Ahh … verifica-cerere formulare, că omniprezente instrument folosit pentru a solicita plăți pentru tot felul de lucruri. Teoretic o soluție — facilitând solicitarea unei plăți atunci când lipsește o factură. În realitate, cu toate acestea, se poate crea numeroase dureri de cap pentru organizațiile care le folosesc, să nu mai vorbim provocând plăți duplicat de boatload. Iată o privire la unele dintre problemele legate de formulare de verificare-cerere și câteva sugestii cu privire la evitarea lor.
Background
formularele de cerere de verificare sunt utilizate în majoritatea organizațiilor pentru a solicita plata atunci când o factură nu este disponibilă sau nu a fost niciodată furnizată. În mod ideal, ar trebui să existe o documentație de rezervă care să mărească cererea de verificare și să furnizeze detalii cu privire la suma de plată, beneficiarul plății și motivul plății. Deoarece majoritatea plăților efectuate pe formularele de cerere de verificare nu vor trece prin potrivirea riguroasă în trei direcții în conturile de plătit (A/P), documentația care susține cererea de verificare este de cea mai mare importanță.
singura excepție de la aceasta este atunci când organizațiile solicită o cerere de verificare pentru fiecare plată unică. Deși acest lucru nu este considerat o bună practică, unele organizații cu industrie unică sau cerințe de reglementare consideră că este necesar să parcurgă acest traseu.
unde cererile de verificare cauzează probleme
formularele de verificare a cererilor sunt adesea folosite pentru a se potrivi cererilor de verificare rapidă. Acestea sunt plăți unice efectuate către furnizori în afara procesului normal de depunere a facturilor. De obicei, acest lucru se întâmplă atunci când o plată întârzie și un furnizor supărat amenință să pună organizația în așteptare.
dacă formularul de cerere de verificare este utilizat pentru o verificare rapidă sau pur și simplu pentru că factura a fost deplasată-dacă documentația corespunzătoare nu este atașată — șansele unei plăți duplicate cresc.
fără factura pentru a efectua meciul cu trei căi, comanda de achiziție și receptorul (POR) rămân adesea deschise în cărțile organizației. Acest lucru poate înflori în trei tipuri de probleme:
- cel mai evident este o plată duplicat făcut atunci când factura în cele din urmă apare și este plătit în A/P.
- problema mai puțin evidentă este ceea ce se întâmplă cu receptoarele deschise și ordinele de cumpărare atunci când sunt pregătite situațiile financiare. Există șansa ca statele să poată vizualiza receptoarele deschise ca proprietate nerevendicată.
- problema finală se referă la fraudă. Din păcate, un număr mare de plăți frauduloase — mai mult decât ne — ar plăcea să credem-sunt emise la cererile de verificare. Cum este posibil acest lucru? Cel mai evident răspuns este un angajat strâmb completează formularul de cerere de verificare și fie convinge un semnatar autorizat să-l semneze, fie falsifică el însuși semnătura.
frauda poate apărea, de asemenea, ca răspuns la un furnizor iritat care pretinde neplata. Unii furnizori au învățat dacă ajung la telefon și sunt, în general, abuzivi cu personalul A/P care amenință deținerile de credit, uneori pot obține un controler harried pentru a semna un formular de solicitare de verificare care autorizează plata. Într — unul dintre cele mai flagrante exemple ale acestui tip de fraudă, un vânzător a tras o cascadorie țipătoare în fiecare lună timp de 18 luni-obținând o plată dublă pentru fiecare. Cu documentația tulbure atașat la fiecare formular, a fost dificil de a găsi duplicatele până când întregul fișier furnizor a fost tras și revizuite.
cele mai bune practici de verificare a formularului de cerere
necesită documentație pentru fiecare formular de verificare-cerere. Dacă o factură sau o copie a unei facturi nu este disponibilă, atașați o copie a contractului, un e-mail care detaliază cerințele sau orice altceva este disponibil. Trebuie acordată o mare atenție pentru a evita trimiterea în formular fără documente justificative.
în cazurile extreme în care nu este disponibilă nicio documentație, ar trebui să solicitați o semnătură suplimentară a unui executiv de nivel foarte înalt în cadrul organizației, poate controlorul sau CFO. Persoana care face cererea ar trebui să fie pregătită cu o explicație foarte bună pentru motivul pentru care verificarea ar trebui emisă fără documentație. Cererile fără documentație ar trebui să fie puține și reduse la minimum. Dacă există comenzi de achiziție restante (POs) și receptoare legate de aceste cereri, informațiile respective ar trebui incluse în formular, astfel încât A/P să le poată stinge la efectuarea plății.
dacă există o factură atașată la formularul de cerere de verificare, efectuați meciul normal cu trei căi stingând atât comanda de achiziție, cât și receptorul deschis.
concluzie
verificați formularele de cerere sunt un rău necesar în lumea de astăzi a conturilor plătibile. Dacă directorii financiari muncesc din greu pentru a pune în aplicare cele mai bune practici, problemele pe care le provoacă vor fi reduse la minimum.
