skärminspelningarna (som kräver lämplig programvara), anpassade animationer, videoredigering, musik och så vidare.

i grund och botten, ju fler poäng i processen att slutföra ditt projekt, desto sämre blir din bussfaktor. Fler delar innebär att det finns fler möjligheter för saker att gå fel.

Bus factor elements: Subject specificity

komplexiteten i ett projekt är inte nödvändigtvis det största problemet som bidrar till din bussfaktor; den tvivelaktiga ära går till ämnets specificitet.

ju mer specifikt ditt ämne, desto sämre blir din bussfaktor.

Mer specifikt, om alla andra faktorer förblir konstanta, kommer din bussfaktor att minska proportionellt till hur mycket specifik expertis som krävs för att utföra ditt arbete.

gå tillbaka till vårt exempel på en nyhetsbrevskampanj mot att skapa videor, kampanjen kräver nästan ingen erfarenhet att utföra. Detta innebär att, om arbetsoförmögen, den person som ansvarar för att skicka och fielding svar på e-post kan ändras med relativt liten fråga.

detsamma kan inte sägas om att skapa videor. Även om det är sant att någon kunde lära sig grunderna i videoskapande och producera en grov video i rätt tid, är det mycket svårare att hitta en snabb ersättning för en animatör, röstskådespelare, manusförfattare eller videoredigerare.

Bussfaktorelement: Team transparency

För mig är det här den stora. Så många problem och plötsliga frånvaro i vårt team här på Process Street har lösts eftersom vi arbetar högt.

ju mer transparent i sitt arbete ditt team är, och ju mer de kommunicerar, desto bättre blir din bussfaktor.

tillbaka i 2019 lämnade en av våra core marketing teammedlemmar men medan vi var ledsna att se honom gå, kunde vi hämta den slack han lämnade efter sig genom att dela sina uppgifter mellan befintliga teammedlemmar.

den enda anledningen till att vi kunde göra det var att vi alla hade dokumenterat våra processer och hade träffats två gånger i veckan i flera år för djupgående möten för att diskutera allas uppgifter. Vi hade vår processhantering ner pat.

alla vet vad alla andra arbetar med, kan komma åt sina filer via delade enheter och kan se exakt hur arbetet utförs genom våra dokumenterade processmallar.

Bus factor elements: Employee experience

Business process management (BPM) är dock inte allt.

även om det finns en liten överlappning med ämnesspecificitet, är det också viktigt att notera ditt lags individuella erfarenhetsnivå när du tänker på din bussfaktor.

Work rockstars är alla bra och bra, men ditt team borde inte förlita sig på en enda person för att dra upp sina resultat och slutföra projekt. Alla måste ha lämplig utbildning och erfarenhet för att hantera vad du än kastar på dem.

om de inte har den erfarenheten ännu, gör tid att ge den till dem. Chansen är stor att de kommer att uppskatta tempoförändringen, och åtminstone ger du en säkerhetskopia för om den fruktade bussen slår till.

låt oss säga att din kommunikationschef eller kundsupportrepresentanter blir sjuka. Har du någon som har den nödvändiga erfarenheten att fylla i för dem medan de är sjuka?

förresten, det är här många nystartade företag har en betydande fördel.

precis som vårt team tvingas många startups att ha sina anställda på sig flera hattar samtidigt på grund av begränsad lagstorlek. Detta ger naturligtvis korsträning för dina olika lag; våra innehållsförfattare kan enkelt hantera supporttjänst, och alla våra chefer har erfarenhet av att hantera våra marknadsföringskampanjer.

det är inte att säga att ditt backupval måste vara lika bra som ditt första val. Kom ihåg att bus factor mäter hur många människor det tar innan ett projekt inte kan fortsätta – om tragedin slår, ibland bara få saker gjorda är tillräckligt bra.

hur du ökar din bussfaktor

de enklaste sätten att öka din bussfaktor och göra dina projekt mer tillförlitliga vid slutförandet är att invertera de faktorer som bidrar till din bussfaktor:

• förenkla dina projekt
• gör ämnet mindre specifikt
• öka teamets transparens
• öka medarbetarutbildningen

tre av dessa lösningar är användbara, om än inte helt praktiska. Det är inte alltid möjligt att förenkla dina projekt eller att göra fokus för dem mindre specifika utan att besegra det ursprungliga målet.

på samma sätt är ökad personalutbildning mer av ett långsiktigt mål som kan ta månader (speciellt om du har försummat det fram till denna punkt).

ökad transparens är dock lätt. Allt du behöver göra är att arbeta högt och dokumentera dina processer.

dokumentera dina standardrutiner (Sop) kan du lägga ut instruktioner för exakt hur arbetsuppgifter ska utföras. Om en uppgift behöver göras mer än en gång lönar det sig att skriva en process för hur man slutför den.

det behöver inte vara en perfekt process från början – det viktiga är att din metod för att få saker gjorda registreras. Om personen som vanligtvis utför den uppgiften inte är tillgänglig kan du bara få någon annan att arbeta genom sin process för att uppnå samma resultat.

med andra ord, om din dokumentation är tillräckligt bra, bör din bussfaktor inte längre vara ett problem för återkommande uppgifter!

för att hjälpa dig dokumentera dina processer, kan du registrera dig för Process Street gratis idag! Vår ledande arbetsflödesprogramvara låter dig enkelt spela in dina processer och spåra dem i handling som handlingsbara checklistor.

Klicka här för lite hjälp att komma igång med Process Street!

de andra elementen i att arbeta högt är exakt det; arbetar på ett sätt som låter alla veta (och, om nödvändigt, komma åt) vad du arbetar med.

detta kan uppnås genom att använda en delad molnlagringstjänst (som Google Drive) för att hysa dina projektfiler, teamprojekthanteringsprogramvara som Airtable och tjänster som låter flera teammedlemmar samarbeta i samma dokument samtidigt, till exempel Google Dokument.

Fjärrverktyg som dessa är ett bra sätt att snabbt uppdatera din infrastruktur för att vara mer transparent och uppmuntra ditt team att arbeta tillsammans i sina projekt.

gränserna för att öka bussfaktorn

för att runda ut är det värt att komma ihåg att vissa projekt i sig kommer att ha en låg bussfaktor.

oavsett hur detaljerad du dokumenterar dina processer kan du inte alltid ersätta den ansvariga personens nödvändiga expertis. Även om någon kan utföra samma steg som den avsedda arbetstagaren, kommer de inte att ha samma intuition när det gäller öppna beslut och kommer sannolikt att kräva övervakning eller extra granskningssteg för att säkerställa att deras arbete är korrekt.

det finns också projekt som innehåller känslig information som du inte nödvändigtvis vill öka bussfaktorn för. Till exempel, om en ledande befattningshavare sätts ur funktion ett tag, är det inte nödvändigtvis lämpligt att flytta sina uppgifter till någon annan (speciellt om de är från en mer junior rang).

i dessa fall har du två alternativ för att öka bussfaktorn; träningsprogram för att ge fler människor ett bredare utbud av erfarenheter och utöka ditt team för att få fler personer i varje senioritetsrankning i din företagshierarki.

det är inte lätt, billigt eller snabbt att öka din bussfaktor under dessa omständigheter, men det är fortfarande bättre än att din verksamhet stannar.