de Universitatea Grantham May 17, 2019

o afacere care dorește să aibă succes în economia de astăzi va trebui să înțeleagă resursele pe care le folosește, cum funcționează în modelul său de afaceri și cum să profite la maximum de ele. Acest ghid va introduce managerii și proprietarii de afaceri în conceptul de resurse economice, va discuta unele dintre provocările pe care le prezintă și va stabili strategii pe care fiecare profesionist de afaceri ar trebui să le înțeleagă pentru gestionarea și evaluarea resurselor. Studiind administrarea afacerilor, managerii și proprietarii își pot stabili companiile și ei înșiși pentru succes.

ce este o resursă?

în contextul afacerilor și economiei, o resursă este orice factor necesar pentru atingerea unui obiectiv sau desfășurarea unei activități. Pe scurt, acestea sunt componentele de care are nevoie o afacere pentru a face afaceri. Resursele includ adesea angajați, spațiu de lucru, echipamente sau capital. Înțelegerea exactă a ceea ce utilizează afacerea dvs. este esențială pentru a vă asigura că profitați la maximum de resursele disponibile și că nu pierdeți nicio gaură în modelul dvs. de afaceri.

tipuri de resurse

resursele unei afaceri pot fi defalcate în mai multe tipuri diferite. Unele dintre cele mai frecvent utilizate includ:

• muncă: aproape fiecare afacere necesită muncă umană pentru a trece printr-o zi de lucru. Munca include toți oamenii care lucrează pentru dvs. și locurile de muncă pe care le fac.
• Management: fără o mână de ghidare, multe întreprinderi ar ajunge să realizeze foarte puțin. Acesta este motivul pentru care abilitățile manageriale și execuția sunt o resursă esențială pentru multe companii.
• expertiză: pentru a ajuta cu adevărat o afacere excel, munca și managementul trebuie executate cu expertiză. Cunoașterea domeniului dvs. și practicile care vă ajută să reușiți este crucială.
• echipamente: Majoritatea companiilor au nevoie de instrumente specializate pentru a-și face munca, fie că este vorba de hardware special, de un software unic sau de o mașină concepută pentru a îndeplini o anumită sarcină.
• Finanțe: finanțele unei companii îi permit să utilizeze multe dintre celelalte resurse ale sale. Aceasta poate include: plata salariilor, achiziționarea de echipamente sau închirierea unui spațiu de lucru.
• energie: în secolul 21, este dificil să conduci o afacere fără să folosești energie, indiferent dacă vine sub formă de benzină pentru a alimenta o flotă de camioane sau electricitate pentru a menține un birou plin de computere în funcțiune.
• teren: Terenul este excepțional ca resursă în măsura în care nu este necesar să fie produs. În schimb, poate fi rafinat pentru a se potrivi nevoilor unei anumite afaceri.
• timp: deoarece nicio afacere nu își poate atinge scopurile instantaneu, fiecare afacere trebuie să trateze timpul ca pe o resursă. Deoarece costul timpului este măsurat în termeni de altă resursă, timpul trebuie adesea luat în considerare alături de resurse precum forța de muncă, energia și pământul.

acestea sunt doar câteva dintre resursele pe care multe companii le folosesc în fiecare zi; aceasta nu este o listă exhaustivă de resurse, deoarece fiecare afacere are propriile nevoi unice. Când vă gândiți la resursele pe care le folosește propria afacere, încercați să luați în considerare lucrurile de care are nevoie pentru a continua, atât pe o scară de zi cu zi, cât și pe termen lung.

ce este Managementul Resurselor?

resursele pe care le folosește o afacere pot fi împărțite în diferite tipuri. Managementul resurselor este procesul de alocare a resurselor pentru ca o companie să își finalizeze activitatea în cel mai eficient mod posibil. Acest proces este adesea făcut de oameni cu formare în managementul de proiect, care au expertiza și fundal pentru a face aceste tipuri de judecăți solicită în numele unei afaceri.

ca manager de afaceri sau proprietar, depinde de dvs. să decideți cum să utilizați cel mai bine resursele pe care le aveți la dispoziție, să aflați ce resurse suplimentare ați putea avea nevoie și să determinați unde sunt irosite resursele în modelul dvs. de afaceri. Managementul resurselor este o necesitate pentru orice afacere care dorește să rămână competitivă cu rivalii săi.

termeni cheie de gestionare a resurselor

unii termeni cheie folosiți adesea în discuțiile de gestionare a resurselor includ:

• alocarea resurselor inter-funcționale: procesul de alocare a resurselor între diferite echipe funcționale din cadrul unei organizații, în care fiecare echipă este concentrată pe același scop final.
• alocarea resurselor funcționale: procesul de alocare a resurselor în cadrul unei singure echipe funcționale.
• echipa funcțională: o echipă care își propune să satisfacă o singură funcție de proiect. Câteva exemple de echipe funcționale diferite din cadrul aceleiași organizații ar putea include echipa de scriere, echipa de editare și echipa de publicare.
• managementul organizațional: procesul de gestionare și alocare a resurselor cu în organizație.
• alocarea resurselor: procesul de atribuire a resurselor sarcinilor și proiectelor cu scopul de a le distribui eficient.
• matricea de atribuire a Resurselor: un termen asociat cu gestionarea resurselor umane. Oamenii dintr-o matrice de atribuire a resurselor sunt determinați să aibă o anumită relație cu o anumită sarcină, fie că este vorba de a fi responsabil, de a fi responsabil, de a fi consultat sau de a fi informat.
• plan de Resurse: un plan cuprinzător al tuturor resurselor necesare pentru a finaliza o anumită sarcină.
• structura de defalcare a resurselor: în cadrul unui plan de resurse, structura de defalcare a resurselor determină ierarhia dintre resurse, în special resursele umane.
• dependența de resurse: Fenomenul în care o organizație se bazează prea mult pe o singură resursă, creând un blocaj pentru toate proiectele sale. De exemplu, dacă aveți patru licențe software, dar opt departamente care au nevoie de propria licență, aveți o problemă cu dependența de resurse.
• histograma Resurselor: o reprezentare vizuală a tuturor resurselor implicate într-un proiect și a relațiilor dintre ele.
• Supra-alocarea resurselor: o resursă care este asociată cu prea multe sarcini. De exemplu, un angajat suprasolicitat.
• planificare strategică: O activitate de management organizațional care implică stabilirea priorității, alocarea resurselor și stabilirea obiectivelor comune.
• rata de Utilizare: rata la care este utilizată o resursă. Adesea folosit în ceea ce privește timpul unui angajat și cât de mult din acesta cheltuiesc pentru o anumită sarcină în comparație cu suma totală alocată.

beneficiile managementului resurselor

o bună gestionare a resurselor poate permite unei companii să exceleze în domeniul său. Unele dintre beneficiile gestionării eficiente a resurselor includ:

• mai puține conflicte la locul de muncă. Atunci când resursele companiei sunt gestionate bine, echipele și indivizii pot simți că au ceea ce au nevoie mai des. Când au ceea ce au nevoie, pot exista mai puține conflicte la locul de muncă din cauza resurselor limitate. O structură solidă de defalcare a resurselor creează, de asemenea, mecanismul de soluționare a conflictelor în cadrul companiei, identificând unde stau resursele și nevoile una față de cealaltă în întreaga organizație.
• costuri generale mai mici. O bună gestionare a resurselor implică alocarea eficientă a resurselor. Când acest lucru este făcut corect, este mai puțin nevoie de micromanagement de proiect. Dacă alocați resurse bine în cadrul afacerii dvs., puteți economisi bani pe costurile administrative pe termen lung.
• productivitate mai mare. O mare eficiență în gestionarea resurselor dvs. se extinde la toate domeniile afacerii dvs. Dacă sunteți mai eficient în modul în care distribuiți resursele companiei dvs., întreaga dvs. afacere va putea funcționa mai eficient. Aceasta înseamnă realizarea rapidă a proiectelor și cu mai puține resurse în general.
• profituri mai bune. Când vă puteți face munca cu costuri generale mai mici și echipele dvs. sunt mai productive într-un anumit interval de timp, veți avea potențialul de a îmbunătăți profiturile companiei dvs.
• îmbunătățirea calității în proiecte și produse. Amintiți-vă că expertiza este și o resursă. Asigurându-vă că afacerea dvs. are o mulțime de expertiză, vă puteți asigura, de asemenea, că sunteți capabil să livrați tipurile de produse de înaltă calitate care atrag atenția clienților.
• rata de ardere redusă. Gestionarea inteligentă a resurselor vă poate ajuta să obțineți o mulțime de muncă de înaltă calitate de la angajații dvs. fără a-i împinge prea departe. Atunci când angajații nu suferă de epuizare, este mai ușor să-i păstrați în jur, dezvoltând expertiză prin experiență.

în cele din urmă, întreprinderile care practică o bună gestionare a resurselor sunt capabile să producă lucrări de calitate superioară mai rapid și cu mai puține cheltuieli generale. Este clar că fiecare afacere ar trebui să ia o privire serioasă asupra propriilor practici pentru a găsi cele mai eficiente sisteme de alocare a resurselor.

provocările Managementului Resurselor

managementul resurselor poate fi un avantaj pentru afacerea dvs., dar asta nu înseamnă că va veni ușor. Gestionarea eficientă a resurselor poate fi dificilă din câteva motive:

• surprize în fluxul de lucru. Nu există două proiecte sunt la fel, astfel încât nu două proiecte pot lucra cu exact același plan. O bună gestionare a resurselor este uneori îngreunată de evoluțiile neașteptate ale unui proiect, la care managerii vor trebui să se adapteze pentru a se asigura că echipele funcționale continuă să funcționeze eficient.
• gestionarea resurselor umane. Oamenii alcătuiesc un număr mare de resurse ale unei companii date, inclusiv forță de muncă, expertiză și management. Cu toate acestea, oamenii sunt complicați și nu funcționează la fel. În plus, oamenii pot suferi de epuizare dacă devin victime ale supra-alocării resurselor. Managerii buni de resurse trebuie să înțeleagă punctele forte și punctele slabe ale angajaților lor pentru a le aloca eficient și fără a le suprasolicita.
• nu sunt suficiente resurse. La sfârșitul zilei, resursele sunt finite. Una dintre cele mai mari provocări ale gestionării resurselor este de a afla unde să puneți resurse limitate atunci când nu aveți suficient pentru a face totul dintr-o dată.

o bună gestionare a resurselor poate avea un câștig uriaș pentru compania dvs., dar poate fi, de asemenea, foarte dificil de făcut în mod fiabil. Oamenii care sunt instruiți în îmbunătățirea performanței sunt mai bine situați pentru a identifica și aborda ineficiențele în cadrul planului de gestionare a resurselor unei companii.

strategii și tehnici de gestionare a resurselor

Managementul Resurselor vine cu unele provocări, dar există și tehnici și strategii care vă pot ajuta să depășiți aceste dificultăți și să vă conducă spre alocarea eficientă a resurselor. Pentru proprietarii de afaceri și managerii care se simt nesiguri cu privire la modul de a exercita strategii de gestionare a resurselor, urmărirea unui MBA vă poate ajuta să învățați cum să utilizați în mod eficient aceste strategii și să știți ce tehnică este cea mai potrivită situației dvs.

planificarea resurselor

Managementul Resurselor, ca termen, se referă la ideea generală de a lua decizii informate cu privire la locul unde să plasați resursele pentru ca modelul dvs. de afaceri să funcționeze eficient. Cu toate acestea, planificarea resurselor se referă la o anumită strategie care vă poate face gestionarea resurselor mai eficientă.

planificarea resurselor implică identificarea fiecărei resurse care va trebui utilizată pentru a finaliza un proiect. Ca strategie, planificarea resurselor se face adesea cel mai bine atunci când ascultați contribuția angajaților. Vorbește cu oamenii care vor lucra la proiectul tău și află exact de ce au nevoie pentru a reuși. Făcând acest lucru înainte de a începe un Proiect, vă puteți asigura că echipele dvs. au tot ceea ce vor avea nevoie înainte de începerea lucrărilor. Acest lucru poate reduce sughițul în execuția proiectului și vă poate ajuta echipele să devină mai eficiente.

Managementul Riscului

evenimentele neașteptate care apar în timpul executării unui proiect sunt unele dintre cele mai grave provocări asociate cu gestionarea resurselor. Cu toate acestea, prin evaluarea riscurilor posibile înainte de începerea unui proiect, luând în considerare probabilitatea fiecărui risc individual și dezvoltarea unui plan de gestionare a riscurilor, este posibil să se elimine unele dintre loviturile pe care surprizele le pot provoca.

luați în considerare unele dintre riscurile cu care se confruntă adesea companiile în operațiunile lor de zi cu zi. Acestea ar putea include lucruri cum ar fi:

• o pană de curent la birou;
• angajații de asteptare în bolnav;
• termene de proiect ratat;
• companii asociate ies din afaceri;
• eroare umană.

managementul riscului implică identificarea tipurilor de riscuri cu care se poate confrunta un proiect și permiterea alocării flexibile a resurselor după cum este necesar, pentru a opri aceste riscuri să deraieze în întregime un proiect.

estimarea și prognozarea

alocarea eficientă a resurselor necesită adesea ca managerii și proprietarii să înțeleagă exact cât de mult dintr-o anumită resursă va avea nevoie un proiect. Cu toate acestea, acest tip de cunoștințe este disponibil numai după finalizarea proiectului.

aici intervine estimarea și prognoza. Estimările exacte ale cerințelor de resurse ale unui anumit proiect sau sarcină pot ajuta o companie să-și informeze strategia de gestionare a resurselor. Estimările sunt rareori va fi 100% corecte. Cu toate acestea, evaluând estimările anterioare în funcție de cerințele reale de resurse și solicitând angajaților să-și documenteze temeinic utilizarea resurselor, este posibil să vă perfecționați procesul de prognoză și să înțelegeți mai clar nevoile resurselor.

nivelarea resurselor

nivelarea resurselor, cunoscută și sub denumirea de netezire a resurselor, este procesul de realocare a resurselor pentru a evita subutilizarea și a preveni epuizarea. De exemplu, dacă o echipă își termină proiectul înainte de termen, în timp ce alta rămâne în urmă și devine stresată, nivelarea resurselor ar implica trecerea unei părți din forța de muncă a echipei slab lucrate la proiectul întârziat. Procedând astfel, vă puteți asigura că munca dvs. este utilizată eficient, evitând în același timp alocarea excesivă a resurselor.

management de proiect agil

după cum am menționat mai sus, previziunile perfecte de alocare a resurselor sunt extrem de rare, dacă nu chiar imposibile. Cu toate acestea, managementul agil al proiectelor poate ajuta la atenuarea efectelor imperfecțiunilor în procesul de prognoză. Managementul de proiect agil implică abordarea unui proiect cu o viziune largă, mai degrabă decât un singur obiectiv bine definit. În loc să stabilească un plan de proiect rigid, managementul agil al proiectului necesită efectuarea unor mici corecții ale cursului pe parcurs. Rezultatul final este că echipele care operează sub management de proiect agil sunt capabile să se adapteze condițiilor în schimbare și să facă față surprizelor fără a fi legate de o alocare fixă a resurselor de la început.

lista instrumentelor de gestionare a resurselor

Dacă sunteți proprietar sau manager de afaceri, gestionarea resurselor nu este ceva ce trebuie să faceți singur. Există o mare varietate de instrumente care vă pot ajuta să alocați resursele mai eficient. În plus, în timp ce instrumentele sunt utile, o diplomă în Business intelligence vă poate dota în continuare cu experiența, instruirea și abilitățile de care aveți nevoie pentru a lua deciziile de alocare a resurselor informate. Cu toate acestea, mai jos sunt câteva instrumente populare de gestionare a resurselor pentru a vă ajuta să păstrați proiecte rulează fără probleme:

• 10.000 ft — 10.000 ft este o bucată de software cu caracteristici de gestionare a resurselor. Este deosebit de util pentru a ajuta managerii să aloce abilitățile potrivite pentru o anumită sarcină. Acesta include urmărirea timpului și urmărirea cheltuielilor pentru proiecte individuale, permițând managerilor să urmărească nevoile de resurse din trecut și să planifice alocarea mai eficientă a resurselor în viitor.
• Asana-Asana este o aplicatie calendar popular care vă poate ajuta să atribuiți și să urmăriți sarcini pentru angajații dumneavoastră. Sarcinile pot fi sortate în proiecte specifice, trecute între angajați și echipe și date etichete personalizate în funcție de starea lor. Asana poate ajuta la facilitarea alocării, deoarece managerii creează și atribuie sarcini angajaților, în timp ce progresul este vizibil pe tot parcursul vieții unei sarcini.
• Epicflow-Epicflow este destinat pentru a ajuta managerii aloca resurse mai eficient. Este cel mai demn de remarcat pentru integrarea managementului resurselor într-o serie de proiecte diferite, toate provenind din același fond de resurse. De asemenea, poate calcula automat prioritatea sarcinii, atribuind resurse eficient sarcinilor care au cea mai mare nevoie.
• Teamdeck — Teamdeck este o piesă utilă de software pentru gestionarea resurselor umane. Caracteristicile sale includ programul, urmărirea timpului și gestionarea concediilor, toate în aceeași vizualizare, ceea ce vă poate permite să luați decizii în cunoștință de cauză cu privire la modul în care vă alocați forța de muncă.