O que aconteceria se você fosse atropelado por um ônibus enquanto caminhava para o trabalho?esta é a linha de pensamento por trás do infame “fator de ônibus” – o número mínimo de pessoas que, se fora de ação, causaria o colapso de suas operações.
“46%, no reino UNIDO, as empresas seriam obrigadas a cessar de negociar imediatamente se uma pessoa-chave que morreu ou foi incapaz de continuar a trabalhar por doença ou lesão” – Dinheiro On-line Conselheiro, Homem-Chave de Seguros: Um Guia Definitivo para a Pessoa-Chave de Seguro
Ele pode não ser o ideal, mas é uma dura realidade que cada equipe tem a cara; se, temporariamente ou permanentemente, os seus colegas não são sempre capazes de fazê-lo para o trabalho.
Nós, aqui na rua Process, tivemos mais do que a nossa quota de atrasos do projeto (e mesmo falhas) devido a um baixo fator de ônibus, e é por isso que este post foi escrito. Hoje, você vai aprender a identificar projetos arriscados usando o Fator de ônibus, e como mitigar essas questões o mais rápido (e barato) possível.Qual é o factor do barramento?como calcular o factor de barramento elementos do Factor de barramento
vamos começar.
Qual é o Fator de barramento?
o “Fator de ônibus” é o número mínimo de pessoas que, se incapacitadas, causariam falha crítica do sistema. Isto é tradicionalmente aplicado a projetos de software, mas a teoria é aplicável em quase qualquer disciplina.o conceito de” factor autocarro ” está relacionado com o seguro para pessoas-chave. Esta é uma política que as empresas geralmente levam para fora para cobrir o potencial de uma pessoa chave (por exemplo, o CEO) para cair gravemente doente ou até mesmo morrer.
é um tópico mórbido, mas que é um pouco necessário para qualquer tipo de planejamento de contingência (a longo prazo, à prova de futuro).digamos que os trabalhadores de uma determinada equipa estão, um a um, fora de acção (por doença, atrasos no trânsito, autocarro, Trach, ou seja lá o que for).quantas pessoas, do mais ao menos importante, seriam necessárias para o trabalho parar?por outras palavras, quão flexível é o seu projecto para problemas humanos como a disponibilidade ou a sua falta?
é isso que o Fator de ônibus é.embora isto seja usado principalmente em relação a projetos de desenvolvimento, é uma figura útil saber como um projeto é vulnerável a ser interrompido. Além disso, com o aumento contínuo da indústria de tecnologia e o uso generalizado da tecnologia em geral, está longe de ser um exagero dizer que olhar para o que faz a indústria trabalhar atualmente pode salvar uma enorme dor de cabeça quando se trata de integrá-lo em um negócio existente.
também vale a pena notar que o Fator de ônibus não tem que se aplicar apenas aos membros da equipe que são colocados fora de ação.digamos que você é um gerente e, como tal, tem tempo muito limitado para gastar em cada projeto que sua equipe está realizando. Se você sabe que um projeto tem um fator de ônibus de 1 enquanto outros têm um fator de ônibus mais elevado, você sabe que ele vai pagar para gastar mais do seu tempo limitado, certificando-se de que o projeto funciona sem problemas.
How to calculate the bus factor
a explicação simples para calcular um projeto ou fator de ônibus da equipe é dizer:
“Qual é o número mínimo de pessoas que, se ausente, impediria o trabalho de continuar?”
Se um projeto não pode continuar porque uma pessoa específica não está disponível, você tem um fator de ônibus de 1.
em outras palavras, é melhor ter um fator de ônibus mais elevado, porque isso significa que sua equipe pode continuar trabalhando sem depender de pessoas específicas para entrada.
no núcleo, esta é uma questão sobre como as informações são bem distribuídas em sua organização. A documentação do processo e a redução da complexidade dos fluxos de trabalho podem ajudar a aumentar o seu fator de ônibus.por exemplo, quando a equipe aqui na rua Process era muito menor, nós intencionalmente estruturamos o trabalho de forma flexível. Quando começamos, não tínhamos recursos para ter Designers Gráficos dedicados, editores, escritores, gerentes de base de conhecimento, e assim por diante.assim, os membros da nossa equipa foram muito diversificados na sua formação. Eu poderia lidar com o suporte ao cliente por um dia se nosso representante estivesse fora, por exemplo. Mas eu também estaria fazendo revisões de Conteúdo, e edição, juntamente com tarefas típicas de escrita.
isso significava que os processos poderiam continuar funcionando sem problemas se alguém não estivesse disponível.
claro, tínhamos um ‘editor’ fixo para supervisionar e organizar, mas o trabalho diário de edição e revisão também poderia ser realizado por nossos escritores típicos, devido aos processos detalhados que tínhamos construído e documentado.
bus factor elements
you know what bus factor is and how to calculate it. Muito bom!
no entanto, antes de lhe dizer como melhorar o seu factor bus e aumentar a taxa de sucesso dos seus projectos, precisa de saber quais os factores que contribuem para o seu factor bus.estes elementos do factor bus São:
- complexidade do projecto
- especificidade do assunto
- experiência dos empregados
transparência da equipa
elementos do factor Bus: complexidade do projecto
digamos que tem dois projectos para completar. Um é promover um novo artigo para 30 newsletters em seu nicho. O outro é criar 5 novos vídeos para explicar várias características do seu produto.o que achas que seria imobilizado por um único membro da equipa estar fora de Acção?
é assim que a complexidade do projecto desempenha um papel na determinação do seu Factor de barramento. Quanto mais complexo for o seu projeto, menor será o seu fator de ônibus.seguindo o nosso exemplo, enviar 30 boletins não é uma tarefa muito complexa (especialmente em comparação com outros projectos Promocionais potenciais). Na verdade, toda a tarefa poderia ser realizada por uma única pessoa com pouco ou nenhum treinamento – tudo o que eles têm a fazer é Enviar E-mails para os boletins relevantes e acompanhar conforme-E-quando.
5 novos vídeos, no entanto, são uma chaleira diferente de peixe.
primeiro você tem que criar o script, que irá exigir várias iterações e eventual revisão e aprovação por um gerente para se certificar de que toda a informação está correta. Você não quer publicar um vídeo explainer que recebe os fatos sobre o seu produto errado afinal de contas.em seguida, você vai precisar de alguém com uma boa configuração de áudio para gravar o VO. Isso adiciona mais requisitos das pessoas disponíveis para realizar esta tarefa – se apenas uma pessoa em sua equipe tem um microfone bom o suficiente para gravar áudio limpo, o seu fator de ônibus já está em 1.
isso não é sequer mencionar as gravações de tela potencial (que exigem software apropriado), animações personalizadas, edição de vídeo, música, e assim por diante.
basicamente, quanto mais pontos no processo de conclusão do seu projeto, pior será o seu fator de ônibus. Mais partes significam que há mais oportunidades para as coisas correrem mal.
bus factor elements: Subject specificity
The complexity of a project isn’t necessarily the biggest problem contributing to your bus factor; that dubious honor goes to the subject’s specificity.
Quanto mais específico for o seu tópico, pior será o seu fator de ônibus.mais especificamente, se todos os outros factores permanecerem constantes, o factor autocarro irá diminuir proporcionalmente à quantidade de conhecimentos específicos necessários para realizar o seu trabalho.voltando ao nosso exemplo de uma campanha de divulgação de newsletter vs criação de vídeos, a campanha requer quase nenhuma experiência para realizar. Isto significa que, se incapacitado, a pessoa responsável pelo envio e pelagem de respostas aos e-mails pode ser alterada com relativamente pouca questão.
O mesmo não pode ser dito de criar vídeos. Embora seja verdade que alguém poderia aprender o básico da criação de vídeo e produzir um vídeo áspero no devido tempo, é muito mais difícil encontrar um substituto rápido para um animador, dublador, roteirista ou editor de vídeo.elementos do factor de barramento: Transparência da equipa para mim, esta é a grande. Tantos problemas e ausências repentinas na nossa equipa aqui na rua Process foram resolvidos porque trabalhamos em voz alta.
Quanto mais transparente for o seu trabalho a sua equipa é, e quanto mais eles se comunicarem, melhor será o seu Factor de autocarro.em 2019, um dos membros da nossa equipa principal de marketing foi-se embora, mas, enquanto estávamos tristes por o ver partir, fomos capazes de recuperar a folga que ele deixou para trás, dividindo as suas funções entre os membros da equipa existentes.a única razão pela qual fomos capazes de fazer isso foi porque todos documentamos nossos processos e nos reunimos duas vezes por semana durante anos para reuniões aprofundadas para discutir os deveres de todos. Tivemos a nossa gestão de processos à paisana.
Todos sabem no que todos estão trabalhando, podem acessar seus arquivos através de unidades compartilhadas, e podem ver exatamente como o trabalho está sendo realizado através de nossos modelos de processo documentados.
bus factor elements: Employee experience
Business process management (BPM) isn’t everything though.embora haja uma pequena sobreposição com a especificidade do assunto, também é importante notar o nível de experiência individual da sua equipa ao pensar no seu Factor de autocarro.rockstars de trabalho são todos bons e bons, mas sua equipe não deve depender de uma única pessoa para obter seus resultados e projetos completos. Todos precisam ter o treinamento e experiência adequados para lidar com o que quer que você jogar contra eles.se ainda não tiverem essa experiência, arranjem tempo para lhes dar. É provável que eles apreciem a mudança de ritmo, e no mínimo você está fornecendo um backup para se o temido ônibus atacar.digamos que o seu gestor de comunicações ou representantes de Apoio ao cliente adoecem. Tem alguém com a experiência necessária para os substituir enquanto estão doentes?a propósito, é aqui que muitas startups têm uma vantagem significativa.tal como a nossa equipa, muitas startups são forçadas a ter os seus empregados a usar vários chapéus ao mesmo tempo, devido ao tamanho limitado da equipa. Isso naturalmente fornece cross-training para suas várias equipes; nossos escritores de conteúdo podem facilmente lidar com o dever de suporte, e todos os nossos gerentes têm experiência em lidar com nossas campanhas de email de marketing.
isso não quer dizer que a sua escolha de backup precisa ser tão boa quanto a sua primeira escolha. Lembre – se que o fator bus mede quantas pessoas é preciso antes de um projeto não pode ser continuado-se a tragédia atinge, às vezes apenas fazer as coisas é bom o suficiente.
Como aumentar o seu ônibus fator
O mais simples maneiras de aumentar o fator de ônibus e fez seus projetos mais confiável em sua conclusão são para inverter os fatores que contribuem para o seu ônibus fator:
- Simplificar seus projetos
- Tornar o assunto menos específico
- Aumentar a equipe de transparência
- Aumentar o treinamento de funcionários
esses Três soluções são úteis, embora não totalmente prático. Nem sempre é possível simplificar seus projetos ou torná-los menos específicos sem derrotar o objetivo original.da mesma forma, o aumento da formação dos empregados é mais um objectivo a longo prazo que pode levar meses (especialmente se o tiver negligenciado até este ponto).no entanto, é fácil aumentar a transparência. Tudo o que você precisa fazer é trabalhar em voz alta e documentar seus processos.a documentação dos seus procedimentos operacionais padrão (SOPs) permite-lhe estabelecer instruções para o modo EXACTO como as tarefas devem ser desempenhadas. Se uma tarefa precisa fazer mais de uma vez, vale a pena escrever um processo de como completá-la.
não tem de ser um processo perfeito desde o início – o importante é que o seu método para fazer as coisas seja gravado. Então, se a pessoa que normalmente realiza essa tarefa não está disponível, você pode simplesmente ter alguém trabalhando através de seu processo para alcançar o mesmo resultado.
por outras palavras, se a sua documentação for suficientemente boa, o seu factor bus não deverá ser mais um problema para tarefas recorrentes!
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os outros elementos do trabalho em voz alta são exatamente isso; trabalhar de uma forma que permite a todos saber (e, se necessário, acesso) o que você está trabalhando.
isso pode ser alcançado através do uso de um serviço de armazenamento em nuvem compartilhado (como o Google Drive) para abrigar seus arquivos de projeto, software de gerenciamento de projetos de equipe como Airtable, e serviços que permitem que vários membros da equipe colaborem no mesmo documento ao mesmo tempo, como o Google Docs.ferramentas remotas Como estas são uma ótima maneira de atualizar rapidamente sua infra-estrutura para ser mais transparente e incentivar sua equipe a trabalhar em conjunto em seus projetos.
the limits of boosting bus factor
To round out, it’s worth remembering that certain projects will inherently have a low bus factor.
não importa o quão detalhado você esteja na documentação de seus processos, você nem sempre pode substituir a experiência necessária da pessoa responsável. Mesmo que alguém seja capaz de realizar os mesmos passos que o trabalhador pretendido, eles não terão a mesma intuição quando se trata de decisões abertas, e provavelmente vai exigir supervisão ou medidas de revisão extra para garantir que seu trabalho é correto.
Existem também projetos que contêm informações sensíveis para as quais você não quer necessariamente aumentar o Fator de ônibus. Por exemplo, se uma figura da gerência sênior é colocada fora de ação por um tempo, não é necessariamente apropriado mudar seus deveres para outra pessoa (especialmente se eles são de uma classificação mais júnior).
nestes casos, você tem duas opções para aumentar o Fator de ônibus; programas de treinamento para dar a mais pessoas uma ampla gama de experiência, e expandir sua equipe para ter mais pessoas em cada posto de antiguidade de sua hierarquia da empresa.
não é fácil, barato, ou rápido para aumentar o seu fator de ônibus nestas circunstâncias, mas ainda é melhor do que ter suas operações moer a uma parada.
