un lider este esențial în orice grup, proiect sau organizație. Acest lucru este de a se asigura că toată lumea rămâne pe drumul cel bun în atingerea țintă grupuri sau obiective. Același lucru este valabil și cu întâlnirile, există și un lider care să ghideze fluxul agendei. Într-o întâlnire, această persoană este denumită „președinte” sau pur și simplu „președinte”.

iată principalele responsabilități ale unui președinte:

• asigură că fluxul întâlnirii se lipește de ordinea de zi
• membrii se respectă
• Regulile întâlnirii sunt respectate
• încurajează luarea deciziilor
• supraveghează sau pregătește notificări, agendă, rapoarte, întâlniri și follow up-uri

sfaturi

fiecare grup, echipă și organizație este unică. Fiecare poate necesita o abordare diferită în ceea ce privește prezidarea reuniunilor. Acestea fiind spuse, există unele probleme comune între toate consiliile.

când vine vorba de probleme comune, acestea sunt întotdeauna soluții comune. În acest articol, am prezentat modalități de bază cu privire la modul de a prezida în mod eficient reuniunile pentru a ne asigura că se obține cel mai bun rezultat pozitiv.

stabiliți obiective

înainte de începerea întâlnirii, este important să determinați care este scopul întâlnirii. Doriți să întâlnire pentru a sublinia problema cu compania? Doriți să vă concentrați în principal pe un eveniment viitor care este planificat? Fără un obiectiv stabilit, o întâlnire poate deveni o conversație învechită despre un nimic important.

este deosebit de important să înțelegeți ce rezultat sau decizii ar trebui să fie convenite în timpul întâlnirii. Ceva de genul acesta poate fi apoi folosit ca valori pentru a măsura eficacitatea și eficiența întâlnirii.

notificări

este important să se comunice membrilor notificări prealabile despre informațiile relevante ale întâlnirii. Notificările îi vor ajuta pe membri să înțeleagă ce li se cere înainte, în timpul și după întâlniri.

anunțul trebuie să includă următoarele:

• ordinea de zi
• proiect/cap de punct pe ordinea de zi
• ora reuniunii
• locul reuniunii
• documente relevante
• procesul-verbal al reuniunii precedente, dacă este cazul

timp păstrarea

în timpul reuniunii, o modalitate buna de a se asigura că toată lumea rămâne pe drumul cel bun este de a stabili un interval de timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Rolul scaunului este de a se asigura că intervalul de timp este respectat.

• dacă este posibil, puneți cronometrul pe un ecran pentru ca toată lumea să vadă
• dați tuturor o limită de timp atunci când vorbiți
• au pauze scurte pentru a reîmprospăta membrii

încurajați și gestionați participanții

dacă cuvântul este deschis pentru discuții, observați cine vorbește prea mult și cei care nu sunt. Dacă există un conflict între membri, interveniți amintindu-le de scopul întâlnirii și negociați între membri pentru a ajunge la o decizie.

Un alt exemplu este un membru care vorbește prea mult în timpul întâlnirii. Întrerupându-le politicos și cerându-le să fie rămâneți liniștiți pentru o vreme poate ajuta la deschiderea podelei. Acest lucru îi încurajează, de asemenea, pe cei care rămân liniștiți să-și adauge contribuția.

evaluează

odată încheiată întâlnirea, ar trebui să folosiți o foaie de evaluare pentru a aduna opiniile și sugestiile membrilor în ceea ce privește facilitarea următoarei întâlniri. Acest lucru va oferi membrilor șansa de a evidenția atât părțile pozitive, cât și cele negative ale întâlnirii.

folosind foaia, puteți apoi să îmbunătățiți zonele care fac întâlnirea eficientă și să le evitați pe cele care încetinesc progresul întâlnirii.

mai multe sfaturi?

desigur, există multe, multe alte sfaturi în jurul prezidării și desfășurării întâlnirilor. Noi credem că începând cu aceste 5 vă va ajuta să obțineți mingea de rulare. Sperăm că vă conduce pentru a rula întâlniri de succes și care îndeplinesc.