Ahh … check – förfrågningsformulär, det allestädes närvarande verktyget som används för att begära betalningar för alla möjliga saker. Teoretiskt sett en lösning – genom att göra det enkelt att begära en betalning när en faktura saknas. I verkligheten kan det dock skapa många huvudvärk för organisationer som använder dem, för att inte tala om att orsaka dubbla betalningar med båtbelastningen. Här är en titt på några av problemen kring check-request-formulär och några förslag på att undvika dem.

bakgrund

Check – request forms används i de flesta organisationer för att begära betalning när en faktura inte är tillgänglig eller aldrig tillhandahölls. Helst bör det finnas säkerhetskopieringsdokumentation som förstärker kontrollbegäran och ger detaljer om betalningsbeloppet, betalningsmottagaren och anledningen till betalningen. Eftersom de flesta betalningar som görs på check-request-formulär inte kommer att gå igenom den rigorösa trevägsmatchen i leverantörsskulder (A/P), är dokumentationen som stöder checkbegäran av yttersta vikt.

det enda undantaget från detta är när organisationer kräver en checkbegäran för varje enskild betalning. Även om detta inte anses vara en bästa praxis, anser vissa organisationer med unika bransch-eller myndighetskrav att det är nödvändigt att gå denna väg.

där Kontrollförfrågningar orsakar problem

Check-requests-formulär används ofta för att tillgodose rush-check-förfrågningar. Dessa är engångsbetalningar till leverantörer utanför den normala fakturainlämningsprocessen. Vanligtvis händer detta när en betalning är sen och en upprörd leverantör hotar att sätta organisationen på kredit håll.

om check-förfrågningsformuläret används för en rusningskontroll eller helt enkelt för att fakturan har felplacerats — om rätt dokumentation inte bifogas — chanserna för en duplikatbetalning skyrocket.

utan fakturan för att utföra trevägsmatchningen förblir inköpsordern och mottagaren (POR) ofta öppna i organisationens böcker. Detta kan blomstra i tre typer av problem:

1. Det mest uppenbara är en duplikatbetalning som görs när fakturan äntligen dyker upp och betalas i A/P.
2. den mindre uppenbara frågan är vad som händer med de öppna mottagarna och inköpsorderna när bokslutet upprättas. Det finns en chans att stater kan se öppna mottagare som outtagna egendom.
3. det slutliga problemet gäller bedrägeri. Ack, ett stort antal bedrägliga betalningar — mer än vi skulle vilja tro — utfärdas på checkförfrågningar. Hur är detta möjligt? Det mest uppenbara svaret är att en krokig anställd fyller i formuläret för kontrollförfrågan och antingen övertygar en auktoriserad undertecknare att underteckna den eller förfalskar signaturen själv.

bedrägeri kan också uppstå som svar på en ilsken leverantör hävdar utebliven betalning. Vissa leverantörer har lärt sig om de kommer i telefon och är i allmänhet missbrukande med A/P-personal som hotar kredithållningar, de kan ibland få en harried controller att logga ut på ett checkförfrågningsformulär som godkänner betalningen. I en av de mest flagranta exempel på denna typ av bedrägeri, en leverantör drog en skrikande stunt varje månad för 18 månader — att få dubbel betalning för var och en. Med mörk dokumentation bifogad till varje formulär var det svårt att hitta dubbletterna tills hela leverantörsfilen drogs och granskades.

bästa praxis för Kontrollbegäran

kräver dokumentation för varje kontrollbegäran. Om en faktura eller en kopia av en faktura inte är tillgänglig, bifoga en kopia av kontraktet, ett e-postmeddelande med krav eller vad som är tillgängligt. Stor försiktighet bör vidtas för att undvika att skicka in formuläret utan några stöddokument.

i de extrema fall där ingen dokumentation finns tillgänglig bör du kräva en extra underskrift av en mycket hög nivå chef inom organisationen, kanske den registeransvarige eller CFO. Den som gör begäran bör vara redo med en riktigt bra förklaring till varför kontrollen ska utfärdas utan dokumentation. Förfrågningar utan dokumentation bör vara få och hållas till ett minimum. Om det finns utestående inköpsorder (POs) och mottagare relaterade till dessa förfrågningar, bör den informationen ingå i formuläret så att A/P kan släcka dem när betalningen görs.

om det finns en faktura kopplad till check-request-formuläret, utför den normala trevägsmatchen som släcker både inköpsordern och den öppna mottagaren.

slutsats

Checkförfrågningsformulär är ett nödvändigt ont i dagens leverantörsskulder. Om finansiella chefer arbetar hårt för att genomföra bästa praxis kommer de problem de orsakar att hållas till ett minimum.