av Grantham University May 17, 2019

ett företag som vill lyckas i dagens ekonomi måste förstå de resurser som den använder, hur de fungerar i sin affärsmodell och hur man får ut det mesta av dem. Denna guide kommer att introducera företagsledare och ägare till begreppet ekonomiska resurser, diskutera några av de utmaningar som de presenterar, och lägga ut strategier som varje företag professionell bör förstå för att hantera och utvärdera resurser. Genom att studera företagsekonomi kan chefer och ägare sätta sina företag och sig själva för framgång.

Vad är en resurs?

i samband med näringsliv och ekonomi är en resurs någon faktor som är nödvändig för att uppnå ett mål eller utföra en aktivitet. Kort sagt, de är de komponenter som ett företag behöver för att göra affärer. Resurser inkluderar ofta anställda, arbetsutrymme, utrustning eller kapital. Att förstå exakt vad ditt företag använder är avgörande för att säkerställa att du utnyttjar de tillgängliga resurserna och inte saknar några hål i din affärsmodell.

typer av resurser

ett företags resurser kan delas upp i flera olika typer. Några av de vanligaste är:

• arbetskraft: nästan varje företag kräver mänskligt arbete för att komma igenom en arbetsdag. Arbetet omfattar alla de människor som arbetar för dig, och de jobb som de gör.
• Management: utan en vägledande hand skulle många företag sluta uppnå mycket lite. Det är därför ledarskap och utförande är en viktig resurs för många företag.
• expertis: för att verkligen hjälpa ett företag excel, arbetskraft och ledning måste utföras med expertis. Kunskap om din domän och de metoder som hjälper dig att lyckas är avgörande.
• utrustning: De flesta företag kräver specialiserade verktyg för att göra sitt arbete, oavsett om det är speciell hårdvara, en unik mjukvara eller en maskin som är utformad för att göra en viss uppgift.
• Ekonomi: ett företags ekonomi gör det möjligt att använda många av sina andra resurser. Detta kan inkludera: betalning av löner, inköp av utrustning eller hyra av en arbetsyta.
• energi: i det 21: a århundradet är det svårt att driva ett företag utan att utnyttja energi, oavsett om det kommer i form av bensin för att driva en lastbilsflotta eller el för att hålla ett kontor fullt av datorer igång.
• Land: Land är exceptionellt som en resurs i den mån det inte behöver produceras. Istället kan det förfinas för att passa ett visst företags behov.
• tid: eftersom inget företag kan uppnå sina mål omedelbart måste varje företag behandla tiden som en resurs. Eftersom kostnaden för tid mäts i termer av en annan resurs, tid måste ofta beaktas tillsammans med resurser som arbetskraft, energi, och mark.

dessa är bara några av de resurser som många företag använder varje dag; detta är inte en uttömmande lista över resurser, eftersom varje företag har sina egna unika behov. När du tänker på de resurser som ditt eget företag använder, försök att överväga de saker som det behöver fortsätta, både på en daglig skala och på lång sikt.

Vad är resurshantering?

de resurser som ett företag använder kan delas upp i olika typer. Resurshantering är processen att fördela resurser för att ett företag ska kunna slutföra sitt arbete på ett så effektivt sätt som möjligt. Denna process görs ofta av personer med utbildning i projektledning som har kompetens och bakgrund för att göra dessa typer av bedömningar kräver på uppdrag av ett företag.

som affärschef eller ägare är det upp till dig att bestämma hur du bäst ska utnyttja de resurser du har tillgängliga, Ta reda på vilka ytterligare resurser du kan behöva och bestämma var resurser slösas bort i din affärsmodell. Resurshantering är en nödvändighet för alla företag som vill förbli konkurrenskraftiga med sina konkurrenter.

Resurshanteringsnyckeltermer

några nyckeltermer som ofta används i diskussioner om resurshantering inkluderar:

• tvärfunktionell resursallokering: processen att fördela resurser över olika funktionella team inom en organisation, där varje lag är inriktat på samma slutmål.
• funktionell resursallokering: processen att fördela resurser inom ett enda funktionellt team.
• funktionellt Team: ett team som syftar till att tillfredsställa en enda projektfunktion. Några exempel på olika funktionella team inom samma organisation kan inkludera skrivteamet, redigeringsteamet och publiceringsteamet.
• organisationshantering: processen att hantera och fördela resurserna med i organisationen.
• resursallokering: processen att tilldela resurser till uppgifter och projekt med målet att distribuera dem effektivt.
• Resurstilldelningsmatris: en term som är associerad med hanteringen av mänskliga resurser. Människor i en resurstilldelningsmatris är fast beslutna att ha en viss relation med en viss uppgift, oavsett om det är att vara ansvarig, vara ansvarig, konsulteras eller informeras.
• resursplan: en omfattande plan för alla resurser som behövs för att slutföra en viss uppgift.
• Resursfördelningsstruktur: inom en resursplan bestämmer resursfördelningsstrukturen hierarkin mellan resurser, särskilt mänskliga resurser.
• resursberoende: Fenomenet där en organisation förlitar sig för mycket på en enda resurs, vilket skapar en flaskhals för alla sina projekt. Om du till exempel har fyra programvarulicenser, men åtta avdelningar som behöver en egen licens, har du problem med resursberoende.
• Resurshistogram: en visuell representation av alla resurser som är involverade i ett projekt och deras relationer med varandra.
• Resursöverallning: en resurs som är associerad med för många aktiviteter. Till exempel en överarbetad anställd.
• strategisk planering: En organisationshanteringsaktivitet som involverar prioritering, resursfördelning och upprättande av gemensamma mål.
• utnyttjandegrad: den hastighet med vilken en resurs utnyttjas. Används ofta när det gäller en anställds tid och hur mycket av det de spenderar på en viss uppgift jämfört med det totala tilldelade beloppet.

fördelar med resurshantering

bra resurshantering kan göra det möjligt för ett företag att utmärka sig i sin domän. Några av fördelarna med att hantera resurser effektivt inkluderar:

• färre arbetsplatskonflikter. När företagets resurser hanteras väl kan team och individer känna att de har vad de behöver oftare. När de har vad de behöver kan det finnas färre konflikter på arbetsplatsen över begränsade resurser. En solid resursfördelningsstruktur skapar också mekanismen för konfliktlösning inom företaget genom att identifiera var resurser och behov står i förhållande till varandra i hela organisationen.
• lägre omkostnader. God resurshantering innebär att resurser fördelas effektivt. När detta är gjort rätt, det finns mindre behov av projekt micromanagement. Om du fördelar resurser väl inom ditt företag kan du spara pengar på dina administrativa kostnader på lång sikt.
• ökad produktivitet. Stor effektivitet i din resurshantering sträcker sig till alla delar av ditt företag. Om du är mer effektiv i hur du distribuerar ditt företags resurser kommer hela ditt företag att kunna fungera mer effektivt. Det innebär att få projekt gjort snabbt och med färre resurser totalt sett.
• bättre vinster. När du kan göra ditt arbete med lägre omkostnader och dina team är mer produktiva inom en viss tidsram, kommer du att ha potential att förbättra ditt företags vinst.
• förbättra kvaliteten i projekt och produkter. Kom ihåg att expertis också är en resurs. Genom att se till att ditt företag har gott om expertis kan du också se till att du kan leverera de typer av högkvalitativa produkter som fångar kundernas ögon.
• minskade utbränningshastigheter. Smart resurshantering kan hjälpa dig att få massor av högkvalitativt arbete från dina anställda utan att driva dem för långt. När anställda inte drabbas av utbrändhet är det lättare att hålla dem runt och utveckla expertis genom erfarenhet.

i slutändan kan företag som utövar god resurshantering producera högre kvalitetsarbete snabbare och med mindre kostnader. Det är uppenbart att varje företag bör ta en seriös titt på sina egna metoder för att hitta de mest effektiva systemen för resursallokering.

utmaningar för resurshantering

resurshantering kan vara en välsignelse för ditt företag, men det betyder inte att det kommer lätt. Effektiv resurshantering kan vara svår av några anledningar:

• överraskningar i arbetsflödet. Inga två projekt är desamma, så inga två projekt kan arbeta med exakt samma plan. God resurshantering försvåras ibland av oväntade utvecklingar i ett projekt, som chefer måste anpassa sig till för att säkerställa att funktionella team fortsätter att fungera effektivt.
• hantera mänskliga resurser. Människor utgör ett stort antal av ett visst företags resurser, inklusive arbetskraft, expertis och ledning. Men människor är komplicerade och fungerar inte alla på samma sätt. Dessutom kan människor drabbas av utbrändhet om de blir offer för överallokering av resurser. Bra resurschefer måste förstå styrkorna och svagheterna hos sina anställda för att fördela dem effektivt och utan att överarbeta dem.
• inte tillräckligt med resurser. I slutet av dagen är resurserna begränsade. En av de största utmaningarna med resurshantering är att ta reda på var du ska lägga begränsade resurser när du inte har tillräckligt med att göra allt på en gång.

bra resurshantering kan ha en enorm utdelning för ditt företag, men det kan också vara mycket svårt att göra tillförlitligt. Människor som är utbildade i prestationsförbättring är bättre placerade för att identifiera och ta itu med ineffektivitet inom ett företags resurshanteringsplan.

Resurshanteringsstrategier och tekniker

resurshantering kommer med vissa utmaningar, men det finns också tekniker och strategier som kan hjälpa dig att övervinna dessa svårigheter och leda dig mot effektiv resursallokering. För företagare och chefer som känner sig osäkra på hur man använder resurshanteringsstrategier kan en MBA hjälpa dig att lära dig hur man effektivt utnyttjar dessa strategier och vet vilken teknik som passar bäst för din situation.

resursplanering

resurshantering, som en term, hänvisar till den övergripande tanken på att fatta välgrundade beslut om var du ska placera resurser för att din affärsmodell ska fungera effektivt. Resursplanering hänvisar dock till en viss strategi som kan göra din resurshantering effektivare.

resursplanering innebär att identifiera varje resurs som måste användas för att slutföra ett projekt. Som en strategi görs resursplanering ofta bäst när du lyssnar på anställdas input. Tala med de människor som ska göra arbetet med ditt projekt och ta reda på exakt vad de behöver för att lyckas. Genom att göra detta innan du börjar på ett projekt kan du se till att dina team har allt de behöver innan arbetet börjar. Detta kan minska hicka i projektgenomförandet och hjälpa dina team att bli effektivare.

riskhantering

oväntade händelser som dyker upp under ett projekts genomförande är några av de allvarligaste utmaningarna i samband med resurshantering. Men genom att räkna ut möjliga risker innan ett projekt börjar, med tanke på sannolikheten för varje enskild risk och utveckla en riskhanteringsplan är det möjligt att jämna ut några av de stötar som överraskningar kan orsaka.

Tänk på några av de risker som företag ofta står inför i sin dagliga verksamhet. Dessa kan inkludera saker som:

• ett strömavbrott på kontoret;
• anställda som ringer in sjuka;
• missade projektfrister;
• intresseföretag som går i konkurs;
• mänskligt fel.

riskhantering innebär att identifiera de typer av risker som ett projekt kan möta och möjliggöra flexibel resursallokering efter behov för att stoppa dessa risker från att spåra ett projekt helt.

uppskattning och prognos

effektiv resursallokering kräver ofta att chefer och ägare förstår exakt hur mycket av en given resurs ett projekt behöver. Denna typ av kunskap är dock endast tillgänglig efter att projektet har slutförts.

det är här uppskattning och prognoser kommer in. Exakta uppskattningar av resurskraven för ett visst projekt eller uppgift kan hjälpa ett företag att informera sin resurshanteringsstrategi. Uppskattningar kommer sällan att vara 100% korrekta. Men genom att utvärdera tidigare uppskattningar mot faktiska resurskrav och be anställda att dokumentera sin resursanvändning noggrant är det möjligt att finslipa din prognosprocess och förstå dina resursbehov tydligare.

Resursutjämning

Resursutjämning, även känd som resursutjämning, är processen att omfördela resurser för att undvika underutnyttjande och förhindra utbrändhet. Till exempel, om ett lag avslutar sitt projekt före schemat, medan ett annat släpar efter och blir stressat, skulle resursutjämning innebära att man flyttar en del av det underarbetade lagets arbete över till det försenade projektet. Genom att göra detta kan du se till att ditt arbete används effektivt samtidigt som du undviker resursöverfördelning.

Agile Project Management

som vi noterade ovan är perfekta resursfördelningsprognoser extremt sällsynta, om inte omöjliga. Agil projektledning kan dock bidra till att mildra effekterna av brister i prognosprocessen. Agile projektledning innebär att närma sig ett projekt med en bred vision, snarare än ett enda, väldefinierat mål. Istället för att lägga ut en styv projektplan kräver smidig projektledning att göra små kurskorrigeringar längs vägen. Slutresultatet är att team som arbetar med agil projektledning kan anpassa sig till förändrade förhållanden och hantera överraskningar utan att vara bundna till en fast resursallokering från början.

lista över Resurshanteringsverktyg

om du är företagare eller chef är resurshantering inte något du behöver göra ensam. Det finns ett brett utbud av verktyg som kan hjälpa dig att fördela resurser mer effektivt. Dessutom, medan du har verktyg är till hjälp, kan en examen i business intelligence ytterligare utrusta dig med den erfarenhet, utbildning och färdigheter som du behöver för att fatta välgrundade beslut om resursallokering. Ändå nedan är några populära resurshanteringsverktyg som hjälper dig att hålla projekt som löper smidigt:

• 10,000 ft – 10,000 ft är en mjukvara med resurshanteringsfunktioner. Det är särskilt användbart för att hjälpa chefer att fördela rätt kompetens för en viss uppgift. Det inkluderar tidsspårning och kostnadsspårning för enskilda projekt, vilket gör det möjligt för chefer att spåra tidigare resursbehov och planera för effektivare resursallokering i framtiden.
• Asana-Asana är en populär kalender app som kan hjälpa dig att tilldela och spåra uppgifter för dina anställda. Uppgifter kan sorteras i specifika projekt, skickas mellan anställda och team och ges anpassade taggar beroende på deras status. Asana kan hjälpa till att göra allokeringen enklare, eftersom chefer skapar och tilldelar uppgifter till anställda, medan framsteg är synliga under en aktivitets livstid.
• Epicflow-Epicflow är avsett att hjälpa chefer att fördela resurser mer effektivt. Det är mest anmärkningsvärt för att integrera resurshantering över ett antal olika projekt, alla drar från samma resurspool. Det kan också automatiskt beräkna aktivitetsprioritet, tilldela resurser effektivt till de uppgifter som har störst behov.
• Teamdeck-Teamdeck är en användbar mjukvara för att hantera dina mänskliga resurser. Dess funktioner inkluderar schema, tidsspårning och leave management, allt inom samma vy, vilket kan låta dig fatta välgrundade beslut om hur du fördelar ditt arbete.