hur vet du om din förändringshanteringsmetod är inställd för att lyckas? Med hjälp av Prosci-metoden som grund har vi skapat en lättanvänd checklista för att vägleda dig genom din förändringshanteringsstrategi.

använd denna checklista när du undersöker följande delar av din förändringshanteringsstrategi:

• change management planning
• Change Management readiness
• sponsring
• kommunikation
• Coaching
• Resistance management
• utbildning
• förstärkning

denna checklista är särskilt användbar när du förbereder dig för kommande initiativ, analyserar framstegen med aktuella initiativ och diskuterar förändringshantering med andra.

hur man använder checklistan

förklaringarna nedan går igenom varje element i checklistan, varför det elementet är viktigt och hur du kan implementera det.

Change management planning

ett strukturerat tillvägagångssätt för change management citerades som den främsta bidragsgivaren till framgång i Best Practices in Change Management – 11th Edition. Ytterligare analys av data visar en direkt korrelation mellan användningen av en strukturerad metod och förändringsledningseffektivitet, och förändringsledningseffektivitet är direkt kopplad till projektframgång.

nycklar till implementering:

• Använd ett strukturerat och planerat tillvägagångssätt
• se till att du har nödvändiga resurser
• börja dina förändringshanteringsaktiviteter i början av projektet, inte som en eftertanke eller lägg till

Change management readiness

att genomföra förändringsberedskap och organisatoriska beredskapsbedömningar klargör var du är idag och vad du behöver göra nästa. Rätt mängd förändringshantering beror på både den förändring du implementerar och de grupper som upplever förändring.

nycklar till implementering:

• utvärdera inte för att bedöma; se till att resultaten kommer att ge dig viktiga insikter och påverka dina framtida åtgärder
• anpassa din förändringshanteringsstrategi och planer för att passa med den specifika förändringen du hanterar

sponsring

effektiv sponsring citerades som den främsta bidragsgivaren till framgång i var och en av Prosci: s Elva benchmarkingstudier under mer än tjugo års forskning med mer än 8,000-deltagare från 85-länder. I den senaste studien bedömde över hälften av alla deltagare sina sponsorers förståelse och genomförande av förändringshantering som mindre än tillräcklig.

nycklar till implementering:

• Antag inte att dina sponsorer vet vad det innebär att vara en effektiv sponsor för förändring; det finns ofta luckor i sponsorkunskap
• kom ihåg att sponsring är mer än att underteckna ett namn på ett projektcharter; det innebär aktivt och synligt deltagande med projektgruppen, anställda och andra ledande ledare

kommunikation

kommunikation kommer att vara avgörande för att bygga medvetenhet om och önskan om förändringar. Frekvent och öppen kommunikation citerades som nummer tre kritisk framgångsfaktor i Best Practices in Change Management-11th Edition.

nycklar till implementering:

• den mest effektiva kommunikationen är ansikte mot ansikte, så lita inte uteslutande på ”broadcast” former av skriftlig och elektronisk kommunikation
• involvera både viktiga avsändare av förändringsmeddelanden, inklusive ledande företagsledare (för meddelanden om påverkan av förändring på organisationen) och omedelbara handledare (meddelanden om påverkan av förändring på individen och ”vad som finns i det för mig”)

Coaching

den roll som omedelbara handledare spelar under förändring är kritisk. De är den föredragna avsändaren av meddelanden om hur förändringen påverkar en individ, och de spelar en central roll för att identifiera och hantera motstånd. Mellanchefer citerades som en av de viktigaste motstånden att förändras i den senaste benchmarkingrapporten. Att engagera dem som tränare hjälper till att ta itu med några av de främsta orsakerna till chefsmotstånd.

nycklar till implementering:

• som med sponsorer, antar inte att chefer vet vad det innebär att vara en effektiv coach—några av de bästa cheferna är inte effektiva förändringschefer utan ordentlig kunskap och stöd
• ge tränare den information de behöver för att vara avsändare av viktiga meddelanden om hur förändringen kommer att påverka individer

Resistance management

motstånd mot förändring av anställda och chefer har citerats som det bästa hindret för projektframgång i Prosci: s senaste elva benchmarkingstudier. De vanligaste orsakerna till motstånd är inte knutna till den lösning du implementerar. Istället är de ofta relaterade till nuvarande tillstånd och potentiell felinformation i organisationen.

nycklar till implementering:

• var proaktiv när det gäller att hantera motstånd genom att identifiera hur det kan se ut och var det kan komma ifrån
• Du kan ofta förebygga eller mildra de vanligaste orsakerna till motstånd genom att helt enkelt tänka igenom dina förändringshanteringsaktiviteter tidigare i förändringslivscykeln

träning

träning är en viktig del av att bygga kunskap om hur man förändras och förmåga att förändras. Många förändringsutövare är starkt involverade i utbildningsdelen av ett projekt. Lita på bästa praxis när du planerar och underlättar din träning.

nycklar till implementering:

• fokusera på planering och design (inklusive bedömningar av utbildningsbehov och engagemang med berörda publikgrupper) eftersom detta listades som den bästa framgångsfaktorn för projektspecifik utbildning
• se till att din utbildning levereras vid rätt tidpunkt, när anställda befinner sig i kunskaps-och Förmågastadierna i ADKAR-modellen

förstärkning

om människor återgår till det gamla sättet att göra saker efter genomförandet har du inte bara slösat bort tid och resurser, men din lösning kommer inte att generera nytta eller Roi du förväntade dig. Medan förstärkning ofta förbises är det bron mellan förändringsperioden (övergångsstaten) och hur saker kommer att göras efter genomförandet (den framtida staten).

nycklar till implementering:

• var proaktiv, systematisk och tydlig när du utvecklar mekanismerna för att förstärka förändringen
• engagera sponsorer och tränare i förstärkning eftersom de kommer att vara nyckeln till att skapa förväntan om att förändring kommer att upprätthållas

accelerera förändring med ett strukturerat tillvägagångssätt

checklistan för din Förändringshanteringsmetod kan göra det möjligt för dig att vara proaktiv, systematisk och grundlig i ditt förändringshanteringsarbete. Folkets sida av din förändring är för viktig för att lämnas åt slumpen. Du kan påskynda förändringen och minimera störningen genom att tänka framåt och använda ett strukturerat tillvägagångssätt. Kom ihåg att förändringshantering inte är:

• bara kommunikation
• bara adressera motstånd
• bara utbildning
• bara sponsring
• bara bedöma
• bara identifiera och mildra risken
• bara informera människor

förändringshantering är processen, verktyg och tekniker för att hantera människor-sidan av förändring för att uppnå ett nödvändigt affärsresultat. Genom att förstå individuell och organisatorisk förändring och de verktyg du har för att påverka förändring kan du påskynda förändringsantagandet i din organisation.