ce s-ar întâmpla dacă ați fi lovit de un autobuz în timp ce mergeți la serviciu?

Ei bine, altele decât morbid evident, și timpul și banii cheltuiți angajarea și onboarding înlocuirea lor…

aceasta este linia de gândire din spatele infamul „factor de autobuz” – numărul minim de persoane care, în cazul în care din acțiune, ar provoca operațiunile dumneavoastră să se prăbușească.

„46% din afacerile din Marea Britanie ar fi forțate să înceteze imediat tranzacționarea dacă o persoană cheie a murit sau nu a putut continua să lucreze prin boală sau rănire” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: a Definitive Guide to Key Person Insurance

s-ar putea să nu fie ideal, dar este o realitate dură cu care fiecare echipă trebuie să se confrunte; sau permanent, colegii dvs. nu sunt întotdeauna capabili să-l facă în muncă.

noi, aici la Process Street, am avut mai mult decât partea noastră de întârzieri ale proiectului (și chiar eșecuri) din cauza unui factor scăzut de autobuz, motiv pentru care această postare a fost scrisă. Astăzi, veți învăța cum să identificați proiectele riscante utilizând factorul autobuz și cum să atenuați aceste probleme cât mai repede (și ieftin) posibil.

vom acoperi:

• care este factorul de autobuz?
• cum de a calcula factorul de autobuz
• elemente factor de autobuz
• Cum de a crește factorul de autobuz
• limitele de stimulare factor de autobuz

să începem.

care este factorul de autobuz?

„factorul bus” este numărul minim de persoane care, dacă sunt incapabile, ar provoca defecțiuni critice ale sistemului. Acest lucru se aplică în mod tradițional proiectelor software, dar teoria este aplicabilă în aproape orice disciplină.

conceptul de „factor de autobuz” este legat de asigurarea persoanei cheie. Aceasta este o politică pe care întreprinderile o iau în mod obișnuit pentru a acoperi potențialul ca o persoană cheie (de exemplu, CEO) să se îmbolnăvească grav sau chiar să moară.

este un subiect morbid, dar care este oarecum necesar pentru orice fel de planificare de urgență (pe termen lung).

să spunem că lucrătorii unei anumite Echipe sunt, unul câte unul, scoși din acțiune (prin boală, întârzieri prin trafic, un autobuz, un truch sau orice altceva).de câți oameni, de la cei mai importanți la cei mai puțin importanți, ar fi nevoie ca munca să se oprească?

cu alte cuvinte, cât de flexibil este proiectul dvs. la problemele umane, cum ar fi disponibilitatea sau lipsa acestora?

acesta este factorul de autobuz.

în timp ce acest lucru este folosit mai ales în legătură cu proiectele de dezvoltare, este o cifră utilă de știut pentru a afla cât de vulnerabil este un proiect de a fi oprit. În plus, odată cu creșterea continuă a industriei tehnologice și utilizarea pe scară largă a tehnologiei în general, este departe de a fi o întindere să spunem că analizarea a ceea ce face ca industria să funcționeze în prezent poate salva o durere de cap masivă atunci când vine vorba de integrarea acesteia într-o afacere existentă.

de asemenea, este demn de remarcat faptul că factorul autobuz nu trebuie să se aplice doar membrilor echipei care sunt scoși din acțiune.

Să presupunem că sunteți manager și, ca atare, aveți un timp foarte limitat de petrecut pentru fiecare proiect pe care echipa dvs. îl desfășoară. Dacă știți că un proiect are un factor de autobuz de 1 în timp ce altele au un factor de autobuz mai mare, știți că va plăti pentru a petrece mai mult timp limitat asigurându-vă că proiectul se execută fără probleme.

cum se calculează factorul bus

explicația simplă pentru calcularea factorului de autobuz al unui proiect sau al unei echipe este de a spune:

„care este numărul minim de persoane care, dacă sunt absente, ar împiedica continuarea muncii?”

dacă un proiect nu poate continua deoarece o anumită persoană nu este disponibilă, aveți un factor de autobuz de 1.

cu alte cuvinte, este mai bine să aveți un factor de autobuz mai mare, deoarece asta înseamnă că echipa dvs. poate continua să lucreze fără a depinde de anumite persoane pentru intrare.

în esență, aceasta este o întrebare despre cât de bine sunt distribuite informațiile în organizația dvs. Documentarea procesului și reducerea complexității fluxurilor de lucru vă pot ajuta să vă ridicați factorul de autobuz.

de exemplu, când echipa de aici de la Process Street era mult mai mică, am structurat intenționat munca flexibil. Când am început, nu aveam resursele necesare pentru a avea designeri grafici dedicați, editori, scriitori, manageri de baze de cunoștințe și așa mai departe.

deci, membrii echipei noastre au fost foarte diversificați în pregătirea lor. M-aș putea ocupa de asistența pentru clienți pentru o zi dacă reprezentantul nostru ar fi ieșit, de exemplu. Dar aș face, de asemenea, recenzii de conținut și editare, alături de sarcini tipice de scriere.

asta însemna că procesele ar putea continua să funcționeze fără probleme dacă cineva nu era disponibil.

sigur, am avut un editor fix pentru a supraveghea și organiza, dar munca de editare și revizuire de zi cu zi ar putea fi efectuată și de scriitorii noștri tipici, datorită proceselor detaliate pe care le-am construit și documentat.

Bus factor elements

știți ce este bus factor și cum să îl calculați. Grozav!

cu toate acestea, înainte de a vă spune cum să vă îmbunătățiți factorul de autobuz și să creșteți rata de succes a proiectelor dvs., trebuie să știți ce factori contribuie la factorul dvs. de autobuz.

aceste elemente ale factorului de autobuz sunt:

• complexitatea proiectului
• specificitatea subiectului
• transparența echipei
• experiența angajaților

elemente ale factorului de autobuz: complexitatea proiectului

Să presupunem că aveți două proiecte de finalizat. Unul este de a promova un nou articol la 30 buletine de știri în nișă. Celălalt este să creați 5 videoclipuri noi pentru a explica diferite caracteristici ale produsului dvs.

care credeți că ar fi imobilizat de un singur membru cheie al echipei fiind în afara acțiunii?

acesta este modul în care complexitatea proiectului joacă un rol în determinarea factorului de autobuz. Cu cât proiectul dvs. este mai complex, cu atât va fi mai mic factorul de autobuz.

urmând exemplul nostru, trimiterea prin e-mail a 30 de buletine informative nu este o sarcină foarte complexă (în special în comparație cu alte proiecte promoționale potențiale). De fapt, întreaga sarcină ar putea fi efectuată de o singură persoană cu puțină sau deloc pregătire – tot ce trebuie să facă este să trimită e-mailuri la buletinele informative relevante și să urmărească când și când.

5 videoclipuri noi, cu toate acestea, sunt un ceainic diferit de pește.mai întâi trebuie să creați scriptul, care va necesita mai multe iterații și eventuala revizuire și aprobare de către un manager pentru a vă asigura că toate informațiile sunt corecte. Nu doriți să publicați un videoclip explicativ care să înțeleagă greșit faptele despre produsul dvs. până la urmă.

în continuare veți avea nevoie de cineva cu o configurare audio bună pentru a înregistra VO. Acest lucru adaugă cerințe suplimentare ale persoanelor disponibile pentru a îndeplini această sarcină – dacă o singură persoană din echipa dvs. are un microfon suficient de bun pentru a înregistra un sunet clar, factorul dvs. de autobuz este deja la 1.

asta nu menționează nici măcar potențialele înregistrări pe ecran (care necesită software adecvat), animații personalizate, editare video, muzică și așa mai departe.

practic, cu cât mai multe puncte în procesul de finalizare a proiectului dvs., cu atât mai rău va fi factorul dvs. de autobuz. Mai multe părți înseamnă că există mai multe oportunități pentru ca lucrurile să meargă prost.

elemente ale factorului de autobuz: specificitatea subiectului

complexitatea unui proiect nu este neapărat cea mai mare problemă care contribuie la factorul dvs. de autobuz; această onoare dubioasă revine specificității subiectului.

cu cât subiectul dvs. este mai specific, cu atât factorul dvs. de autobuz va fi mai rău.

mai precis, dacă toți ceilalți factori rămân constanți, factorul dvs. de autobuz va scădea proporțional cu cât de multă expertiză specifică este necesară pentru a vă desfășura activitatea.revenind la exemplul nostru de campanie de informare împotriva creării de videoclipuri, campania nu necesită experiență. Aceasta înseamnă că, dacă este incapabil, persoana responsabilă de trimiterea și trimiterea răspunsurilor la e-mailuri poate fi schimbată cu o problemă relativ mică.

nu același lucru se poate spune despre crearea videoclipurilor. Deși este adevărat că cineva ar putea învăța elementele de bază ale creației video și ar putea produce un videoclip dur la timp, este mult mai greu să găsești un înlocuitor rapid pentru un animator, actor vocal, scenarist sau editor video.

elemente ale factorului Bus: Transparența echipei

pentru mine, aceasta este cea mare. Atât de multe probleme și absențe bruște în echipa noastră de la Process Street au fost rezolvate pentru că lucrăm cu voce tare.

cu cât Echipa dvs. este mai transparentă în munca lor și cu cât comunică mai mult, cu atât va fi mai bine factorul dvs. de autobuz.

în 2019, unul dintre membrii echipei noastre de marketing de bază a plecat, dar, în timp ce eram triști să-l vedem plecând, am reușit să ridicăm slăbiciunea pe care a lăsat-o în urmă împărțind îndatoririle sale între membrii echipei existente.

singurul motiv pentru care am putut face asta a fost pentru că ne-am documentat cu toții procesele și ne-am întâlnit de două ori pe săptămână ani de zile pentru întâlniri aprofundate pentru a discuta îndatoririle tuturor. Am avut managementul nostru proces jos pat.

toată lumea știe la ce lucrează toți ceilalți, își poate accesa fișierele prin unități partajate și poate vedea exact cum se desfășoară munca prin șabloanele noastre de proces documentate.

elemente ale factorului de autobuz: experiența angajaților

managementul proceselor de afaceri (BPM) nu este totuși totul.

deși există o mică suprapunere cu specificitatea subiectului, este de asemenea important să rețineți nivelul de experiență individual al echipei dvs. atunci când vă gândiți la factorul dvs. de autobuz.

Rockstars de lucru sunt toate bine și bine, dar echipa ta nu ar trebui să se bazeze pe o singură persoană pentru a trage în sus rezultatele lor și proiecte complete. Toată lumea trebuie să aibă pregătirea și experiența corespunzătoare pentru a face față oricărui lucru pe care îl aruncați asupra lor.

dacă nu au această experiență încă, fă-ți timp să le-o dai. Șansele sunt că vor aprecia schimbarea ritmului și, cel puțin, oferiți o copie de rezervă dacă autobuzul temut lovește.

Să presupunem că managerul dvs. de comunicații sau reprezentanții de asistență pentru clienți se îmbolnăvesc. Aveți pe cineva care are experiența necesară pentru a le completa în timp ce sunt bolnavi?

de altfel, acest lucru este în cazul în care multe start-up-uri au un avantaj semnificativ.

la fel ca echipa noastră, multe startup-uri sunt forțate să-și pună angajații să poarte mai multe pălării în același timp din cauza dimensiunii limitate a echipei. Acest lucru oferă în mod natural cross-training pentru diferite echipe; scriitorii noștri de conținut se pot ocupa cu ușurință de datoria de asistență și toți managerii noștri au experiență în gestionarea campaniilor noastre de e-mail de marketing.

asta nu înseamnă că alegerea dvs. de rezervă trebuie să fie la fel de bună ca prima alegere. Amintiți – vă că bus factor măsoară câți oameni este nevoie înainte ca un proiect să nu poată fi continuat-dacă tragedia lovește, uneori doar realizarea lucrurilor este suficient de bună.

cum de a crește factorul de autobuz

cele mai simple moduri de a crește factorul de autobuz și de a face proiectele dvs. mai fiabile în finalizarea lor sunt inversarea factorilor care contribuie la factorul dvs. de autobuz:

• Simplificați proiectele
• Faceți subiectul mai puțin specific
• creșteți transparența echipei
• creșteți instruirea angajaților

trei dintre soluțiile sunt utile, deși nu sunt în întregime practice. Nu este întotdeauna posibil să vă simplificați proiectele sau să le concentrați mai puțin specific fără a învinge obiectivul inițial.în mod similar, creșterea instruirii angajaților este mai mult un obiectiv pe termen lung care poate dura luni de zile (mai ales dacă l-ați neglijat până în acest moment).

creșterea transparenței, cu toate acestea, este ușor. Tot ce trebuie să faceți este să lucrați cu voce tare și să vă documentați procesele.

documentarea procedurilor standard de operare (PSO) vă permite să stabiliți instrucțiuni pentru modul exact în care trebuie îndeplinite sarcinile. Dacă o sarcină trebuie făcută de mai multe ori, merită să scrieți un proces pentru a o finaliza.

nu trebuie să fie un proces perfect de la început – important este că metoda dvs. de a face lucrurile este înregistrată. Apoi, dacă persoana care îndeplinește de obicei această sarcină nu este disponibilă, puteți avea pe altcineva să lucreze prin procesul lor pentru a obține același rezultat.

cu alte cuvinte, dacă documentația dvs. este suficient de bună, factorul dvs. de autobuz nu ar trebui să mai fie o problemă pentru sarcinile recurente!

pentru a vă ajuta să vă documentați procesele, vă puteți înscrie gratuit la Process Street astăzi! Software-ul nostru de flux de lucru vă permite să înregistrați cu ușurință procesele și să le urmăriți în acțiune ca liste de verificare acționabile.

Click aici pentru ajutor Noțiuni de bază cu Process Street!

celelalte elemente ale lucrului cu voce tare sunt exact asta; lucrul într-un mod care permite tuturor să știe (și, dacă este necesar, să acceseze) la ce lucrați.

acest lucru poate fi realizat prin utilizarea unui serviciu de stocare în cloud partajat (cum ar fi Google Drive) pentru a găzdui fișierele de proiect, software-ul de gestionare a proiectelor de echipă precum Airtable și serviciile care permit mai multor membri ai echipei să colaboreze la același document în același timp, cum ar fi Google Docs.

instrumentele de la distanță ca acestea sunt o modalitate excelentă de a vă actualiza rapid infrastructura pentru a fi mai transparentă și pentru a vă încuraja echipa să lucreze împreună la proiectele lor.

limitele creșterii factorului de autobuz

pentru a completa, merită să ne amintim că anumite proiecte vor avea în mod inerent un factor de autobuz scăzut.indiferent cât de detaliat sunteți în documentarea proceselor dvs., nu puteți înlocui întotdeauna expertiza necesară a persoanei responsabile. Chiar dacă cineva este capabil să efectueze aceiași pași ca lucrătorul intenționat, nu va avea aceeași intuiție atunci când vine vorba de decizii deschise și va necesita probabil supraveghere sau pași suplimentari de revizuire pentru a se asigura că munca lor este corectă.

există, de asemenea, proiecte care conțin informații sensibile pe care nu doriți neapărat să crească factorul de autobuz pentru. De exemplu, dacă o figură de conducere superioară este scoasă din acțiune pentru o vreme, nu este neapărat adecvat să-și transfere îndatoririle către altcineva (mai ales dacă provin dintr-un rang mai junior).

în aceste cazuri aveți două opțiuni pentru creșterea factorului de autobuz; programe de instruire pentru a oferi mai multor persoane o gamă mai largă de experiență și extinderea echipei dvs. pentru a avea mai mulți oameni în fiecare rang de vechime din ierarhia companiei dvs.

nu este ușor, ieftin sau rapid să vă măriți factorul de autobuz în aceste condiții, dar este totuși mai bine decât să vă opriți operațiunile.