gör deadlines smyga upp på dig? Aldrig tillräckligt med tid? Känner du att du spenderar mer tid på möten än av dem? Du försöker få jobbet gjort men fortsätter att bli avbruten?

Jag vet, eller hur? Det är som om jag känner dig.

Du är inte ensam – Jag känner exakt samma sätt. När det gäller att hantera min tid känns det ibland som att jag förlorar striden, kriget och kanske till och med viljan att leva.

ändå behöver det inte vara så här.

Jag delar några av mina favorit kalenderhanteringstips. Visst har du fortfarande dina dåliga dagar, men följ även en handfull av dessa tips och jag lovar att du kommer att ansvara för ditt schema, hantera din tid och krossa dina mål.

recension. Granska sedan igen.

granska din kalender i början av varje vecka (söndag kväll är bäst). Se vilka möten du har och lista alla åtgärdspunkter och förberedelser du behöver ta hand om. Om de är viktiga, blockera sedan Tid i din dagbok för att få dem att hända.

granska sedan igen. Dagligen. Jag gör det här första på morgonen (konstigt hur saker kan förändras över natten-affärer sover aldrig längre gör det?). Jag har också en annan skanning om 30 minuter innan jag är klar för att se vad jag har gjort (och vad jag inte gjorde) och ta en titt på imorgon så jag kan få ett försprång.

varför bry sig?

Jag har lärt mig att vår åsikt om vad som var viktigt på måndag kan förändras till onsdag. Det är också lätt att glömma ett möte eller förbise något du behöver göra. Den snabba incheckningen har räddat mig många, många gånger och jag är säker på att det kommer för dig också.

en evenemangsfri dag i veckan

Tillåt dig själv en mötesfri dag i veckan och gör ditt bästa för att skydda den tiden till varje pris. Även om chefen säger att hon behöver träffa dig den enda dagen du inte har något på – erbjuda ett alternativ om du eventuellt kan.

jag måste fokusera på djupt arbete, och det gör du också. Upptagen att vara upptagen får dig inte en löneökning i slutet av året. Så din ”fria” dag är faktiskt långt ifrån fri.

det ger dig tid att tänka, bidra till långsiktiga projekt, ta itu med att göra-listan, Riva E-post och kraft genom din administratör.

fortsätt, ge dig själv lite kvalitetstid. Du förtjänar det.

Schemalägg möten ASAP

om du vet att du behöver ett möte, hämta det i kalendern så snart du kan. Ju längre du skjuter upp det, desto mer sannolikt kommer du att ha schemaläggningsproblem eller konflikter.

se till att syftet är tydligt och alla vet varför mötet är på plats och vad de behöver förbereda.

Jag skickar alltid min kalender tillgänglighet på framsidan. det kan gå långt för att undvika de oändliga e-postmeddelanden som försöker räkna ut en tid som fungerar.

Mötesplaneringsverktyg

kanske är detta mer ett produktivitetstips än ett kalenderhanteringstips eftersom att använda en mötesschemaläggare sparar dig en enorm tid när du försöker schemalägga möten.

• Om du använder Outlook på en Exchange-Server går du inte fel med humble Scheduling Assistant. När du lägger till deltagare visar det lediga / upptagna rutnätet tillgängligheten för deltagare, så det är enkelt att hitta en tid som passar alla.
• Outlook Mobile (Android, iOS) har inbyggd schemaläggning. När du väljer en tid som fungerar för alla är evenemanget grönt. När det finns en konflikt blir den röd. Du kan också skicka din tillgänglighet när du blir ombedd till ett möte. Svara bara på e-postmeddelandet, klicka på kalenderikonen, välj de tider du är ledig och Outlook Mobile gör resten. Detta är en massiv tidsbesparing.
• Microsofts FindTime som låter dig skicka en ny mötesundersökning för att föreslå dina valda tider till alla deltagare och låta alla rösta. Den skickar sedan mötesinbjudan för din räkning.
• Google Kalender erbjuder liknande verktyg för att hitta en mötestid och bjuda in människor att välja mötesplatser.
• Kalenderhanteringsverktyg som Doodle och Calendly erbjuder fantastiska gratisversioner för schemaläggning av möten och integrationer med Outlook, Gmail och mer. De är ett enkelt sätt för kunder och kollegor att boka tid med dig. Ställ bara in din tillgänglighet, dela din länk, låt dem välja en ledig tid och händelsen läggs till i din kalender!

Följ upp

Om du blir ombedd att göra något av en klient eller kollega, vet vi båda att de kommer att jaga dig för en uppdatering. Ställ in förväntningar genom att omedelbart schemalägga ett uppföljningsmöte i allas kalender. Det är ett enkelt tips men effektivt.

det är ett bra sätt att hålla koll på uppgifter och se till att du levererar löften i tid.

använd påminnelser

Du vet hur ibland du får på en rulle och plötsligt förlorar all känsla av tid?

ett enkelt och enkelt sätt att komma tillbaka till verkligheten är att ställa in en 5-minuters möte för den tid du vill bli påmind om något och förklara vad det är i mötesämnet. Markera påminnelsen och ställ in den på noll minuter.

till exempel

• dags att åka till kundmöte – ta tåget till King Cross och sedan Victoria line till Oxford Circus.
• Skriv ut handouts för eftermiddagens presentation

Använd detta trick sparsamt. Uppgifter hör inte till din kalender – det finns mycket bättre verktyg för det. Du vill inte ha din kalender fylld med dussintals 5-minuters påminnelser men den udda här och där kan verkligen hjälpa dig.

Lägg till en annan tidszon

om du arbetar med kollegor eller kunder runt om i världen är det bra att lägga till en andra tidszon i din kalender.

detta visar dubbla tider i din kalender – mycket användbart när du planerar möten. Plus det sparar dig besväret med att googla ” vilken tid är det i…”Du kan ställa in Dubbla tidszoner på Outlook och på Gmail och de flesta andra e-postklienter.

importera alla dina kalendrar

om du har flera kalendrar importerar du dem alla till din primära kalender. Det sparar massor av tid och om du har överlagringsläge kan du se alla dina kalendrar och möten samtidigt.

inställningen är i allmänhet densamma för de flesta applikationer.

Så här gör du det i Outlook, men om du använder något annat, bara Google ”importera kalender” och du hittar en guide.

träffas bara så länge du behöver

en annan av mina favoritkalenderhanteringstips: håll mötena korta.

ju kortare desto bättre faktiskt. 30 minuter räcker till de flesta möten.

de flesta kalendrar standard till 30-minuters intervall. Det är därför du tenderar att bli inbjuden till timlånga möten när mindre tid behövs. Du kan ändra Kalendertidsskalan i Outlook till vad du vill, så tänk på att ändra den till 15 minuter. Det gör det lättare att ställa in 15 eller 45-minuters möten.

det finns så många långa, tråkiga möten i min kalender, så om jag inte kan avvisa dem helt (se nummer 10), försöker jag begränsa mitt deltagande genom att låta arrangören veta att jag bara kan gå med i en del av mötet och be dem att schemalägga mig en plats.

Du kommer inte alltid att komma undan med det, men värt ett skott, särskilt för möten med statusuppdateringstyp.

Säg ” nej ” till faktasamling eller uppdatera möten

finns det något mer frustrerande än att spendera en timme i ett möte och få uppdateringar du läser på 10 minuter? Överväg istället online-samarbete, brainstorming och projekthanteringsverktyg. Få ditt team setup på dessa och uppmuntra kollegor att använda dem också. De kommer att minska e-post och möten avsevärt om de används effektivt och ge dig mycket tid tillbaka i din dagbok.

några av mina favoriter är Trello, MeisterTask eller Zenkit. Gratis och mycket effektiv.

det är dags att säga hej till det 21: a århundradet!

i själva verket bara säga ” nej ”

detta är en av mina all-time favorit kalender management tips. Om du inte vet varför du borde vara på ett möte, och arrangören inte heller kan berätta för dig, säg då ”nej” tills de kan. Du måste vara tydlig på vad ditt bidrag är och det värde du lägger till.

om det är för hårt, försök delegera – det kan vara en bra utvecklingsmöjlighet för någon i ditt team.

ett annat knep är att avvisa, men erbjuda hjälp till arrangören med lite mötesförberedelser så att de känner sig bekväma värd utan dig. Till exempel, medan du kanske inte presenterar bilderna, kan du skapa dem.

för ett ansikte mot ansikte möte, ibland är värdet bara inte där. Att resa 3 timmar när du bara har tilldelats 15 minuter på dagordningen är inte effektivt. Fråga om du verkligen behövs personligen.

kanske istället för” nej”, erbjuder du att delta praktiskt taget.

starta i tid och hoppa över uppropet

vänta inte på sena uppstickare. Kom igång. För stora möten hoppa över uppropet. Alla vet vem som ska vara där (kolla bara deltagarlistan på inbjudan om du inte gör det.

de som anländer sent kommer att komma ikapp. De som inte dyker upp, antingen kommer du inte att sakna dem, eller de är skyldiga en ursäkt till alla.

nästan varje möte jag har deltagit spenderar 15 minuter på att vänta på stragglers och göra ett samtal av vem som är i telefon, vem är i mötesrummet, som skickar sina ursäkter. Följ denna regel, och du kommer inte bara avsluta i tid, du kan även göra anspråk på några tillbaka!

13. Möteskonflikter

Du kan inte vara på två ställen samtidigt, trots dina supermakter. Det är inte ett kalenderhanteringstips, det är bara fysik.

om du har en schemaläggningskonflikt i din kalenderkonflikt, ta hand om den omedelbart. Ju längre du lämnar de två mötena på plats, desto mer ångest kommer du att skapa för dig själv när dagen vävstolar nära och du har inte gjort något åt det.

det är också mäktigt orättvist för arrangören att avböja sista minuten.

prioritera vilken som är viktigast för dig att delta och inte den inbjudan du accepterade först.

Avbryt det

Ibland behöver du bara avbryta ett möte. Att hantera din kalender betyder just det. Tryck inte på bara för att det är planerat. Om värdet helt enkelt inte finns, Avbryt mötet och ge tidens gåva.

batchmöten i din kalender

om du har en massa möten, bita sedan ihop och schemalägg dem alla på en dag och gör e-postmeddelanden däremellan. Det ger dig ett större block av ledig tid för en annan dag. Visst kan det vara brutalt, och jag skulle inte göra en vana med det, men det kan vara en bra strategi om du behöver kräva lite tid i din kalender.

vad föredrar du?

• 3 x 1-timmars möten på onsdag och 2 x 1-timmars möten på fredag

eller

• 5 x 1-timmars möten på onsdag och fredag gratis

Jag tror att jag vet svaret.

om du har back to back-möten, använd nedräkningsfunktionen på telefonens klocka för att säkerställa att du är fokuserad på att avsluta i tid.

Google har en enkel nedräkningstimer med larm.

Ställ in nedräkningen eller larmet i 5 minuter kortare än möteslängden så att du vet att det är dags att avsluta saker (t.ex. om det är ett timmes möte, Ställ in nedräkningen i 55 minuter).

om det kommer att ta dig lite tid att komma mellan mötena – låt bara båda arrangörerna veta i förväg att du har rygg mot rygg så kan behöva lämna lite tidigt, eller kan komma lite sent.

färgkod din kalender

kategorisering och färgkodning är fantastisk. Det är enkelt att segmentera och identifiera personliga möten från affärsmöten och ordna din dag. Med en glimt har du en bra översikt över dina åtaganden och ett enkelt sätt att filtrera vad du gör under en dag, en vecka, en månad.

många människor (inklusive mig själv) håller en personlig dagbok och en arbetskalender. Jag har experimenterat med att använda den här metoden och det har hjälpt till att eliminera behovet av flera kalendrar.

om du ger det ett försök, låt mig veta vad du tycker.

Schemalägg tid i din kalender för e-post

detta är kanske det viktigaste tipset för kalenderhantering.

Du kan enkelt spendera varje minut som Gud skickar via e-post om du tillåter det. Ägna bara några timmar om dagen till e-post. Jag försöker vanligtvis i 60 till 90 minuter maximalt på morgonen och samma igen på eftermiddagen och blockera den tiden i min kalender.

tiden däremellan är för verkligt arbete.

det låter bra i teorin och naturligtvis fungerar det inte alltid så, men jag håller fast vid det schemat oftare än inte.

Jag har stängt av alla e-postmeddelanden. Jag har också stängt av auto send-receive och ändrat intervallet till var 3: e timme. Det betyder att om jag av någon anledning är i min e-post blir jag inte distraherad av något nytt som har kommit fram. Det har också sparat min hals några gånger eftersom e-post sitter i min inkorg för 3 timmar innan du skickar – det har varit mer än ett par gånger jag har avlyssnat ett e-postmeddelande som jag är tacksam aldrig kommit i vissa kunders inkorgar.

när är din produktiva topp?

Vi har alla en optimal tid på dagen när vi är mest produktiva. För vissa är det det första på morgonen. För andra får de sin glada andra vind direkt efter lunch. Vet du när din är?

Var uppmärksam på din produktivitet sprutar och undvika möten under den tiden. Schemalägg den tiden i din kalender för att göra arbete.

om du måste acceptera ett möte, gör det där du behöver engagera, fokusera, fatta beslut och delta – med andra ord, … tänka.

behöver du verkligen träffas?

kalenderhantering handlar inte bara om att schemalägga möten effektivt. det handlar också om att undvika att schemalägga dem i första hand. Följ detta beslutsträd och fråga dig själv om du ens behöver träffas alls. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt ditt schema frigörs.

hitta tid i ditt schema

Vi vill alla hävda lite tid tillbaka i våra scheman, så ingen lista över kalenderhanteringstips kan vara komplett utan några tidsspårningsverktyg. Här är mina favoriter – alla är gratis.

RescueTime
visar var du spenderar din tid. Det fungerar tyst i bakgrunden och övervakar vilka applikationer du arbetar med och hur länge och ger dig en bra ögonblicksbild av dina aktiviteter. Se min senaste instrumentpanel nedan. Jag har spenderat 30 + timmar på e-post. Jag vet. Skrämmande.

När du går igenom din kalender och tittar tillbaka på månaden som var och överlagrar den med din RescueTime-instrumentpanel börjar vissa mönster dyka upp. Du kan verkligen börja se vad som distraherar dig, när och varför.

Toggl
Toggl erbjuder obegränsad och fri tid spårning för individer. Allt du behöver göra är att klicka på play-knappen och appen kommer att börja övervaka arbetstiden för dina anställda. Därefter kan du gå igenom de genererade veckovisa och månatliga uppgifterna om de totala arbetstimmarna.

TimeCamp
detta verktyg öppnar verkligen dina ögon för hur din dag spenderas och pin downs vad du faktiskt gör och hur mycket tid är (eller inte) bortkastad. Den spårar din aktivitet osynligt och automatiskt i bakgrunden och har också ett fantastiskt antal integrationer inklusive ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce och mer. De hävdar att du hittar en extra 30 minuters produktiv tid i din kalender om dagen!

vidare läsning

• behöver du verkligen hålla det mötet?
  ”låt oss planera ett möte” har blivit det universella svaret på nästan alla situationer. Men är det den rätta?
• Quiz: Hur bra är din tidshantering?
  hur effektiv är du? Ta det här frågesporten och ta reda på hur bra din tidshantering verkligen är.
• 27 Time Management Tips för att arbeta mindre och spela mer
  flytta bortom kalenderhantering med dessa 27 Time management tips

Dagens bild designad av Freepik