termenele limită se strecoare pe tine? Niciodată suficient timp? Simți că petreci mai mult timp în întâlniri decât în afara lor? Încerci să-ți faci treaba, dar ești întrerupt?

știu, nu? E ca și cum te-aș cunoaște.

nu ești singur – mă simt exact la fel. Când vine vorba de gestionarea timpului meu, uneori se simte ca și cum aș pierde bătălia, războiul și poate chiar voința de a trăi.

totuși, nu trebuie să fie așa.

vă împărtășesc câteva dintre sfaturile mele preferate de gestionare a calendarului. Sigur că veți avea în continuare zilele proaste, dar urmați chiar și o mână de aceste sfaturi și vă promit că veți fi responsabil de programul dvs., vă veți gestiona timpul și vă veți distruge obiectivele.

recenzie. Apoi revedeți din nou.

revedeți calendarul la începutul fiecărei săptămâni (duminica seara este cea mai bună). Vedeți ce întâlniri aveți și enumerați toate elementele de acțiune și pregătirea de care trebuie să aveți grijă. Dacă sunt importante, atunci blocați timpul în jurnalul dvs. pentru a le face să se întâmple.

apoi revedeți din nou. În fiecare zi. Fac acest lucru primul lucru dimineața (ciudat cum se pot schimba lucrurile peste noapte – afacerea nu mai doarme niciodată, nu-i așa?). De asemenea, am o altă scanare cu aproximativ 30 de minute înainte de a termina să văd ce am făcut (și ce nu am făcut) și să arunc o privire mâine, astfel încât să pot începe.

de ce deranjez?

am învățat că opinia noastră despre ceea ce a fost important luni se poate schimba până miercuri. De asemenea, este ușor să uitați o întâlnire sau să treceți cu vederea ceva ce trebuie să faceți. Acest check-in Rapid m-a salvat de multe, multe ori și sunt sigur că va fi și pentru tine.

o zi liberă de evenimente pe săptămână

permiteți-vă o zi liberă de întâlniri pe săptămână și faceți tot posibilul pentru a proteja acel moment cu orice preț. Chiar dacă șeful spune că trebuie să se întâlnească cu tine în singura zi în care nu ai nimic – oferă o alternativă dacă poți.

trebuie să mă concentrez pe munca profundă, și tu la fel. Ocupat fiind ocupat nu te o creștere de salariu la sfârșitul anului. Deci, ziua ta „liberă” este de fapt departe de a fi liberă.

vă va oferi timp să vă gândiți, să contribuiți la proiecte pe termen lung, să abordați lista de sarcini, să demolați e-mailurile și puterea prin administratorul dvs.

du-te mai departe, da-te ceva timp de calitate. O meriți.

Programați întâlniri cât mai curând posibil

dacă știți că aveți nevoie de o întâlnire, treceți-o în calendar cât mai curând posibil. Cu cât îl amânați mai mult, cu atât este mai probabil să aveți probleme de programare sau conflicte.

asigurați-vă că scopul este clar și că toată lumea știe de ce are loc întâlnirea și ce trebuie să pregătească.

trimit întotdeauna disponibilitatea calendarului în față. se poate merge un drum lung pentru a evita aceste e-mailuri fără sfârșit încearcă să dau seama un timp care funcționează.

instrumente de planificare a întâlnirilor

poate că acesta este mai mult un sfat de productivitate decât un sfat de gestionare a calendarului, deoarece utilizarea unui planificator de întâlniri vă va economisi o cantitate enormă de timp atunci când încercați să programați întâlniri.

• dacă utilizați Outlook pe un server Exchange, nu veți greși cu asistentul de planificare umil. Când adăugați participanți, grila liberă/ocupată arată disponibilitatea participanților, astfel încât găsirea unui timp care să se potrivească tuturor este simplă.
• Outlook Mobile (Android, iOS) are programare încorporată. Când alegeți un moment care funcționează pentru toată lumea, evenimentul este verde. Când există un conflict devine roșu. De asemenea, puteți trimite disponibilitatea atunci când vi se solicită o întâlnire. Doar răspundeți la e-mail, faceți clic pe pictograma calendar, selectați orele în care sunteți liber, iar Outlook Mobile face restul. Acesta este un economizor de timp masiv.
• Findtime Microsoft care vă permite să trimiteți un nou sondaj de întâlnire pentru a propune orele selectate tuturor participanților și pentru a permite tuturor să voteze. Apoi trimite invitația la întâlnire în numele dvs.
• Google Calendar oferă instrumente similare pentru a găsi o oră de întâlnire și a invita oamenii să selecteze sloturile de întâlniri.
• instrumente de gestionare a calendarului, cum ar fi Doodle și Calendly oferă versiuni gratuite excelente pentru programarea întâlnirilor și integrărilor cu Outlook, Gmail și multe altele. Acestea sunt o modalitate ușoară pentru clienți și colegi de a rezerva timp cu dvs. Pur și simplu setați disponibilitatea, împărtășiți link-ul dvs., să le selectați un timp disponibil și evenimentul este adăugat la calendar!

Follow up

Dacă vi se cere să faceți ceva de către un client sau coleg, amândoi știm că vă vor urmări pentru o actualizare. Stabiliți așteptările programând imediat o întâlnire de urmărire în calendarul tuturor. Este un sfat simplu, dar eficient.

este o modalitate excelentă de a rămâne la curent cu sarcinile și de a vă asigura că îndepliniți promisiunile la timp.

Utilizați memento-uri

știi cum, uneori, te pe o rolă și dintr-o dată pierzi tot simțul timpului?

o modalitate simplă și ușoară de a reveni la realitate este să stabiliți o întâlnire de 5 minute pentru timpul în care doriți să vi se amintească ceva și să explicați ce este în subiectul întâlnirii. Bifați memento-ul și setați-l la zero minute.

de exemplu

• timp să plece pentru întâlnire client – ia trenul la King Cross, apoi Victoria line la Oxford Circus.
• tipăriți fișe pentru prezentarea din această după-amiază

folosiți acest truc cu ușurință. Sarcinile nu aparțin calendarului dvs. – există instrumente mult mai bune pentru asta. Nu doriți ca calendarul dvs. să fie umplut cu zeci de memento-uri de 5 minute, dar cel ciudat aici și acolo vă poate ajuta cu adevărat.

adăugați un alt fus orar

dacă lucrați cu colegi sau clienți din întreaga lume, atunci adăugarea unui al doilea fus orar în calendar este o idee grozavă.

aceasta va afișa timpi dubli în calendar – foarte util atunci când planificați întâlniri. Plus vă economisește hassle de Googling ” ce oră este în…”Puteți configura zone duale pe Outlook și pe Gmail și pe majoritatea celorlalți clienți de e-mail.

importați toate calendarele

Dacă aveți mai multe calendare, importați-le pe toate în calendarul principal. Acesta vă va economisi o mulțime de timp și, dacă aveți modul de suprapunere, veți putea vedea toate calendarele și întâlnirile simultan.

configurarea este în general aceeași pentru majoritatea aplicațiilor.

Iată cum se face în Outlook, Dar dacă utilizați altceva, doar Google „import calendar” și veți găsi un ghid de instrucțiuni.

întâlniți-vă doar atâta timp cât aveți nevoie pentru a

Un alt sfat de gestionare a calendarului meu preferat: păstrați întâlnirile scurte.

mai scurt cu atât mai bine, de fapt. 30 de minute ar trebui să fie suficiente pentru majoritatea întâlnirilor.

cele mai multe calendare implicit la intervale de 30 de minute. De aceea, aveți tendința de a fi invitat la întâlniri de o oră atunci când este nevoie de mai puțin timp. Puteți modifica scara de timp a calendarului în Outlook la orice doriți, deci gândiți-vă să o modificați la 15 minute. Va fi mai ușor să configurați întâlniri de 15 sau 45 de minute.

sunt atât de multe întâlniri lungi și plictisitoare în calendarul meu, așa că dacă nu le pot refuza cu totul (vezi numărul 10), Voi încerca să-mi limitez participarea anunțând organizatorul că mă pot alătura doar unei părți a întâlnirii și le voi cere să-mi programeze un slot.

nu veți scăpa întotdeauna, dar merită o lovitură, mai ales pentru întâlnirile de tip actualizare de stare.

spune ” nu ” la reunirea faptelor sau la actualizarea întâlnirilor

există ceva mai frustrant decât să petreci o oră într-o întâlnire primind actualizări pe care le citești în 10 minute? În schimb, luați în considerare colaborarea online, brainstorming și instrumente de management de proiect. Obțineți configurarea echipei dvs. pe acestea și încurajați colegii să le folosească și ei. Acestea vor reduce semnificativ e-mailurile și întâlnirile dacă sunt utilizate eficient și vă vor oferi mult timp înapoi în jurnalul dvs.

unele dintre preferatele mele sunt Trello, MeisterTask sau Zenkit. Gratuit și foarte eficient.

este timpul să salutăm secolul 21!

de fapt, spuneți doar „nu”

acesta este unul dintre sfaturile mele preferate de gestionare a calendarului. Dacă nu știți de ce ar trebui să fiți la o întâlnire și nici Organizatorul nu vă poate spune, atunci spuneți „NU” până când nu pot. Trebuie să fii clar care este contribuția ta și valoarea pe care o adaugi.

dacă este prea dur, încercați să delegați – ar putea fi o bună oportunitate de dezvoltare pentru cineva din echipa dvs.

un alt truc este să refuzi, dar să oferi ajutor organizatorului cu o pregătire de întâlnire, astfel încât să se simtă confortabil găzduind fără tine. De exemplu, în timp ce este posibil să nu prezentați diapozitivele, le puteți crea.

pentru o întâlnire față în față, uneori valoarea pur și simplu nu există. Să călătorești 3 ore când ți s-au alocat doar 15 minute pe ordinea de zi, nu este eficient. Întrebarea dacă sunteți într-adevăr nevoie în persoană.

poate că în loc de „nu”, vă oferiți să participați virtual.

începeți la timp și săriți apelul nominal

nu așteptați întârziații. Începeți. Pentru întâlniri mari săriți apelul nominal. Toată lumea știe cine ar trebui să fie acolo (verificați lista de participanți de pe invitație dacă nu.

cei care ajung târziu vor ajunge din urmă. Cei care nu apar, fie nu le veți lipsi, fie le datorează scuze tuturor.

aproape fiecare întâlnire la care am participat petrece 15 minute așteptând hoinari și făcând un apel nominal despre cine este la telefon, Cine este în sala de ședințe, cine își trimite scuzele. Respectați această regulă, și nu veți termina doar la timp, s-ar putea pretinde chiar unele înapoi!

13. Întâlnirea conflictelor

Nu poți fi în două locuri simultan, în ciuda super-puterilor tale. Acesta nu este un sfat de gestionare a calendarului, este doar fizică.

Dacă aveți un conflict de planificare în conflictul dvs. de calendar, aveți grijă de el imediat. Cu cât lăsați cele două întâlniri la locul lor, cu atât veți crea mai multă anxietate pe măsură ce ziua se apropie și nu ați făcut nimic în acest sens.

este, de asemenea, foarte nedrept pentru organizator să refuze în ultimul moment.

prioritizați care este cel mai important pentru dvs. să participați și nu invitația pe care ați acceptat-o mai întâi.

Anulează-l

uneori trebuie doar să anulezi o întâlnire. Gestionarea calendarului înseamnă doar asta. Nu apăsați doar pentru că a fost programat. Dacă valoarea pur și simplu nu este acolo, anulați întâlnirea și dați darul timpului.

întâlniri batch pe calendarul dvs.

dacă aveți o grămadă de întâlniri, atunci mușcați glonțul și programați-le pe toate într-o zi și faceți e-mailuri între ele. Asta vă va oferi un bloc mai mare de timp liber pentru o altă zi. Sigur că poate fi brutal și nu aș face un obicei din asta, dar poate fi o strategie bună dacă trebuie să revendicați ceva timp în calendar.

ce ai prefera?

• 3 x întâlniri de 1 oră miercuri și 2 x întâlniri de 1 oră vineri

sau

• 5 x întâlniri de 1 oră miercuri și vineri gratuit

cred că știu răspunsul.

dacă aveți întâlniri spate în spate, utilizați funcția de numărătoare inversă de pe ceasul telefonului pentru a vă asigura că rămâneți concentrat pe terminarea la timp.

Google are un cronometru simplu cu alarmă.

setați numărătoarea inversă sau alarma cu 5 minute mai scurtă decât durata întâlnirii, astfel încât să știți că este timpul să încheiați lucrurile (de exemplu, dacă este o întâlnire de o oră, setați numărătoarea inversă timp de 55 de minute).

dacă vă va lua ceva timp pentru a ajunge între întâlniri – anunțați-i pe ambii organizatori în avans că aveți spate în spate, așa că ar putea fi necesar să plecați puțin mai devreme sau să ajungeți puțin târziu.

culoare-cod calendar

clasificarea și culoare-codificare este minunat. Este ușor să segmentați și să identificați întâlnirile personale de la cele de afaceri și să vă aranjați ziua. La o privire, aveți o imagine de ansamblu excelentă asupra angajamentelor dvs. și o modalitate ușoară de a filtra ceea ce faceți într-o zi, o săptămână, o lună.

o mulțime de oameni (inclusiv eu) ține un jurnal personal și un calendar de lucru. Am experimentat folosind această metodă și a ajutat la eliminarea necesității mai multor calendare.

dacă încercați, spuneți-mi ce credeți.

programați timpul în calendarul dvs. pentru e-mail

acesta este probabil cel mai important sfat de gestionare a calendarului.

puteți petrece cu ușurință fiecare minut pe care Dumnezeu îl trimite pe e-mail dacă permiteți acest lucru. Dedicați doar câteva ore pe zi la e-mail. De obicei încerc timp de 60 până la 90 de minute maxim dimineața și la fel din nou după-amiaza și blochez acel moment în calendarul meu.

timpul dintre ele este pentru munca reală.

sună grozav în teorie și, desigur, nu funcționează întotdeauna așa, dar mă țin de acel program de cele mai multe ori.

am oprit toate notificările prin e-mail. De asemenea, am dezactivat trimiterea automată-primirea și am schimbat intervalul la fiecare 3 ore. Aceasta înseamnă că, dacă dintr-un anumit motiv sunt în e-mailul meu, nu mă distrag de ceva nou care a sosit. De asemenea, mi – a salvat gâtul de câteva ori, deoarece e-mailurile stau în căsuța de e-mail timp de 3 ore înainte de a le trimite-au fost de mai multe ori am interceptat un e-mail pe care sunt recunoscător că nu a ajuns niciodată în căsuțele poștale ale unor clienți.

când este vârful tău productiv?

cu toții avem un moment optim al zilei când suntem cei mai productivi. Pentru unii, este primul lucru dimineața. Pentru alții, ei primesc al doilea vânt Vesel imediat după prânz. Știi când este a ta?

acordați atenție sporurilor dvs. de productivitate și evitați întâlnirile în acest timp. Programați acel moment în calendarul dvs. pentru a face munca.

dacă trebuie să acceptați o întâlnire, faceți – o pe cea în care trebuie să vă angajați, să vă concentrați, să luați decizii și să participați-cu alte cuvinte, … gândește.

chiar trebuie să vă întâlniți?

Gestionarea calendarului nu înseamnă doar programarea eficientă a întâlnirilor. de asemenea, este vorba despre evitarea programării lor în primul rând. Urmați acest arbore de decizie și întrebați-vă dacă chiar trebuie să vă întâlniți deloc. Vei fi surprins de cât de repede se eliberează programul tău.

găsiți timp în programul dvs.

cu toții vrem să revendicăm ceva timp înapoi în programele noastre, astfel încât nici o listă de sfaturi de gestionare a calendarului nu ar putea fi completă fără unele instrumente de urmărire a timpului. Aici sunt preferatele mele – toate acestea sunt gratuite.

RescueTime
vă arată unde vă petreceți timpul. Acesta funcționează în liniște în fundal monitorizarea ce aplicații lucrați pe și pentru cât timp și vă oferă un instantaneu mare de activitățile dumneavoastră. Vedeți tabloul meu de bord recent de mai jos. Am petrecut 30 + ore pe e-mail. Știu. Înfricoșător.

când treceți prin calendar și priviți înapoi la luna care a fost și suprapuneți-o cu tabloul de bord RescueTime, unele modele încep să apară. Puteți începe cu adevărat să vedeți ce vă distrage atenția, când și de ce.

Toggl
Toggl oferă timp nelimitat și gratuit de urmărire pentru persoane fizice. Tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe butonul De redare și aplicația va începe monitorizarea orelor de lucru ale angajaților dumneavoastră. ULTERIOR, Puteți parcurge datele săptămânale și lunare generate cu privire la numărul total de ore petrecute în lucru.

TimeCamp
acest instrument deschide într-adevăr ochii la modul în care ziua ta este petrecut și PIN coborâșuri ceea ce faci de fapt și cât de mult timp este (sau nu este) irosit. Îți urmărește activitatea invizibil și automat în fundal și are, de asemenea, un număr uimitor de integrări, inclusiv ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce și multe altele. Ei pretind că vă găsesc 30 de minute suplimentare de timp productiv în calendarul dvs. pe zi!

lecturi suplimentare

• chiar trebuie să țineți acea întâlnire?
  „să programăm o întâlnire „a devenit răspunsul universal la aproape orice situație. Dar este cel potrivit?
• Quiz: Cât de bun este managementul timpului?
  Cat de eficient esti ? Ia acest test și de a afla cât de bun de gestionare a timpului este într-adevăr.
• 27 sfaturi de gestionare a timpului pentru a lucra mai puțin și a juca mai mult
  treceți dincolo de gestionarea calendarului cu aceste 27 sfaturi de gestionare a timpului

imagine prezentată proiectată de Freepik