știm cu toții că pacienții din California au dreptul să-și revizuiască dosarul medical și / sau să obțină o copie. De asemenea, nu este o surpriză faptul că furnizorii de servicii medicale au de obicei permisiunea de a percepe o taxă pentru acest serviciu. Cu toate acestea, cu toate regulile și excepțiile diferite, taxele de copiere pot fi confuze.deoarece majoritatea, dacă nu toate, cabinetele medicale sunt „entități acoperite” în conformitate cu legile federale privind confidențialitatea și, prin urmare, sunt supuse Legii privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), este important ca medicii și personalul lor să fie conștienți de diferențele dintre legislația de stat și cea federală și să știe ce să urmeze.

taxe de copiere
atunci când pacientul solicită propriile înregistrări medicale, Legea din California (sănătate& cod de siguranță 123110) permite furnizorilor de servicii medicale să perceapă un pacient sau reprezentantul legal al acestuia maximum 0,25 USD pe pagină sau 0 USD.50 pe pagină pentru înregistrările copiate din microfilm. De asemenea, este permisă o taxă clericală rezonabilă, atât timp cât suma percepută nu depășește costurile reale de pregătire a dosarelor medicale.

cu toate acestea, confuzia apare deoarece regula de confidențialitate HIPAA, care este legea federală și se aplică aproape tuturor cabinetelor medicale, are reguli diferite cu privire la ceea ce poate percepe un furnizor de asistență medicală atunci când un pacient solicită dosarele medicale. Conform Regulii de Confidențialitate, mai jos sunt liniile directoare pe care Furnizorii de servicii medicale trebuie să le respecte.

taxă clericală rezonabilă
medicii pot percepe o „taxă rezonabilă, bazată pe costuri”, ceea ce înseamnă că pot percepe doar pentru:

• muncă pentru copierea fișelor medicale, fie pe hârtie, fie pe suport electronic;
• consumabile pentru copierea fișei medicale pe hârtie sau pe suportul electronic portabil, dacă pacientul solicită ca înregistrările să fie furnizate în format electronic (dacă cabinetul medical păstrează informațiile pacientului într-o fișă medicală electronică, legea federală impune ca acestea să fie furnizate pacientului în format electronic dacă pacienții fac această solicitare.);
• poștale, dacă este cazul; pregătirea unui rezumat al dosarului medical, dacă pacientul a fost de acord cu acest proces în locul obținerii dosarului medical real).

taxa clericală nu este permisă
unele cabinete medicale percep pacientului o taxă pentru ca personalul să localizeze dosarele medicale, mai ales dacă dosarele medicale sunt în afara amplasamentului. Deși acest lucru este permis în conformitate cu Legea din California, nu este permis în conformitate cu legea federală (cea pe care ar trebui să o urmați probabil). Prin urmare, acest lucru nu este permis.

când pacientul solicită fișe medicale electronice sau diagrame pe hârtie menținute în format electronic, regula de confidențialitate nu permite medicului să perceapă mai mult decât costurile reale ale forței de muncă. Cu alte cuvinte, taxele pe pagină nu sunt permise pentru copii pe hârtie sau electronice ale înregistrărilor medicale păstrate electronic. Nici regula de confidențialitate nu permite perceperea unei taxe de recuperare pentru dosarele medicale dacă acestea trebuie să fie localizate.

taxă fixă pentru copii electronice ale dosarelor medicale păstrate electronic
un birou poate percepe o taxă fixă pentru pacienții care solicită o copie a dosarelor lor medicale. Cu toate acestea, această taxă nu poate depăși 6,50 USD, inclusiv poștale, forță de muncă și consumabile.

taxele de copiere nu sunt permise
este la fel de important ca medicii și personalul să știe când nu pot percepe un pacient pentru o copie a dosarelor medicale. Pacienții, foștii pacienți sau reprezentanții acestora au dreptul la o copie gratuită a porțiunii relevante din dosarul pacientului necesar pentru a susține o contestație privind eligibilitatea pentru un program de beneficii publice, cum ar fi Medi-Cal sau prestații de invaliditate de securitate socială. Vă rugăm să consultați sănătate & cod de siguranță 123110 pentru informații suplimentare legate de furnizarea de fișe medicale pacienților în timpul recursului unui refuz al programului de beneficii publice.

rețineți că, pentru a proteja confidențialitatea pacientului, fișele medicale trebuie eliberate numai cu o autorizație scrisă din partea pacientului (dacă este în viață) sau a reprezentantului legal al acestuia (dacă pacientul este decedat sau incompetent).

să știi când să urmezi legea corectă nu este întotdeauna ușor. Dar, în cazul în care pacientul solicită dosarele medicale, aproape fiecare practică medicală va trebui să respecte legea federală în conformitate cu regula de Confidențialitate. Regula de confidențialitate HIPAA se aplică numai atunci când pacientul solicită dosarele medicale. Nu se aplică atunci când cererea provine dintr-o citație, un plan de asigurări de sănătate sau de viață, o cerere de avocat sau orice altă situație.

Click aici pentru liniile directoare furnizate de Asociația Medicală din California pentru costurile de copiere admisibile legate de cererea unui avocat, citație și cerere de la asigurătorii de sănătate. Acest document este publicat de echipa juridică a Asociației Medicale din California (CMA) în manualul juridic al Medicilor din California din 2017 (Cplh) disponibil la www.cmanet.org autor: Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director de management al riscului, CAPAssurance