cu toate acestea, este imperativ să definiți clar problema pentru a descoperi soluția potrivită. Definiția ar trebui să includă totul, de la cauzele sale profunde la modurile în care afectează afacerea. Există multe instrumente care permit antreprenorilor să vizeze o soluție specifică a oricărei probleme de afaceri.

un astfel de instrument este metoda sau diagrama de analiză a cauzei și efectului (cea). Această metodă specială permite oamenilor de afaceri să exploreze și să definească pe deplin o problemă înainte de a începe să caute soluțiile sale și, prin urmare, este un instrument excelent pentru a preveni complicații similare și în viitor.

probleme cu metodele tradiționale de rezolvare a problemelor

înainte de a discuta în detaliu metoda de analiză a cauzei și efectului, este necesar să discutăm câteva dintre motivele pentru care tehnicile tradiționale de rezolvare a problemelor în afaceri nu produc rezultatele dorite. În acest sens:

• majoritatea acestor metoderezolvă parțial problemele.
• sau, rezolvă problema fără a identifica cauzele profunde și motivele pentru care a apărut în primul rând.
• rezolvă problema temporar. În cele mai multe cazuri, problemele reapar și dăunează considerabil afacerii dvs.
• uneori ajungi să identifici motivele care nu cauzează problemele pentru care găsești soluții.
• majoritatea antreprenorilor nu văd procesul de rezolvare a problemelor ca pe un proces de îmbunătățire a afacerii. Prin urmare, în mod normal, nu acordă prea multă atenție problemelor critice care le dăunează afacerii și le lasă altora să se ocupe.

cum poate ajuta metoda de analiză a cauzei și efectului?

cum puteți împiedica afacerea dvs. să sufere o soartă oribilă? Puteți evita dezastrul prin analize adecvate ale situației, identificând principalele cauze ale problemei și împiedicându-le să se întâmple din nou și aceasta este ceea ce face analiza cauză și efect pentru dvs.profesorul japonez Kaoru Ishikawa a propus pentru prima dată ideea analizei cauzei și efectului în cartea sa „Introducere în controlul calității”, publicată pentru prima dată în 1990. Profesorul Ishikawa este, de asemenea, pionier în domeniul Managementului Calității. Există multe alte nume ale CEA, cum ar fi diagrama Ishikawa, diagrama Herringbone și diagrama Fishbone, deoarece diagrama finală desenată în analiza cauzei și efectului arată exact ca un schelet de pește.

profesorul Ishikawa a introdus inițial diagrame Fishbone numai în scopul controlului calității. Cu toate acestea, oamenii de afaceri au început să-l folosească ca instrument de analiză a diferitelor procese de afaceri, în special identificarea blocajelor în procesul de producție și rezolvarea problemelor.

diagrama Fishbone nu numai că vă permite să identificați cauzele oricărei probleme și modul în care aceasta împiedică creșterea afacerii, ci și să luați măsuri preventive pentru a evita orice astfel de apariție în viitor.

analiza cauzei și efectului este de fapt un proces în doi pași. În primul rând, te uiți înapoi în trecut și să analizeze ceea ce a mers prost și în al doilea rând, aveți de gând pentru lucrurile să vină privind în viitor.

• Privind înapoi în trecut. Acest pas implică identificarea tuturor domeniilor în care ați făcut greșeli. De fapt, te uiți în trecut, îți analizezi greșelile și încerci să găsești toate cauzele posibile. Identificând zonele cele mai problematice, luați de fapt măsurile necesare pentru a preveni greșelile și problemele în viitor. În mod similar, dacă orice domeniu al afacerii dvs. a funcționat strălucit, puteți reproduce performanța în viitor prin aplicarea CEA.
• privind în viitor. Acest pas implică anticiparea oricăror scenarii viitoare și planificarea acestora cu mult timp în avans. În acest pas, vă gândiți la problemele viitoare și găsiți soluțiile lor viabile. În mod similar, aveți de gând, de asemenea, cum să construiască în continuare pe succesul dumneavoastră de afaceri posibil în anii următori. De fapt, aveți de gând ce să facă în prezent și de a determina rezultatul viitor al afacerii dvs. bazat pe pașii aveți de gând să ia.

importanța analizei cauzei și efectului

analiza cauzei și efectului este unul dintre cele mai populare și puternice instrumente pentru găsirea cauzelor profunde ale problemelor și a soluțiilor acestora.

în acest sens, o cauză este rădăcină dacă eliminarea ei împiedică reapariția problemei în orice moment în viitor. În mod similar, problema devine întâmplătoare dacă afectează doar rezultatul unui proces sau al unui eveniment. Prin urmare, eliminarea cauzei ocazionale îmbunătățește un proces de afaceri, dar nu împiedică reapariția unei probleme.

majoritatea afacerilor folosesc analiza cauzei și efectului pentru a-și îmbunătăți activitățile operaționale. Cu toate acestea, nu există niciun motiv pentru care acest instrument extrem de util nu poate fi utilizat pentru identificarea și rezolvarea problemelor din proiecte. De fapt, managerul de proiect poate detecta cu succes cauza principală a unei probleme care afectează negativ proiectul și, în cele din urmă, îl poate elimina dacă reușește să utilizeze eficient analiza cauzei și efectului. Spre deosebire de alte instrumente populare, puteți utiliza CEA din nou și din nou, deoarece vizează îmbunătățirea continuă a proceselor de afaceri.

deoarece CEA vă ajută să înțelegeți cauzele care stau la baza unui eșec sau a unei probleme, vă poate permite, de asemenea, să dezvoltați un sistem sau acțiuni pentru a susține corectarea. În mod similar, diagrame Fishbone nu numai că vă poate ajuta în detectarea problemelor, dar, de asemenea, clasifică aceste cauze în grupuri utile pentru referințe viitoare.în mod similar, CEA este unică într-un mod care vă asigură că nu vă abateți de la calea cea bună și căutați întotdeauna soluții pentru problemele reale și cauzele lor.

ce este o diagramă FISHBONE?

o diagramă Fishbone este rezultatul final al oricărei analize cauză și efect efectuate pentru determinarea cauzelor și găsirea soluțiilor unei probleme. De fapt, este o modalitate de a privi vizual toate aceste cauze și efectul lor asupra afacerilor. Fishbone diagrame ne permit să brainstorming cauzele de o greșeală sau o problemă mai ușor și mai eficient în comparație cu alte instrumente, cum ar fi lecțiile învățate. Este o abordare mai structurată a îndeplinirii acestei sarcini importante. Cel mai adesea, este utilizat împreună cu analiza 5 Whys, o altă abordare pentru a efectua CEA.

capul peștelui afișează problema reală sau greșeala în discuție. Apoi, există oase mai mici care enumeră toate posibilele cauze contributive în diferite categorii. Partea dreaptă a” peștilor ” enumeră de fapt toate problemele, în timp ce partea stângă denumește posibilele cauze principale. În plus, puteți grupa aceste cauze în patru categorii distincte, care sunt oameni, mașini, materiale și metode. Aceste categorii pot avea și multe alte subcategorii.

acum discutăm fiecare dintre aceste categorii în detaliu.

oameni

toate cauzele create de acțiunile umane se încadrează în această categorie. Această categorie determină dacă angajații sunt suficient de experimentați și instruiți? Sunt bune în comunicarea nevoilor și problemelor lor? Își înțeleg sarcinile și sarcinile?

mașini

această categorie este legată de problemele cauzate de probleme cu calculatoare, mașini, Instalații și unelte etc. În această etapă, determinați dacă lucrătorii au folosit uneltele sau mașinile potrivite? Mașinile îndeplinesc cerințele minime pentru a efectua o sarcină? Sunt suficient de sigure? Există vreo problemă cu instalarea mașinilor? Sunt fiabile sau nu?

Material

materialul pe care îl utilizați pentru a vă dezvolta produsele poate provoca, de asemenea, o mulțime de probleme pentru afacerea dvs. Trebuie să stabiliți dacă materialul pe care l-ați folosit a fost de o calitate rezonabilă sau nu? Ați folosit materiale care nu corespund standardelor și care au dus la defectarea produsului final? A existat vreo problemă cu semifabricatele și consumabilele?

în mod similar, puteți găsi, de asemenea, răspunsuri la întrebări, cum ar fi cât timp un material va dura sau are suficientă rezistență împotriva elementelor străine.

metode

această categorie investighează dacă metodele de lucru au fost responsabile pentru problemă sau nu?Trebuie să vă asigurați cum au comunicat departamentele și angajații dvs. unul cu celălalt? Au fost procesele de afaceri sau metodele de lucru adecvate și suficient de capabile pentru a îndeplini o sarcină specială?

aceste categorii sunt denumite în mod obișnuit 4M. cu toate acestea, nu este obligatoriu să utilizați numai aceste patru categorii sau zone în diagrama dvs. Există multe alte opțiuni disponibile pentru dvs., cum ar fi:în mod similar ,multe organizații își creează propriile categorii sau zone în diagrama Fishbone în funcție de nevoile și obiectivele lor.

diagramele Fishbone diferențiază în mod distinct între cauze și efectele lor. În urma este unul dintre exemplele unei diagrame Fishbone.

cum se face analiza cauzei și efectului?

după Explicarea detaliată a diagramelor Fishbone, acum este timpul să discutăm cum să le folosim pentru a face analiza cauzei și efectului. Scopul diagramei Fishbone în general și CEA în particular este de a analiza toate constatările împreună și de a determina cei mai importanți factori pentru a rezolva o problemă sau pentru a atinge un obiectiv.

există de obicei patru pași în analiza cauzei și efectului care sunt identificarea problemei, brainstorming sau identificarea factorilor majori care fac parte din problemă, determinarea cauzelor profunde și, în final, elaborarea unui plan de acțiune pentru rezolvarea acestor probleme.

Pasul 1: Identificarea problemei

cauzele Multiple pot duce la o singură problemă. Prin urmare, este de datoria dvs. să identificați și să abordați clar problema în această etapă dacă doriți să găsiți soluțiile potrivite.

Din motive de explicație, luăm exemplul unui studio de design. În primul pas al CEA, au stabilit că nu primesc prea multe afaceri din cauza lipsei de creativitate în rândul designerilor lor.

prin urmare, principala problemă este lipsa de creativitate care va fi afișată pe capul diagramei Fishbone așa cum se arată în figura următoare.

Pasul 2: identificarea principalilor factori

după determinarea problemei principale, al doilea pas este identificarea principalelor cauze pentru care designerii sunt lipsiți de creativitate. În acest exemplu particular, cele patru cauze principale sunt oamenii, mașinile, materialele și manpower.In acest exemplu, folosim metoda 4 M de clasificare a cauzelor.

puteți trage o linie din partea cauză din stânga pentru fiecare dintre cele patru categorii pentru a le conecta la efect sau problemă din partea dreaptă.

Pasul 3: Investigarea cauzelor

al treilea pas este de a determina și investiga toate cauzele responsabile pentru lipsa de creativitate. Trebuie să vă explorați temeinic procesele de afaceri. În mod similar, trebuie să rulați verificarea sistemului a tuturor echipamentelor dvs. și să găsiți dacă există vreo defecțiune.

computerele pe care le-ați furnizat proiectanților dvs. sunt capabile să ruleze cel mai recent software de proiectare? Oferiți angajaților dvs. un mediu de lucru excelent? Sunt angajații mulțumiți de locurile de muncă și rolurile lor? Primesc compensații suficiente pentru serviciile lor? Înțeleg cu adevărat procesul de proiectare? Managerii dvs. de proiect îi informează despre proiecte?

în mod similar, alte cauze includ angajarea persoanelor cu abilități greșite, program de lucru fix, lipsa pregătirii necesare, lipsa motivației sau a abilităților și performanțe subapreciate sau subevaluate etc. Acestea pot fi câteva dintre motivele pentru care designerii nu manifestă multă creativitate în munca lor. În această etapă, diagrama oaselor de pește va arăta ca sub.

Pasul 4: Analizați

odată ce ați organizat toate cauzele în categoriile respective și diagrama este completă, trebuie să analizați și să discutați fiecare dintre problemele de mai sus cu managerii și designerii dvs. Este chiar mai bine dacă clasificați în continuare problemele în funcție de nivelul influenței lor asupra problemei și priorității.

De asemenea, poate fi necesar să utilizați diverse metode de cercetare, cum ar fi sondaje, focus grupuri și interviuri pentru a înțelege diferite cauze. De exemplu, puteți intervieva fiecare designer pentru a afla cât de mult înțelege procesele de proiectare. Ulterior, puteți utiliza constatările pentru a dezvolta programe sau cursuri de formare relevante pentru angajații dvs. pentru a aborda problema cunoștințelor insuficiente.

în exemplul nostru, analiza cauzei și efectului va permite atât managerilor, cât și proiectanților să găsească problema reală legată de lipsa de creativitate în echipă și să găsească soluțiile potrivite. CEA investighează de fapt relația dintre cauzele posibile ale unei probleme și efectul acesteia asupra afacerii. Veți obține o mai bună înțelegere a modului în care fiecare cauză contribuie la problema finală. În mod similar, puteți aborda fiecare problemă pe baza priorității sale. Aceasta este exact ceea ce trebuie să faceți ca proprietar al companiei dvs. de design pentru a promova creativitatea în cadrul echipei dvs. de designeri.

de asemenea, în acest pas dezvoltați un plan de acțiune clar pentru viitor. Planul de acțiune ar trebui să conțină priorități, obiective și obiective clare și ar trebui pus în aplicare cât mai curând posibil. În mod similar, planul ar trebui să descrie în detaliu modul în care veți rezolva toate problemele și sub-problemele pentru totdeauna. De asemenea, trebuie să urmați planul viguros pentru ca acesta să fie eficient.

De asemenea, puteți converti o sub-cauză, cum ar fi lipsa motivației, într-un plan de acțiune cu drepturi depline, al cărui scop este promovarea motivației personalului prin diverse stimulente. Ca urmare, implicarea personalului și productivitatea vor spori și, în cele din urmă, profitabilitatea se va îmbunătăți.

cele 5 de ce?

puteți utiliza, de asemenea, un alt instrument extrem de util, care este 5 Whys în legătură cu diagrama Fishbone pentru a efectua CEA. După cum sugerează titlul, puteți pune 5 întrebări diferite sau „de ce” pentru a determina cauza principală a oricărei probleme. În urma este un exemplu de modul de utilizare a acestei tehnici special.

• De ce nu avem prea multe afaceri în ultima vreme?
  • Pentru că există o lipsă de creativitate în echipa noastră de design.
• De ce există lipsă de creativitate în echipa noastră?
  • Pentru că există o lipsă de motivație.
• De ce există lipsă de motivație?
  • Pentru că nu au cele mai noi echipamente, așa cum fac designerii din alte companii.
• De ce nu au cele mai noi echipamente?
  • deoarece managerul de proiect nu a considerat necesar să achiziționeze laptopuri sofisticate pentru a rula software modern de proiectare.
• De ce a luat decizia de a nu cumpăra echipamente de ultimă oră?
  • Pentru că el nu are suficiente cunoștințe de procesul de proiectare și cerințele sale. El este de fapt un manager de conturi care a fost numit ca manager de proiect General din cauza loialității sale față de organizație. Tot ce face este să găsească modalități de a economisi bani.

puteți ajunge la cauza rădăcină a fiecărei probleme cu care vă confruntați întrebând 5 de ce. În plus, tehnica 5 Whys vă ajută, de asemenea, să găsiți probleme mai mici și cauzele și sub-cauzele lor destul de ușor.

câteva sfaturi pentru utilizarea eficientă a metodei de analiză a cauzei și efectului

există câteva sfaturi foarte frumoase pentru utilizarea eficientă a CEA pentru a găsi problemele de afaceri și cauzele lor exacte. Unele dintre aceste sfaturi includ, dar nu se limitează la următoarele.

• încurajați toți membrii echipei dvs. să participe.
• aplicați toate regulile de brainstorming, deoarece este în esență o sesiune de brainstorming.
• discuta doar o idee la un moment dat. Acesta va încuraja membrii echipei dvs. să vină cu idei mai creative.
• persoana care discută ideea ar trebui să menționeze și din ce os al peștilor îi aparține.
• fixați o singură idee pe mai multe oase, dacă este posibil. De exemplu, lipsa motivației din exemplul de mai sus poate merge atât la oasele mașinii, cât și la forța de muncă.
• nu începeți să analizați problemele și cauzele în timp ce desenați o diagramă. În mod similar, nu critica niciodată pe nimeni în timp ce își prezintă ideile. Aceasta include, de asemenea, critici non-verbale, cum ar fi părăsirea întâlnirii sau scuturarea capului.
• încercați să găsiți idei noi din orice idee discutată.
• ar trebui să utilizați întotdeauna oasele majore pentru a găsi sub-cauzele problemei. De exemplu, gândiți-vă la modul în care metodele și procedurile dvs. de afaceri pot provoca problema în discuție.
• reveniți la fiecare idee și cauză care a fost deja discutată. Încercați să dezvoltați oase sau ramuri mai mici, punând întrebări de genul ” de ce se întâmplă asta?”sau” cum se întâmplă asta?”
• fii mereu sincer și deschis. Ar trebui să aveți curajul de a afirma cauza sau ideea pe care nimeni altcineva nu vrea să o discute deschis.

unele avantaje ale metodei de analiză cauză și efect

am discutat deja o mulțime de dezavantaje ale CEA. Unele mai multe avantaje ale metodei sunt la fel de sub.

• vă ajută să definiți relația dintre probleme și cauzele lor.
• metoda funcționează pe principiul sesiunilor comune de brainstorming.
• CEA vă împiedică să adoptați metode tradiționale de gândire care vă distrag atenția de la problemele reale. Pe de altă parte, brainstorming-ul vă conduce spre atingerea obiectivului dvs. real.
• în cele din urmă ajungeți la cauza principală a fiecărei probleme prin brainstorming și întrebând 5 de ce în mod repetat.
• o diagramă fishbone vă ajută să identificați atât cauzele rădăcină și ocazionale ale problemei. Ulterior, puteți acorda prioritate cauzelor și le puteți trata în consecință.

unele dezavantaje ale DEA

există anumite dezavantaje ale tuturor și DEA nu face excepție. În acest sens, următoarele sunt câteva dintre dezavantajele DEA.

• Brainstorming-ul poate duce la scurgerea timpului și a energiei.
• Brainstorming-ul duce uneori și la cauze irelevante ale problemelor.
• Brainstorming – ul nu ia în considerare faptele și dovezile și este doar o grămadă de opinii diferite.
• dacă aveți de-a face cu probleme complexe, va trebui să desenați o diagramă cu adevărat mare, cu o mulțime de ramuri și oase mai mici. Acest lucru poate necesita mult timp, energie și spațiu.
• este dificil să se arate o interrelație complexă a mai multor cauze și factori pe diagramă.

concluzie

metoda de analiză cauză și efect este un instrument excelent pentru a rezolva atât probleme de afaceri simple, cât și complexe. Este ușor de înțeles și simplu de implementat.

în majoritatea cazurilor, vă ajută să ajungeți la cauza exactă a problemei, permițându-vă să găsiți și soluțiile potrivite și de lungă durată.