det är dock också viktigt att definiera problemet tydligt för att upptäcka rätt lösning. Definitionen bör innehålla allt från dess grundorsaker till hur det påverkar verksamheten. Det finns många verktyg som gör det möjligt för företagare att rikta specifik lösning på alla affärsproblem.

ett sådant verktyg är orsaks-och Effektanalysmetoden eller diagrammet (CEA). Denna speciella metod gör det möjligt för affärsmän att fullt ut utforska och definiera ett problem innan börja leta efter sina lösningar och därmed, det är ett bra verktyg för att förhindra liknande komplikationer i framtiden också.

problem med traditionella problemlösningsmetoder

innan vi diskuterar orsaks-och Effektanalysmetoden i detalj är det lämpligt att diskutera några av anledningarna till att traditionella problemlösningstekniker i företag inte ger de önskade resultaten. I detta avseende:

• de flesta av dessa metoderdelvis lösa problemen.
• eller de löser problemet utan att identifiera grundorsakerna och orsakerna till att det inträffade i första hand.
• de löser problemet tillfälligt. I de flesta fall återkommer problemen och skadar ditt företag avsevärt.
• ibland slutar du identifiera orsakerna som inte orsakar problemen du hittar lösningar på.
• de flesta företagare ser inte problemlösningsprocessen som en affärsförbättringsprocess. Därför betalar de normalt inte mycket uppmärksamhet åt de kritiska problemen som skadar deras verksamhet och lämnar dem till andra att hantera.

hur orsak och effekt analysmetod kan hjälpa?

hur kan du förhindra att ditt företag lider ett hemskt öde? Du kan avvärja katastrofen genom korrekta analyser av situationen, identifiera huvudorsakerna till problemet och förhindra att de händer igen och det är vad orsak och påverkan analys gör för dig.

Japansk Professor Kaoru Ishikawa föreslog först tanken på orsaks – och effektanalys i sin bok ”introduktion till kvalitetskontroll”, som först publicerades 1990. Professor Ishikawa är också pionjär inom kvalitetshantering. Det finns många andra namn på CEA som Ishikawa-Diagram, Sillbendiagram och Fiskbendiagram eftersom det slutliga diagrammet som ritats i orsaks-och effektanalysen ser ut som ett fiskskelett.

Professor Ishikawa introducerade ursprungligen Fiskbendiagram endast för kvalitetskontroll. Affärsmän började dock använda det som ett verktyg för att analysera olika affärsprocesser, särskilt identifiering av flaskhalsar i produktionsprocessen och problemlösning.

Fiskbendiagrammet gör det inte bara möjligt att identifiera orsakerna till eventuella problem och hur det hindrar företagens tillväxt utan också att vidta förebyggande åtgärder för att undvika sådana händelser i framtiden.

orsak och effektanalys är faktiskt en tvåstegsprocess. För det första, du ser tillbaka i det förflutna och analysera vad som har gått fel och för det andra, du planerar för saker att komma genom att titta in i framtiden.

• ser tillbaka i det förflutna. Detta steg innebär att identifiera alla områden där du gjorde misstag. Du tittar faktiskt på det förflutna, analyserar dina misstag och försöker hitta alla möjliga orsaker. Genom att identifiera de mest problematiska områdena vidtar du faktiskt nödvändiga åtgärder för att förhindra misstag och problem i framtiden. På samma sätt, om något område av ditt företag utförs briljant, kan du kunna replikera prestanda i framtiden genom att tillämpa CEA.
• titta in i framtiden. Detta steg innebär att förutse eventuella framtida scenarier och planera för dem i god tid. I det här steget överväger du framtida problem och hittar deras användbara lösningar. På samma sätt planerar du också hur du kan bygga vidare på din möjliga affärsframgång under de kommande åren. Faktum är att du planerar vad du ska göra i nuet och bestämmer framtida resultat av ditt företag baserat på de steg du ska ta.

betydelsen av orsaks-och effektanalys

orsaks-och effektanalys är ett av de mest populära och kraftfulla verktygen för att hitta grundorsaker till problem och deras lösningar.

i detta avseende är en orsak rot om borttagningen förhindrar att problemet återkommer när som helst i framtiden. På samma sätt blir problemet avslappnat om det bara påverkar resultatet av en process eller en händelse. Därför förbättrar borttagandet av den avslappnade orsaken en affärsprocess men förhindrar inte att ett problem återkommer.

de flesta företag använder orsak och effektanalys för att förbättra sin operativa verksamhet. Det finns dock ingen anledning till att detta extremt användbara verktyg inte kan användas för att identifiera och lösa problem i projekt. I själva verket kan projektledaren framgångsrikt upptäcka orsaken till ett problem som negativt påverkar projektet och slutligen ta bort den om han lyckas använda orsak och verkan analysmetod effektivt. Till skillnad från andra populära verktyg kan du använda CEA om och om igen eftersom det syftar till kontinuerlig förbättring av affärsprocesser.

eftersom CEA hjälper dig att förstå de bakomliggande orsakerna till ett fel eller problem kan det också göra det möjligt för dig att utveckla ett system eller åtgärder för att upprätthålla korrigeringen. Liknande, Fishbone Diagram kan inte bara hjälpa dig att upptäcka problem, men det kategoriserar också dessa orsaker till användbara grupper för framtida referens.på samma sätt är CEA unikt på ett sätt som säkerställer att du inte avviker från rätt väg och alltid söker lösningar för de faktiska problemen och deras orsaker.

vad är ett fiskbensdiagram?

ett Fiskbendiagram är det slutliga resultatet av någon orsak och effektanalys som utförs för att bestämma orsaker och hitta lösningar på ett problem. I själva verket är det ett sätt att titta på alla dessa orsaker och deras effekt på verksamheten visuellt. Fishbone Diagram gör det möjligt för oss att brainstorma orsakerna till ett misstag eller problem lättare och effektivt jämfört med andra verktyg såsom lärdomar. Det är ett mer strukturerat tillvägagångssätt för att utföra denna viktiga uppgift. Oftast används den i samband med 5 Whysanalys, ett annat sätt att utföra CEA.

fiskens huvud visar det faktiska problemet eller misstaget som diskuteras. Sedan finns det mindre ben som listar alla möjliga bidragande orsaker i olika kategorier. Den högra sidan av” fisken ” listar faktiskt alla problem medan vänster sida betecknar de möjliga grundorsakerna. Dessutom kan du gruppera dessa orsaker i fyra olika kategorier som är människor, maskiner, material och metoder. Dessa kategorier kan också ha många ytterligare underkategorier.

nu diskuterar vi var och en av dessa kategorier i detalj.

människor

alla orsaker som skapas av mänskliga handlingar faller i denna kategori. Denna kategori avgör om de anställda är tillräckligt erfarna och utbildade? Är de bra på att kommunicera sina behov och problem? Förstår de sina uppgifter och uppdrag?

maskiner

denna kategori är relaterad till problem som orsakas av problem med datorer, maskiner, installationer och verktyg etc. I detta skede bestämmer du om arbetarna använde rätt verktyg eller maskiner? Uppfyller maskinerna minimikrav för att utföra en uppgift? Är de säkra nog? Finns det några problem med installationen av maskinerna? Är de pålitliga eller inte?

Material

materialet du använder för att utveckla dina produkter kan också orsaka många problem för ditt företag. Du måste bestämma om materialet du använde var av rimlig kvalitet eller inte? Använde du substandard material som resulterade i att slutprodukten misslyckades? Var det något problem med halvfabrikat och förbrukningsvaror?

På samma sätt kan du också hitta svar på frågorna som hur länge ett material kommer att hålla eller har tillräckligt med motstånd mot främmande element.

metoder

denna kategori undersöker om arbetsmetoder var ansvariga för problemet eller inte?Du måste ta reda på hur dina avdelningar och anställda kommunicerade med varandra? Var affärsprocesserna eller arbetsmetoderna tillräckliga och kapabla att utföra en särskild uppgift?

dessa kategorier kallas vanligtvis 4M. det är dock inte obligatoriskt att bara använda dessa fyra kategorier eller områden i ditt diagram. Det finns många andra alternativ tillgängliga för dig som:på samma sätt skapar många organisationer sina egna kategorier eller områden i Fiskbendiagrammet beroende på deras behov och mål.

fiskbensdiagram skiljer tydligt mellan orsakerna och deras effekter. Följande är ett av exemplen på ett Fiskbendiagram.

hur man gör orsak och effektanalys?

Efter att ha förklarat Fiskbendiagrammen i detalj är det nu dags att diskutera hur man använder dem för att göra orsak och effektanalys. Syftet med Fiskbendiagrammet i allmänhet och CEA i det specifika är att analysera alla fynd tillsammans och bestämma de viktigaste faktorerna för att lösa ett problem eller uppnå ett mål.

det finns vanligtvis fyra steg i orsaks-och effektanalys som är identifiering av problemet, brainstorming eller identifiering av viktiga faktorer som ingår i problemet, fastställande av grundorsaker och slutligen utveckling av en handlingsplan för att lösa dessa problem.

Steg 1: Identifiera problemet

flera orsaker kan leda till ett enda problem. Därför är det din plikt att tydligt identifiera och ta itu med problemet i detta skede om du vill hitta rätt lösningar.

för förklaringens skull tar vi exemplet på en designstudio. I CEA: s första steg har de bestämt att de inte får mycket affärer på grund av brist på kreativitet bland sina designers.

därför är huvudproblemet bristen på kreativitet som kommer att visas på huvudet på Fiskbendiagrammet som visas i följande figur.

steg 2: Identifiera huvudfaktorerna

Efter att ha bestämt huvudproblemet är det andra steget att identifiera huvudorsakerna till att designers saknar kreativitet. I detta speciella exempel är de fyra huvudorsakerna människor, maskiner, material och manpower.In i det här exemplet använder vi 4 M: s metod för att kategorisera orsaker.

Du kan dra en rad från orsakssidan till vänster för var och en av de fyra kategorierna för att ansluta dem till effekt eller problem på höger sida.

steg 3: Undersöka orsaker

det tredje steget är att bestämma och undersöka alla orsaker som är ansvariga för bristen på kreativitet. Du måste noggrant utforska dina affärsprocesser. På samma sätt måste du köra systemkontroll av all din utrustning och hitta om det finns något fel med det.

kan de datorer du har tillhandahållit dina designers köra den senaste designprogramvaran? Ger du dina anställda en utmärkt arbetsmiljö? Är de anställda nöjda med sina jobb och roller? Får de tillräcklig ersättning för sina tjänster? Förstår de verkligen designprocessen? Informerar dina projektledare dem om projekten?på samma sätt inkluderar andra orsaker att anställa personer med fel kompetens, fast arbetstid, brist på nödvändig utbildning, brist på motivation eller skicklighet och undervärderade eller undervärderade prestationer etc. Det kan vara några av anledningarna till att designers inte uppvisar mycket kreativitet i sitt arbete. I detta skede kommer Fiskbendiagrammet att se ut som under.

steg 4: Analysera

När du har organiserat alla orsaker i sina respektive kategorier och diagrammet är klart måste du analysera och diskutera vart och ett av ovanstående problem med dina chefer och designers. Det är ännu bättre om du ytterligare kategorisera problemen beroende på graden av deras inflytande på problemet och prioritet.

Du kan också behöva använda olika forskningsmetoder som undersökningar, fokusgrupper och intervjuer för att förstå olika orsaker. Till exempel kan du intervjua varje designer för att lära sig hur mycket han förstår designprocesserna. Därefter kan du använda resultaten för att utveckla relevanta utbildningsprogram eller kurser för dina anställda för att ta itu med problemet med otillräcklig kunskap.

i vårt exempel kommer orsaks-och effektanalysen att göra det möjligt för både chefer och designers att hitta det faktiska problemet relaterat till brist på kreativitet i laget och hitta rätt lösningar. CEA undersöker faktiskt förhållandet mellan de möjliga orsakerna till ett problem och dess effekt på verksamheten. Du får en bättre förståelse för hur varje orsak bidrar till det slutliga problemet. På samma sätt kan du ta itu med varje problem baserat på dess prioritet. Det är precis vad du behöver göra som ägare till ditt designföretag för att främja kreativitet inom ditt team av designers.

det är också i detta steg som du utvecklar en tydlig handlingsplan för framtiden. Handlingsplanen bör innehålla tydliga prioriteringar, mål och mål och bör genomföras så snart som möjligt. På samma sätt bör Planen beskriva i detalj hur du ska lösa alla problem och delproblem för gott. Du måste också följa din plan kraftigt för att den ska vara effektiv.

Du kan också konvertera en underorsak som brist på motivation till en fullfjädrad handlingsplan, vars syfte är att främja personalmotivation genom olika incitament. Som ett resultat kommer personalens engagemang och produktivitet att öka och i slutändan kommer lönsamheten att förbättras.

5 Varför?

Du kan också använda ett annat extremt användbart verktyg som är 5 Whys i samband med Fishbone-diagrammet för att utföra CEA. Som titeln antyder kan du ställa 5 olika frågor eller” varför ” för att bestämma orsaken till något problem. Följande är ett exempel på hur man använder den här tekniken.

• Varför får vi inte mycket affärer för sent?
  • eftersom det saknas kreativitet i vårt designteam.
• Varför finns det brist på kreativitet i vårt team?
  • eftersom det saknas motivation.
• Varför finns det brist på motivation?
  • eftersom de inte har den senaste utrustningen som designers i vissa andra företag gör.
• Varför har de inte den senaste utrustningen?
  • eftersom projektledaren inte ansåg det nödvändigt att köpa sofistikerade bärbara datorer för att köra modern designprogramvara.
• Varför fattade han beslutet att inte köpa senaste utrustningen?
  • eftersom han inte har tillräckligt med kunskap om designprocessen och dess krav. Han är faktiskt en accounts manager som utsågs till övergripande projektledare på grund av sin lojalitet till organisationen. Allt han gör är att hitta sätt att spara pengar.

Du kan nå grundorsakenav alla problem du möter genom att fråga 5 Varför. Dessutom hjälper 5 Whys-tekniken dig också att hitta mindre problem och deras orsaker och underorsaker ganska enkelt.

några TIPS för att använda orsak och effekt analysmetod effektivt

det finns några riktigt fina tips för att effektivt använda CEA för att hitta affärsproblem och deras exakta orsaker. Några av dessa tips inkluderar men är inte begränsade till följande.

• uppmuntra alla medlemmar i ditt team att delta.
• tillämpa alla brainstorming regler eftersom det är i huvudsak en brainstorming session.
• bara diskutera en ide i taget. Det kommer att uppmuntra dina teammedlemmar att komma med mer kreativa ideer.
• den som diskuterar tanken bör också nämna vilket ben av fisken det tillhör.
• fäst en enda ide till flera ben om möjligt. Till exempel kan bristen på motivation i ovanstående exempel gå till både maskin-och arbetskraftsben.
• börja inte analysera problem och orsaker medan du ritar ett diagram. På samma sätt kritiserar aldrig någon medan han presenterar sina tankar. Detta inkluderar också icke-verbal kritik som att lämna mötet eller skaka på huvudet.
• försök hitta nya ideer från någon ide som diskuteras.
• Du bör alltid använda huvudbenen för att hitta underorsaker till problemet. Tänk till exempel på hur dina affärsmetoder och procedurer kan orsaka problemet som diskuteras.
• återgå till varje IDE och orsak som redan har diskuterats. Försök att utveckla mindre ben eller grenar genom att ställa frågor som ”Varför händer det?”eller” hur händer det?”
• var alltid ärlig och öppen. Du bör ha modet att ange orsaken eller tanken som ingen annan vill öppet diskutera.

några fördelar med orsak och effekt analysmetod

Vi har redan diskuterat många nackdelar med CEA. Några fler fördelar med metoden är som under.

• Det hjälper dig att definiera förhållandet mellan problem och deras orsaker.
• metoden fungerar på principen om gemensamma brainstorming sessioner.
• CEA hindrar dig från att anta traditionella tänkande metoder som distraherar dig från de faktiska problemen. Å andra sidan styr brainstorming dig mot att uppnå ditt faktiska mål.
• du når så småningom till grundorsaken till varje problem genom brainstorming och frågar 5 Varför upprepade gånger.
• ett fiskbendiagram hjälper dig att identifiera både roten och tillfälliga orsaker till problemet. Därefter kan du prioritera orsakerna och hantera dem i enlighet därmed.

några nackdelar med DEA

det finns vissa demeriter av allt och DEA är inget undantag. I detta avseende är följande några av nackdelarna med DEA.

• Brainstorming kan resultera i tid och energiavlopp.
• Brainstorming leder ibland till irrelevanta orsaker till problem också.
• Brainstorming tar inte hänsyn till fakta och bevis och är bara en massa olika åsikter.
• Om du har att göra med komplexa problem måste du rita ett riktigt stort diagram med många grenar och mindre ben. Det kan ta mycket tid, energi och utrymme.
• Det är svårt att visa komplexa samband mellan flera orsaker och faktorer på diagrammet.

slutsats

orsak och verkan analysmetod är ett bra verktyg för att lösa både enkla och komplexa affärsproblem. Det är lätt att förstå och enkelt att implementera.

i de flesta fall hjälper det dig att nå den exakta orsaken till problemet, så att du också kan hitta rätt och långvariga lösningar.