en ledare är väsentlig i någon grupp, projekt eller organisation. Detta för att säkerställa att alla håller sig på rätt spår för att uppnå gruppens mål eller mål. Detsamma gäller med möten, det finns också en ledare som styr flödet av dagordningen. I ett möte kallas denna person ” ordföranden ”eller helt enkelt”ordföranden”.

här är ordförandens huvudansvar:

• säkerställer att mötesflödet fastnar på dagordningen
• medlemmarna respekterar varandra
• reglerna för mötet följs
• uppmuntrar beslutsfattande
• övervaka eller förbereda meddelanden, dagordning, rapporter, möten och uppföljningar

Tips

varje grupp, team och organisation är unik. Var och en kan kräva ett annat tillvägagångssätt när det gäller ordförandeskapsmöten. Med det sagt, det finns vissa problem som delas mellan alla styrelser.

när det gäller vanliga problem är det alltid vanliga lösningar. I den här artikeln har vi beskrivit grundläggande sätt att effektivt leda möten för att säkerställa att det bästa positiva resultatet uppnås.

Ställ in mål

innan mötet börjar är det viktigt att bestämma vad målet med mötet är. Vill du att mötet ska beskriva problem med företaget? Vill du fokusera främst på ett kommande evenemang som planeras? Utan ett mål som ett möte kan bli en gammal konversation om en inget viktigt.

det är särskilt viktigt är att du vill förstå vilket resultat eller beslut som ska avtalas under mötet. Något som detta kan sedan användas som mätvärden för att mäta mötets effektivitet och effektivitet.

meddelanden

det är viktigt att meddela medlemmarna i förväg om relevant mötesinformation. Meddelanden hjälper medlemmarna att förstå vad som krävs av dem före, under och efter möten.

meddelandet bör innehålla följande:

• dagordning
• projekt/dagordning Huvud
• tid för mötet
• mötesplats
• relevanta dokument
• Protokoll från föregående möte om tillämpligt

tidtagning

under mötet är ett bra sätt att se till att alla håller sig på rätt spår att ställa in en tidsram per dagordning. Stolens roll är att se till att tidsramen observeras.

• om möjligt, sätt timern på en skärm så att alla kan se
• ge alla en tidsgräns när de pratar
• har korta pauser för att uppdatera medlemmarna

uppmuntra och hantera deltagare

om golvet är öppet för diskussion, observera vem som pratar för mycket och de som inte är det. Om det finns en konflikt mellan medlemmarna, gå in genom att påminna dem om målet för mötet och förhandla mellan medlemmarna för att komma fram till ett beslut.

ett annat exempel är en medlem som pratar för mycket under mötet. Genom att avbryta dem artigt och be dem att vara tyst ett tag kan hjälpa till att öppna golvet. Detta uppmuntrar också de som är tysta att lägga till sina inlägg.

utvärdera

När mötet är klart bör du använda ett utvärderingsblad för att samla medlemmarnas åsikter och förslag när det gäller att underlätta nästa möte. Detta kommer att ge medlemmarna en chans att lyfta fram både positiva och negativa delar av mötet.

med hjälp av arket kan du sedan förbättra områden som gör mötet effektivt och undvika de som saktar mötets framsteg.

fler tips?

naturligtvis finns det många, många fler tips kring att leda och driva möten. Vi tror att börja med dessa 5 kommer att hjälpa dig att få bollen i rullning. Förhoppningsvis leder dig att köra framgångsrika och givande möten.