Uma empresa de contabilidade sistema se baseia em uma estrutura de contas que manter a receitas, despesas, e outros dados organizados e prontos para colocar em uma demonstração financeira.
Este quadro, chamado de gráfico de contas, serve como um índice de todas as contas financeiras da empresa. Os contabilistas utilizam este gráfico de contas para identificar as transacções à medida que as registam no Registo Geral da empresa.
configurar o gráfico de contas
quando iniciar um novo negócio, você configura o seu gráfico de contas como um primeiro passo para estabelecer o sistema de contabilidade da sua empresa. As pequenas empresas nem todas têm o mesmo gráfico de contas. As contas que você inclui depende do tipo de Negócio. Por exemplo, se você tem um negócio de serviços, você não terá uma conta de inventário.quando configurar o seu gráfico de contas, pense no futuro. Não penses apenas nas contas que precisas para o teu pequeno negócio agora. Pense nas contas que você pode precisar de 5 ou 10 anos abaixo da linha e incluir aqueles em seu gráfico. Você pode não ter funcionários agora, mas em alguns anos, você pode adicionar funcionários para o seu negócio, então planeie para isso com o seu gráfico. Você ainda pode ter que adicionar contas ao seu gráfico à medida que vai avançando.
deve criar um sistema de numeração para o seu gráfico de contas. Se você vai usar um sistema de contabilidade computadorizada, use um sistema de numeração de quatro dígitos. Um bloco de números é geralmente atribuído a cada uma das categorias que compõem o gráfico de contas, e números em branco são deixados no final para contas adicionais a serem adicionadas no futuro.
Como parte do ciclo de gestão de contas, o plano de contas utilizado em transações de diário, e há cinco categorias no plano de contas:
- Recursos
- Passivos
- Patrimônio líquido
- Receitas
- Despesas
Recursos
A categoria de activos é onde você acompanhar o que sua empresa possui. Você pode querer que sua categoria de ativos para começar com o número 1000. Esse é geralmente o número que os programas de contabilidade computadorizados usam. Numerar cada conta de activos numa sequência como 1000, 1010, 1020, etc., começando com os activos correntes e passando para os activos imobilizados.
os activos correntes incluirão contas de numerário à mão, tais como numerário nas suas contas de verificação e poupança. Você pode ter clientes a quem você extende crédito, então você vai precisar de contas a receber. Se você vender produtos, você vai precisar de uma conta de inventário.depois da sua conta de activos fixos, coloque numa conta de depreciação acumulada. É sempre um número negativo no saldo e está diretamente relacionado com seus ativos fixos, uma vez que é isso que você está depreciando. Não deixar espaço para quaisquer outras contas entre os activos imobilizados e as amortizações acumuladas. Você pode ter depreciação acumulada para mais de um ativo fixo. Você pode depreciar seus edifícios, veículos, equipamentos de negócios, e assim por diante.
passivo
a categoria do passivo é onde você controla as obrigações de dívida da sua empresa ou o que a sua empresa deve ou pode dever no futuro. Você pode querer começar a numeração da seção de Passivos com 2000. Assim como com a categoria de ativos, você quer seguir a forma tradicional do balanço no desenvolvimento da seção de passivos do Gráfico de contas. Terá uma secção do passivo corrente e uma secção do passivo a longo prazo.
a secção do passivo actual incluirá contas de dívida de curto prazo, como contas a pagar, a conta onde irá registar o que deve aos seus fornecedores. Ele também irá incluir suas contas de exercício, que incluem o que você deve em impostos de folha de pagamento e impostos de vendas. Você também terá uma conta para os salários acumulados. Você também pode ter uma conta de responsabilidade corrente para cartões de crédito a pagar e empréstimos de curto prazo a pagar.
no futuro, você pode incorrer em alguma dívida de longo prazo, como uma hipoteca. Você deve incluir espaço no seu gráfico de contas para outras contas de dívida de longo prazo.
o capital próprio do proprietário
as contas de capital próprio do proprietário incluem o seu investimento na empresa. No caso de você decidir contratar outros investidores em algum lugar ao longo da linha, você deve incluir contas para ações comuns e, talvez, ações preferenciais. Você vai querer uma conta para lucros retidos para quaisquer lucros que você arar de volta para a empresa. Normalmente começas as contas do proprietário com 3000.as receitas das vendas são a primeira conta no gráfico das contas relacionadas com a demonstração dos resultados. As receitas de vendas são a principal fonte de renda para o seu negócio, e esta seção do Gráfico de contas geralmente começa com 4000. Junto com a conta de receitas de vendas, você pode querer incluir uma conta para descontos de vendas e retornos de vendas e abonos. Você também vai querer incluir uma conta de juros para qualquer renda que você ganha sobre os investimentos de sua empresa.os custos de venda ou os custos das mercadorias vendidas são normalmente o tipo de conta seguinte a considerar. Mesmo as empresas de serviços têm de considerar os custos de venda. Você também inclui contas para descontos de fornecedores, custos de transporte e custos de vendas diversos.
despesas
a última categoria listada no gráfico das contas é a categoria de despesas, que normalmente é numerada 5000. Uma maneira útil para listar as despesas no gráfico de contas é olhar para IRS Tax Form Schedule C e seguir a forma como as despesas são listadas nesse formulário. Isso torna tudo mais fácil para si e para o seu contabilista quando chegar a hora dos impostos. Desenvolva uma conta para cada uma das despesas listadas no Cronograma C Mais quaisquer outras despesas específicas de sua empresa. Deixe várias contas em branco disponíveis no caso de precisar delas no futuro. Atribua um número no intervalo de 5000-5999 a cada um.
